Trong thời đại bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay thì việc áp dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản trị tổng thể đã và đang trở thành giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp hoạt động và phát triển hiệu quả. Vậy phần mềm ERP là gì? Đâu là những tiêu chí đánh giá phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp? Giá phần mềm ERP bao nhiêu là hợp lý? Tất cả sẽ được bePOS giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây!
Phần mềm ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, phần mềm ERP là một mô hình công nghệ “all-in-one” tích hợp nhiều tính năng ưu việt, tiện lợi chỉ trong một gói phần mềm duy nhất. Hệ thống ERP sẽ giúp chủ doanh nghiệp tự động hoá từ A đến Z mọi hoạt động liên quan tới tài nguyên trong doanh nghiệp của mình.
Mục đích lớn nhất của phần mềm ERP chính là tạo ra một hệ thống dữ liệu hiện đại, tự động, hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban và mọi khâu hoạt động từ quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…Bên cạnh đó, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP còn được kỳ vọng rằng sẽ thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý truyền thống, rời rạc trước đây, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc được thực hiện.
Các phân hệ trong ERP bao gồm:
- Phân hệ Kế toán tài chính doanh nghiệp (Finance)
- Phân hệ Lập kế hoạch & quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Phân hệ Quản lý hoạt động mua hàng (Purchase Control)
- Phân hệ Quản lý bán hàng & phân phối (Sales and Distribution)
- Phân hệ Quản lý dự án doanh nghiệp (Project Management)
- Phân hệ Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Phân hệ Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Phân hệ Quản lý mặt hàng tồn kho (Stock Control)
- Phân hệ Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Phân hệ Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Không chỉ vậy, một số phần mềm ERP cho doanh nghiệp tiên tiến, hiện đại còn được cải tiến thêm các phân hệ trong ERP liên kết module cố định với thiết bị hỗ trợ như smartphone, quét mã vạch, máy tính,…
Đặc điểm của phần mềm ERP
4 đặc trưng nổi bật nhất của giải pháp ERP cho doanh nghiệp không thể không nhắc đến đó là:
- Tính hợp nhất: ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh có tính hợp nhất. Trong đó, mọi nhân sự trong doanh nghiệp (từ cấp cao tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng đều được xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động có quy củ, trật tự và gắn kết chặt chẽ với nhau.
- Hỗ trợ doanh nghiệp: Phần mềm ERP là một hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp chứ không phải một dây chuyền sản xuất tự động thay thế mọi hoạt động của con người và sức người.
- Có quy tắc: Phần mềm ERP là một hệ thống quản lý hoạt động được thiết lập theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Mọi nhân viên với từng nhiệm vụ cụ thể cần phải được xác định từ trước với các quy định có tính nhất quán, chặt chẽ và kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần phải được vạch ra sẵn theo định kỳ từng tuần, tháng, năm.
- Tính liên kết: Phần mềm ERP là hệ thống liên kết chặt chẽ, nhất quán giữa các phòng ban trong doanh nghiệp để có thể cùng nhau trao đổi, tương tác qua lại chứ không hoạt động riêng lẻ, rời rạc theo từng phòng ban.
Lợi ích và hạn chế của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp ngoài lợi ích cũng tồn tại những mặt hạn chế. Cùng tìm hiểu ngay dưới đây:
Lợi ích của phần mềm ERP
Một số lợi ích của phần mềm ERP:
Quản trị tài chính – kế toán
Một trong những lợi ích của phần mềm erp không thể thiếu Quản trị tài chính – kế toán. Để nắm được chính xác những thông tin tài chính của cả một doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ phải tổng hợp trong các chỉ số báo cáo, số liệu thống kê từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau dẫn đến sự chênh lệch, thiếu đi sự đồng nhất là điều khó thể tránh khỏi.
Tuy nhiên, khi áp dụng phần mềm quản trị ERP, mọi vấn đề số liệu liên quan đến tài chính doanh nghiệp sẽ được hệ thống tổng hợp lại một cách đồng nhất và chính xác. Những dữ liệu đã xử lý sẽ được lưu trữ ở một nơi phù hợp và mọi nhân viên, quản lý ở từng phòng ban, bộ phận hay chi nhánh đều có thể dễ dàng truy cập.
Và khi nhận thấy có bất kì một sự thay đổi nhỏ nào từ chỉ một con số thì tất cả thông tin liên quan đến con số đó đều sẽ được hệ thống ERP tự động tính toán và cập nhật lại sao cho trùng khớp, giúp hạn chế tối đa những sai sót từ phép tính thủ công, tiêu cực do con người thực hiện.
Còn khi áp dụng phần mềm ERP vào quản trị tài chính, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuộc họp cuối tháng, cuối quý để có thể nắm bắt tổng hợp được các số liệu, báo cáo chính xác, cụt thể. Thay vào đó, nhà quản lý, lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty bất cứ khi nào mong muốn. Từ đó, kịp thời đưa ra những phân tích, đánh giá và sự điều chỉnh đúng đắn để triển khai những hướng đi, hành động phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
* Kế toán trong giải pháp ERP có gì khác với những phần mềm kế toán độc lập?
- Phần mềm kế toán độc lập
Đây là một phần mềm đơn lẻ được doanh nghiệp cài đặt trong máy tính với mục đích hỗ trợ các chức năng cơ bản để tổng hợp các loại chứng từ, số liệu do người dùng nhập thủ công. Dựa vào các thủ tục và quy trình cài sẵn, phần mềm kế toán độc lập sẽ giúp người dùng xử lý số liệu để lập các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp.
Do tính chất xử lý độc lập nên hạn chế dễ thấy nhất ở phần mềm kế toán thông thường chính là việc kế thừa dữ liệu từ các hệ thống phần mềm khác cần phải thực hiện một cách thủ công dẫn đến việc mất nhiều thời gian, tốn công sức và khó tránh khỏi sai sót.
- Phần mềm ERP
Phần mềm kế toán ERP là một phần thuộc phân hệ trong hệ thống quản trị tổng thể ERP, được xây dựng dựa trên định hướng quản lý tài chính kế toán. Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất trên toàn hệ thống ERP, phân hệ kế toán ERP sẽ có tính kế thừa dữ liệu vô cùng chặt chẽ, chính xác và đảm bảo sự tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp tối đa hóa năng suất làm việc của nhân sự; đồng thời giúp nhà lãnh đạo, quản lý luôn nắm bắt được những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi một cách minh bạch.
Giải pháp ERP giúp kiểm soát số liệu trên phiếu xuất vật tư theo một quy trình thông minh được lập trình sẵn hoặc quy tắc nhất định, còn phần mềm kế toán độc lập thông thường thì không có khả năng này. Chính vì thế mà các phần mềm kế toán truyền thống đang dần được thay thế bởi những các giải pháp erp hiện đại hơn, hoàn thiện hơn.
Quản trị nguồn nhân lực tối ưu
Việc quản lý hàng chục, hàng trăm nhân viên là điều không hề dễ dàng một chút nào, nhất là đối với những doanh nghiệp quy mô lớn, đông nhiên viên và nhiều chi nhánh. Làm thế nào để có thể theo dõi sát sao từng nhân sự như về: ca làm việc, hết việc, tiến độ công việc, năng suất hoàn thành,… là điều bất khả thi.
Nhưng khi sử dụng phần mềm ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên dễ dàng, đơn giản hơn bao giờ hết. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt được chính xác từng khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của các nhân sự, phòng ban một cách sát sao nhất, từ đó đánh giá năng lực và điều chỉnh mức lương cũng như đưa ra các chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất, công bằng nhất.
Ngoài ra, mọi công tác liên quan đến quy trình quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, BHXH,…. cũng đều được phần mềm ERP cập nhật tự động hóa, giúp nhà quản lý kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự một cách nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng.
Một số hệ thống hiện đại còn cung cấp chức năng của ERP đó là tự động phân tích các cơ sở dữ liệu để nhà lãnh đạo dễ dàng nhân biết và gán cho nhân viên vào từng nhiệm vụ phù hợp nhất với khả năng, thế mạnh để có thể phát huy tốt nhất năng lực của mình, họ được làm những điều mình thích và từ đó cũng sẽ gắn bó và hết lòng vì công ty hơn.
Không những thế, một trong những lợi ích của phần mềm ERP chính là việc cho phép mọi nhân viên ở các phòng ban, vị trí giao tiếp hiệu quả, gần gũi với nhau “thông qua mạng xã hội nội bộ” giúp chủ doanh nghiệp có thể thấu hiểu những tâm tư, nguyện vọng của từng nhân viên và kịp thời giải đáp mọi vướng mắc trong nội bộ doanh nghiệp, tránh xảy ra những hiểu lầm, chia rẽ.
Nâng cao triệt để năng suất làm việc
Việc vận hành và sản xuất trong một doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc của từng nhân viên sẽ nhân lên càng nhiều; các công đoạn làm việc cũng sẽ càng trở nên phức tạp và đau đầu hơn. Khi đó, phần mềm quản trị ERP sẽ là giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình sản xuất từ A- Z mà không cần phải tốn công sức.
Chỉ với một hệ thống máy chủ duy nhất, nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng lớn thời gian, công sức, gia tăng năng suất hiệu quả và giảm lượng nhân sự cần thiết, giúp tiết kiệm triệt để chi phí sản xuất và chi phí nhân công
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Việc kiểm soát các mặt hàng tồn kho, nguyên vật liệu,… làm mất rất nhiều thời gian, công sức. Tuy nhiên, Khi áp dung phần mềm ERP, công nghệ tiên tiến sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn đọng, vị trí mặt hàng và số lượng nguyên vật liệu một cách chính xác và nhanh chóng mà không phải kiểm đếm một cách thủ công, thiếu chính xác. Hệ thống ERP hoạt động sẽ là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo từng đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng,…một cách chuẩn chỉnh nhất. Nhờ đó mà chủ doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể nắm bắt được tình trạng hàng hóa trong kho và có sự điều chỉnh hợp lý để tránh lãng phí, thất thoát hay các vấn đề gian lận.
Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp
Khách hàng được coi là “nguồn sống” của mọi doanh nghiệp, một doanh nghiệp được thành lập ra mà không có khách hàng sẽ trở nên vô nghĩa và thất bại. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần hết sức chú trọng đến các hoạt động chăm sóc khách hàng, các chính sách hậu mãi để “giữ chân” họ tiếp tục sử dụng và trở thành khách hàng trung thành giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp rộng rãi hơn thông qua hình thức truyền miệng.
Đối với vấn đề chăm sóc khách hàng, ERP sẽ giúp doanh nghiệp bằng cách lưu trữ chính xác, đầy đủ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp, thói quen mua hàng, những vấn đề vướng mắc,… để thương hiệu có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách chu đáo nhất, khiến khách hàng cảm thấy hài lòng, chuyên nghiệp và sẽ tiếp tục ủng hộ các sản phẩm sau đó.
Thuận tiện liên lạc
Như đã nói ở phần trên, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cho phép doanh nghiệp xây dựng một hệ thống mạng xã hội nội bộ, từ đó khiến việc liên lạc, kết nối và tương tác giữa các phòng ban, nhân sự trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Và vấn đề xung đột quyền lợi, hiểu lầm, tư thù cá nhân giữa các bộ phận, nhân sự khi làm việc cùng nhau cũng được giảm thiểu đi rất nhiều.
Hạn chế của phần mềm ERP
Dưới đây là một số đặc điểm của ERP có thể gây hạn chế cho doanh nghiệp:
Chi phí đầu tư cao
Một trong những hạn chế quan trọng của phần mềm ERP là chi phí đầu tư ban đầu lớn. Để triển khai hệ thống ERP cần đầu tư các khoản chi phí bao gồm chi phí cài đặt, tùy chỉnh và đào tạo nhân viên. Điều này có thể là thách thức đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa có tài nguyên hạn chế. Tuy nhiên, nếu triển khai, quản lý một cách hiệu quả, phần mềm ERP có thể mang lại giá trị lớn và tiết kiệm chi phí trong dài hạn.
Thời gian triển khai dài
Một khía cạnh khác của nhược điểm của phần mềm ERP là thời gian triển khai dài. Quá trình triển khai một hệ thống ERP cần một khoảng thời gian từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào quy mô và phức tạp của doanh nghiệp. Điều này có thể gây gián đoạn và tốn kém về thời gian, nguồn lực, tiền bạc, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Mức độ phức tạp cao
Một đặc điểm của ERP là mức độ phức tạp cao của phần mềm ERP. Quá trình triển khai và quản lý phần mềm này đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu, kỹ năng đáng kể từ phía doanh nghiệp. Mức độ phức tạp này có thể tạo ra khó khăn trong việc triển khai và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và chuyên gia, đào tạo nhân viên một cách đầy đủ, duy trì hỗ trợ chuyên nghiệp từ nhà cung cấp phần mềm.
Không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh
Mặc dù phần mềm ERP có tính toàn diện và tích hợp, nhưng có thể không hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu và quy trình kinh doanh đặc thù của từng doanh nghiệp. Vì thế đòi hỏi cần có sự tùy chỉnh, nhưng quá mức có thể ảnh hưởng tới các tính năng của ERP.
Công sức và thời gian đào tạo nhân viên
Với tính chất toàn diện và phức tạp của phần mềm ERP, đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng. Nhân viên cần phải học các khái niệm mới, làm quen với giao diện phần mềm, nắm vững các quy trình kinh doanh liên quan. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch đào tạo chi tiết, tạo tài liệu hướng dẫn rõ ràng, cung cấp hỗ trợ liên tục để giúp nhân viên sử dụng thành thạo ERP.
Các tính năng cơ bản của phần mềm ERP
Cùng tìm hiểu các tính năng cơ bản của phần mềm ERP:
Quản lý quan hệ khách hàng
Mọi dữ liệu liên quan đến khách hàng, từ thông tin cơ bản đến đơn hàng, đều được lưu trữ và chia sẻ một cách liền mạch trên một nền tảng duy nhất là phần mềm ERP. Hệ thống này không chỉ là một kho lưu trữ tĩnh mà còn liên tục được cập nhật khi khách hàng tương tác thông qua nhiều kênh khác nhau của doanh nghiệp.
Các bộ phận có liên quan có khả năng truy cập và sử dụng thông tin này theo nhu cầu riêng của họ. Các bộ phận như marketing, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ mua hàng có thể tận dụng thông tin này để thực hiện các công việc của mình một cách hiệu quả.
Việc này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ, giảm thiểu sự trùng lặp thông tin, đồng thời đảm bảo rằng mọi bộ phận đều có cái nhìn toàn diện về khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng, linh hoạt đối với nhu cầu của khách hàng, tăng cường sự hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Quản lý hoạt động bán hàng và tiếp thị
Tính năng bán hàng cơ bản trong hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP bao gồm tạo đơn, xử lý đơn hàng, bán hàng trực tuyến, cung cấp hóa đơn bán hàng. Những tính năng này giúp quy trình bán hàng trở nên minh bạch, tăng hiệu suất của nhân viên bán hàng, giảm thiểu thời gian mua hàng cho khách hàng.
Đồng thời, hệ thống ERP cung cấp các công cụ quản lý bán hàng đa kênh, hỗ trợ quản lý và tích hợp thông tin từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Nó cũng cung cấp công cụ thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hoạt động bán hàng, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng các chương trình thích hợp nhằm thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, tăng cường doanh số kinh doanh. Những chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chiến lược bán hàng và nâng cao hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý hoạt động mua hàng
Quản lý mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu quá trình này không được quản lý đúng cách, có thể dẫn đến các vấn đề như trễ hàng, thiếu hàng, hay sản phẩm kém chất lượng.
Phần mềm ERP tích hợp phân hệ quản lý mua hàng với các chức năng cơ bản, bao gồm quản lý toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm cả đơn hàng trong nước và nhập khẩu. Các quy trình nghiệp vụ bao gồm đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhập kho, theo dõi đơn hàng, kiểm tra hàng hóa, thanh toán cho nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và chi phí cho quy trình mua hàng.
Ngoài ra, hệ thống cung cấp cảnh báo về công nợ, theo dõi và đánh giá các nhà cung cấp. Đồng thời, tích hợp liên thông với kho vận và kế toán để giảm bớt các khâu nhập liệu, từ đó tránh sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý mua hàng.
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính, lợi nhuận và hiệu suất kinh doanh. Việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng thừa quá nhiều hoặc quá ít hàng trong kho, gây tốn kém chi phí lưu kho và bảo quản, cũng như có thể gây thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.
Để giảm thiểu rủi ro này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm ERP với các tính năng quản lý tồn kho. Phần mềm ERP cung cấp các tính năng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho một cách hiệu quả, bao gồm:
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho: Cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho và thực hiện quản lý nhập xuất theo các phương pháp như FEFO/FIFO. Các số liệu được cập nhật thường xuyên để đảm bảo sự chính xác theo thời gian thực.
- Quản lý vị trí lưu trữ: Giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý vị trí lưu trữ của các mặt hàng một cách hệ thống, theo các tiêu chí như lô, mã sản phẩm, trạng thái, ngày sản xuất, giúp việc tìm kiếm và xử lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn, tránh nhầm lẫn, mất mát hàng hóa.
- Báo cáo tồn kho: Cung cấp các báo cáo về tình trạng tồn kho, giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn, đưa ra quyết định nhập mới hàng hóa một cách chính xác và kịp thời.
- Cảnh báo tồn kho: Tạo ra cảnh báo về các vấn đề như hàng hóa gần ngày hết hạn, chậm luân chuyển, giúp doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời để tránh các tình huống không mong muốn.
Quản lý tài chính – kế toán
Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP có đầy đủ các công cụ và tính năng kế toán – tài chính cho doanh nghiệp. ERP bao gồm sổ cái chung, tài khoản chi trả, quản lý số dư, báo cáo tài chính, quản lý tiền mặt, ngân sách và nhiều tính năng khác.
Với những chức năng này, doanh nghiệp có khả năng quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức cho việc nhập liệu. Các nghiệp vụ quan trọng trong lĩnh vực kế toán – tài chính được thực hiện chính xác và nhanh chóng, giúp tăng hiệu suất quản lý về các khoản thu – chi.
Hệ thống ERP không chỉ giúp tự động hóa các quy trình kế toán, mà còn cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết và minh bạch. Ngoài ra, khả năng quản lý ngân sách thông minh giúp doanh nghiệp xác định, theo dõi và kiểm soát các nguồn lực tài chính của mình một cách chặt chẽ.
Quản lý nguồn nhân lực
Chức năng của ERP trong quản lý nhân sự gồm:
- Hệ thống ERP lưu trữ thông tin cá nhân, kỹ năng, quá trình làm việc, và các thông tin liên quan của mỗi nhân viên.
- Hỗ trợ quản lý quá trình tuyển dụng từ việc đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ đến lịch hẹn phỏng vấn.
- ERP tích hợp chức năng chấm công tự động hoặc bán tự động thông qua các thiết bị đọc mã vạch, thẻ từ.
- Tính toán lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công và các quy tắc tính lương được định trước.
- Đưa ra kế hoạch đào tạo dựa trên nhu cầu và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
- Xây dựng các hệ thống đánh giá hiệu suất và theo dõi mục tiêu công việc.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp
Hiện nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều nhà cung cấp các phần mềm ERP khác nhau. Tuy nhiên, không phải mô hình ERP nào cũng chất lượng để có thể đáp ứng nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.
Một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tốt cần có những tính năng dưới đây:
Kết nối được với các nghiệp vụ khác để tối ưu hoá nguồn lực doanh nghiệp
Sự kết nối chặt chẽ với hệ thống bán hàng, sản xuất, nhân sự… thành một hệ thống quản trị doanh nghiệp hợp nhất giúp giúp giảm thiểu các sai sót khi hạch toán bằng cách nhập dữ liệu truyền thống, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian và tối ưu nguồn lực, tránh lãng phí.
Quản trị kế toán trung thực trên thiết bị điện tử
Nhà lãnh đạo có thể dễ dàng quản trị kế toán mọi lúc, mọi nơi, luôn nắm bắt được các thông tin cần thiết về hình hình tài chính, P&L, dòng tiền của doanh nghiệp,… trên thiết bị hiện đại, tiện lợi như smartphone, laptop, ipad,…
Quỹ, ngân hàng
Phần mềm ERP giúp kiếm soát chặt chẽ các danh sách thu, chi; tích hợp vai trò thủ quỹ công nghệ tham gia vào hế thống điều hành; đối chiếu ngân hàng; kiểm kê quỹ; dự báo dòng tiền một cách nhanh chóng, chính xác, minh bạch.
Mua hàng
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý các hợp đồng mua hàng, sử dụng dịch vụ; phân bổ hợp lý chi phí mua hàng; ưu đãi chiết khấu thương mại cho khách hàng thân thiết, tự động phân bổ chiết khấu phù hơp cho từng loại mặt hàng; trả lại hàng mua; đối trừ chứng từ doanh nghiệp,..
Bù trừ công nợ
Giải pháp erp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về bù trừ công nợ thông qua việc quyết định áp dụng các hóa đơn điện tử một cách hợp lý; thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử; hủy, xóa hóa đơn khi không cần thiết và cấp lại hóa đơn.
Bán hàng
Trong tính năng bán hàng, mô hình ERP tích hợp các công đoạn: Báo giá; đơn đặt hàng; tiếp nhận các yêu cầu xuất hóa đơn từ nhân sự phòng kinh doanh để thực hiện xuất hóa đơn; hóa đơn bán hàng; hóa đơn xuất khẩu; quản lý các mặt hàng khuyến mại; lập hóa đơn với các đại lý theo đúng giá hưởng hoa hồng đã thỏa thuận; Giải pháp kế toán công nợ thông qua việc lập các đợt thu nợ và theo dõi chặt chẽ kết quả thu nợ. Đồng thời phân loại tình trạng nợ thành 3 loại nợ bình thường, nợ khó đòi, nợ không thể đòi để tiện theo dõi và thiết lập chính sách giá phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Tài sản cố định
Ghi tăng tài sản cố đinh; đánh giá lại tài sản cố định (điều chỉnh tài sản cố định); điều chuyển tài sản cố định; ghi giảm tài sản cố định; tính khấu hao tài sản cố định; phân bổ khấu hao tài sản cố định cho đối tượng chịu chi phí; kiểm kê tài sản cố định; khai báo tài sản cố định từ năm trước (tài sản cố định đưa vào sử dụng từ trước khi sử dụng phần mềm)
Công cụ dụng cụ
Ghi tăng công cụ dụng cụ; điều chuyển công cụ dụng cụ; ghi giảm công cụ dụng cụ; phân bổ công cụ dụng cụ; phân bổ chi phí công cụ dụng cụ cho đối tượng chịu chi phí; báo hỏng công cụ dụng cụ; kiểm kê công cụ dụng cụ; khai báo công cụ dụng cụ từ năm trước (công cụ dụng cụ đưa vào sử dụng từ trước khi sử dụng phần mềm)
Giá thành
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP áp dụng tính năng tính giá thành chính xác cho các công trình/ vụ việc, các đơn hàng, hợp đồng doanh nghiệp, giá thành sản xuất liên tục – PP giản đơn, PP hệ số/tỷ lệ, PP phân bước,…
Thuế
Tờ khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ tháng; Tờ khai thuế giá trị gia tăng dành cho các dự án đầu tư; Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt; Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý; Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm.
Tổng hợp
Giải pháp ERP cho doanh nghiệp tích hợp tính năng tổng hợp thông qua việc thực hiện nhập số dư ban đầu, các loại chứng từ nghiệp vụ, chứng từ ghi sổ, hạch toán chi phí lương nhân sự, kết chuyển lãi lỗ P&L, đánh giá chính xác các khoản chi phí ngoại tệ, tính toán tỷ giá xuất quỹ
Phân tích tài chính
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp phân tích doanh thu, các loại chi phí kinh doanh, lãi lỗ P&L, phân tích các công nợ, mặt hành tồn kho và chỉ tiêu tài chính
Hệ thống/ tiện ích khác
Mô hình ERP cho phép người dùng mở nhiều giao diện cùng một lúc. Trên chứng từ cho phép tùy chỉnh độ rộng, sắp xếp thứ tự các cột và cất mẫu ngay trên giao diện sao cho phù hợp. Ngoài ra ERP còn cho phép thực hiện tham chiếu các chứng từ liên quan để người dùng dễ dàng tra cứu, đối chiếu số liệu.
Danh mục
Hiển thị các loại vật tư, hàng hóa, danh sách khách hàng, nhà cung cấp, nhân sự; Gộp khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên
Quản lý dữ liệu đa chi nhánh
Đối với các doanh nghiệp lớn có từ 2 chi nhánh trở lên, việc áp dụng phần mềm ERP vào quản lý sẽ giúp tổng hợp nhanh chóng, chính xác toàn bộ dữ liệu của các chi nhánh về văn phòng tổng một cách tức thì trên hệ thống mà không cần phải gửi bất kỳ email hay link file drive nào cả. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể tối ưu được tối đa thời gian và chi phí mà vẫn đảm bảo được tiến độ cũng như hiệu quả công việc chung.
So sánh các phần mềm ERP
Cùng tìm hiểu, so sánh các phần mềm ERP hiện nay:
Phần mềm ERP đóng gói
Ưu điểm
Đây có thể được coi là một trong các phần mềm ERP có độ phủ sóng mạnh mẽ nhất ở Việt Nam. Phần mềm ERP đóng gói có chi phí triển khai khá hợp lý và dễ dàng sử dụng kể cả với những người không am hiểu về kỹ thuật, công nghệ. Thời gian triển khai hệ thống ERP đóng gói cũng rất nhanh chóng, người dùng chỉ cần đăng ký tên miền là đã có thể sử dụng được ngay mà không cần tốn thời gian chờ đợi. Bên cạnh đó, giải pháp ERP đóng gói cũng thường xuyên cập nhật tức thời dựa vào khả năng tự động phân tích những yêu cầu mới của doanh nghiệp.
Trên thị trường có rất nhiều khách hàng, doanh nghiệp cũng đang sử dụng các phần mềm ERP đóng gói nên người dùng có thể dễ dàng trao đổi, kết nối với cộng đồng này mỗi khi gặp khó khăn. Việc áp dụng online dựa vào công nghệ điện toán đám mây cũng là một trong những ưu điểm hàng đầu, được đánh giá cao của phần mềm ERP đóng gói vì sự tiện lợi cũng như giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản chi phí.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời trên thì phần mềm ERP đóng gói cũng có mặt hạn chế nhất định. Phần mềm ERP đóng gói được viết sẵn nên không thể đáp ứng hoàn toàn 100% các yêu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Do đó, đối với các công ty có đặc thù riêng nên lựa chọn sử dụng loại ERP khác phù hợp hơn.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu
Ưu điểm
Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế riêng theo yêu cầu của chính doanh nghiệp. Do đó phần mềm ERP viết theo yêu cầu có khả năng thích ứng với những đặc điểm của từng công ty, điểu chỉnh theo quy trình hoạt động mà từng doanh nghiệp đang áp dụng. Chính đặc trưng này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với các tiện ích của phần mềm ERP và hiệu quả triển khai cũng được tối ưu hơn.
Nhược điểm
Các phần mềm ERP hoạt động theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp thường có mức chi phí đầu tư “khủng” và mất nhiều thời gian để triển khai (thường mất từ 6 tháng trở lên). Dó đó, phần mềm ERP viết theo yêu cầu sẽ phù hợp nhất với những doanh nghiệp đặc thù hay các tập đoàn quy mô từ lớn đến rất lớn.
Bên cạnh đó, hệ thống ERP theo yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cũng như trình độ của các nhà cung cấp và sự phân tích ban đầu. Trong trường hợp nhà cung cấp có ít kinh nghiệm thì khi nhu cầu của doanh nghiệp sử dụng thay đổi, việc nâng cấp hệ thống ERP sẽ trở nên cực kỳ khó khăn, mất thời gian và tốn kém chi phí.
Phần mềm ERP nước ngoài
Ưu điểm
Ưu điểm của các phần mềm ERP nước ngoài là có đã bề dày kinh nghiệm trong việc nghiên cứu, phát triển và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ trên thế giới. Ngoài ra, hệ thống ERP nước ngoài cũng được phân tích, xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ cao vô cùng tiên tiến với quy trình quản lý đã được chuẩn hóa.
Nhược điểm
Việc triển khai và đưa vào áp dụng các phần mềm ERP trên thế giới vào Việt Nam có khá nhiều điểm khác biệt. Các phần mềm ERP ngoại cũng thường rất đắt đỏ. Bên cạnh chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp sử dụng còn phải trả một khoản phí bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP. Thực tế ghi nhận, giá phần mềm ERP nước ngoài khi áp dụng với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt Nam sẽ tiêu tốn khoảng từ vài chục đến trăm ngàn USD.
Phần mềm ERP Việt Nam
Ưu điểm
Phần mềm ERP Việt Nam thường có ưu thế là am hiểu về thị trường và quy định kinh doanh trong nước, giúp tối ưu hóa quá trình triển khai, tương thích với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp Việt Nam. Một số phần mềm ERP Việt Nam có chi phí triển khai và sử dụng thấp hơn so với các sản phẩm quốc tế, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp trong nước. Ngoài ra, các phần mềm ERP phát triển tại Việt Nam thường hỗ trợ ngôn ngữ và văn hóa địa phương, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp sử dụng.
Nhược điểm
Một số phần mềm có thể không đạt đến chất lượng và tiêu chuẩn quốc tế, gây khó khăn khi doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu. Các phần mềm ERP Việt Nam có thể có hạn chế về tính năng so với các đối thủ nước ngoài, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần mở rộng quy mô hoặc tích hợp nhiều chức năng phức tạp.
4 bước triển khai phần mềm ERP hiệu quả
Quy trình triển khai các phần mềm ERP hiện nay gồm các bước sau:
Bước 1: Khảo sát thực tế các bộ phận
Khảo sát tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trước khi triển khai hệ thống ERP là một bước không thể thiếu, tạo nền tảng cho các giai đoạn tiếp theo. Bước quan trọng này giúp xác định rõ tình hình vận hành, từ đó, việc triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ hơn và tránh được nhiều khó khăn không đáng có.
Quá trình khảo sát hiện trạng các bộ phận trong doanh nghiệp cần được thực hiện một cách chặt chẽ và có sự phối hợp mật thiết giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp ERP. Trong giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặt ra các câu hỏi quan trọng để thu thập thông tin chính bao gồm:
- Lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp.
- Quy mô nhân sự và mô hình tổ chức.
- Cấu trúc tổ chức và quy trình hoạt động của các bộ phận.
- Số lượng cửa hàng (đối với doanh nghiệp thương mại), kho hàng, các chi tiết về sản phẩm và quy trình bán hàng.
- Quy trình sản xuất và quản lý.
- Chiến lược phát triển doanh nghiệp trong tương lai.
- Mức độ sử dụng CNTT hiện tại trong nội bộ doanh nghiệp.
- Lịch sử triển khai các giải pháp quản trị doanh nghiệp trước đây, nếu có, và những thách thức đã phải đối mặt.
Bước 2: Phân tích thiết kế của hệ thống ERP
Khi đội BA thực hiện khảo sát trực tiếp về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, họ sẽ biên soạn tài liệu URD, mô tả chi tiết về quy trình làm việc của doanh nghiệp và các yêu cầu cụ thể của từng bộ phận. Khi đã đạt được sự đồng thuận về tài liệu mô tả URD, đội ngũ phát triển sẽ bắt đầu quá trình thiết kế và lập trình phần mềm theo hướng dẫn của tài liệu. Sau khi quá trình này hoàn tất, nhiệm vụ chuyển sang đội kiểm thử để kiểm tra và phát hiện các lỗi trên hệ thống.
Bước 3: Lập trình hệ thống ERP theo yêu cầu
Để cài đặt hệ thống quản trị nguồn lực, doanh nghiệp cần cung cấp các cơ sở dữ liệu liên quan. Doanh nghiệp cần tập hợp, đồng bộ hóa và loại bỏ các dữ liệu trùng lặp từ nhiều nguồn.
Một công đoạn quan trọng khác là tích hợp phần mềm ERP với cơ sở hạ tầng hiện có. Đối với nhiều hệ thống quản trị doanh nghiệp, khả năng mở rộng và tích hợp với các ứng dụng khác là điều quan trọng. Do đó, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng song song phần mềm ERP với các ứng dụng khác, doanh nghiệp cần bàn giao hoặc hợp nhất các ứng dụng và cơ sở dữ liệu kế thừa cho nhà cung cấp ERP.
Bước 4: Kiểm thử, vận hành thử hệ thống ERP
Kiểm thử và đưa vào vận hành là một giai đoạn quan trọng sau khi hoàn thành quá trình cài đặt phần mềm ERP. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ thực hiện chạy thử để đảm bảo sự phù hợp và khả năng đáp ứng của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh. Công tác kiểm thử và đánh giá sẽ tập trung vào các khía cạnh sau:
- Phù hợp với yêu cầu: Kiểm tra xem nền tảng có đáp ứng đúng với yêu cầu về bảo mật, tích hợp và chức năng ban đầu hay không.
- Liên kết của ERP: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán hoặc bán hàng trên các module khác nhau để kiểm tra tính liên kết của ERP. Đo lường độ chính xác của kết quả mà hệ thống trả về.
- Kiểm tra các module chuyên dụng: Thực hiện kiểm thử trên các module chuyên dụng như nhân sự, tiền lương, tuyển dụng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống trong từng lĩnh vực cụ thể.
Khi đã đảm bảo rằng không có sự cố hay vấn đề nào phát sinh với hệ thống, doanh nghiệp sẽ chính thức đưa ERP vào quy trình hoạt động.
Một số lưu ý khi triển khai phần mềm ERP
Khi triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Lên kế hoạch chi tiết trước khi triển khai: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và kết quả mong muốn từ việc triển khai ERP. Lập kế hoạch chi tiết về nguồn lực, thời gian và quy trình triển khai. Tiếp đến cần tổ chức đội ngũ chịu trách nhiệm với nhiệm vụ cụ thể trong quá trình triển khai.
- Theo dõi và đánh giá những thay đổi mà phần mềm ERP mang lại: Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất để đo lường những thay đổi trong doanh nghiệp sau khi triển khai phần mềm ERP. Xác định bộ chỉ số và mục tiêu cụ thể để theo dõi tình trạng và hiệu suất của hệ thống ERP. Tổ chức cuộc họp định kỳ để đánh giá và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
- Chuẩn bị phương án nâng cấp phần mềm ERP trong tương lai: Doanh nghiệp cần xác định kế hoạch nâng cấp hệ thống ERP để đáp ứng nhu cầu mở rộng và thay đổi trong tương lai. Lập danh sách các tính năng cần nâng cấp để duy trì tính ứng dụng và hiệu suất của hệ thống ERP. Định kỳ, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo để làm rõ cho nhân viên về các thay đổi và nâng cấp sắp tới của phần mềm.
Trên đây là một số những đánh giá, phân tích của bePOS về các lợi ích của phần mềm ERP và cách để bạn có thể xác định phần mềm ERP nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng những nội dung trên sẽ có ích cho bạn trong việc lựa chọn, khai thác và sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành, phát triển thành công và bền vững. Nếu thấy bài viết hay và bổ ích, bạn hãy tiếp tục ủng hộ bePOS trong các bài viết tiếp theo nhé. Chúc các bạn thành công!
FAQ
Khi nào doanh nghiệp của bạn nên sử dụng phần mềm ERP?
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp thường xuyên gặp sai sót trong quá trình nhập xuất dữ liệu, kiểm soát tồn kho, quản lý lỏng lẻo dẫn đến thất thoát.
- Doanh nghiệp có sự tăng trưởng đột biến về khối lượng giao dịch và muốn mở rộng mô hình kinh doanh.
- Doanh nghiệp muốn tái cấu trúc hệ thống quản lý cũ đang cồng kềnh, kém hiệu quả.
- Doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng để tăng năng suất.
- Doanh nghiệp nhận được nhiều phản ánh tiêu cực từ khách hàng hoặc nhu cầu quản lý tổng quát đang tăng.
Có bắt buộc phải sử dụng phần mềm ERP không?
Thực tế, doanh nghiệp của bạn không bắt buộc phải sử dụng phần mềm ERP, tuy nhiên việc quản lý và vận hành dựa trên những phương pháp thủ công, truyền thống sẽ làm giảm tính hiệu quả, năng suất công việc và dễ xảy ra sai sót. Do vậy, lời khuyên đưa ra là bạn rất nên áp dụng phần mềm ERP thích hợp để có thể phát huy tối đa công suất và giúp doanh nghiệp có những bước tiến mới trong tương lai.
Top những phần mềm ERP tốt được nhiều doanh nghiệp áp dụng ở Việt Nam?
Một vài công ty cung cấp phần mềm ERP uy tín, hiệu quả, đã và đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn có thể kể đến như: Amis.vn, erp microsoft dynamic, erp oracle, Open bravo, Opentaps,…..
Follow bePOS:
