Spa là ngành kinh doanh có nhiều đặc thù, đòi hỏi áp dụng quy trình quản lý riêng biệt. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách vận hành Spa hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao nhất. Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn nghiên cứu sâu hơn về nội dung này. Hãy theo dõi cùng bePOS nhé!
Quy trình vận hành trong Spa là gì?
Quy trình Spa là một loại các trình tự được chuẩn hóa, nhằm giúp Spa hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn. Nhờ có quy trình này, các nhân viên, bộ phận trong cùng cơ sở kinh doanh có thể dễ dàng đồng nhất, phối hợp để tạo ra dịch vụ chất lượng cao. Ví dụ, nếu không có quy trình đặt lịch khách hàng, các kỹ thuật viên có thể bị trễ hẹn, hoặc nhầm lẫn liệu trình của từng người.
Tại sao kinh doanh Spa cần có quy trình vận hành phù hợp?
Quy trình vận hành Spa phù hợp có vai trò rất quan trọng nếu muốn làm việc hiệu quả hơn, cụ thể như sau:
- Phân quyền nhân viên hợp lý: Việc phân công đầu việc cho từng nhóm, cá nhân là khâu không thể thiếu khi bạn quản lý bất cứ doanh nghiệp nào, kể cả Spa. Điều này giúp bạn đánh giá đúng tiến độ làm việc, khả năng hoàn thành công việc của từng người, đồng thời đảm bảo mọi công việc đều được xử lý, không bị bỏ sót.
- Làm đúng ngay từ đầu: Nếu không có quy trình Spa, nhân viên của bạn rất dễ xảy ra sai sót. Ví dụ, khi đặt lịch hẹn, nhân viên có thể hỏi thiếu thông tin khách hàng, gây khó khăn cho các công đoạn về sau như chăm sóc, Marketing,…
- Gia tăng sự hài lòng cho nhân viên: Khi có quy trình làm việc rõ ràng, nhân viên sẽ giảm tải sai sót, giảm áp lực, từ đó đem lại tâm lý thoải mái nơi làm việc.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Nhờ việc áp dụng cách vận hành Spa hợp lý, chất lượng dịch vụ sẽ được nâng cao so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Ví dụ, khi khách hàng bước vào, tiếp tân hỏi thông tin cơ bản, sau đó sắp xếp gặp tư vấn viên để tìm liệu trình phù hợp. Như vậy, họ sẽ không mất thời gian ngồi chờ lâu mà không được đáp ứng nhu cầu.
Một số quy trình quan trọng khi vận hành Spa
Quy trình tiếp thị, marketing
Tiếp thị, Marketing là một khâu rất quan trọng khi kinh doanh Spa, thẩm mỹ viện. Bước đầu tiên để xây dựng quy trình Marketing là hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ của mình. Đồng thời, bạn cần nghiên cứu các đối tượng khách hàng hướng đến, như giới tính, độ tuổi, nơi sinh sống, sở thích,… Sau đó, bạn phải đưa ra mức giá phù hợp, tính toán dựa trên tổng chi phí và số lượng khách hàng mỗi tháng.
Khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn cần chuẩn hóa quy trình Marketing Spa và hướng dẫn cho nhân viên. Ví dụ, trên Fanpage Spa sẽ đăng bài vào những khung giờ nào, đảm bảo nội dung gì và theo thứ tự ra sao. Mỗi tháng, nhân viên phải tổng kết hiệu quả làm việc và đưa lên cấp trên để đánh giá, từ đó khắc phục những nhược điểm vẫn tồn tại.
Quy trình tư vấn
Quy trình tư vấn khách hàng Spa bắt đầu từ khâu đón tiếp khách. Spa có thể lập riêng bộ phận tiếp tân, hoặc chia nhiệm vụ cho một số nhân sự nhất định khi khách đến. Khi đón tiếp, nhân viên phải thực hiện đủ các bước như cúi chào, mời khách ngồi ghế, mời dùng trà, hỏi các thông tin liên quan và tư vấn.
Trước khi tư vấn, nhân viên phải lắng nghe thông tin từ khách hàng. Nếu khách đã tham khảo trước, họ sẽ yêu cầu tư vấn ngay gói liệu trình liên quan. Nếu khách chưa xác định nhu cầu, nhân viên cần đặt câu hỏi để biết vấn đề họ đang gặp phải, từ đó đưa ra giải pháp hợp lý.
Quy trình chốt đơn
Chốt đơn là khâu rất quan trọng trong quy trình vận hành Spa hiệu quả. Sau khi tư vấn, nhân viên phải thực hiện bước chốt đơn cho khách hàng theo đúng quy chuẩn Spa. Ví dụ, nhân viên cần báo giá, thông báo các chương trình ưu đãi nếu có, thời gian dự kiến thực hiện liệu trình, cam kết dịch vụ từ phía Spa,… Cuối cùng, nhân viên sẽ điền những thông tin này vào hồ sơ khách hàng và hai bên ký xác nhận.
Quy trình chăm sóc khách hàng Spa
Chăm sóc khách hàng là khâu vô cùng quan trọng trong quy trình vận hành Spa mà chủ kinh doanh cần hết sức lưu tâm. Quy trình chăm sóc khách hàng Spa có thể bao gồm các công đoạn như sau:
- Cảm ơn khách hàng dùng dịch vụ: Sau khi kết thúc, kỹ thuật viên và nhân viên lễ tân sẽ cảm ơn khách hàng, hỏi ý kiến đánh giá của họ nhằm cải thiện dịch vụ. Ngoài ra, một số nơi còn gửi thư cảm ơn dưới dạng viết tay, hoặc email để thể hiện sự trân trọng.
- Ý kiến phản hồi: Tùy vào từng liệu trình mà bạn có thể lựa chọn thời gian hỏi ý kiến phản hồi khác nhau. Ví dụ, với những liệu trình cần nhiều thời gian để phát huy tác dụng, thì bạn có thể liên lạc cho họ sau 1 đến 2 tháng để hỏi thăm, ghi nhận phản hồi.
- Duy trì trao đổi thông tin với khách hàng: Nếu được sự đồng ý, bạn có thể gửi email, gửi tin nhắn cho khách hàng thông tin mới liên quan đến Spa, như giảm giá, tặng voucher, dịch vụ mới, hoặc tin nhắn chúc mừng sinh nhật. Điều này giúp mối quan hệ hai bên khăng khít hơn, từ đó có thể tạo dựng tệp khách hàng trung thành.
>> Xem thêm: Vận hành Spa hiệu quả với các bí quyết chăm sóc khách hàng Spa sau đây!
Quy trình quản lý nhân sự Spa
Nhân sự là yếu tố góp phần quyết định thành công của bất cứ hoạt động kinh doanh nào. Đối với lĩnh vực Spa, quy trình quản lý nhân sự bao gồm các khía cạnh sau đây:
- Thiết lập quy trình tuyển dụng: Bạn phải lên chính sách tuyển chọn như số lượng, vị trí, yêu cầu đầu vào, chương trình thử việc. Ngoài ra, bạn cũng cần quy định về chế độ đãi ngộ, lương thưởng và kế hoạch đào tạo,…
- Quy định nội bộ trong Spa: Nếu muốn Spa hoạt động trơn tru, chuẩn xác, bạn cần có các quy định nội bộ như giờ giấc làm việc, cách tính lương và hoa hồng,…. Điều này giúp nhân viên phối hợp hoạt động và biết cách điều chỉnh hành vi sao cho phù hợp với môi trường chuyên nghiệp.
- Phân quyền nhân viên: Như đã nói phía trên, bạn cần phân rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong Spa, nhằm đảm bảo không đầu việc nào bị bỏ sót. Ví dụ, khi Spa đóng cửa, phải có nhân viên viên chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng tất cả máy móc, tránh gây tốn điện hoặc hư hỏng.
Kinh nghiệm xây dựng và tối ưu quy trình vận hành Spa
Làm sao để xây dựng quy trình vận hành Spa phù hợp?
Để xây dựng quy trình vận hành Spa phù hợp, bạn cần chú ý một số điểm sau:
- Am hiểu về hoạt động của Spa: Bạn phải có chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực đang hoạt động, từ đó xác định mục tiêu kinh doanh. Ngoài ra, bạn cũng cần nắm vững kiến thức về các tiêu chuẩn quốc tế, các chính sách nhân sự và chính sách chăm sóc khách hàng mà Spa sẽ áp dụng.
- Xây dựng quy trình quản lý phù hợp: Bạn phải thiết kế quy trình vận hành Spa với các bước rõ ràng. Các bước này sẽ quyết định quá trình nhân viên tương tác với khách hàng và trải nghiệm sau dịch vụ, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp cao nhất.
- Nắm rõ quy định pháp luật: Trước khi bắt đầu, bạn cần tìm hiểu các quy định pháp luật kinh doanh Spa, như giấy đăng ký kinh doanh, yêu cầu về bằng cấp của kỹ thuật viên,…
Tối ưu quy trình vận hành trong Spa như thế nào?
Quy trình vận hành Spa bao gồm rất nhiều công việc khác nhau như quản lý nhân sự, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, quảng cáo,… Ví dụ, nếu không muốn làm gián đoạn quá trình thực hiện dịch vụ, bạn phải đảm bảo tất cả hàng hóa cần thiết đều còn trong kho với tình trạng tốt. Vì vậy, danh mục mỹ phẩm, thuốc, dụng cụ phải được thống kê thường xuyên để bổ sung kịp thời.
Tuy nhiên, chủ Spa quy mô nhỏ thường gặp khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ này. Bởi lẽ, khối lượng công việc tại Spa rất lớn, nhưng nhân sự lại ít và thường chỉ tập trung vào chuyên môn làm đẹp. Để giải quyết vấn đề này, hiện nay nhiều chủ kinh doanh đã sử dụng phần mềm quản lý Spa để tối ưu hóa quy trình vận hành.
Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bePOS, một trong những công cụ hỗ trợ quản lý quy trình vận hành Spa tốt nhất hiện nay. Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý Spa bePOS là:
- Quản lý khách hàng: Đặt lịch hẹn, quản lý liệu trình, chăm sóc khách hàng tự động, quản lý data khách hàng,…
- Quản lý tài chính: Báo cáo tình hình kinh doanh, cập nhật theo tuần, quý, tháng và năm.
- Quản lý nhân viên: Phân quyền nhân viên, chấm công và tính lương thưởng, hoa hồng.
- Quản lý kho hàng: Theo dõi tình trạng kho hàng theo thời gian thực, thông báo loại hàng sắp hết, cần bổ sung,…
Trên đây, bePOS đã tìm hiểu quy trình vận hành Spa là gì, một số quy trình quan trọng cần chú ý và làm cách nào để vận hành Spa hiệu quả. Trong thời gian tới, bePOS sẽ tiếp tục giới thiệu những kiến thức mới nhất trong ngành này, nên bạn hãy theo dõi thường xuyên nhé!
FAQ
Phần mềm quản lý Spa có tính năng nhắc lịch hẹn cho khách hàng không?
Điều này sẽ tùy thuộc vào phần mềm mà bạn chọn. Ví dụ, với bePOS, khách hàng sẽ được nhắc lịch hẹn theo thời gian quy định thông qua nhiều kênh như Email, Zalo, SMS,…
Làm thế nào để theo dõi quá trình điều trị của khách hàng?
Phần mềm quản lý quy trình vận hành Spa có thể giúp bạn làm điều này. Tất cả các data liên quan đến khách hàng như hình ảnh, thông tin liên hệ, lịch sử dịch vụ, kỹ thuật viên thực hiện sẽ được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất.
Follow bePOS:
