Quản lý quán cafe là nhiệm vụ không hề dễ dàng, bởi lượng công việc nhiều, phức tạp, có thể gặp nhiều rủi ro như thất thoát nguyên vật liệu, chất lượng đồ uống không đồng đều, khách hàng phàn nàn, mất kiểm soát thu chi,… Các phần mềm quản lý quán cafe chính là trợ thủ đắc lực cho chủ quán để giải quyết những vướng mắc nêu trên. Dưới đây là top 10 phần mềm quản lý bán hàng cafe tốt nhất hiện nay mà bePOS gợi ý cho bạn.
Phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là một phần mềm được phát triển để ứng dụng công nghệ vào hỗ trợ quản lý, vận hành các hoạt động kinh doanh trong quán cafe một cách hiệu quả.
Phần mềm này cung cấp các tính năng như order món và thanh toán, quản lý kho, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, quản lý thu chi, quản lý nhân viên, thống kê doanh thu, lợi nhuận, công nợ, lập kế hoạch marketing,…
Phần mềm quản lý quán cà phê sẽ được tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy POS, máy in hóa đơn, két tiền,… nhằm giảm thiểu tình trạng gian lận trong quá trình bán hàng, nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và gia tăng doanh số. Đây cũng là công cụ đắc lực giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh từ xa mà không cần có mặt trực tiếp tại quán.
Top 10 phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý quán cafe bePOS
bePOS là Siêu App quản lý bán hàng 4.0 đến từ Australia nhằm số hóa quy trình vận hành quản lý quán cafe cực đơn giản. Rất nhiều thương hiệu lớn đã tin tưởng và lựa chọn bePOS để hỗ trợ công việc kinh doanh quán cafe như E-Coffee, Gemini Coffee,… Khách hàng đánh giá nhân viên của bePOS luôn hỗ trợ nhiệt tình khi cần và phần mềm bePOS đã giúp công việc vận hành quán trở nên đơn giản, hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc lên nhiều lần.
Một số tính năng quản lý quán cafe của bePOS mà bạn không nên bỏ lỡ là:
- Quản lý menu: Thiết lập menu, định lượng vật nguyên liệu pha chế, xác định giá bán, giá đơn hàng có thuế/không thuế, có chiết khấu phụ thu,…
- Quản lý kho nguyên liệu: Theo dõi tình trạng xuất nhập tồn kho nguyên liệu, điều chỉnh và kiểm khê kho hàng.
- Quản lý order: Gửi thông tin vào bếp/bar, hạn chế tình trạng bỏ sớt đơn, nhầm lẫn đơn của khách hàng.
- Tính tiền nhanh chóng: Tính tiền tự động và in bill trên điện thoại, tích hợp nhiều phương thức thanh toán như Internet Banking, ví điện tử,…
- Báo cáo doanh thu: Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tuần, tháng, so sánh giữa các kỳ và tìm ra những sản phẩm bán chạy, bán chậm.
- Một số tính năng khác: Chấm công, đánh giá hiệu quả làm việc nhân viên, CRM, phát hành voucher khuyến mại, thẻ thành viên Loyal,…
bePOS là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, cung cấp Gói Khởi Nghiệp 0 đồng cực ưu đãi cho các đối tác. Nếu là chủ quán cafe nhỏ, mới mở, bạn nên ưu tiên sử dụng phiên bản miễn phí của bePOS để tối ưu chi phí, sau đó mới nâng cấp lên các gói chuyên nghiệp để phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn hãy liên hệ qua hotline 0247 771 6889, nhắn tin trên Fanpage, Zalo bePOS hoặc điền nhanh vào form dưới đây!
Phần mềm quản lý quán cafe PosApp
PosApp là phần mềm hỗ trợ tất cả các hoạt động bán hàng, nhận đơn order, chuyển hóa đơn tới bộ phận pha chế, nhà bếp, quản lý xuất nhập kho, doanh thu, data khách hàng,… cho quán cafe và nhiều mô hình F&B khác.
Ngoài ra, PosApp cho phép chủ quán phân quyền sử dụng cho các nhân viên từ quản lý cấp cao tới thấp, chuẩn hóa bộ máy hoạt động của cửa hàng. Tuy nhiên, chủ quán vẫn có thể kiểm soát mọi hoạt động làm việc của nhân viên trên phần mềm cũng như đơn hàng, chi tiêu, doanh thu hàng ngày.
Ngoài ra, PosApp còn hỗ trợ tối đa mọi hình thức order như: Order tính tiền tại quầy, order qua tablets ở bàn, order bằng quét mã vạch từ menu chọn món, order qua điện thoại di động, ipad của nhân viên,… Nhờ đó, mọi quy trình phục vụ – bán hàng được chuẩn hóa, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cửa hàng.
PosApp cũng hỗ trợ đa dạng nhiều hình thức thanh toán: Từ thanh toán qua thẻ ATM, thanh toán online qua Momo, ví ZaloPay,… với đa dạng mô hình từ quán cafe cố định, quán take away xe đẩy bán cafe,…
Phần mềm quản lý quán cafe POS365
Phần mềm POS365 hỗ trợ chủ quán cafe trong các công việc order, in hóa đơn, tính tiền, kiểm soát hoạt động thu chi của cửa hàng, mức độ tiêu tốn nguyên vật liệu trong quá trình pha chế đồ uống của quán.
Khi sử dụng POS365, màn hình order sẽ hiện rõ tên, đặc điểm, thông tin chi tiết, giá thành của từng sản phẩm. Điều này giúp nhân viên tránh khỏi những sai sót khi làm việc như tính tiền sai, order nhầm cho khách,… Dữ liệu của POS365 còn đồng bộ trên nhiều thiết bị như máy tính, ipad, điện thoại, vì thế bạn có thể làm việc ở bất kỳ đâu, không nhất thiết phải tại quán.
Các thông tin thu chi, công nợ, xuất nhập nguyên liệu cũng được lưu trữ chính xác. Ngoài ra, khi mất điện, phần mềm vẫn có thể sử dụng offline, không bị mất các dữ liệu. Những báo cáo thống kê kinh doanh cũng được cập nhật rõ ràng, thể hiện qua biểu đồ, giúp chủ cửa hàng đánh giá được hiệu quả kinh doanh và có phương án kinh doanh trong tương lai.
Phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk
Cukcuk là phần mềm dành riêng cho các chuỗi nhà hàng ăn uống, quán cafe, quán trà sữa,… Các tính năng thiết lập trên Cukcuk rất phù hợp với mô hình này. Giao diện của Cukcuk khá đơn giản, dễ sử dụng, được chia thành những danh mục rõ ràng như: Order, báo cáo doanh thu, xuất kho, nhập kho, chi phí, khuyến mãi, doanh thu ngày/tuần/tháng/năm,…
Phần mềm bán hàng quán cafe Cukcuk hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính bàn, laptop, máy POS quầy, ipad cầm tay, điện thoại di động,… và là phần mềm quản lý quán cafe trên Android, IOS,… Mọi dữ liệu đều được đồng nhất, nhờ đó công việc diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Phần mềm quản lý quán cafe iPOS
iPOS là một phần mềm khá thông dụng, được nhiều quán cafe lựa chọn, phù hợp với những mô hình quán cafe vừa và nhỏ. Phần mềm có giao dịch thân thiện, dễ dàng thao tác và sử dụng.
Phần mềm bán hàng quán cafe iPOS hỗ trợ một số tính năng nổi bật như: Phân quyền công việc rõ ràng, báo cáo bỏ hoặc đổi món theo yêu cầu của khách, các lịch sử thêm hay xóa đơn hàng đều được lưu lại rõ ràng, quản lý nguyên liệu theo định lượng giúp nhân viên pha chế, order làm việc hiệu quả, bài bản.
Đặc biệt, phần mềm này cài đặt báo cáo dữ liệu theo khung giờ hoặc ngày, tuần, giúp chủ cửa hàng kiểm soát được hiệu quả kinh doanh của quán. iPOS cũng hỗ trợ khách hàng thanh toán qua mọi hình thức từ thẻ ngân hàng, visa, ví điện tử, thẻ ghi nợ,… Ưu điểm của iPOS là hoạt động mượt ngay khi mất kết nối mạng, làm việc offline.
Phần mềm quản lý quán cafe Polaris FnB
Polaris FnB là phần mềm bán hàng quán cà phê với những tính năng vượt trội và giao diện thân thiện với người dùng. Công nghệ tiên tiến của Polaris cho phép nhận diện mã QR code chính xác, khách hàng có thể gọi đồ uống ngay trên catalog, menu mà không cần có sự hỗ trợ của nhân viên, chỉ cần quét mã QR là xong. Các thông tin order nhanh chóng được chuyển tới bộ phận pha chế, bếp.
Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự, nâng cao độ chính xác của thông tin chuyển tới bộ phận pha chế, nhà bếp, tránh sai sót nhầm đồ uống, sai món, ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng.
Là một trong những phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất, Polaris FnB cũng cho phép chủ quán quản lý các đơn hàng, quản lý số bàn trong quán, sắp xếp bàn tự động, báo cáo doanh thu theo thời gian. Phần mềm còn có kho dữ liệu lớn, tính năng quản lý kho nguyên liệu chặt chẽ, chính xác, tránh sai sót thông tin, ảnh hưởng tới doanh thu.
Phần mềm quản lý quán cafe Mona Media
Mona Media là một doanh nghiệp lớn trong mảng thiết kế phần mềm, lập trình website. Vì thế không khó để lý giải vì sao Mona Media lại có giao diện nổi bật, đa tính năng, đáp ứng nhu cầu cao của mọi nhà hàng, quán cafe. Phần mềm có khả năng kết nối với hầu hết các thiết bị bán hàng khác để tính tiền, order nhanh chóng, thu ngân,…
Phần mềm này cũng có những tính năng nâng cao giúp bạn mở rộng thương hiệu, phát triển thành chuỗi cửa hàng cafe nhượng quyền của chính mình. Các công thức pha chế sẽ được cài đặt chi tiết, định lượng cụ thể, giúp bạn sáng tạo ra những đồ uống hấp dẫn, chất lượng.
Bên cạnh đó, quy trình bán hàng, kinh doanh cũng được cụ thể hóa. Nhờ đó, khi mở cửa hàng nhượng quyền, quá trình chuyển giao công nghệ, đào tạo vận hành, quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Một ưu điểm nữa của Mona Media đó là khả năng kết hợp API với các đơn vị giao hàng online, đặt hàng trực tuyến sẽ giúp tăng doanh thu cho quán, đồng thời tăng nhận diện thương hiệu cho cửa hàng.
Phần mềm quản lý quán cafe DRS Manager
DRS Manager là phần mềm quản lý bán trà sữa, cà phê chuyên nghiệp với nhiều tính năng hữu ích. Phần mềm hỗ trợ người dùng đặt đồ uống, ghi chú thêm hoặc đổi đồ uống, thêm thành phần như đường, sữa, thao tác gộp hoặc tách bàn, tách hóa đơn thanh toán nhanh chóng,…
Phần mềm giúp các bộ phận trong cửa hàng cafe kết hợp nhuần nhuyễn hơn như bộ phận phục vụ, thu ngân, bộ phận pha chế,… Ngoài ra, phần mềm có kết nối server giúp chủ quán không cần tới cửa hàng vẫn quản lý được từ xa, kiểm soát mọi hoạt động làm việc của nhân viên.
Hệ thống báo cáo kho cho phép chính xác tình hình tồn kho, sử dụng nguyên vật liệu bao nhiêu, các thống kê công nợ khách hàng, nhà cung cấp, thống kê doanh thu ngày/tuần,… giúp chủ cửa hàng cập nhật nhanh chóng.
Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý quán cafe khá nổi tiếng tại Việt Nam, không chỉ ứng dụng trong lĩnh vực F&B mà còn nhiều ngành nghề khác như bán buôn, bán lẻ, dịch vụ làm đẹp, nhà nghỉ khách sạn,… Sử dụng KiotViet giúp bạn xây dựng một quy trình kinh doanh đơn giản nhưng hiệu quả, có khả năng làm việc linh hoạt trê máy tính, điện thoại, máy POS.
Một số tính năng nổi bật của KiotViet là tính tiền, sắp xếp thực đơn, nhận đơn, chuyển đơn, xuất nhập kho nguyên liệu, quản lý thu chi và doanh số bán hàng. Với KiotViet, bạn có thể quản lý nhân viên và hoạt động kinh doanh ở bất cứ đâu, mà không cần có mặt trực tiếp tại quán.
Phần mềm quản lý quán cafe Coffee Lightspeed
Coffee Lightspeed là phần mềm bán cafe được sử dụng tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Phần mềm hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, có khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh từ nhỏ đến lớn. Một số tính năng nổi bật của Coffee Lightspeed là tính tiền, in hóa đơn, CRM, báo cáo tồn kho nguyên liệu, báo cáo doanh số,…
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê
Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý quán cà phê giúp dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Một số lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng quán cà phê là:
Quản lý hiệu quả
So với việc bán hàng bằng phương pháp truyền thống như ghi chép sổ sách, dùng file exce, thì việc áp dụng phần mềm quản lý tính tiền quán cafe giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả đáng kể.
Chủ cửa hàng có thể nhanh chóng cập nhật tình hình kinh doanh ngay trên máy tính hoặc điện thoại dù ở bất cứ đâu. Việc quản lý giao dịch bán hàng, thông tin công nợ với nhà cung cấp và khách hàng trở nên nhanh chóng và chính xác, tránh sai sót gây thất thoát.
Phần mềm cũng tích hợp khả năng order tại quầy và chức năng chọn món trực tuyến. Hỗ trợ quá trình thu ngân và thanh toán hóa đơn cho khách hàng nhanh gọn, chính xác. Chủ cửa hàng có thể quản lý nhân viên theo ca làm việc và phân quyền truy cập cho từng nhân viên trên phần mềm, quản lý chi tiết thông tin khách hàng, triển khai chương trình marketing,…
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khách hàng có thể tự order bằng cách sử dụng điện thoại di động cá nhân để quét mã QR Code tại bàn và thanh toán ngay lập tức bằng cách sử dụng các ví điện tử. Đồng thời, menu điện tử mang lại trải nghiệm mới tốt hơn cho khách hàng, giải quyết vấn đề quá tải trong những thời điểm đông khách.
Tối ưu chi phí
Phần mềm quản lý nhà hàng cafe giúp việc vận hành cửa hàng đơn giản hơn. Mọi thao tác từ nhập hàng, lập đơn hàng, in hóa đơn, đến việc gửi đơn hàng cho đơn vị vận chuyển và thống kê doanh số đều được thực hiện trên phần mềm. Vì thế, cửa hàng có thể giảm số lượng nhân viên giúp tiết kiệm chi phí thuê nhân công mà vẫn đảm bảo hoạt động vận hành suôn sẻ.
Các tính năng cần có của phần mềm quản lý quán cà phê
Những tính năng cần có của phần mềm bán cà phê là:
- Quản lý menu
Đây là tính năng đặc biệt quan trọng với các phần mềm quản lý bán cà phê. Phần mềm quản lý quán cafe phải cho biết bạn lập danh sách menu, cập nhật giá bán, giá khuyến mãi, tạo combo, định lượng vật nguyên liệu cho mỗi đồ uống, món ăn.
- Quản lý kho nguyên liệu cafe
Với ngành F&B, tính năng quản lý kho nguyên liệu là vô cùng quan trọng, giúp bạn đảm bảo vấn đề an toàn vệ sinh và chất lượng dịch vụ tại quán. Phần mềm quản lý cafe phải theo dõi tình trạng xuất nhập hàng trong kho, cảnh báo các nguyên liệu sắp hết, theo dõi hạn sử dụng để tránh tình trạng hàng tồn quá lâu phải bỏ đi.
- Tính năng order và tính tiền thuận tiện
Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe phải có tính năng quản lý order, cho phép bạn gửi thông tin vào bếp, quầy pha chế, hạn chế bỏ sót đơn của khách hàng. Ngoài ra, đặc trưng của các quán cafe là lượng khách đông, thường xếp hàng gọi đồ và thanh toán ngay tại quầy. Vì vậy, phần mềm nên có hệ thống thanh toán tối ưu, in bill nhanh và chính xác để khách không phải chờ lâu.
- Một số tính năng khác
Nhân viên quán cafe chủ yếu làm việc theo ca, theo giờ, nên phần mềm quản lý quán cafe nên có tính năng chấm công và quản lý nhân viên. Ngoài ra, nhiều quán cafe hiện nay thu hút khách hàng trung thành bằng cách tạo thẻ thành viên với nhiều ưu đãi. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cafe, bạn nên quan tâm về các tính năng tích điểm khách hàng, khuyến mãi,…
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng quán cafe
Dưới đây, bePOS xin gợi ý một số tiêu chí giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất nhé:
- Đầy đủ tính năng: Phần mềm quản lý quán cafe phải có các tính năng cần thiết phù hợp với lĩnh vực F&B, như quản lý kho, tính tiền, quản lý menu, báo cáo doanh thu,… Ngoài ra, bạn cần lưu ý đến nhu cầu kinh doanh của mình, ví dụ nếu bán hàng online thì nên chọn phần mềm bán hàng có tính năng quản lý đặt hàng online.
- Giao diện người dùng thân thiện: Nhân viên làm việc tại quán cafe không đòi hỏi bằng cấp, trình độ cao. Vì lẽ đó, bạn nên ưu tiên những phần mềm có giao diện dễ sử dụng, dễ thao tác để không gây cản trở trong quá trình triển khai.
- Nhà cung cấp đáng tin cậy: Bạn hãy đảm bảo nhà cung cấp phần mềm cho mình là đáng tin cậy, sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật khi cần. Nếu chọn phải phần mềm kém chất lượng, bạn không chỉ làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày, mà còn có nguy cơ rò rỉ dữ liệu khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh.
Lưu ý khi mua phần mềm bán hàng cafe
Có hai điểm mà bạn nên lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe. Thứ nhất là hãy tìm hiểu review phần mềm quản lý quán cafe, xem bình luận của những người dùng khác về phần mềm, nhất là những chủ quán đã có kinh nghiệm. Hiện nay có rất nhiều cộng đồng kinh doanh F&B mà bạn có thể tham khảo, như “Hội chủ quán cafe, nhà hàng, quán ăn” hoặc group Zalo “Chia sẻ kinh nghiệm F&B”,…
Điểm thứ hai là hãy ưu tiên dùng thử phần mềm quản lý quán cafe miễn phí trước khi đưa ra quyết định. Hầu hết nhà cung cấp phần mềm đều cho phép bạn dùng thử bản miễn phí trong thời gian từ 7 ngày – 30 ngày, sau đó mới trả phí để tiếp tục sử dụng.
Ngoài ra, một số phần mềm cung cấp gói miễn phí và trả phí, trong đó bản miễn phí bao gồm những tính năng bán hàng cơ bản nhất. Nếu là quán cafe nhỏ, mới mở, thì bạn hãy tham khảo gói miễn phí này để tối ưu ngân sách, nếu công việc kinh doanh mở rộng thì mới cập nhật lên gói nâng cao.
Trên đây là top 10 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay. Các phần mềm đều có những tính năng cơ bản. Tuy nhiên, để phát triển các yếu tố như doanh thu, thương hiệu, bạn nên chọn các phần mềm có tính năng nâng cao, tối ưu hiệu quả kinh doanh. Hãy trở thành đối tác của bePOS để khám phá những giải pháp kinh doanh hàng đầu trong ngành F&B!
FAQ
Rủi ro khi không sử dụng phần mềm quản lý quán cafe là gì?
Các rủi ro dễ gặp phải nếu bạn không sử dụng phần mềm quản lý quán cafe là: Sai số liệu tài chính khi tính toán cộng trừ sổ thủ công, gian lận từ phía nhân viên thu ngân khi chủ không có ở quán, cần nhiều nhân sự để hoạt động bởi lượng công việc nhiều, order sai đơn của khách hàng, doanh thu lâu mới tính 1 lần dễ bị sai sót,…
Có nên quản lý quán cafe bằng phần mềm không?
Bạn nên quản lý quán cafe bằng phần mềm, dù là kinh doanh theo mô hình nào. Thông qua phần mềm quản lý quán cà phê, bạn có thể đơn giản hóa quy trình bán hàng, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc, quản lý cửa hàng từ xa mà không cần tới trực tiếp.
Follow bePOS:
