Mẫu Kiểm Kê Tồn Kho (Inventory Count Sheet) — Biểu Mẫu Chuẩn Nhà Hàng
Anh Phú — bếp trưởng chuỗi 6 nhà hàng hải sản tại Hải Phòng — phát hiện 35 triệu đồng “bay hơi” mỗi tháng khi so sánh lượng nguyên liệu nhập kho với lượng bán được. 35 triệu — bằng lương 2 nhân viên — biến mất mà không ai biết: hỏng? Ăn cắp? Hao hụt tự nhiên? Anh Phú không trả lời được vì không kiểm kê đều đặn. Kho nhà hàng chỉ được kiểm “khi nào nhớ” — trung bình 1 lần/tháng, do 1 người tự làm, và không có biểu mẫu chuẩn.
Inventory Count Sheet (Biểu mẫu Kiểm kê Tồn kho) giải quyết triệt để: kiểm kê theo lịch, có người đếm + người kiểm tra (double-count — kiểm đếm kép), và mọi chênh lệch đều được ghi nhận.
Tại Sao Phải Kiểm Kê Tồn Kho?
Muốn Số Hoá Checklist Trên Điện Thoại?
Nhân viên chấm điểm, chụp ảnh, báo cáo về Trụ sở tức thời — không cần giấy bút.
- Phát hiện thất thoát — Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế = có vấn đề
- Tính COGS chính xác — Giá vốn (COGS — Cost of Goods Sold) chỉ đúng khi tồn kho đúng
- Đặt hàng đúng lượng — Biết chính xác còn gì → đặt đúng, không thừa không thiếu
- Kiểm tra FIFO — Hàng cũ phải dùng trước (First In First Out — nhập trước xuất trước)
- Phát hiện hàng hết hạn — Nguyên liệu quá date (hết hạn sử dụng) = rủi ro an toàn thực phẩm
Cách Sử Dụng
- Lịch kiểm kê: Tuần (thứ Hai) cho hàng nhanh hỏng + Tháng (ngày 15 & 30) cho toàn bộ
- 2 người đếm — 1 người đếm, 1 người ghi + kiểm tra (double-count)
- Đếm theo khu vực — Kho lạnh → Kho đông → Kho khô → Bar → Bếp
- So với sổ sách — Chênh lệch >5% → điều tra nguyên nhân
- Ký xác nhận — Cả 2 người ký; chênh lệch lớn cần quản lý ký thêm
Mẫu Inventory Count Sheet — Kho Lạnh
| # | Mã SP | Tên nguyên liệu | ĐVT (đơn vị tính) | Tồn sổ sách | Tồn thực đếm | Chênh lệch | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Thịt bò (kg) | kg | |||||
| 2 | Thịt heo (kg) | kg | |||||
| 3 | Gà (con/kg) | kg | |||||
| 4 | Hải sản — Tôm | kg | |||||
| 5 | Hải sản — Cá | kg | |||||
| 6 | Rau diếp/xà lách | kg | |||||
| 7 | Rau thơm/húng/ngò | bó | |||||
| 8 | Trứng | quả | |||||
| 9 | Sữa tươi | lít | |||||
| 10 | Phô mai | kg |
Kho Đông (Freezer — Tủ đông)
| # | Tên nguyên liệu | ĐVT | Tồn sổ sách | Tồn thực đếm | Chênh lệch | HSD (hạn sử dụng) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Hải sản đông lạnh | kg | ||||
| 2 | Thịt đông lạnh | kg | ||||
| 3 | Kem/đá | lít | ||||
| 4 | Bột/vỏ bánh | kg |
Kho Khô (Dry Storage — Kho nguyên liệu khô)
| # | Tên nguyên liệu | ĐVT | Tồn sổ sách | Tồn thực đếm | Chênh lệch | HSD |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Gạo | kg | ||||
| 2 | Mì / Bún khô | gói | ||||
| 3 | Dầu ăn | lít | ||||
| 4 | Nước mắm / Tương | chai | ||||
| 5 | Gia vị (muối, đường, tiêu) | gói | ||||
| 6 | Bao bì / Hộp mang về | cái |
Bar / Đồ Uống
| # | Tên | ĐVT | Tồn sổ | Tồn thực | Chênh lệch | HSD |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cà phê hạt | kg | ||||
| 2 | Trà | kg | ||||
| 3 | Siro / Topping | chai | ||||
| 4 | Nước ngọt đóng chai | chai | ||||
| 5 | Bia | lon/chai |
Bảng Tổng Hợp Kiểm Kê
| Khu vực | Số mặt hàng đếm | Tổng chênh lệch (VNĐ) | % Chênh lệch | Đánh giá |
|---|---|---|---|---|
| Kho lạnh | 🟢 / 🟡 / 🔴 | |||
| Kho đông | 🟢 / 🟡 / 🔴 | |||
| Kho khô | 🟢 / 🟡 / 🔴 | |||
| Bar | 🟢 / 🟡 / 🔴 | |||
| TỔNG |
| % Chênh lệch | Đánh giá |
|---|---|
| <2% | 🟢 Bình thường — hao hụt tự nhiên |
| 2-5% | 🟡 Cần kiểm tra — có thể portion (khẩu phần) sai |
| >5% | 🔴 Bất thường — cần điều tra thất thoát |
Xác Nhận
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Ngày kiểm kê | ____/____/______ |
| Người đếm | _____________ |
| Người kiểm tra | _____________ |
| Quản lý xác nhận | _____________ |
| Chênh lệch lớn nhất (mặt hàng + giá trị) | _____________ |
| Hành động cho chênh lệch | _____________ |
Số Hóa Inventory Với beChecklist
Dùng beInventory để số hóa:
- ✅ Đếm trên ứng dụng — Scan barcode (quét mã vạch) hoặc nhập tay, tự tính chênh lệch
- ✅ Double-count — 2 người đếm riêng, hệ thống đối chiếu
- ✅ Alert chênh lệch >5% — Thông báo ngay cho quản lý
- ✅ Trend hao hụt — Xem biến động thất thoát theo tuần/tháng
Câu Hỏi Thường Gặp
Kiểm kê bao lâu 1 lần?
Hàng tuần cho nhóm nhanh hỏng (thịt, hải sản, rau). Mỗi 2 tuần cho kho khô và bar. Hàng tháng cho toàn bộ (full count — kiểm kê toàn phần).
Chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được?
<2% là hao hụt tự nhiên (bay hơi, bám dính, thối nhẹ). >5% là bất thường, cần điều tra: portion sai? Ăn cắp? Nhập hàng thiếu?
👉 Dùng thử beInventory miễn phí: beInventory
📞 Hotline tư vấn: 0786 695 618
📅 Đặt lịch giới thiệu tính năng 1-1: Đăng ký tại đây
🔗 Đọc thêm:
- Kiểm Soát Tồn Kho Nhà Hàng — Checklist Chống Thất Thoát
- Mẫu Semi Cost Control — Kiểm Soát Giá Vốn
- FIFO Siêu Thị — Quản Lý Hạn Sử Dụng
Áp Dụng Mẫu Này Theo Ngành
Mẫu biểu trên được thiết kế chung cho ngành dịch vụ, nhưng bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo đặc thù ngành mình:
🍽️ Nhà Hàng & Café
Trong ngành F&B (ẩm thực và đồ uống), mẫu biểu này đặc biệt hữu ích khi kết hợp với checklist vệ sinh an toàn thực phẩm. Tùy chỉnh các tiêu chí để phù hợp với quy trình bếp, phục vụ khách, và quản lý ca kíp. Xem thêm: Công cụ bePOS cho Nhà hàng
🛒 Siêu Thị & Bán Lẻ
Chuỗi bán lẻ có thể bổ sung tiêu chí kiểm tra trưng bày kệ hàng (planogram — sơ đồ bố trí sản phẩm), kiểm soát hạn sử dụng (FIFO — nhập trước xuất trước), và đánh giá dịch vụ khách hàng tại quầy thanh toán. Xem thêm: Công cụ bePOS cho Siêu thị
🏨 Khách Sạn & Phòng Khám
Ngành khách sạn cần tùy chỉnh thêm tiêu chí housekeeping, trải nghiệm khách lưu trú. Ngành y tế cần bổ sung tiêu chí kiểm soát nhiễm khuẩn và tuân thủ GPP (thực hành tốt nhà thuốc). Xem thêm: Công cụ cho Khách sạn | Công cụ cho Y tế
Công Cụ bePOS Tools Liên Quan
Sử dụng các công cụ miễn phí sau để số hóa mẫu biểu trên:
- 📋 beChecklist Lite — Số hóa checklist, chụp ảnh minh chứng, báo cáo tự động
- 📊 beHealthScore — Chấm điểm sức khỏe tổng thể chi nhánh
- 👥 beSkillCheck — Đánh giá kỹ năng thực hành nhân viên
- 🛡️ beHygiene — Checklist vệ sinh an toàn thực phẩm hàng ngày
👉 Khám phá toàn bộ 40+ công cụ miễn phí tại bePOS Tools
📋 Khám Phá Kho Template Checklist Miễn Phí
Tải miễn phí 20+ template checklist chuẩn ngành — từ QA VSATTP, Housekeeping, Planogram đến Training Matrix và Mystery Shopper Score Sheet.
📋 Mẫu checklist liên quan: Fnb Bar Inventory Liquor Count · Daily Checklist Nha Hang · Briefing Foh Template
🛠️ Công cụ hữu ích: Delivery · Figure 8
📖 Xem thêm: Chiến lược Mystery Shopper A-Z · beChecklist là gì?
Follow bePOS:
