Trang chủBlogs MarketingThư chào hàng là gì? Cách viết thư chào hàng hiệu quả (2023)

Thư chào hàng là gì? Cách viết thư chào hàng hiệu quả (2023)

Tháng Mười Một 11, 2023
Nữ Tâm
Nữ Tâm
1019 Đã xem

Thư chào hàng là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên, không phải nhà bán hàng hay doanh nghiệp nào cũng hiểu hết giá trị cũng như biết cách viết thư ngỏ chào hàng để đạt hiệu quả cao nhất. Trong bài chia sẻ này, bePOS sẽ giúp bạn tìm hiểu đầy đủ và chi tiết hơn.

Thư chào hàng là gì?

Thư chào hàng hay thư ngỏ chào hàng là một văn bản tiếp thị của doanh nghiệp gửi đến khách hàng hoặc đối tác tiềm năng của mình. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng phân tích một số đặc điểm sau.

  • Phương thức thực hiện: Thư chào hàng không giao gửi bằng tay như thư truyền thống, mà được thực hiện qua email, gmail hay các dạng truyền tải điện tử khác, giúp rút ngắn thời gian thực hiện, giảm chi phí và cho thấy tính chuyên nghiệp. Mặt khác, thư ngỏ chào hàng hướng tới một số người tiêu dùng/đối tác kinh doanh nhất định nên cần nâng cao tính cá nhân. Việc sử dụng thư tay truyền thống lại không thể đảm bảo tính chất này so với email, gmail.
  • Mục đích viết thư: Thư chào hàng giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của bên bán và kêu gọi hành động mua hàng của người tiêu dùng hoặc thúc đẩy sự hợp tác. Nội dung thư cần xoay quanh việc cung cấp thông tin sản phẩm, dịch vụ như mẫu mã, chất lượng,… hay mức giá. Đây là lý tại sao một số người gọi thư ngỏ để chào hàng là thư chào giá. 
  • Đối tượng đọc thư: Cuối cùng, đối tượng của thư ngỏ chào hàng là những người tiêu dùng/đối tác tiềm năng, là những người đang gặp vấn đề phát sinh hoặc đã sẵn nhu cầu mua hàng. Họ ấn tượng với sản phẩm hoặc thấy được cơ hội hợp tác có lợi. Vì thế, qua thư ngỏ, nhà kinh doanh dễ “lôi kéo” được những đối tượng này, từ suy nghĩ nên mua hay không, nên hợp tác hay không đến hành động chốt đơn hoặc ký kết hợp đồng.
thu-chao-hang-la-gi
Thư chào hàng là gì?

Lý do bạn không nên bỏ qua thư chào hàng trong kinh doanh

Dưới đây là 3 lý do quan trọng để bạn không nên bỏ qua thư chào hàng trong quá trình kinh doanh của mình.

Tiếp thị và đánh giá tiềm năng sản phẩm, dịch vụ

Thư chào hàng không phải là kênh quảng cáo, tiếp thị sản phẩm/dịch vụ tốt nhất. Song không thể phủ nhận giá trị mà chúng mang lại. Thứ nhất, bạn hoàn toàn có thể chủ động đưa thông tin sản phẩm/dịch vụ đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Đặc biệt là khi sử dụng thư ngỏ như một phương pháp bổ trợ trong chiến dịch marketing quy mô. 

Thứ hai, bạn có thể đánh giá phần nào mức độ quan tâm của khách hàng/đối tác với sản phẩm, dịch vụ của mình thông qua lượt phản hồi thư. Ví dụ, 100 thư gửi đi, có tới 60 thư phản hồi thì chắc chắn sản phẩm đã tạo được ấn tượng nhất định. Trong 60 thư nhận về ấy, đa số là tích cực thì khả năng phát triển của sản phẩm rất cao. Tuy đây chỉ là kênh đánh giá phụ trợ nhưng rõ ràng doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.

danh-gia-ty-le-mo-thu
Thông qua tỷ lệ mở thư để đánh giá sự quan tâm với khách hàng

Nâng cao cơ hội ra đơn hàng hoặc hợp tác kinh doanh

Đây là lý do quan trọng nhất, cũng là mục tiêu chính mà thư ngỏ hướng tới. Bên cạnh chất lượng từ sản phẩm, một lá thư ngỏ hấp dẫn sẽ là chất xúc tác tuyệt vời giúp người bán tạo ra đơn hàng, nhà kinh doanh có được chữ ký của đối tác,… Ngược lại, nếu sản phẩm hoàn hảo nhưng việc tiếp thị giới hạn, bạn rất khó tạo ra đơn mua, mang về doanh thu và lợi nhuận.

Cho thấy tính chuyên nghiệp và giá trị thương hiệu

Một mẫu thư chào hàng hay về nội dung, đẹp về thiết kế có thể chưa giúp doanh nghiệp đạt được kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, chắc chắn lá thư sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng về một thương hiệu chất lượng, uy tín. Về phía đối tác, sự cẩn thận, tỉ mỉ ngay từ khâu “làm quen ban đầu” qua thư chào hàng luôn giúp gia tăng cơ hội hợp tác lớn. 

Vì thế, loại thư này tuy không bắt buộc khi kinh doanh nhưng sẽ là điểm cộng trong đánh giá của người tiêu dùng hay đối tác trước đối thủ cạnh tranh với bạn. Thư chào hàng của Vinamilk, Vicem Hải Phòng hay các thương hiệu lớn là minh chứng rõ nhất cho điều này.

thu-chao-hang-cho-thay-su-chuyen-nghiep
Thư chào hàng cho thấy sự chuyên nghiệp, chỉn chu của doanh nghiệp

Cách viết thư ngỏ chào hàng dành cho người mới

Để có được mẫu thư chào hàng chất lượng, bạn cần biết các bước thực hiện cũng như yếu tố bắt buộc cần xuất hiện trong một lá thư.

Các bước viết một lá thư ngỏ để chào hàng

Bước 1: Xác định cụ thể đối tượng cần hướng tới

Như đã chia sẻ, một lá thư chào hàng cần hướng tới khách hàng/đối tác tiềm năng. Tuy nhiên, bạn cần cụ thể hóa hơn nữa. Dựa trên những đặc điểm về sản phẩm, thông tin đánh giá thị trường (nếu có) hay thậm chí kết quả kinh doanh kỳ trước, hãy xác định nhóm người mua hàng nhiều nhất thuộc độ tuổi nào, là nam hay nữ, làm nghề gì,…? 

Tương tự, đối tác tiềm năng có nhu cầu, định hướng ra sao; có khả năng đồng hành với bạn trong việc kinh doanh dòng sản phẩm/ dịch vụ hay không?… Chắc chắn, đối tượng gửi thư bạn đang tìm kiếm cũng tiệm cận “vùng được chọn”.

Ngoài ra, việc sàng lọc chính xác nhóm đối tượng cũng giúp bạn biết được nên sử dụng văn phong trong thư sao cho hợp lý. Ví dụ, nếu đối tượng hướng đến là nhà đầu tư, kinh doanh, một lá thư trẻ trung, hài hước chắc chắn không đem lại kết quả tích cực. Hay khách hàng là sinh viên, văn phong quá “khô cứng” cũng chưa phù hợp.

xac-dinh-doi-tuong-nguoi-doc
Xác định đúng đối tượng khách hàng tiềm năng đọc thư

>> Xem thêm: Bí quyết viết Email Marketing bùng nổ doanh số cho doanh nghiệp

Bước 2: Xác định mục tiêu viết thư chào hàng

Mục tiêu chính của thư ngỏ là giới thiệu sản phẩm và kêu gọi mua sắm/hợp tác. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp đặc thù mà mục tiêu cần điều chỉnh.

Chẳng hạn, khách hàng là nhân viên vệ sinh môi trường. Lĩnh vực bạn kinh doanh là bảo hiểm nhân thọ. Lá thư ngỏ chắc chắn không thể tập trung kêu gọi họ mua gói bảo hiểm này, gói bảo hiểm kia mà nên giới thiệu đơn vị của bạn hay chia sẻ về một chương trình khuyến mãi cho khách hàng là nhân viên vệ sinh môi trường. Hoặc “tâm sự” về khả năng bảo vệ của bảo hiểm nhân thọ đối với lao động làm việc trong lĩnh vực nhiều rủi ro như vệ sinh môi trường…

cach-viet-thu-ngo-chao-hang
Cách viết thư ngỏ chào hàng dành cho người mới

Tóm lại, việc tạo ra đơn hàng/hợp đồng hợp tác là cái đích cuối cùng của lá thư ngỏ chào mặt hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào điều đó cũng có thể thực hiện ngay lập tức.

Bước 3: Trình bày lá thư

Ở phần này, bạn cần đảm bảo các yếu tố về hình thức và nội dung của một lá thư chào hàngHình thức cần dễ nhìn, có tính thẩm mỹ; đẩy đủ ba phần (mở đầu, nội dung chính và kết thúc); không được sai chính tả dù chỉ là nhỏ nhất,…

Để nâng cao tính thẩm mỹ, các lá thư có thể được thiết kế mẫu riêng. Tuy nhiên cần thể hiện hình ảnh thương hiệu và tính thống nhất cao. Mẫu thư chào hàng của Vinamilk chắc chắn không nên giống của Milo, Ensure hay bất kỳ thương hiệu đối thủ nào. Cùng là thư chào hàng của Vinamilk, 100 khách hàng không thể dùng 100 mẫu khác nhau.

Ngoài ra, tùy thuộc vào khách hàng/đối tác mà ngôn ngữ sử dụng cũng cần linh hoạt. Một số thư chào hàng tiếng Việt, một số cần là thư chào hàng tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Trung,…

cach-trinh-bay-thu-chao-hang-phai-dung-tieu-chuan
Mẫu thư ngỏ gửi khách hàng cần đảm bảo tính thẩm mỹ, dễ nhìn

Nội dung: mạch lạc, thống nhất, đầy đủ ý; hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, các từ địa phương gây khó hiểu, nhầm lẫn… Trong trường nhiều sản phẩm/dịch vụ hoặc cung cấp chi tiết thông tin về mặt hàng, bạn nên sử dụng các tệp đính kèm, tránh làm nội dung thư quá dài, thiếu trọng tâm. Hãy nhớ lưu ý này trong cách viết thư ngỏ chào hàng.

Bước 4: Kiểm tra thư

Sau khi hoàn thành phần trình bày, bạn cần kiểm tra lại để đảm bảo lá thư được hoàn chỉnh nhất. Đây là bước nhiều người bỏ qua khiến thư ngỏ gặp phải những lỗi không đáng có.

Các yếu tố không thể thiếu trong nội dung thư ngỏ chào hàng

Những yếu tố cần có trong nội dung mẫu thư ngỏ gửi khách hàng là:

  • Lời chào: Gửi đến khách hàng, thể hiện tính lịch sự và chuyên nghiệp. 
  • Giới thiệu công ty: Khái quát lịch sử phát triển, thành tích đạt được, làm tăng thêm uy tín trong mắt khách hàng. 
  • Mục đích: Mục đích viết thư này, ví dụ ra dòng sản phẩm mới muốn giới thiệu khách hàng. 
  • Giới thiệu sản phẩm: Nếu không nhiều sản phẩm, thì bạn có thể liệt kê ngắn gọn danh mục sản phẩm chính. Ngược lại, khi thông tin sản phẩm quá lớn, thì bạn nên tạo tệp đính kèm để khách hàng dễ theo dõi. 
  • Lời mời mua hàng/ hợp tác: Là Call to Action, nên viết khéo léo, có thể kèm theo nhiều ưu đãi đặc biệt để thu hút khách hàng hành động. 
  • Tái bút và cảm ơn: Tái bút và cảm ơn khách hàng đã dành thời gian đọc thư.
  • Thông tin liên hệ: Thông tin để khách hàng có thể liên hệ ngay, bao gồm website, số điện thoại, email,…
cac-yeu-to-trong-thu-chao-hang
Các yếu tố phải có trong thư chào hàng sản phẩm của doanh nghiệp

Một số mẫu thư chào hàng hay

Sau đây, bePOS xin chia sẻ một số mẫu thư chào hàng hay để bạn tham khảo.

Mẫu thư chào hàng dành cho ngành thực phẩm

“Kính gửi: ____________

Công ty A xin gửi lời chào trân trọng đến Quý khách hàng. 

Công ty A là một trong những doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các sản phẩm làm từ cà phê với quy mô lớn nhất tại Việt Nam. Hiện tại, công ty sở hữu tới 10 nhà máy sản xuất, với tổng diện tích xây dựng lên đến 25.000ha, lực lượng lao động trên 600 người. 

Trải qua hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động, công ty luôn khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường, gây dựng niềm tin với khách hàng. Cho đến nay, cà phê của công ty đã xuất khẩu sang hơn 20 quốc gia và vùng lãnh thổ, cùng hệ thống phân phối rộng lớn trên toàn quốc. 

Từ năm 2000 đến nay, công ty liên tục được Bộ Công Thương quyết định công nhận danh hiệu xuất khẩu uy tín của Việt Nam, năm 2010 công ty vinh dự nhận huân chương lao động hạng Ba của Chủ Tịch Nước. Công ty chúng tôi chân trọng gửi đến Quý khách hàng thư ngỏ này, mong muốn Quý khách hàng có thêm sự lựa chọn mới và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết.

Một số sản phẩm nổi bật của công ty chúng tôi bao gồm: 

  • Hạt cà phê nguyên chất
  • Gói cà phê rang xay
  • Các sản phẩm đóng gói làm từ cà phê, như kem cà phê, bánh mì cà phê, sữa cà phê,…

Với nền tảng vững chắc như trên, mới đây chúng tôi đã đưa ra một bộ sản phẩm mới là bộ dầu gội đầu phủ bạc cà phê. Công ty áp dụng thời gian và hình thức thanh toán linh hoạt, đáp ứng nhanh nhu cầu Quý khách hàng. Đặc biệt, giá cả bộ sản phẩm vô cùng ưu đãi và có tính cạnh tranh cao trên thị trường.

Quý Khách hàng có nhu cầu tìm hiểu thêm chi tiết về bộ sản phẩm mới này, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua những kênh sau đây:

Website: ____________

Email:____________

Phone:____________

Chân thành cảm ơn Quý Khách hàng đã quan tâm đến thư ngỏ này!

Chữ ký: ____________”

mau-thu-chao-hang-nganh-thuc-pham
Mẫu thư chào bán hàng áp dụng cho ngành thực phẩm

Mẫu thư chào hàng dành cho ngành điện tử, điện lạnh

“Thư Ngỏ Chào Hàng

Lời đầu tiên, xin gửi tới tất cả Quý công ty lời chúc sức khỏe.

Công Ty A là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm điện, điện tử, điện lạnh, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ gia dụng, nhựa kỹ thuật cao,… Đặc biệt, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế và chế tạo khuôn mẫu ngành nhựa.

Nay chúng tôi trân trọng gửi đến các Quý công ty thư ngỏ này, với mong muốn Quý công ty có thêm sự lựa chọn và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết mới.

Mong muốn đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, nay công ty chúng tôi đã trang bị thêm các loại máy ép từ 80 tấn đến 450 tấn. Sản phẩm được sản xuất bởi đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ tay nghề cao, nhiều năm kinh nghiệm trong ngành ép nhựa. Chúng tôi cam kết đem đến sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho Quý công ty.

Đặc biệt, thời gian và hình thức thanh toán linh hoạt, đáp ứng nhanh, giá cả hoàn hảo nhất, mang tính cạnh tranh cao trên thị trường là các yếu tố tạo nên uy tín của chúng tôi. 

Những khách hàng quen thuộc của chúng tôi là:

Ngành thực phẩm: Công ty X, Công ty Y…

Ngành điện tử, điện lạnh: Công ty B, Công ty C…

Ngành hàng gia dụng: Công ty D, Công ty E, Công ty F…

Với uy tín lâu năm trên thị trường ép nhựa, chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng nhất cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm. Những Quý công ty có nhu cầu hợp tác, xin vui lòng liên hệ qua các kênh sau:

Website:____________

Email:____________

Phone:____________

Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã dành thời gian đọc thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký: ____________”

mau-thu-ban-hang-nganh-dien-lanh
Mẫu thư bán hàng áp dụng cho ngành điện tử, điện lạnh

Mẫu thư chào hàng dành cho lĩnh vực dịch vụ công nghệ

“Kính gửi: ____________

Lời đầu tiên, Công Ty X xin gửi lời chào trân trọng và chúc sức khỏe đến Quý công ty. 

Theo như chúng tôi được biết, hiện nay website của Quý công ty đang hoạt động không ổn định: 

  • Nội dung cập nhật lần mới nhất từ năm 2015 
  • Hình ảnh đưa lên website chất lượng thấp, mờ và nhòe 
  • Nội dung không được chỉnh sửa 
  • Website không thể hiện được tầm vóc và uy tín của doanh nghiệp

Qua công cụ thống kê của Google, chúng tôi biết hàng ngày website của Quý công ty có 300 người truy cập. Đây là một số lượng lớn người vào, nhưng với một website không được tốt như hiện nay thì sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của Quý công ty.

Nay chúng tôi xin phép được giới thiệu dịch vụ “Chăm sóc website” tới Quý công ty. Với mức giá chỉ từ 2.000.000 VNĐ/ tháng, quý khách sẽ được: 

  • 01 nhân viên quản trị website 24/24.
  • 01 nhân viên phụ trách thiết kế hình ảnh của doanh nghiệp. 
  • Cập nhật 1 tin tức mới hàng ngày liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty.

Khi doanh nghiệp có tin tức mới, chúng tôi sẽ viết lại, chỉnh sửa hình ảnh và đưa tin bài có hình thức chỉn chu lên website. Ngoài ra, Quý công ty tham gia dịch vụ “Chăm sóc website” sẽ được hưởng nhiều lợi ích khác.

Quý công ty cần hỏi thêm thông tin xin vui lòng gọi hotline ____________ để được tư vấn chi tiết.

Cám ơn quý khách đã dành thời gian đọc email của chúng tôi! 

Nếu email này làm phiền, xin hãy báo lại để chúng tôi xin lỗi và rút email của quý khách khỏi danh sách nhận email của chúng tôi.

Trân trọng,

Chữ ký: ____________”

mau-thu-ban-hang-dich-vu-cong-nghe
Mẫu thư bán hàng cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ công nghệ

Mẫu thư chào hàng cho ngành vật liệu xây dựng, nội thất

Kính gửi:____________

Công ty A xin gửi tới Quý khách hàng lời chào trân trọng và lời mời hợp tác. 

Công ty A là nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực thi công, cung ứng vật tư cho các công trình nhà ở. Vật liệu xây dựng của chúng tôi được nhập trực tiếp từ nhà sản xuất và cung cấp thẳng đến người tiêu dùng, không thông qua bất cứ hệ thống bán hàng trung gian nào. Vì vậy, sản phẩm luôn đảm bảo đúng chất lượng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất, với mẫu mã phong phú và giá cả cạnh tranh.

Chúng tôi luôn sẵn sàng cung ứng vật liệu xây dựng chính hãng, vận chuyển tới chân công trình với tiến độ nhanh chóng nhất, không áp số lượng tối thiểu, giá bán thấp hơn giá thị trường từ 2% đến 8% tùy từng loại vật liệu.

Công ty A chúng tôi mong chờ nhận phản hồi từ Quý khách hàng. Nếu Quý khách hàng có vấn đề cần làm rõ, xin vui lòng liên hệ lại với chúng tôi.

Trân trọng,

Chữ ký: ____________”

mau-thu-chao-hang-vat-lieu-xay-dung
Mẫu thư ngỏ chào hàng cho ngành vật liệu xây dựng

Mẫu thư chào hàng của ngành mỹ phẩm, làm đẹp

“Kính gửi:____________

Lời đầu tiên chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng nhất đến tất cả Quý khách hàng.

Chúng tôi – Công ty A – là đại diện độc quyền phân phối thương hiệu mỹ phẩm ____________sản xuất tại ____________, một thương hiệu dược mỹ phẩm được các chuyên gia đầu ngành da liễu đánh giá cao, đem đến hiệu quả rõ rệt trong việc giảm tình trạng tăng sắc tốt da chỉ sau một liệu trình.

Danh mục hoàn chỉnh các sản phẩm của chúng tôi bao gồm:

  • Sản phẩm dưỡng da.
  • Sản phẩm chăm sóc cá nhân.
  • Sản phẩm nước hoa.
  • Sản phẩm trang điểm cao cấp, chuyên nghiệp.
  • Sản phẩm dinh dưỡng nâng cao.

Với từng danh mục, chúng tôi có những sản phẩm phù hợp với các độ tuổi và mức thu nhập khác nhau:

  • Dòng sản phẩm bình dân dành cho học sinh, sinh viên, người có thu nhập thấp.
  • Dòng sản phẩm chuyên nghiệp dành cho những người có thu nhập ổn định.
  • Dòng sản phẩm cao cấp dành cho những thu nhập cao và muốn có trải nghiệm chuyên nghiệp nhất.

Quý khách hàng nếu quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi xin vui lòng liên hệ những kênh sau:

Website: ____________

Email:____________

Phone:____________

Chân thành cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm đến thư ngỏ của công ty A!

Trân trọng,

Chữ ký: ____________”

mau-thu-chao-hang-my-pham
Mẫu thư chào hàng sản phẩm của công ty sản xuất mỹ phẩm

Mẫu thư bán hàng dành cho ngành bán lẻ

Kính gửi:____________

Lời đầu tiên, cửa hàng X xin gửi lời chào trân trọng nhất và lời chúc sức khỏe đến Quý khách hàng.

Cảm ơn Quý khách hàng đã tin dùng và ủng hộ những sản phẩm của chúng tôi trong suốt thời gian qua.

Nhân dịp ____________ cửa hàng chúng tôi đang có chương trình ưu đãi đặc biệt, khi mua 3 món hàng trở lên Quý khách sẽ được tặng một món bất kỳ. Đặc biệt, đối với khách hàng cũ đã đồng hành với cửa hàng X trong thời gian dài, chúng tôi xin tặng một voucher mua hàng trị giá 300.000 VNĐ khi mua hàng trực tiếp tại cửa hàng từ ngày ____đến ____

Với những thông tin trên, chúng tôi hy vọng Quý khách sẽ có một trải nghiệm mua sắm tuyệt vời tại cửa hàng.

Cảm ơn Quý khách đã quan tâm và dành thời gian đọc email này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký:____________”

mau-thu-chao-hang-ban-le
Mẫu thư ngỏ chào hàng cho cửa hàng bán lẻ

>> Xem thêm: Top 6 mẫu email phản hồi khách hàng tăng tỷ lệ mở thư hiệu quả

Lưu ý để viết thư chào hàng thành công

Tạo được sự chú ý

Bạn chỉ có vài giây để thu hút khách hàng xem thư, nhất là với thư email nơi người dùng cập nhật nhiều tin tức khác. Do đó, bạn hãy tìm cách thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ đầu, có thể bằng cách đề cập lợi ích sản phẩm ngay ở những dòng đầu một cách ngắn gọn nhất. Nếu hướng đến tệp khách hàng trẻ, bạn có thể viết câu đầu hài hước, bắt trend, kết hợp sử dụng hình ảnh đẹp mắt. 

Nên sử dụng dẫn chứng xác thực

Về mặt tâm lý, khách hàng sẽ bị ảnh hưởng bởi những dẫn chứng xác thực, nhất là ý kiến của các chuyên gia. Nếu thương hiệu đã được nhận bằng khen, chứng nhận hoặc được các chuyên gia nhắc đến, bạn nên thêm vào trong thư chào hàng để tăng tính thuyết phục. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các con số, như lượng người dùng, rating cao trên các trang đánh giá sản phẩm,… 

su-dung-dan-chung-xac-thuc
Ý kiến từ chuyên gia làm tăng sự tin tưởng của khách hàng

Viết lời kêu gọi hành động khéo léo

Thật thiếu sót nếu bạn nói nhiều về sản phẩm, dịch vụ, nhưng đến cuối lại quên lời kêu gọi hành động. Nhiệm vụ của bạn là dẫn dắt khách hàng thực hiện hành động nào đó một cách khéo léo và dễ hiểu. Những thông tin liên hệ của doanh nghiệp nên được trình bày đầy đủ để khách hàng biết làm gì tiếp theo, như gọi qua hotline, nhấp vào website mua sắm, điền form đăng ký,… 

Văn phong ngắn gọn

Người dùng thường không dành quá nhiều thời gian để đọc thư chào hàng, mà chủ yếu là đọc lướt, nhất là với thư email. Vì vậy, văn phong của bạn phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, để khách hàng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng nhất. Để làm được điều này, bạn nên tránh một số lỗi như thừa từ, dùng từ quá khó hiểu, viết cụm từ vô nghĩa,…

viet-ngan-gon
Đảm bảo tính Conciseness (tính súc tích) cho bức thư

Chú ý chính tả

Sai chính tả là lỗi đặc biệt nghiêm trọng khi viết thư chào hàng, cho thấy doanh nghiệp làm việc thiếu chỉn chu và do đó mất uy tín trong mắt người tiêu dùng. Khi viết thư, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra chính tả của Word/Docs, hoặc các phần mềm như VSpell, VCatSpell, Tummo Spell,…

Đặt khách hàng là trọng tâm

Muốn khách hàng hành động, thì bức thư chào hàng phải chú ý đến lợi ích người đọc. Dù mục đích của thư chào hàng là giới thiệu doanh nghiệp, nhưng bạn đừng nên nói quá nhiều về những gì mình có, mà hãy tập trung vào việc mình có thể làm cho khách hàng. Người mở thư chỉ đọc tiếp và hành động nếu họ nhận thấy mình được quan tâm và nhận về lợi ích nào đó.

tap-trung-vao-nguoi-doc
Tập trung vào lợi ích người đọc là cách viết thư chào hàng thành công

Với những chia sẻ trên, hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn đầy đủ nhất về thư chào hàng, cũng như biết cách viết thư chào hàng hiệu quả. Đừng quên theo dõi blog bePOS để cập nhật nhiều bài viết hữu ích hơn về đầu tư, kinh doanh và khởi nghiệp.

FAQ

Viết thư ngỏ để chào hàng có bắt buộc trong kinh doanh không?

Thư chào hàng không phải là yếu tố bắt buộc trong kinh doanh. Tuy nhiên, thư ngỏ chào hàng có thể mang lại nhiều giá trị to lớn như nâng cao khả năng tiếp thị sản phẩm, sức cạnh tranh cũng như vị thế thương hiệu,… Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng thư chào hàng.

Thư chào giá có phải một mẫu thư chào hàng không?

Thư chào giá là một mẫu thư chào hàng. Trong đó, nội dung tập trung vào việc cung cấp thông tin về sản phẩm, đặc biệt là giá cả.