Trang chủBlogs Spa - Beauty SalonKinh nghiệm xây dựng và tối ưu quy trình vận hành Spa (2023)

Kinh nghiệm xây dựng và tối ưu quy trình vận hành Spa (2023)

Cập nhật lần cuối: Tháng Tám 08, 2023
Trần Dung
Trần Dung
854 Đã xem

Spa là ngành kinh doanh có nhiều đặc thù, đòi hỏi áp dụng quy trình quản lý riêng biệt. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách vận hành Spa hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao nhất. Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn nghiên cứu sâu hơn về nội dung này. Hãy theo dõi cùng bePOS nhé!

Quy trình vận hành Spa là gì?

Quy trình Spa là một loại các trình tự được chuẩn hóa, nhằm giúp Spa hoạt động trơn tru, hiệu quả hơn. Nhờ có quy trình này, các nhân viên, bộ phận trong cùng cơ sở kinh doanh có thể dễ dàng đồng nhất, phối hợp để tạo ra dịch vụ chất lượng cao. Ví dụ, nếu không có quy trình đặt lịch khách hàng, các kỹ thuật viên có thể bị trễ hẹn, hoặc nhầm lẫn liệu trình của từng người. 

Quy trình vận hành Spa bao gồm rất nhiều công việc khác nhau như: quản lý nhân sự, quản lý hàng hóa, tư vấn khách hàng, thực hiện các dịch vụ Spa, quản lý thanh toán, quảng cáo marketing, chăm sóc khách hàng,… Ví dụ, nếu không muốn làm gián đoạn quá trình thực hiện dịch vụ, bạn phải đảm bảo tất cả hàng hóa cần thiết đều còn trong kho với tình trạng tốt. Vì vậy, danh mục mỹ phẩm, thuốc, dụng cụ phải được thống kê thường xuyên để bổ sung kịp thời.

quy-trinh-van-hanh-spa-quy-trinh-chuan-hoa
Quy trình vận hành Spa là các trình tự được chuẩn hóa để tối ưu hoạt động

Tại sao kinh doanh Spa cần có quy trình vận hành phù hợp?

Quy trình vận hành Spa phù hợp có vai trò rất quan trọng nếu muốn làm việc hiệu quả hơn, cụ thể như sau:

Đảm bảo chất lượng dịch vụ

Nhờ việc áp dụng cách vận hành Spa hợp lý, chất lượng dịch vụ sẽ được nâng cao so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Ví dụ, khi khách hàng bước vào, tiếp tân hỏi thông tin cơ bản, sau đó sắp xếp gặp tư vấn viên để tìm liệu trình phù hợp. Như vậy, họ sẽ không mất thời gian ngồi chờ lâu mà không được đáp ứng nhu cầu.

Tối ưu hóa hiệu suất và năng suất

Nếu không có quy trình Spa, nhân viên của bạn rất dễ xảy ra sai sót. Ví dụ, khi đặt lịch hẹn, nhân viên có thể hỏi thiếu thông tin khách hàng, gây khó khăn cho các công đoạn về sau như chăm sóc, Marketing,… Khi có quy trình làm việc rõ ràng, nhân viên sẽ giảm tải sai sót, giảm áp lực, từ đó đem lại tâm lý thoải mái nơi làm việc.

Việc phân công đầu việc cho từng nhóm, cá nhân là khâu không thể thiếu khi bạn quản lý bất cứ doanh nghiệp nào, kể cả Spa. Điều này giúp bạn đánh giá đúng tiến độ làm việc, khả năng hoàn thành công việc của từng người, đồng thời đảm bảo mọi công việc đều được xử lý, không bị bỏ sót. 

nhan-su-quy-trinh-van-hanh-spa
Phân quyền nhân sự khi dựng quy trình vận hành Spa

Tăng tính nhất quán

Nếu bạn muốn mở thêm nhiều chi nhánh hoặc nhượng quyền Spa thì nhất thiết phải có quy trình làm việc để nhân rộng. Việc tuân thủ quy trình vận hành Spa giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc cung cấp dịch vụ, đồng thời tạo ra sự thống nhất trong hình ảnh và thương hiệu của Spa. 

Mọi hoạt động trong Spa được vận hành đồng bộ, theo một quy trình sẵn có, nhân viên chỉ cần dựa vào các bước trong quy trình và thực hiện đúng. Khi phát sinh sai phạm, người quản lý có thể dựa theo quy trình để xem xét nguyên nhân, ai chịu trách nhiệm và các giải quyết vấn đề từ gốc rễ một cách nhanh chóng và công bằng.

Đảm bảo an toàn 

Cách viết quy trình vận hành chuẩn sẽ bao gồm các quy định và biện pháp để đảm bảo an toàn cho cả khách hàng và nhân viên. Bao gồm việc kiểm tra an toàn các sản phẩm và thiết bị sử dụng trong Spa và đảm bảo việc tuân thủ các quy định về vệ sinh và sử dụng dịch vụ an toàn.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Quy trình vận hành Spa giúp tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp những dịch vụ nhanh chóng và chất lượng. Nhân viên sẽ thực hiện các liệu trình theo cách đồng nhất và chuyên nghiệp, đảm bảo rằng mỗi khách hàng đều được trải nghiệm những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Điều này tạo niềm tin và sự hài lòng cho khách hàng, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng lâu dài cho Spa.

quy-trinh-van-hanh-spa-khach-hang-hai-long
Quy trình vận hành Spa hiệu quả giúp khách hàng hài lòng hơn

>> Tìm hiểu thêm: Cách quản lý Spa hiệu quả không phải ai cũng biết

Cách xây dựng và thực hiện quy trình vận hành Spa

Quy trình đón khách Spa

Quy trình tư vấn khách hàng Spa bắt đầu từ khâu đón tiếp khách. Spa có thể lập riêng bộ phận tiếp tân, hoặc chia nhiệm vụ cho một số nhân sự nhất định khi khách đến. Khi đón tiếp, nhân viên phải thực hiện đủ các bước như cúi chào, mời khách ngồi ghế, mời dùng trà, hỏi các thông tin liên quan và tư vấn.

Quy trình tư vấn dịch vụ Spa

Trước khi tư vấn, nhân viên phải lắng nghe thông tin từ khách hàng. Nếu khách đã tham khảo trước, họ sẽ yêu cầu tư vấn ngay gói liệu trình liên quan. Nếu khách chưa xác định nhu cầu, nhân viên cần đặt câu hỏi để biết vấn đề họ đang gặp phải, từ đó đưa ra giải pháp hợp lý.  

Ví dụ: Khách hàng muốn chăm sóc và làm đẹp da thì nhân viên tư vấn trước tiên cần xác định loại da, các vấn đề da đang gặp phải (mụn, sẹo, thâm nám, tàn nhang, chảy xệ, dị ứng,…) Nhân viên có thể đưa khách hàng soi da để làm cơ sở tư vấn liệu trình thẩm mỹ phù hợp cho khách hàng.

Nhân viên tư vấn cần có kiến thức chuyên môn và am hiểu các dịch vụ tại Spa. Thái độ thân thiện, nhiệt tình cùng khả năng xử lý tình huống tốt sẽ tạo sự tin tưởng và cho khách thấy được sự chuyên nghiệp của Spa.

quy-trinh-tu-van-khach-hang-spa
Quy trình tư vấn khách hàng Spa

Quy trình bán dịch vụ Spa

Chốt đơn là khâu rất quan trọng trong quy trình vận hành Spa hiệu quả. Sau khi tư vấn, nhân viên phải thực hiện bước chốt đơn cho khách hàng theo đúng quy chuẩn Spa. Nhân viên cần báo giá, thông báo các chương trình ưu đãi nếu có, thời gian dự kiến thực hiện liệu trình, cam kết dịch vụ từ phía Spa,… 

Mức giá và những đảm bảo về sản phẩm và dịch vụ phải thống nhất với khách hàng trước khi thực hiện liệu trình, tránh trường hợp dịch vụ đã làm xong mới bắt đầu báo giá cho khách. Cuối cùng, nhân viên sẽ điền những thông tin này vào hồ sơ khách hàng và hai bên ký xác nhận.

nhan-vien-bao-gia-khi-chot-dich-vu
Nhân viên phải báo giá trước khi khách hàng chốt dịch vụ

Quy trình thực hiện liệu trình Spa

Thực hiện liệu trình là bước có tính chuyên môn cao nhất trong quy trình làm việc của Spa. Chuyên viên phải đảm bảo có tay nghề và kỹ năng tốt trước khi trực tiếp thực hiện liệu trình cho khách hàng, đồng thời tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn về chất lượng và thời gian của các dịch vụ.

Các bước thực hiện liệu trình Spa được thực hiện như sau:

  • Nhân viên hướng dẫn khách hàng đến phòng Spa và giới thiệu về dịch vụ sẽ được thực hiện.
  • Đưa khách hàng đến khu vực thay quần áo hoặc quấn khăn để chuẩn bị cho liệu trình.
  • Nhân viên nhắc khách hàng tháo trang sức và các vật dụng cá nhân đưa cho nhân viên cất giữ, để đảm bảo an toàn và thoải mái trong quá trình thực hiện.
  • Chuyên viên tiến hành thực hiện liệu trình một cách chuyên nghiệp và kỹ lưỡng.

Trong quá trình thực hiện liệu trình, sự chuyên nghiệp và tận tâm của chuyên viên là yếu tố quan trọng để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Để khách hàng được thư giãn và tận hưởng trọn vẹn liệu trình, chuyên viên cần duy trì thái độ thân thiện, tôn trọng và lắng nghe khách hàng. Hãy hỏi khách hàng có cảm thấy thoải mái không và sẵn lòng giải đáp khi khách có thắc mắc.

thuc-hien-lieu-trinh-spa
Thực hiện liệu trình Spa

Quy trình hoàn thành liệu trình spa

Sau khi hoàn thành liệu trình chăm sóc, chuyên viên Spa cần chắc chắn rằng liệu trình đã được thực hiện đầy đủ và kết thúc theo thời gian quy định. Điều này đảm bảo rằng khách hàng nhận được trải nghiệm hoàn hảo và không phải chờ đợi lâu. Việc kết thúc đúng giờ cũng tạo sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của khách hàng.

Chuyên viên Spa sẽ hướng dẫn khách hàng về cách chăm sóc sau liệu trình, bao gồm việc sử dụng các sản phẩm chăm sóc da phù hợp, hạn chế tiếp xúc với ánh nắng mặt trời, các lời khuyên về chế độ dinh dưỡng và sinh hoạt hợp lý.

Bên cạnh đó, chuyên viên Spa có thể cung cấp thông tin về các sản phẩm và dịch vụ khác mà khách hàng có thể quan tâm. Điều này giúp khách hàng khám phá và trải nghiệm các dịch vụ mới tại Spa, trở thành khách hàng thân thiết và gia tăng doanh thu của Spa.

Quy trình thanh toán và giao dịch

Quy trình thanh toán và giao dịch tại Spa là một phần quan trọng trong việc đảm bảo sự tiện lợi và chính xác cho khách hàng. Để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, đầu tiên, nhân viên sẽ tính toán và thông báo cho khách hàng về chi phí dịch vụ. Nhân viên kiểm tra lại chính xác số lượng, giá dịch vụ và ưu đãi được áp dụng,… trước khi in hóa đơn.

Tiếp theo, nhân viên sẽ thu tiền và cung cấp hóa đơn hoặc biên lai thanh toán cho khách hàng. Spa nên cung cấp nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản, quét mã QR để khách hàng thanh toán được thuận tiện hơn. 

nhan-vien-tinh-toan-va-thong-bao-cho-khach-hang-ve-chi-phi-dich-vu
Nhân viên tính toán và thông báo cho khách hàng về chi phí dịch vụ

Quy trình tiễn khách

Quy trình tiễn khách tại Spa nhằm đảm bảo sự hài lòng và thể hiện sự tận tâm đối với khách hàng. Nhân viên sẽ trò chuyện với khách, hỏi về cảm nhận sau khi hoàn thành liệu trình, nhận ý kiến đánh giá về trải nghiệm dịch vụ và hướng dẫn khách về cách chăm sóc tại nhà. Cuối cùng, khi tiễn khách đừng quên cảm ơn và chào tạm biệt khách hàng với thái độ niềm nở và hẹn gặp lại lần sau.

Quy trình đóng cửa Spa

Đóng cửa Spa là bước quan trọng để giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản khi kinh doanh Spa. Vào cuối ngày, nhân viên sẽ thực hiện việc vệ sinh và dọn dẹp cơ sở, bao gồm máy móc, trang thiết bị và dụng cụ làm việc. Mỹ phẩm, giường nằm, khăn và các vật dụng khác cũng được sắp xếp ngăn nắp và gọn gàng.

Ngoài ra, nhân viên cần kiểm tra kỹ hệ thống cửa và tắt toàn bộ các thiết bị điện để hạn chế tình trạng hư hỏng thiết bị hoặc gây mất mát tài sản cho cơ sở Spa. Quy trình đóng cửa được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ lưỡng, đảm bảo rằng Spa sẽ luôn sẵn sàng hoạt động và đón tiếp khách hàng vào ngày tiếp theo.

don-dep-ve-sinh-spa-cuoi-ngay
Dọn dẹp, vệ sinh Spa cuối ngày

Quy trình chăm sóc khách hàng sau liệu trình

Chăm sóc khách hàng là khâu vô cùng quan trọng trong quy trình vận hành Spa mà chủ kinh doanh cần hết sức lưu tâm. Quy trình chăm sóc khách hàng Spa có thể bao gồm các công đoạn như sau:

  • Gửi lời cảm ơn và xin phản hồi từ khách hàng

Sau khi kết thúc, kỹ thuật viên và nhân viên lễ tân sẽ cảm ơn khách hàng, hỏi ý kiến đánh giá của họ nhằm cải thiện dịch vụ. Ngoài ra, một số nơi còn gửi thư cảm ơn dưới dạng viết tay, hoặc email để thể hiện sự trân trọng.

Tùy vào từng liệu trình mà bạn có thể lựa chọn thời gian hỏi ý kiến phản hồi khác nhau. Ví dụ, với những liệu trình cần nhiều thời gian để phát huy tác dụng, thì bạn có thể liên lạc cho họ sau 1 đến 2 tháng để hỏi thăm, ghi nhận phản hồi. 

  • Cung cấp hướng dẫn chăm sóc và sử dụng sản phẩm sau liệu trình

Hướng dẫn chăm sóc da cụ thể, giới thiệu sản phẩm phù hợp, tư vấn tập luyện và chế độ dinh dưỡng, sinh hoạt phù hợp để duy trì kết quả làm đẹp, đồng thời khuyến nghị thời gian tái khám là những yếu tố cần có trong quá trình hướng dẫn chăm sóc sau liệu trình. 

  • Theo dõi và liên hệ với khách hàng sau liệu trình để đảm bảo sự hài lòng và tạo mối quan hệ lâu dài.

Nếu được sự đồng ý, bạn có thể gửi email, gửi tin nhắn cho khách hàng thông tin mới liên quan đến Spa, như giảm giá, tặng voucher, dịch vụ mới, hoặc tin nhắn chúc mừng sinh nhật. Điều này giúp mối quan hệ hai bên khăng khít hơn, từ đó có thể tạo dựng tệp khách hàng trung thành.

lang-nghe-y-kien-phan-hoi-khach-hang
Nhân viên phải lắng nghe ý kiến phản hồi khách hàng

>> Xem thêm: Top 15 bí quyết kinh doanh Spa thành công, doanh thu khủng

Cách tối ưu quy trình vận hành Spa

Để xây dựng quy trình vận hành Spa phù hợp, bạn cần chú ý một số điểm sau:

  • Am hiểu về hoạt động của Spa: Bạn phải có chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực đang hoạt động, từ đó xác định mục tiêu kinh doanh. Ngoài ra, bạn cũng cần nắm vững kiến thức về các tiêu chuẩn quốc tế, các chính sách nhân sự và chính sách chăm sóc khách hàng mà Spa sẽ áp dụng. 
  • Xây dựng quy trình quản lý phù hợp: Cách viết quy trình vận hành Spa phải rõ ràng từng bước. Các bước này sẽ quyết định quá trình nhân viên tương tác với khách hàng và trải nghiệm sau dịch vụ, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp cao nhất. 
  • Nắm rõ quy định pháp luật: Trước khi bắt đầu, bạn cần tìm hiểu các quy định pháp luật kinh doanh Spa, như giấy đăng ký kinh doanh, yêu cầu về bằng cấp của kỹ thuật viên,…
  • Thấu hiểu khách hàng: Việc biết rõ và thấu hiểu nhu cầu, mong muốn, tâm lý và cả hành vi của đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát về những điều hài lòng và không hài lòng của khách hàng đối với Spa. Từ đó, bạn sẽ có cơ sở để đưa ra những kế hoạch để phục vụ khách hàng tốt nhất.
  • Biết về quảng cáo, marketing: Marketing giúp Spa thu hút khách hàng cho Spa của bạn, do đó để tối ưu quy trình làm việc của Spa, bạn cần hiểu về các yếu tố marketing như nhận dạng thương hiệu, các hình thức quảng cáo, cách tương tác và chăm sóc khách hàng hiệu quả,…
  • Sử dụng công nghệ vào quản lý Spa: Có rất nhiều đầu việc trong quá trình vận hành và kinh doanh Spa như quản lý doanh thu, chi phí, quản lý nhân viên, khách hàng,… Nếu chỉ quản lý bằng sổ sách truyền thống sẽ không thể tối ưu, nhất là khi bạn có một chuỗi Spa. Lúc này việc áp dụng công nghệ vào quản lý và vận hành Spa là lựa chọn hợp lý.
chu-spa-khoi-luong-cong-viec-lon
Chủ kinh doanh Spa đối mặt với khối lượng công việc rất lớn

Khối lượng công việc tại Spa rất lớn, nhưng nhân sự lại ít và thường chỉ tập trung vào chuyên môn làm đẹp. Vì thế, nhiều chủ Spa quy mô nhỏ thường gặp khó khăn khi thực hiện các công việc trong quy trình vận hành Spa. Để giải quyết vấn đề này, hiện nay nhiều chủ kinh doanh đã sử dụng phần mềm quản lý Spa để tối ưu hóa quy trình vận hành. 

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bePOS, một trong những công cụ hỗ trợ quản lý quy trình vận hành Spa tốt nhất hiện nay. Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý Spa bePOS là:

  • Quản lý khách hàng: Đặt lịch hẹn, quản lý liệu trình, chăm sóc khách hàng tự động, quản lý data khách hàng,…
  • Quản lý tài chính: Báo cáo tình hình kinh doanh, cập nhật theo tuần, quý, tháng và năm.
  • Quản lý nhân viên: Phân quyền nhân viên, chấm công và tính lương thưởng, hoa hồng.
  • Quản lý kho hàng: Theo dõi tình trạng kho hàng theo thời gian thực, thông báo loại hàng sắp hết, cần bổ sung,…

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

phan-mem-quan-ly-spa-chuyen-nghiep
Thực hiện quy trình vận hành Spa hiệu quả với phần mềm hỗ trợ

Trên đây, bePOS đã tìm hiểu quy trình vận hành Spa là gì, một số quy trình quan trọng cần chú ý và làm cách nào để vận hành Spa hiệu quả. Trong thời gian tới, bePOS sẽ tiếp tục giới thiệu những kiến thức mới nhất trong ngành này, nên bạn hãy theo dõi thường xuyên nhé!

FAQ

Phần mềm quản lý Spa có tính năng nhắc lịch hẹn cho khách hàng không?

Điều này sẽ tùy thuộc vào phần mềm mà bạn chọn. Ví dụ, với bePOS, khách hàng sẽ được nhắc lịch hẹn theo thời gian quy định thông qua nhiều kênh như Email, Zalo, SMS,…

Làm thế nào để theo dõi quá trình điều trị của khách hàng?

Phần mềm quản lý quy trình vận hành Spa có thể giúp bạn làm điều này. Tất cả các data liên quan đến khách hàng như hình ảnh, thông tin liên hệ, lịch sử dịch vụ, kỹ thuật viên thực hiện sẽ được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất.