Trang chủBlogs Quản lý doanh nghiệp9 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng bạn không nên bỏ lỡ

9 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng bạn không nên bỏ lỡ

Cập nhật lần cuối: Tháng Mười Hai 12, 2023
Trần Dung
Trần Dung
574 Đã xem

Phần mềm quản lý bán hàng là đã trở nên quen thuộc với chủ kinh doanh Việt Nam, nhưng nhiều người vẫn chưa sẵn sàng áp dụng công nghệ này vào doanh nghiệp của mình, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ. Lý do có thể đến từ nguồn tài chính eo hẹp, thiếu nhân sự, hoặc chưa có thói quen sử dụng dịch vụ IT. Bài viết dưới sẽ góp phần thay đổi tư duy cũ này, với 9 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng mà chủ kinh doanh không nên bỏ qua. Hãy theo dõi cùng bePOS nhé!

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là tiết kiệm thời gian và chi phí. Chủ doanh nghiệp nhỏ rất dễ rơi vào tình trạng phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ, ngay cả những lĩnh vực không thuộc chuyên môn như nhân sự, kế toán… Thời gian làm việc nhiều, nhưng hiệu quả không được đảm bảo. Tình trạng này về lâu dài sẽ khiến doanh nghiệp mất sức bền, dễ bị lung lay trước biến động thị trường.

Tuy nhiên, với phần mềm quản lý bán hàng, vấn đề trên sẽ được giải quyết. Công cụ này có chức năng phân loại, tổng hợp và kiểm kê hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác. Bạn không cần tốn thời gian thực hiện những thao tác nhỏ như tự đếm hàng, ghi tay đơn hàng,…

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là giúp tiết kiệm thời gian

Ngoài ra, phần mềm cũng giúp bạn tra cứu nhanh các thông tin của hàng hóa như thuộc tính, giá tiền, mã sản phẩm,… Nhờ đó, công việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng còn bao gồm tiết kiệm chi phí vận hành. Các cơ sở kinh doanh truyền thống thường mất một khoản chi phí không nhỏ để mua và lưu trữ giấy tờ, sổ sách,… Điều này vừa lãng phí, vừa tồn tại nhiều rủi ro. Với phần mềm quản lý bán hàng, tất cả những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh sẽ được lưu trữ trên một nền tảng số đồng nhất một cách chính xác, an toàn và bảo mật.

Tiết kiệm chi phí vận hành
Tiết kiệm chi phí vận hành khi áp dụng phần mềm quản lý bán hàng

Xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, hạn chế sai sót

Nhập sổ sách, quản lý chứng từ giao dịch, quản lý kho,… là những việc quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người ngần ngại khi nhắc đến chúng, bởi tiềm ẩn rất nhiều rủi ro, sai sót. Một số nguyên nhân dẫn đến hiện tượng trên là:

  • Công nghệ cũ: Máy tính, máy quét mã vạch,… cũ kỹ, khiến việc quản lý dữ liệu trở nên mất thời gian, lại thiếu độ chính xác.
  • Không có một nền tảng đồng nhất: Nhiều doanh nghiệp vẫn xử lý các quy trình bán hàng một cách riêng rẽ. Điều này dễ xảy đến tình trạng sai lệch về thông tin.
  • Nhân viên không đáng tin: Chủ doanh nghiệp nhỏ không thể nắm bắt toàn bộ thông tin về hàng hóa. Nhiều người lợi dụng sự nhập nhằng này để thực hiện một số hành vi như lấy trộm hàng trong kho, gian lận tiền giao dịch,…
Quản lý dữ liệu bán hàng
Quản lý dữ liệu bán hàng trên một nền tảng thống nhất

Khi này, chủ kinh doanh sẽ nhận thấy lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng được phát huy ra sao. Phần mềm quản lý bán hàng hình thành một quy trình quản lý kho và bán hàng, đồng nhất dữ liệu trên một hệ thống, giúp ban lãnh đạo và nhân viên nắm bắt thông tin nhanh chóng, từ đó giải quyết công việc kịp thời.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh hiệu quả

Áp dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Thay vì phải thực hiện những thao tác nhỏ lẻ, bạn có thời gian để nắm bắt hoạt động tổng thể, lên kế hoạch kinh doanh dài hạn.

Điều này được thể hiện rõ qua những thống kê cụ thể. Ví dụ, nhiều cơ sở kinh doanh nhỏ đã tăng trưởng lên đến 30% sau khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của bePOS, như LeSpa, EasyDiet, Phở Đạo,…

Tối ưu quy trình kinh doanh
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là giúp tối ưu quy trình kinh doanh

Quản lý dữ liệu kinh doanh chính xác

Quản lý số liệu chính xác là một trong những lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng. Người kinh doanh không thể không làm việc trên số liệu, bởi đây là căn cứ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những đánh giá, quyết định, chiến lược sáng suốt. Nắm bắt nhu cầu này, các nhà sản xuất phần mềm quản lý bán hàng đã tích hợp những tính năng như:

  • Ghi chép chính xác mọi thông tin cơ bản về giao dịch đã thực hiện, chiết khấu, phụ thu, hoa hồng,…
  • Quản lý doanh số bán hàng, thống kê doanh số đều được thực hiện trên hệ thống, lập báo cáo phân tích kinh doanh.
  • Lên báo cáo tài chính, thể hiện tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý doanh số bán hàng
Quản lý doanh số bán hàng và lên báo cáo phân tích kinh doanh trên phần mềm

Quản lý các nguồn lực (hàng hóa, nhân sự, tài chính,…)

Phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ kinh doanh quản lý nguồn lực một cách tổng thể. Giải pháp công nghệ này cho phép phân quyền chi tiết và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, ngay cả khi cấp trên không có mặt tại cửa hàng. Ví dụ, bạn có thể tự tạo lập những vai trò tương ứng với đầu việc và gán chúng cho từng nhân viên.

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng được phát huy dưới nhiều khía cạnh như sau:

  • Tài chính: Bạn có thể dễ dàng nắm bắt tình hình thu chi, lãi lỗ, từ đó đưa ra những quyết định kịp thời, mà không cần chờ nhân viên thực hiện thủ công.
  • Kiểm soát kho hàng: Phần mềm quản lý bán hàng liệt kê, phân loại từng hàng hóa, đồng thời tính toán lượng hàng tồn kho. Một đặc điểm ưu việt nữa là công nghệ này có khả năng tìm ra những mặt hàng bán chạy, mặt hàng đem lại doanh thu cao nhất,…
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là quản lý nguồn lực hiệu quả hơn

Cho phép quản lý cửa hàng từ xa

Một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng cần nhắc đến là tạo điều kiện cho hoạt động quản lý từ xa. Phương pháp này giúp doanh nghiệp trở nên đa năng hơn, không bị giới hạn trong một phạm vi vật lý nhất định.

Quản lý từ xa cũng thúc đẩy tinh thần tự giác và chủ động của cấp dưới. Nhân viên có thể thực hiện công việc một cách sáng tạo, miễn là đảm bảo hiệu quả và tuân thủ những chính sách cơ bản của doanh nghiệp.

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng cho phép người chủ theo dõi mọi hoạt động của doanh nghiệp rất nhanh chóng và chính xác. Ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, bạn vẫn có thể tăng cường quản lý đội ngũ nhân viên, kiểm tra xem họ có thực sự làm việc hay không. Bởi, tất cả thông tin cần biết đều được ghi nhận trên phần mềm, có thể theo dõi trên các thiết bị như máy tính, Laptop, điện thoại,…

Quản lý cửa hàng từ xa
Phần mềm giúp chủ cửa hàng quản lý kinh doanh từ xa

>> Xem thêm: Tổng hợp ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng chủ kinh doanh nên biết

Phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận khác nhau

Sự rời rạc, thiếu liên kết của các phòng ban sẽ khiến cho hoạt động doanh nghiệp trở nên kém hiệu quả. Bạn hãy thử tưởng tượng tình huống như sau: nhân viên kinh doanh thực hiện giao dịch với số lượng lớn sản phẩm, nhưng chưa rõ còn đủ hàng không. Điều này khiến họ phải tốn một khoảng thời gian nhất định để liên lạc với bên quản lý kho. Trong thời đại công nghệ như hiện nay, tốc độ chậm sẽ là một bất lợi lớn cho doanh nghiệp.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là giúp kết nối các bộ phận chặt chẽ hơn. Tất cả những thông tin quan trọng nhất đều được lưu trữ trên một nền tảng thống nhất. Các thành viên đều dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi, với tốc độ chỉ bằng vài cú Click.

Phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban
Tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban là lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng

Xây dựng thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp 

Xây dựng thương hiệu là một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng mà nhiều người chưa nhắc tới. Phần mềm bán hàng giúp nhân viên nắm bắt mọi thông tin một cách nhanh chóng, nhờ đó việc tư vấn cho khách hàng trở nên chính xác hơn rất nhiều. Nhiều phần mềm chất lượng cao tích hợp thanh toán ngân hàng và ví điện tử, giúp bạn tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là mang tới hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu

Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu Customer Service

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Chính vì vậy, nhiều phần mềm hiện nay đã mở rộng tính năng, nhằm thúc đẩy hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Cụ thể như:

  • Lưu trữ thông tin khách hàng: Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là chúng sẽ lưu những thông tin cơ bản của khách hàng như họ tên, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, lịch sử giao dịch,… Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tương tác, tạo mối quan hệ thân thiết với họ.
  • Tìm khách hàng tiềm năng: Dựa vào những dữ liệu trên, doanh nghiệp xác định mẫu người nào có nhiều nhu cầu mua sắm, nhằm lên các chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi,…
  • SMS/Email Marketing: Doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, thông báo sản phẩm mới, hoặc các chương trình giảm giá,… Nhờ vậy, khách hàng cảm thấy được quan tâm, lắng nghe.
  • Review sản phẩm: Một số phần mềm có tính năng Review trực tiếp chất lượng sản phẩm, từ đó nắm bắt nhu cầu của khách hàng.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Nâng cao trải nghiệm khách hàng với tính năng Customer Service của phần mềm

>> Xem thêm: So sánh các phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay (mới nhất)

Trên đây, bài viết đã giới thiệu 9 lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng chủ kinh doanh không nên bỏ qua. Để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích về các giải pháp kinh doanh 4.0, bạn hãy tiếp tục theo dõi Website bePOS nhé!

FAQ

Phần mềm quản lý bán hàng là gì, có những tính năng nào?

Phần mềm quản lý bán hàng là ứng dụng bán hàng bạn thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh trên các thiết bị điện tử, hạn chế giấy tờ sổ sách. Một số tính năng của phần mềm quản lý bán hàng là quản lý giao dịch, quản lý tồn kho, báo cáo doanh thu, quản lý nhân sự, hỗ trợ Marketing và Customer Service,…

Phần mềm quản lý bán hàng có khó sử dụng không?

Phần mềm quản lý bán hàng không khó sử dụng, được thiết kế để phù hợp với nhiều quy mô kinh doanh khác nhau. Một trong những lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là dễ dùng, dễ sử dụng, giúp nhân viên giảm tải khối lượng công việc so với phương pháp truyền thống. Ngoài ra, các nhà cung cấp phần mềm đều có chương trình đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng.