Quy trình quản lý nhà hàng giữ vai trò cực kỳ quan trọng đảm bảo mọi thứ được vận hành trơn tru, đồng thời quyết định đến việc tăng trưởng doanh thu và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải chủ nhà hàng nào cũng biết cách xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ hướng dẫn bạn 9 bước trong quy trình quản lý nhà hàng ăn uống mà chủ nhà hàng cần nắm rõ. Mời các bạn cùng tham khảo!
Quy trình quản lý nhà hàng là gì?
Quy trình quản lý nhà hàng là tập hợp các nguyên tắc vận hành mà nhân viên cần tuân thủ khi làm việc, nhằm tạo ra sự nhất quán trong hoạt động kinh doanh tại nhà hàng. Các nguyên tắc này tùy theo hình thức kinh doanh của từng đơn vị và kiến thức vận hành của người quản lý.
Các lợi ích, vai trò của quy trình quản lý nhà hàng:
- Tối ưu vận hành nhà hàng: Nhờ quy trình quản lý nhà hàng, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Nhân viên hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó cải thiện năng suất chung của nhà hàng.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Nhân viên tuân thủ theo quy trình chế biến, phục vụ món ăn, đảm bảo món ăn và chất lượng dịch vụ luôn tốt nhất. Từ đó, có thể tăng mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng.
- Tăng doanh thu: Quản lý tốt giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và các chi phí không cần thiết, từ đó tăng lợi nhuận. Dịch vụ tốt và chất lượng món ăn ổn định giúp thu hút và giữ chân khách hàng, tăng doanh số bán hàng.
- Giảm thiểu rủi ro: Quy trình quản lý nhà hàng giúp phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn, xử lý nhanh chóng, giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo hoạt động của nhà hàng không bị gián đoạn.
- Dễ dàng quản lý nhân sự: Quy trình giúp quản lý dễ dàng theo dõi và giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên, ngăn ngừa các hành vi gian lận trong công việc. Đây cũng là cách nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên, là cơ sở đánh giá nhân viên và thưởng phạt.
Quy trình vận hành quán ăn, nhà hàng đầy đủ
Vận hành quản lý nhà hàng ăn uống theo một quy trình sẽ giúp mọi việc diễn ra trơn tru, đồng thời giải quyết các vấn đề có thể phát sinh một cách nhanh chóng nhất. Để có một quy trình quản lý nhà hàng ăn uống chi tiết, bạn có thể tham khảo những công việc cần làm sau:
Lên kế hoạch vận hành
Bước đầu tiên, chủ kinh doanh cần lên kế hoạch để vận hành nhà hàng, quán ăn. Kế hoạch vận hành quán sẽ bao gồm:
- Mục tiêu doanh thu và mức hài lòng khách hàng: Đặt ra các chỉ tiêu doanh thu cụ thể cho từng tháng, quý, năm. Xây dựng các chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng như tỉ lệ phản hồi tích cực, tỷ lệ khách hàng quay lại. Mục tiêu về mức hài lòng khách hàng giúp nhà hàng không chỉ tập trung vào doanh thu mà còn chú trọng đến trải nghiệm của khách hàng.
- Cơ cấu tổ chức các bộ phận nhà hàng: Thiết lập một cơ cấu tổ chức gồm các bộ phận chính như bếp, phục vụ, quản lý, kế toán, marketing. Mỗi bộ phận cần có mô tả công việc cụ thể và quy trình làm việc rõ ràng, nhiệm vụ của từng người, hợp tác giữa các bộ phận trong công việc.
- Phân bổ ngân sách: Thiết lập từng khoản ngân sách (nguyên liệu, marketing, chi phí hoạt động hằng ngày, lương thưởng nhân viên,…)
- Các tiêu chí kiểm tra và đánh giá hiệu quả: Định rõ các KPIs cho từng bộ phận và từng cá nhân. Thực hiện các buổi đánh giá hiệu quả công việc định kỳ, hàng tháng hoặc hàng quý, để theo dõi tiến độ và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Quản lý sản xuất
Hệ thống quy trình quản lý nhà hàng khâu sản xuất gồm có:
- Quản lý thực đơn: Nên chia thực đơn thành các nhóm cụ thể và liệt kê chi tiết, đầy đủ để quản lý món ăn dễ dàng hơn. Để định giá chính xác cho món ăn, bạn liệt kê toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu, nhân công,… phát sinh cho từng món. Dựa vào con số này, hãy nhân với tỷ lệ lợi nhuận mà bạn mong muốn, từ đó định giá bán từng món cho hợp lý.
- Quy trình sơ chế: Quy trình sơ chế chuẩn gồm có rửa và làm sạch rau củ, thịt cá, hải sản, sau đó đem đi ngâm với muối loãng để loại bỏ vi khuẩn. Tiếp theo, cắt gọt, tỉa hoa quả, thái băm xay thịt theo yêu cầu từng món ăn và cho vào khay, túi để bảo quản hoặc sử dụng ngay. Mỗi món ăn nên có quy trình sơ chế riêng.
- Quy trình chế biến: Đầu tiên, cần chuẩn bị các dụng cụ nấu nướng cần thiết. Theo công thức của từng món, thực hiện chiên, xào, nướng, luộc hoặc hấp. Cần kiểm tra nhiệt độ và thời gian nấu để đảm bảo nguyên liệu chín đều và giữ được hương vị. Nêm nếm gia vị để món ăn vừa miệng.
- Quy trình trình bày món ăn: Chuẩn bị đĩa, bát phù hợp từng món. Sắp xếp món ăn thẩm mỹ, trang trí bằng rau, hoa quả và chuyển lên khu vực phục vụ.
Quản lý nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng không thể thiếu khi kinh doanh nhà hàng. Quản lý nguyên vật liệu cũng cần có quy trình khoa học, chi tiết:
- Lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu (NVL) từ nhà cung cấp: Dựa vào thực đơn, dự báo lượng khách hàng, bạn sẽ xác định lượng nguyên liệu cần nhập. Nên liệt kê đầy đủ số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn của nguyên liệu nhập vào. Xác định thời gian nhập hàng cụ thể.
- Quy trình nhập nguyên vật liệu về kho: Khi nhận hàng, cần kiểm tra thông tin đơn hàng và số lượng nguyên vật liệu trước khi nhận. Đối chiếu hóa đơn với danh sách nguyên vật liệu đặt hàng. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu theo các tiêu chuẩn đã định trước. Ghi nhận thông tin về số lượng, chất lượng, ngày nhận hàng và nhà cung cấp vào hệ thống quản lý kho.
- Quy trình bảo quản nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm như tươi sống, khô, đông lạnh và lưu trữ ở khu vực phù hợp. Duy trì nhiệt độ và độ ẩm phù hợp cho từng loại nguyên vật liệu. Sử dụng hệ thống quản lý kho để theo dõi số lượng nguyên vật liệu, ngày nhập kho và hạn sử dụng.
Quản lý tài chính
Trước hết, nhà quản lý cần hiểu rõ về dòng tiền của nhà hàng, sau đó lên kế hoạch tài chính phù hợp, đảm bảo phân bố ngân sách đủ để trang trải chi phí vận hành nhà hàng. Nếu không, không chỉ gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ mà còn có thể dẫn đến ngừng hoạt động trong thời gian dài.
Khi xây dựng quy trình quản lý nhà hàng ăn uống, bạn nên ghi chép lại toàn bộ chi phí của nhà hàng, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng hàng tháng, chi phí nhân công, khấu hao thiết bị, thanh toán nợ, hóa đơn điện nước và tất cả các khoản chi phí khác.
Điều này giúp bạn có mục tiêu về lợi nhuận và doanh thu mỗi ngày, mỗi tháng để đảm bảo đủ tiền chi trả cho các khoản chi phí hoạt động của nhà hàng.
Quản lý nhân sự
Nhân viên là đội ngũ nòng cốt không thể thiếu trong bất kỳ nhà hàng nào, bao gồm nhân viên bếp, bộ phận phục vụ nhà hàng, nhân viên pha chế, thu ngân, kế toán,… Việc sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn tốt có thể giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển vượt bậc. Để quản lý nhân sự nhà hàng hiệu quả, bạn nên chú ý một số vấn đề sau:
- Tính toán và cân đối nhân sự tại nhà hàng đáp ứng đủ các công việc được giao.
- Phân chia công việc cho từng bộ phận trong nhà hàng một cách rõ ràng.
- Mỗi đầu ca làm việc sẽ tiến hành họp nhân viên
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên.
- Đào tạo thường quyên và có chế độ khen thưởng xứng đáng.
Quản lý vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm
Bạn cần đào tạo nhân viên về tinh thần vệ sinh khi chế biến và phục vụ nhằm đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho nhà hàng. Các quy định phạt cần được áp dụng đối với nhân viên không tuân thủ. Bên cạnh đó, việc lắp đặt camera ở khu vực sơ chế và chế biến là một cách để giám sát hoạt động này một cách nghiêm ngặt, đảm bảo tuân thủ quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm theo các tiêu chuẩn của nhà hàng.
Quản lý chất lượng dịch vụ
Để tạo ấn tượng đầu tiên tốt với khách hàng, bạn cần thiết lập một phong cách phục vụ riêng cho nhà hàng ngay từ khi mới bắt đầu hoạt động. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp thu và thực hiện đồng nhất trong quá trình phục vụ.
Các chi tiết nhỏ như chào đón khách khi vào và ra khỏi nhà hàng, cung cấp nước uống miễn phí trong khi chờ đợi đồ ăn,… cũng là những cách thể hiện phong cách phục vụ đặc trưng cho nhà hàng của bạn.
Ngoài ra, nhanh chóng giải quyết khiếu nại, sự cố xảy ra là rất quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp của nhà hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Để thực hiện quy trình này, trước hết phía nhà hàng nên lắng nghe khách hàng trình bày và biểu lộ sự đồng cảm. Tiếp đó xin lỗi khách hàng và đưa ra cách giải quyết vấn đề. Sau đó cảm ơn khách hàng và ghi lại sự cố trên hệ thống.
Hiện tại, nhiều nhà hàng gặp tình trạng chung đó là không có quy trình quản lý chất lượng dịch vụ, thiếu checklist công việc của các nhân viên. Điều này dẫn tới dịch vụ kém, không làm hài lòng khách hàng, ảnh hưởng tới doanh số, uy tín của nhà hàng.
bePOS đã cho ra đời app quản lý chất lượng dịch vụ nhà hàng beChecklist. Chỉ với một app nhỏ, nhà hàng có thể thiết lập các checklist quản lý chất lượng dịch vụ, từ khâu tiếp đón khách, tư vấn order, phục vụ đồ ăn, xử lý khiếu nại, thanh toán, tiễn khách,…. Từ đó, nhân viên có thể nắm rõ công việc, nhiệm vụ và đảm bảo chất lượng dịch vụ nhà hàng.
Mọi hoạt động của nhà hàng đều được cập nhật trên beChecklist, ban lãnh đạo có thể theo dõi liên tục. Khi có vấn đề phát sinh sẽ được xử lý kịp thời, tránh để lâu không được xử lý, ảnh hưởng dịch vụ nhà hàng.
[maxbutton id=”1″ url=”https://share.hsforms.com/1vjjltQ08TZeXabRpdeJ-5w2n1gz” text=”THAM KHẢO NGAY” ]
Quản lý cơ sở vật chất
Việc quản lý tốt cơ sở vật chất trong nhà hàng là điều rất quan trọng để đảm bảo chất lượng phục vụ cho khách hàng và giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Những cơ sở vật chất bạn cần lưu ý trong quy trình quản lý nhà hàng ăn uống đó là:
- Cơ sở vật chất kỹ thuật chung: Không gian phục vụ khách, phòng tiệc/phòng VIP, nhà kho, quầy bar, hành lang, khu bếp, nhà vệ sinh, sân vườn, hệ thống điện, gas, hệ thống cấp/thoát nước, xử lý chất thải, bảo vệ an ninh, lối thoát hiểm,…
- Cơ sở vật chất khu phục vụ: Bàn ghế, quầy/tủ rượu, rèm thảm, khăn trải bàn, chén đĩa, dao nĩa, ly tách, menu, xe đẩy, khay,…
- Cơ sở vật chất quầy pha chế: Máy pha cà phê, máy ép trái cây, tủ đá xay/đá viên, dụng cụ đong rượu, cây khuấy, bình lắc, vật dụng trang trí,…
- Cơ sở vật chất kỹ thuật khu chế biến: Hầm chứa, tủ đá, tủ đông, thau, rổ, dao, thớt, bát, đũa, vếp, lò nướng, xoong nồi,….
Cơ sở vật chất nhà hàng cần được bảo quản và bảo dưỡng liên tục trong quá trình sử dụng như sửa chữa, khắc phục tình trạng hư hỏng, nâng cấp thiết bị, thay mới,…. Chỉ như vậy mới giảm thiểu hư hại, tăng tuổi thọ cho trang thiết bị, đặc biệt là các loại máy móc có giá trị cao như bếp ga, tủ lạnh, tủ đông,…
>> Xem thêm: Cách quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả từ A-Z
Quản lý kinh doanh và tiếp thị
Đối với một người quản lý nhà hàng, những yếu tố cần được giám sát chặt chẽ khi quản lý kinh doanh nhà hàng bao gồm chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Các đầu mục này cần được thống kê và báo cáo mỗi ngày để chủ kinh doanh dễ dàng nắm bắt hiệu quả hoạt động của nhà hàng.
Ngoài ra, các chương trình tiếp thị và xúc tiến bán hàng cũng là một phần quan trọng trong quy trình quản lý nhà hàng ăn uống. Đây là những hoạt động tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên phải được quản lý kỹ lưỡng về nội dung, hình ảnh và thời điểm triển khai phù hợp với văn hóa và thị hiếu của khách hàng.
Mặt khác, bạn cũng nên đăng ký tên nhà hàng trên các danh sách top quán ngon, top địa chỉ tổ chức tiệc uy tín, trang web đặt bàn để tăng doanh số và quảng bá thương hiệu của nhà hàng.
Quy trình vận hành nhà hàng mỗi ngày dành cho quản lý
Để nhà hàng hoạt động suôn sẻ, nâng cao chất lượng dịch vụ thì không thể thiếu vai trò của người quản lý. Quy trình quản lý nhà hàng mỗi ngày dành cho quản lý nhà hàng bao gồm:
Trước khi đón khách
Quy trình trước khi đón khách của nhà hàng bao gồm:
- Kiểm tra các thiết bị, máy móc bán hàng có ổn định không, nếu phát hiện vấn đề cần báo cho IT.
- Kiểm tra các thiết bị, dụng cụ, hệ thống khu vực bếp
- Kiểm tra tình trạng tồn kho nguyên liệu, kiểm tra hạn sử dụng của nguyên liệu.
- Tổ chức họp các bộ phận đầu giờ để phân công công việc, nhiệm vụ cụ thể trong ngày.
Trong thời gian hoạt động
Quy trình trong thời gian hoạt động của nhà hàng cụ thể như sau:
- Nhân viên sẵn sàng đón khách, hỗ trợ và chỉ dẫn khách hàng. Kiểm tra số lượng bàn còn/hết và bố trí khách vào bàn trống.
- Nhân viên phục vụ nhận order món ăn của khách, chuyển tới bộ phận bếp.
- Phục vụ món ăn cho khách hàng, hỗ trợ trong quá trình ăn uống của khách
- Hỗ trợ khách thanh toán và tiễn khách ra về.
Trước khi đóng cửa
Quy trình làm việc trước khi đóng cửa nhà hàng gồm:
- Liệt kê, phân công công việc cho các bộ phận lễ tân, bếp, phục vụ,…
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá công việc trong ngày cho từng bộ phận
- Kiểm kê hàng hóa, nguyên liệu
- Tổng kết doanh thu trong ngày
- Tính toán, dự trù nguyên liệu cho ngày hôm sau.
Các kỹ năng quản lý nhà hàng cần thiết
Quản lý nhà hàng là một công việc rất đa dạng và phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải có nhiều kỹ năng khác nhau. Do đó, bên cạnh khâu đào tạo cho nhân viên phục vụ, chủ kinh doanh cũng cần tập trung nâng cao kỹ năng quản lý để có thể vận hành hoạt động kinh doanh nhà hàng một cách trơn tru, hiệu quả.
Dưới đây là một số kỹ năng cần có của người quản lý nhà hàng:
- Luôn thể hiện thái độ tích cực, làm việc rõ ràng, minh bạch, trở thành hình mẫu để nhân viên noi theo.
- Tinh thần trách nhiệm cao.
- Khả năng lãnh đạo, hướng dẫn và giám sát nhân viên, đảm bảo mọi hoạt động trong nhà hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Quản lý thời gian tốt, kế hoạch làm việc rõ ràng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng, nhân viên, đối tác và các bên liên quan khác.
- Quản lý tài chính, tính toán chi phí và lợi nhuận.
- Bình bĩnh phân tích và giải quyết tình huống. Học hỏi từ những mô hình thành công khác, từ đó không ngừng nghiên cứu những biện pháp cải tiến và đổi mới.
- Quản lý và đào tạo nhân viên, đánh giá và phát triển năng lực của họ.
Giải pháp giúp quản lý vận hành nhà hàng dễ dàng hơn
Những khó khăn mà nhiều chủ nhà hàng thường gặp là thiếu thời gian quản lý, phải đối mặt với nhiều sai sót do quy trình làm việc thủ công và khó nhận ra các vấn đề nghiêm trọng trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ từ công cụ phần mềm quản lý nhà hàng đã giúp các nhà hàng lớn hay nhỏ kiểm soát, tính toán hiệu quả kinh doanh, cải thiện chất lượng và tăng doanh thu cho nhà hàng của mình.
Phần mềm quản lý nhà hàng bePOS là trợ thủ đắc lực giúp nhà hàng cải thiện chất lượng dịch vụ bằng cách cho phép khách hàng đặt món tại bàn và thanh toán nhanh chóng và tự động chuyển hóa đơn vào khu vực chế biến, giảm thiểu các sai sót khi gọi món. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các báo cáo tổng hợp chi tiết về kết quả kinh doanh của nhà hàng mỗi ngày.
>> Hãy liên hệ ngay đến hotline 0247 7716 889 hoặc điền vào form dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết nhé!
[maxbutton id=”1″ url=”https://share.hsforms.com/1yZjSIRZIRquFzw37r9TTgA2n1gz?” text=”DÙNG THỬ MIỄN PHÍ” ]
Câu hỏi thường gặp
Có những mô hình quản lý nhà hàng nào?
Có 2 mô hình quản lý nhà hàng phổ biến là mô hình ERD quản lý bán hàng và mô hình quản lý chuỗi nhà hàng.
Cần lưu ý gì khi triển khai quy trình quản lý nhà hàng ăn uống để đạt hiệu quả?
Để triển khai quy trình quản lý nhà hàng hiệu quả, cần xây dựng quy trình nhất quán, phổ biến với nhân viên rõ ràng. Liên tục theo dõi, đánh giá trải nghiệm thực tế của khách hàng để hoàn thiện quy trình quản lý và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Bài viết trên đây bePOS đã trình bày chi tiết quy trình quản lý nhà hàng với các đầu mục công việc hoàn chỉnh. Hy vọng với những kiến thức này, chủ nhà hàng dễ dàng hình dung về một quy trình vận hành chuẩn, từ đó vận dụng cho nhà hàng của mình giúp tiết kiệm nguồn lực và hoạt động hiệu quả hơn. Chúc các bạn kinh doanh F&B thuận lợi và gặt hái nhiều thành công!
Follow bePOS:
