Quản lý chuỗi cửa hàng là một công việc phức tạp, không đơn giản chỉ là quản lý một cửa hàng. Vì vậy, chủ kinh doanh cần có quy trình quản lý khoa học và tầm nhìn chiến lược. Hôm nay, bePOS sẽ chia sẻ với các chủ kinh doanh cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả.
Cách quản lý chuỗi cửa hàng đạt hiệu quả cao
Quản lý bằng Excel
Excel là một công cụ phổ biến trong việc quản lý của nhiều cửa hàng bán lẻ. Với giao diện đơn giản và tính linh hoạt, Excel cho phép dễ dàng tạo và chỉnh sửa các tập tin quản lý dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
Ưu điểm của việc sử dụng Excel trong quản lý cửa hàng bán lẻ gồm khả năng tạo và chỉnh sửa các tập tin quản lý dữ liệu một cách đơn giản. Excel cũng có tốc độ lưu trữ dữ liệu nhanh chóng hơn so với việc sử dụng phương pháp thủ công trên giấy tờ. Việc tổng hợp báo cáo cũng trở nên đơn giản hơn nếu người sử dụng am hiểu về phần mềm này.
Tuy nhiên, việc quản lý bằng Excel cũng có nhược điểm. Đây không phải là một công cụ dễ sử dụng, để quản lý hiệu quả, người sử dụng cần phải có kiến thức vững về Excel. Không chỉ vậy, việc phân quyền cho nhân viên trên Excel không khả thi, dẫn đến việc file dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, thiếu tính chuyên nghiệp và bảo mật. Ngoài ra, Excel cũng không phải là một hệ thống tích hợp, không thể đồng bộ dữ liệu với các phần mềm quản lý khác.
Quản lý cửa hàng bán lẻ bằng Excel chỉ thích hợp cho các cửa hàng nhỏ, có chủ cửa hàng có kiến thức nhất định về Excel.
Quản lý bằng phần mềm
Trong ngành bán lẻ hiện nay, các chuỗi cửa hàng lớn và chuyên nghiệp thường áp dụng phần mềm online để quản lý hoạt động kinh doanh. Phần mềm trực tuyến mang lại nhiều ưu điểm. Vì vậy, đã trở thành lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp lớn.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm online trong quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ là khả năng khắc phục mọi nhược điểm của các phương pháp quản lý khác. Công cụ này giúp quản lý mọi hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và thất thoát.
Ngoài ra, phần mềm trực tuyến cho phép quản lý kho hàng, tài chính, nhân sự một cách hiệu quả hơn. Đồng thời, nó giải phóng sức lao động và tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách thay thế nhiều bước quản lý thủ công.
Phần mềm online còn cung cấp tính bảo mật cao và khả năng phân quyền sử dụng, giúp nâng cao tự giác, tính trung thực và năng suất làm việc của nhân viên. Nó cũng có thể tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử và quản lý dữ liệu tập trung. Báo cáo thông tin nhanh chóng và đầy đủ giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định quan trọng.
Tuy nhiên, việc áp dụng phần mềm trực tuyến cũng đi kèm với một số nhược điểm, bao gồm chi phí đầu tư cao hơn so với các phương pháp khác và yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm để lựa chọn phần mềm phù hợp, hiệu quả. Đây là cách quản lý nhiều cửa hàng, chuỗi nhà hàng lớn hoặc các chuỗi bán lẻ chuyên nghiệp.
Trong đó, bePOS là một trong những phần mềm quản lý bán hàng được nhiều chủ cửa hàng lựa chọn nhất hiện nay với nhiều tính năng như quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý kho, kiểm soát hoạt động của nhân viên cũng như cung cấp các báo cáo trực quan, số liệu chính xác, không sợ sai sót như Excel.
NHẬN TƯ VẤN
4 điểm cần quản lý chặt chẽ trong chuỗi cửa hàng bán lẻ
Quản lý tài chính
Trong quản lý tài chính của cửa hàng, không chỉ là việc theo dõi số tiền vào ra hay chi phí hàng ngày. Đó còn là việc quản lý các tài sản, nguyên liệu, vật tư sản xuất, cùng với những vấn đề phát sinh khác trong quá trình kinh doanh.
Việc hiểu và quản lý tài chính một cách hiệu quả là một thách thức không nhỏ, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ. Dù bạn là chủ của một cửa hàng nhỏ hay một chuỗi cửa hàng lớn, việc quản lý tài chính tốt sẽ giúp bạn kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả.
Thông qua việc phân tích báo cáo tài chính, các nhà quản lý có thể đánh giá chính xác tình hình kinh doanh của cửa hàng và xây dựng các kế hoạch sản phẩm và thương hiệu phù hợp nhất.
Quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa là một phần quan trọng không thể thiếu trong kinh doanh bán lẻ. Đây là một số công việc cốt lõi mà cấp quản lý cần chú ý:
- Kiểm soát nguồn hàng: Kiểm tra xuất xứ, nguyên liệu, chất lượng, số lô và ngày hết hạn của hàng hóa để đảm bảo nguồn hàng luôn ổn định và chất lượng.
- Kiểm soát tồn kho: Đảm bảo quản lý tồn kho hiệu quả để tránh thất thoát hàng không đáng có và tối ưu chi phí quản lý tồn kho.
- Quản lý hết hạn sử dụng: Theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm để tránh lãng phí chi phí đầu vào và kích thích nhu cầu mua hàng thông qua các chương trình khuyến mãi phù hợp.
- Quản lý bán hàng: Bao gồm trưng bày sản phẩm, theo dõi doanh số bán hàng, lập báo cáo, thống kê sản phẩm bán chạy và quản lý thái độ bán hàng của nhân viên.
Quản lý nhân viên
Con người đóng vai trò không thể phủ nhận trong mọi tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành bán lẻ. Cách quản lý nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của cửa hàng mà còn đến sự mua sắm của khách hàng và độ trung thành của họ.
Quản lý thông tin khách hàng
Trong thực tế, khách hàng chính là yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp bán lẻ. Họ là nguồn doanh thu chính và nếu không có họ, việc kinh doanh sẽ không có ý nghĩa.
Quản lý khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng và đồng thời là một thách thức không nhỏ. Việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng giúp tạo sự hài lòng và lòng tin từ phía khách hàng, khiến họ trở lại cửa hàng của bạn.
Một trong những lưu ý khi quản lý khách hàng hiệu quả là chăm sóc khách hàng. Hoạt động này đòi hỏi sự chú ý đến cách phục vụ và thái độ của nhân viên. Sự hài lòng của khách hàng dẫn đến sự trung thành và khả năng thu hút khách hàng mới.
Hỗ trợ sau bán hàng cũng là một phần không thể thiếu. Việc này giúp tạo ấn tượng tích cực và giữ cho khách hàng nhớ đến dịch vụ của bạn.
>> Xem thêm: Bí quyết sở hữu hệ thống quản lý bán hàng chuẩn, khoa học
6 yếu tố quan trọng nhất giúp quản lý chuỗi cửa hàng thành công
Cùng tìm hiểu những kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ thành công:
Chuẩn hóa quy trình vận hành
Khi mở một chuỗi cửa hàng, quy trình làm việc cần phải được tổ chức một cách rõ ràng, khoa học để mỗi cửa hàng đều hoạt động hiệu quả.
Quy trình vận hành là trụ cột của mọi doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa quy trình quản lý và vận hành là bước tiên quyết khi triển khai chuỗi cửa hàng. Tất cả các quy trình, từ phục vụ khách hàng, giờ làm việc, chính sách giảm giá, chăm sóc khách hàng, đến chính sách đổi trả hàng hóa, cần được đồng nhất ở mọi cửa hàng và cấp bậc.
Tuyển nhân viên chuyên nghiệp và đáng tin
Trong hoạt động kinh doanh, việc tuyển dụng và phát triển nhân sự là một phần cực kỳ quan trọng. Tìm kiếm những cá nhân có năng lực và phù hợp với giá trị của doanh nghiệp là chìa khóa để phát triển.
Ngoài việc tuyển dụng nhân sự chất lượng, việc tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng chuyên môn, đặc biệt là cho nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng là rất cần thiết.
Tăng kết nối giữa các chi nhánh
Để đạt được thành công trong doanh nghiệp bán lẻ, một yếu tố quan trọng là việc tạo ra một mạng lưới kết nối chặt chẽ giữa các cửa hàng.
Tăng cường kết nối giữa các chi nhánh bán hàng là chìa khóa để tạo ra một môi trường học hỏi và trao đổi kinh nghiệm giữa các quản lý trực tiếp tại các điểm bán khác nhau. Từ đó, bạn có thể đưa ra những giải pháp hiệu quả và thực tế nhất.
Lưu trữ dữ liệu trên cùng nền tảng
Hiện nay, việc lưu trữ thông tin khách hàng riêng lẻ mang theo nhiều rủi ro do thông tin có thể bị đánh cắp bất cứ lúc nào.
Mỗi đội kinh doanh tại các điểm bán phải gửi báo cáo thủ công hàng tuần hoặc hàng tháng cho nhà quản trị, gây ra mất thời gian và gián đoạn công việc của nhà quản lý cấp dưới. Điều này cũng giảm hiệu quả quản lý tại các điểm bán khi họ vắng mặt.
Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu khách hàng do bộ phận bán hàng tại các chi nhánh lưu quá nhiều tệp khách hàng. Do đó, lưu trữ dữ liệu trên cùng một nền tảng sẽ giúp nhà quản lý quản lý công việc đơn giản hơn, nhân viên thực hiện công việc năng suất, tiết kiệm thời gian hơn.
Tự động hóa quản lý hàng tồn kho
Sở hữu nhiều cửa hàng ở các địa điểm khác nhau tương tự như việc doanh nghiệp chia nhỏ nguồn vốn của mình ở nhiều địa điểm khác nhau. Quản lý hàng tồn kho trên cùng một nền tảng là cách hiệu quả nhất để bảo vệ nguồn vốn và cổ phần tại các chi nhánh khác nhau.
Quản lý hàng tồn kho không phải là một công việc đơn giản. Một phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp bạn biết chính xác số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tại thời điểm thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng phân phối và điều tiết nguồn hàng tới các chi nhánh một cách hợp lý, giảm thiểu việc hết hàng và đảm bảo cung cấp cho khách hàng.
Bằng cách quản lý hàng tồn kho trên hệ thống phần mềm, các nhà quản lý tại các địa điểm khác nhau có thể đề xuất điều phối nguồn hàng từ chi nhánh này sang chi nhánh khác sao cho phù hợp với nhu cầu của điểm bán.
>> Xem thêm: 10 bước xây dựng hệ thống bán hàng chuẩn nhất
Thường xuyên đánh giá hiệu quả bán hàng
Việc tích hợp công nghệ vào quản lý là cần thiết để tiết kiệm thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là người quản trị có thể hoàn toàn tránh khỏi việc kiểm soát trực tiếp từng cửa hàng.
Quản lý cần thường xuyên theo dõi hệ thống cửa hàng để đánh giá hiệu quả của từng quản lý cấp dưới và nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra phản hồi từ khách hàng thông qua các kênh như mạng xã hội, thương mại điện tử, website để điều chỉnh và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như kỹ năng chăm sóc khách hàng của nhân viên.
Cạnh tranh là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh bán lẻ. Tuy nhiên, điều quan trọng là xây dựng một quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp thông qua việc áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Một trong các giải pháp tối ưu các chuỗi cửa hàng có thể áp dụng là bePOS – phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả. bePOS có nhiều tính năng giúp chủ kinh doanh quản lý chuỗi đơn giản:
- Quản lý kho: Theo dõi số lượng hàng hóa chính xác trong kho, thông báo khi cần nhập, xuất kho, lưu chuyển kho đơn giản giữa các chi nhánh.
- Quản lý bán hàng: Ghi lại mọi giao dịch bán hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng từ nhập hàng đến thanh toán, lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ.
- Quản lý nhân viên: Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, phân quyền truy cập vào hệ thống một cách linh hoạt.
- Báo cáo: Phân tích dữ liệu và tạo báo cáo chi tiết về hoạt động kinh doanh, giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác.
- Marketing: bePOS còn cho phép chủ kinh doanh tạo các voucher khuyến mại, chương trình quảng bá tới những khách hàng thân thiết, tăng doanh thu bán hàng.
DÙNG THỬ NGAY
Trên đây là cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả dành cho các chủ kinh doanh. Chỉ với phần mềm quản lý bán hàng thông minh, mọi công việc của chuỗi cửa hàng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
FAQ
Kinh nghiệm quản lý nhân viên chuỗi cửa hàng bán lẻ là gì?
Để quản lý nhân viên chuỗi cửa hàng hiệu quả, chủ kinh doanh cần xây dựng kế hoạch làm việc và phân công nhiệm vụ một cách cụ thể cho từng nhân viên trong cửa hàng. Đồng thời, theo dõi hiệu suất công việc để đánh giá thường xuyên kết quả làm việc.
Cần quản lý tài chính như thế nào để đạt hiệu quả?
Để quản lý tài chính chuỗi cửa hàng hiệu quả, chủ kinh doanh cần lên kế hoạch tài chính cụ thể, theo dõi và quản lý các dòng tiền, đồng thời kiểm soát chi phí và tồn kho.
Follow bePOS:
