Phần mềm quản lý bán hàng là thuật ngữ không còn xa lạ với những ai làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ. Thế nhưng, nhiều người vẫn chưa sẵn sàng áp dụng công nghệ này vào doanh nghiệp của mình, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ. Một số lý do dẫn đến tình trạng trên là nguồn tài chính eo hẹp, thiếu nhân sự, hoặc chưa có thói quen sử dụng dịch vụ IT. Bài viết dưới sẽ góp phần thay đổi tư duy cũ này, với 9 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng mà chủ kinh doanh không nên bỏ qua. Hãy theo dõi cùng bePOS nhé!
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng được nhiều người quan tâm là giúp tiết kiệm thời gian. Chủ doanh nghiệp nhỏ rất dễ rơi vào tình trạng phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ, ngay cả những lĩnh vực không thuộc chuyên môn như nhân sự, kế toán… Thời gian làm việc nhiều, nhưng hiệu quả không được đảm bảo. Tình trạng này về lâu dài sẽ khiến doanh nghiệp mất sức bền, dễ bị lung lay trước biến động thị trường.
Tuy nhiên, với phần mềm quản lý bán hàng, vấn đề trên sẽ được giải quyết. Công cụ này có chức năng phân loại, tổng hợp và kiểm kê hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác. Bạn không cần tốn thời gian thực hiện những thao tác nhỏ như tự đếm hàng, ghi tay đơn hàng,…
Ngoài ra, phần mềm cũng giúp bạn tra cứu nhanh các thông tin của hàng hóa như thuộc tính, giá tiền, mã sản phẩm,… Nhờ đó, công việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng còn bao gồm tiết kiệm chi phí vận hành. Các cơ sở kinh doanh truyền thống thường mất một khoản chi phí không nhỏ để mua và lưu trữ giấy tờ, sổ sách,…Điều này vừa lãng phí, vừa tồn tại nhiều rủi ro. Với phần mềm quản lý bán hàng, tất cả những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh sẽ được lưu trữ trên một nền tảng số đồng nhất một cách chính xác, an toàn và bảo mật.
Xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, hạn chế sai sót
Nhập sổ sách, quản lý chứng từ giao dịch, quản lý kho,… là những việc quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người ngần ngại khi nhắc đến chúng, bởi tiềm ẩn rất nhiều rủi ro, sai sót. Một số nguyên nhân dẫn đến hiện tượng trên là:
- Công nghệ cũ: Máy tính, máy quét mã vạch,… cũ kỹ, khiến việc quản lý dữ liệu trở nên mất thời gian, lại thiếu độ chính xác.
- Không có một nền tảng đồng nhất: Nhiều doanh nghiệp vẫn xử lý các quy trình bán hàng một cách riêng rẽ. Điều này dễ xảy đến tình trạng sai lệch về thông tin.
- Nhân viên không đáng tin: Chủ doanh nghiệp nhỏ không thể nắm bắt toàn bộ thông tin về hàng hóa. Nhiều người lợi dụng sự nhập nhằng này để thực hiện một số hành vi như lấy trộm hàng trong kho, gian lận tiền giao dịch,…
Khi này, chủ kinh doanh sẽ nhận thấy lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng được phát huy ra sao. Các phần mềm này được thiết kế như một “trợ thủ đắc lực”, giúp người chủ giám sát mọi dữ liệu của hoạt động kinh doanh. Ví dụ như số lượng hàng tồn kho, thông tin giao dịch, nhân viên thực hiện giao dịch,…
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn xây dựng quy trình vận hành trơn tru, mượt mà hơn, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Thay vì phải thực hiện những thao tác nhỏ lẻ, họ có thời gian để nắm bắt hoạt động tổng thể, lên kế hoạch kinh doanh dài hạn.
Điều này được thể hiện rõ qua những thống kê cụ thể. Ví dụ, nhiều cơ sở kinh doanh nhỏ đã tăng trưởng lên đến 30% sau khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của bePOS, như LeSpa, EasyDiet, Phở Đạo,…
Quản lý số liệu kinh doanh
Quản lý số liệu chính xác là một trong những lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng, bởi người kinh doanh không thể không làm việc trên số liệu. Đây là căn cứ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những đánh giá, quyết định, chiến lược sáng suốt. Nắm bắt nhu cầu này, các nhà sản xuất phần mềm quản lý bán hàng đã tích hợp những tính năng như:
- Ghi chép chính xác mọi thông tin cơ bản về giao dịch đã thực hiện, chiết khấu, phụ thu, hoa hồng,…
- Quản lý doanh thu, so sánh doanh thu giữa các kỳ hoặc các chi nhánh.
- Lên báo cáo tài chính, thể hiện tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý các nguồn lực (hàng hóa, nhân sự, tài chính,…)
Phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ kinh doanh quản lý nguồn lực một cách tổng thể. Giải pháp công nghệ này cho phép phân quyền chi tiết và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, ngay cả khi cấp trên không có mặt tại cửa hàng. Ví dụ, bạn có thể tự tạo lập những vai trò tương ứng với đầu việc và gán chúng cho từng nhân viên.
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng được phát huy dưới nhiều khía cạnh như sau:
- Tài chính: Bạn có thể dễ dàng nắm bắt tình hình thu chi, lãi lỗ, từ đó đưa ra những quyết định kịp thời, mà không cần chờ nhân viên thực hiện thủ công.
- Kiểm soát kho hàng: Phần mềm quản lý bán hàng liệt kê, phân loại từng hàng hóa, đồng thời tính toán lượng hàng tồn kho. Một đặc điểm ưu việt nữa là công nghệ này có khả năng tìm ra những mặt hàng bán chạy, mặt hàng đem lại doanh thu cao nhất,…
Quản lý cửa hàng từ xa
Một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng cần nhắc đến là tạo điều kiện cho hoạt động quản lý từ xa. Phương pháp này giúp họ trở nên đa năng hơn, không bị giới hạn trong một phạm vi vật lý nhất định.
Quản lý từ xa cũng thúc đẩy tinh thần tự giác và chủ động của cấp dưới. Nhân viên có thể thực hiện công việc một cách sáng tạo, miễn là đảm bảo hiệu quả và tuân thủ những chính sách cơ bản của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng cho phép người chủ theo dõi mọi hoạt động của doanh nghiệp rất nhanh chóng và chính xác. Bạn không cần đến tận cửa hàng để kiểm tra xem nhân viên có thực sự làm việc hay không. Tất cả những thông tin cần biết đều được ghi nhận trên phần mềm. Chủ kinh doanh có thể theo dõi trên nhiều thiết bị như máy tính, Laptop, điện thoại,…
Phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp
Sự rời rạc, thiếu liên kết của các phòng ban sẽ khiến cho hoạt động doanh nghiệp trở nên kém hiệu quả. Bạn hãy thử tưởng tượng tình huống như sau. Nhân viên kinh doanh thực hiện giao dịch với số lượng lớn sản phẩm, nhưng chưa rõ còn đủ hàng không. Điều này khiến họ phải tốn một khoảng thời gian nhất định để liên lạc với bên quản lý kho. Trong thời đại công nghệ như hiện nay, tốc độ chậm như trên sẽ là một bất lợi lớn cho doanh nghiệp.
Với phần mềm quản lý bán hàng, đây sẽ không còn là một trở ngại. Tất cả những thông tin quan trọng nhất đều được lưu trữ trên một nền tảng thống nhất. Các thành viên đều dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi, với tốc độ chỉ bằng vài cú Click.
Xây dựng thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
Xây dựng thương hiệu là một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng mà nhiều người chưa nhắc tới. Các phần mềm này giúp nhân viên nắm bắt mọi thông tin một cách nhanh chóng. Nhờ đó, việc tư vấn cho khách hàng trở nên chính xác hơn rất nhiều. Nhiều phần mềm chất lượng cao kết hợp với các ví điện tử như Momo, VNPAY, Smartpay,… giúp việc thanh toán diễn ra rất thuận tiện, tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Giúp hoạt động chăm sóc khách hàng diễn ra hiệu quả
Đây là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhiều phần mềm hiện nay đã mở rộng tính năng, nhằm thúc đẩy hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Cụ thể như:
- Lưu trữ thông tin khách hàng: Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là chúng sẽ lưu những thông tin cơ bản của khách hàng như họ tên, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, lịch sử giao dịch,… Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tương tác, tạo mối quan hệ thân thiết với họ.
- Tìm khách hàng tiềm năng: Dựa vào những dữ liệu trên, doanh nghiệp xác định mẫu người nào có nhiều nhu cầu mua sắm, nhằm lên các chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi,…
- SMS/Email Marketing: Doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, thông báo sản phẩm mới, hoặc các chương trình giảm giá,… Nhờ vậy, khách hàng cảm thấy được quan tâm, lắng nghe.
- Review sản phẩm: Một số phần mềm có tính năng Review trực tiếp chất lượng sản phẩm, từ đó nắm bắt nhu cầu của khách hàng.
>> Xem thêm: [MỚI NHẤT] So sánh các phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay
Trên đây, bài viết đã giới thiệu 9 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng chủ kinh doanh không nên bỏ qua. Để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích về các giải pháp kinh doanh 4.0, bạn hãy tiếp tục theo dõi Website bePOS nhé!
FAQ
Phần mềm quản lý bán hàng có khó sử dụng không?
Bên cạnh lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng, đây cũng là thắc mắc của nhiều người. Chủ doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, thường phân vân liệu có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Về cơ bản, công nghệ này được thiết kế để phù hợp với cả nhân viên cấp thấp.
Ngoài ra, các nhà cung cấp phần mềm đều có chương trình hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng. Bạn không nên lo lắng nhé! Lưu ý, những phần mềm Tiếng Anh có thể gây ra rắc rối nếu nhân viên của bạn không giỏi ngoại ngữ.
Cửa hàng kinh doanh nhỏ có thể sử dụng phần mềm này không?
Câu trả lời là có. Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Việc bạn cần làm là chọn sản phẩm phù hợp, bởi lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là không thể chối cãi.
Follow bePOS:
