Mẫu Kiểm Kê Tồn Kho (Inventory Count Sheet) — Biểu Mẫu Chuẩn Nhà Hàng

Anh Phú — bếp trưởng chuỗi 6 nhà hàng hải sản tại Hải Phòng — phát hiện 35 triệu đồng “bay hơi” mỗi tháng khi so sánh lượng nguyên liệu nhập kho với lượng bán được. 35 triệu — bằng lương 2 nhân viên — biến mất mà không ai biết: hỏng? Ăn cắp? Hao hụt tự nhiên? Anh Phú không trả lời được vì không kiểm kê đều đặn. Kho nhà hàng chỉ được kiểm “khi nào nhớ” — trung bình 1 lần/tháng, do 1 người tự làm, và không có biểu mẫu chuẩn.

Inventory Count Sheet (Biểu mẫu Kiểm kê Tồn kho) giải quyết triệt để: kiểm kê theo lịch, có người đếm + người kiểm tra (double-count — kiểm đếm kép), và mọi chênh lệch đều được ghi nhận.

Tại Sao Phải Kiểm Kê Tồn Kho?

1. Phát hiện thất thoát — Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế = có vấn đề
2. Tính COGS chính xác — Giá vốn (COGS — Cost of Goods Sold) chỉ đúng khi tồn kho đúng
3. Đặt hàng đúng lượng — Biết chính xác còn gì → đặt đúng, không thừa không thiếu
4. Kiểm tra FIFO — Hàng cũ phải dùng trước (First In First Out — nhập trước xuất trước)
5. Phát hiện hàng hết hạn — Nguyên liệu quá date (hết hạn sử dụng) = rủi ro an toàn thực phẩm

Cách Sử Dụng

1. Lịch kiểm kê: Tuần (thứ Hai) cho hàng nhanh hỏng + Tháng (ngày 15 & 30) cho toàn bộ
2. 2 người đếm — 1 người đếm, 1 người ghi + kiểm tra (double-count)
3. Đếm theo khu vực — Kho lạnh → Kho đông → Kho khô → Bar → Bếp
4. So với sổ sách — Chênh lệch >5% → điều tra nguyên nhân
5. Ký xác nhận — Cả 2 người ký; chênh lệch lớn cần quản lý ký thêm

Mẫu Inventory Count Sheet — Kho Lạnh

Kho Đông (Freezer — Tủ đông)

Kho Khô (Dry Storage — Kho nguyên liệu khô)

Bar / Đồ Uống

Bảng Tổng Hợp Kiểm Kê

Xác Nhận

Số Hóa Inventory Với beChecklist

Dùng beInventory để số hóa:

• ✅ Đếm trên ứng dụng — Scan barcode (quét mã vạch) hoặc nhập tay, tự tính chênh lệch
• ✅ Double-count — 2 người đếm riêng, hệ thống đối chiếu
• ✅ Alert chênh lệch >5% — Thông báo ngay cho quản lý
• ✅ Trend hao hụt — Xem biến động thất thoát theo tuần/tháng

Câu Hỏi Thường Gặp

Kiểm kê bao lâu 1 lần?

Hàng tuần cho nhóm nhanh hỏng (thịt, hải sản, rau). Mỗi 2 tuần cho kho khô và bar. Hàng tháng cho toàn bộ (full count — kiểm kê toàn phần).

Chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được?

<2% là hao hụt tự nhiên (bay hơi, bám dính, thối nhẹ). >5% là bất thường, cần điều tra: portion sai? Ăn cắp? Nhập hàng thiếu?

👉 Dùng thử beInventory miễn phí: beInventory

📞 Hotline tư vấn: 0786 695 618

📅 Đặt lịch giới thiệu tính năng 1-1: Đăng ký tại đây

🔗 Đọc thêm:

• Kiểm Soát Tồn Kho Nhà Hàng — Checklist Chống Thất Thoát
• Mẫu Semi Cost Control — Kiểm Soát Giá Vốn
• FIFO Siêu Thị — Quản Lý Hạn Sử Dụng