Để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ marketing bất kỳ, giữa các doanh nghiệp và Agency cần có sự thống nhất về ý tưởng thiết kế, triển khai. Đây chính là lúc Brief phát huy được tối đa vai trò của mình. Vậy cụ thể Brief là gì? Brief có những đặc điểm như thế nào? Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ chia sẻ với bạn tất tần tật về Brief.
Brief là gì?
Trong lĩnh vực marketing, truyền thông, Brief có thể được coi là bản tóm tắt thông tin mà khách hàng gửi cho đơn vị cung ứng dịch vụ tiếp thị, thường là Agency. Brief sẽ bao gồm những dữ liệu cơ bản và cần thiết nhất, giúp bên cung ứng dịch vụ nắm bắt được trọn vẹn yêu cầu từ phía khách hàng của mình.
Nhắc đến thuật ngữ Brief, “cha đẻ của ngành quảng cáo” – David Ogilvy từng nói: “Give me the freedom of a tight Brief”. Điều đó phần nào thể hiện, một bản Brief chất lượng không đơn thuần liệt kê đầy đủ thông tin về ý tưởng khách hàng muốn hiện thực hóa mà còn cần truyền được nguồn cảm hứng sáng tạo cho bên thực thi.
Cùng với sự phát triển không ngừng của lĩnh vực truyền thông, marketing, Brief từ đó cũng có sự phân chia thành 2 loại cơ bản, gồm:
- Creative Brief: Bản tóm tắt thông tin mang tính nội bộ của đơn vị cung ứng dịch vụ, do Account xây dựng cho Creative team (đội ngũ sáng tạo).
- Communication Brief: Bản tóm tắt thông tin được sử dụng như Brief mẫu giữa khách hàng và Account.
Tại sao cần xây dựng Brief trong marketing?
Sự quan trọng của bản tóm tắt (Brief) trong lĩnh vực tiếp thị không thể bỏ qua. Brief không chỉ đóng vai trò như một nền tảng vững chắc cho việc triển khai chiến dịch tiếp thị, mà còn có nhiều vai trò khác:
- Brief giúp xác định rõ ràng mục tiêu của chiến dịch tiếp thị, giúp mọi người trong dự án hiểu rõ điều họ đang cố gắng đạt được.
- Brief đưa ra các mốc thời gian hoàn thành công việc cụ thể, giúp quản lý và theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.
- Bằng cách xác định rõ các nhiệm vụ và trách nhiệm, Brief giúp các thành viên trong team nắm bắt công việc dễ dàng, đầy đủ, cấp trên cũng quản lý nhân viên hiệu quả hơn.
- Brief giúp phân phối công việc cho các thành viên hoặc bên liên quan trong dự án.
- Brief giúp diễn giải chiến lược tiếp thị, giúp mọi người hiểu cách các hoạt động sẽ được thực hiện để đạt được mục tiêu chung.
- Bằng cách xác định các chỉ số để so sánh, Brief Marketing giúp đánh giá sự thành công của chiến dịch tiếp thị, xác định điểm mạnh và điểm yếu.
Tóm lại, bản tóm tắt Brief trong tiếp thị giúp cung cấp kế hoạch, thiết lập mục tiêu, quản lý thời gian, phân công nhiệm vụ, mô tả chiến lược, đánh giá hiệu suất. Nó giúp loại bỏ những nhiệm vụ, công việc không cần thiết, tập trung vào mục tiêu chiến dịch tiếp thị.
Có những loại Brief nào?
Như vậy, Brief Marketing chứa đựng những thông tin quan trọng đối với cả khách hàng – doanh nghiệp và Account. Cùng tìm hiểu những loại Brief cụ thể:
Creative Brief
Creative Brief là một tài liệu nội bộ trong công ty quảng cáo, thường được bộ phận Account viết và gửi cho Creative Team (đội ngũ sáng tạo) để tóm tắt thông tin và cung cấp nguồn cảm hứng để họ có thể tạo ra nội dung sáng tạo, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Creative Brief giúp các bộ phận trong dự án chiến dịch quảng cáo giải quyết các vấn đề sau:
- Xác định kỳ vọng kinh doanh cho thương hiệu và cách tăng cường hiệu suất của chiến dịch quảng cáo.
- Định rõ đối tượng mục tiêu, bao gồm khách hàng tiềm năng và các phân khúc thị trường phù hợp.
- Xác định cách thực hiện truyền thông hiệu quả nhất, bao gồm các phương pháp cụ thể như chạy quảng cáo, SEO, truyền thông trực tiếp, truyền thông trên các mạng xã hội, truyền hình,…..
- Chỉ ra thông điệp cốt lõi cần truyền tải và cách tạo ra các thông điệp có sức ảnh hưởng cao nhất.
- Xác định mục tiêu cụ thể của chiến dịch truyền thông.
- Thiết lập các mốc thời gian quan trọng, chẳng hạn như thời gian phát triển ý tưởng, ngày duyệt nội dung, hoặc ngày trình bày ý tưởng cho khách hàng.
- Xác định các kênh truyền thông có ảnh hưởng lớn đối với chiến dịch và đối tượng khách hàng.
Creative Brief dành cho nội bộ đơn vị cung ứng dịch vụ marketing Agency nên có thể được tối giản một số thông tin trước khi gửi tới đội ngũ sáng tạo. Song, những nội dung không thể thiếu trong mẫu Brief này gồm:
- Job Description: Mô tả cụ thể công việc cần thực hiện của bộ phận Creative.
- Target Audience: Thông tin liên quan đến khách hàng mục tiêu của sản phẩm, dịch vụ, dự án.
- SMP (Single – Minded – Proposition): Điểm khác biệt làm nên sức hút của sản phẩm, có thể tác động đến tâm lý và hành vi của nhóm khách hàng mục tiêu.
- Key Response: Mục tiêu và hành vi của khách hàng sau khi sản phẩm được tung ra hoặc chiến dịch tiếp thị kết thúc (bàn tán về sản phẩm, đánh giá về dịch vụ,…).
- Desired Brand Character: Mong muốn về cảm nhận của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ.
- Budget: Ngân sách dành cho việc thực hiện.
Communication Brief
Communication Brief là một công cụ được bộ phận Client – Doanh nghiệp và Account trong một công ty quảng cáo sử dụng để trao đổi thông tin và xây dựng chiến dịch quảng bá. Bản tóm tắt truyền thông được xây dựng dựa trên nguyên tắc 5W1H, trong đó 5W đại diện cho các câu hỏi What, When, Where, Why, Who và 1H đại diện cho How.
Mục tiêu của bản tóm tắt truyền thông là:
- Xác định mục tiêu chính mà doanh nghiệp muốn đạt được qua chiến dịch quảng cáo.
- Cung cấp thông tin về tình hình hiện tại của thương hiệu và các vấn đề đang xảy ra.
- Chia sẻ thông tin về sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.
- Phân tích đối thủ cạnh tranh và những chiến dịch quảng cáo mà họ đang thực hiện.
- Định rõ tệp đối tượng mục tiêu và chiến lược tiếp thị phù hợp.
- Đặt ra các vấn đề hiện tại trong chiến dịch tiếp thị.
- Xác định thông điệp chính mà doanh nghiệp muốn truyền tải qua chiến dịch.
- Xác định hiệu ứng truyền thông mà doanh nghiệp muốn tạo ra.
- Xác định ngân sách giới hạn mà công ty có sẵn để đầu tư vào chiến dịch quảng cáo.
Bản tóm tắt thông tin giữa khách hàng và Account cần các thông tin, dữ liệu được đầy đủ, chi tiết nhất có thể, bao gồm:
- Project: Mục đích thực hiện chiến dịch, tạo ra sản phẩm, dịch vụ.
- Client: Đơn vị/ công ty là chủ đầu tư.
- Brand: Thông tin liên quan đến thương hiệu (giới thiệu, điểm đặc trưng, thành tích,…)
- Project Description: Mô tả chi tiết những yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, dự án.
- Brand Background: Thông tin hỗ trợ (thị trường, vị thế thương hiệu, đối thủ cạnh tranh, ưu và nhược điểm của đối thủ,…).
- Objectives: Mục đích của dự án, của sản phẩm truyền thông (tăng doanh thu, độ nhận diện hay tái định vị thương hiệu,…).
- Target Audience: Đối tượng, khách hàng mục tiêu (chi tiết về thông tin nhân khẩu học, tâm lý người dùng,…).
- Message: Thông điệp truyền thông chủ đạo của sản phẩm, chiến dịch.
- Coverage: Địa điểm, khu vực muốn hướng đến.
- Budget: Ngân sách triển khai thực hiện.
- Timing: Các mốc thời gian cụ thể, về lịch họp mặt các bên, lịch trình bày sản phẩm,…
>> Xem thêm: Content Pillar là gì? Các bước xây dựng Content Pillar
Các yếu tố quan trọng tạo nên bản Brief hoàn hảo
Kết quả từ một cuộc khảo sát hơn 1200 giám đốc điều hành Agency cấp C trên khắp thế giới, được thực hiện bởi tạp chí kiêm thương hiệu truyền thông toàn cầu AdAge đã chỉ ra rằng:
- 53% các bản Brief mẫu đã hoàn chỉnh nhưng lại thiếu tập trung.
- 27% các bản Brief không đầy đủ thông tin và thiếu sự nhất quán.
- 20% những bản Brief tương đối hoàn chỉnh và tập trung.
- 0% bản Brief thực sự hoàn chỉnh và nhất quán.
Thống kê của AdAge đã phần nào cho thấy dù là cách viết Brief cho Design hay giữa khách hàng với Account đều không đơn giản. Vậy, những yếu tố quan trọng để tạo nên sự chất lượng cho Brief là gì?
Brief ở dạng văn bản
Bản tóm tắt dưới dạng văn bản là một yếu tố cơ bản và quan trọng trong quá trình tạo ra một chiến dịch truyền thông. Trong hình thức văn bản, người viết Brief có thể tự do trình bày ý tưởng một cách tự nhiên mà vẫn duy trì tính rõ ràng và cấu trúc khoa học.
Sử dụng văn bản trong bản Brief đem lại nhiều lợi ích:
- Bản tóm tắt dưới dạng văn bản giúp người đọc dễ dàng tiếp cận, hiểu rõ các ý tưởng và thông tin quan trọng.
- Dưới hình thức văn bản, các tài liệu Brief có thể dễ dàng được lưu trữ, tra cứu, quản lý, giúp cho việc theo dõi tiến trình và quản lý dự án trở nên thuận tiện hơn.
- Bản tóm tắt văn bản thường nhận được sự đánh giá cao từ các công ty quảng cáo vì nó truyền tải thông tin một cách chính xác, chuyên nghiệp, khoa học.
Định dạng chuẩn xác
Brief cần tuân theo định dạng chuẩn để các chuyên gia tiếp thị có thể nhanh chóng hiểu và thu thập thông tin cốt lõi. Điều này giúp họ xác định và ghi nhớ các yếu tố quan trọng. Những yếu tố sáng tạo và hấp dẫn sẽ được thêm vào sau trong quá trình phát triển Brief của các chiến dịch quảng cáo.
Ngắn gọn, súc tích
Nếu như thông tin trong Brief quá dài dòng, lan man, chắc chắn đó sẽ không còn là một bản tóm tắt. Chưa kể, cả Account hay Design, Editor đều sẽ “rối não” trong quá trình triển khai và hiện thực hóa ý tưởng. Vì thế, sự ngắn gọn, súc tích là không thể thiếu đối với mọi Brief. Một số câu trả lời bạn cần thực hiện trong Brief là:
- Mục tiêu hướng đến là gì?
- Khách hàng mục tiêu là ai?
- Vấn đề cần giải quyết
- Các yếu tố liên quan tới sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu,….
Những chi tiết hoặc thông tin bổ sung nên được gửi file đính kèm riêng, để tránh làm cho tài liệu Brief trở nên quá nhiều thông tin, dài dòng, khó theo dõi, gây mất thời gian của các bên tham gia.
Chỉ ra mục tiêu rõ ràng
Mỗi một dự án hay chiến dịch truyền thông, từ đơn giản đến phức tạp đều cần có mục tiêu phù hợp. Đây là vấn đề sẽ ảnh hưởng đến gần như toàn bộ các yếu tố khác trong chiến dịch marketing và truyền thông.
Để cụ thể hóa từng mục tiêu của bạn, có một số câu hỏi quan trọng mà bạn cần trả lời:
- Tại sao dự án này quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?
- Mục tiêu cuối cùng của bạn là gì? Bạn hy vọng dự án sẽ mang lại điều gì?
- Mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được là gì? Làm thế nào để đo lường sự thành công?
- Có vấn đề hoặc thách thức cụ thể nào mà bạn muốn giải quyết qua dự án này?
- Bạn đã xác định phương pháp hoặc tiêu chí nào để đánh giá mức độ thành công của dự án?
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể làm cho mục tiêu, yêu cầu của bạn trở nên cụ thể, rõ ràng hơn, giúp người thiết kế hiểu rõ hơn về mục tiêu cốt lõi của công ty và đề xuất các chiến lược tối ưu để đáp ứng chúng.
Xác định rõ các bên liên quan
Chỉ một nhu cầu đơn thuần như tạo avatar cho một chiến dịch social marketing bất kỳ cũng cần có sự góp mặt của khách hàng (bên phát sinh yêu cầu), Account (bên cung ứng dịch vụ thiết kế) và design (bộ phận trực tiếp thiết kế). Với những dự án quy mô lớn hơn thì chắc chắn số lượng các bên tham gia sẽ còn tăng lên đáng kể. Đồng thời, điều này cho thấy sự cần thiết của việc xác định rõ những đối tượng liên quan trong một Brief bất kỳ, nhất là vai trò và quyền lợi tương ứng của họ.
Tình trạng của sản phẩm
Brief cần nêu rõ tình trạng sản phẩm và mô tả chi tiết về tình trạng hiện tại của sản phẩm, bao gồm các đặc điểm kỹ thuật, tính năng, chức năng, trạng thái hoạt động, trạng thái vận chuyển của sản phẩm,…. để các bộ phận nắm bắt tình trạng, các vấn đề của sản phẩm.
Phân tích chi tiết đối thủ
Việc nắm bắt được đặc điểm của đối thủ cạnh tranh sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ thành công của mọi chiến dịch truyền thông, marketing. Đồng thời, đây còn là yếu tố góp phần tối ưu thời gian triển khai, nhân lực và ngân sách thực hiện truyền thông, quảng cáo. Do đó, chúng ta cũng không thể quên đưa ra những thông tin quan trọng về đối thủ cạnh tranh khi làm Brief.
Ngân sách đầy đủ
Việc đảm bảo ngân sách đủ là một yếu tố quan trọng trong quan hệ giữa khách hàng và Agency. Các doanh nghiệp nên trình bày ngân sách một cách rõ ràng để giúp Agency hiểu rõ hơn, từ đó đề xuất các ý tưởng và chiến dịch phù hợp với giới hạn ngân sách của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Agency cần xây dựng lòng tin với khách hàng bằng cách đảm bảo rằng họ có khả năng tạo ra các chiến dịch hiệu quả và đáp ứng mục tiêu với ngân sách đã được xác định. Từ đó, dự án được thực hiện một cách hợp lý mà không vượt quá giới hạn ngân sách mà vẫn đạt được tính hiệu quả tối ưu.
Đưa ra deadline hợp lý
Như đã đề cập, một trong những nội dung cơ bản mà mọi Brief mẫu cần có chính là mốc thời gian gắn với các sự kiện xuyên suốt quá trình thực hiện dự án hay còn được gọi là deadline. Ở đây, deadline có thể dành cho một buổi gặp mặt giữa khách hàng với Account, giữa Account với Creative team,… nhằm bàn luận, thống nhất ý tưởng hay giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đã hoàn thành,… Điều này tạo nên sự thống nhất, liền mạch cho cả quá trình hiện thực hóa những ý tưởng truyền thông và hạn chế vấn đề phát sinh trong tương lai.
Quy trình làm việc với Brief của Client và Agency
Để tránh những mâu thuẫn không cần thiết trong quá trình làm việc giữa khách hàng và Agency, quy trình làm việc cần được xây dựng một cách chi tiết và cụ thể. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình làm việc của Client và Agency:
Bước 1: Brief
Trong bước này, khách hàng hay doanh nghiệp cần cung cấp bản Brief cho Agency, bao gồm các thông tin cần thiết để Agency hiểu rõ và lên kế hoạch cho các dự án chiến dịch quảng cáo. Bản Brief là bước đầu tiên trong bất kỳ dự án nào, giúp tạo điểm xuất phát cho sự hiểu biết, giao tiếp dễ dàng giữa doanh nghiệp và Agency.
Bước 2: Pitching
Sau khi nhận được bản Brief từ doanh nghiệp, các Agency sẽ tham gia vào quá trình đấu thầu. Bộ phận Account và Planner sẽ xây dựng một bản kế hoạch tổng quan cho chiến dịch, gọi là đề xuất (Proposal), và thực hiện buổi thuyết trình trước doanh nghiệp. Thông qua quá trình này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn Agency phù hợp để thực hiện chiến dịch tiếp thị cho họ.
Bước 3: Planning
Từ bản Brief, quá trình lên kế hoạch thực hiện sẽ được tiến hành. Điều quan trọng là đảm bảo sự phù hợp trong ý tưởng, ngân sách và cơ hội thành công cao khi thực hiện. Quá trình này bao gồm:
- Ý tưởng lớn và ngân sách: Doanh nghiệp cần đảm bảo có sự phù hợp giữa ý tưởng lớn với ngân sách, để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của chiến dịch.
- Kế hoạch thực hiện chi tiết: Một điều quan trọng khác là bạn phải xây dựng kế hoạch thực hiện dự án chi tiết, bao gồm phân chia công việc theo từng bộ phận, nhiệm vụ, có thể chia theo từng giai đoạn thời gian khác nhau, như theo tuần, tháng,….
Bước 4: Production
Sau khi có bản Brief chi tiết đã được phê duyệt, Agency sẽ tiến hành triển khai theo kế hoạch. Bao gồm việc tạo ra nội dung, thiết kế banner, chỉnh sửa hình ảnh, sản xuất video, và các hoạt động khác để hoàn thiện tất cả các yếu tố quảng cáo. Tất cả các sản phẩm này sau đó sẽ được đưa lên các kênh thông tin đã được xác định trong kế hoạch trước đó.
Bước 5: Advertising
Bước này liên quan đến việc thực hiện các hoạt động quảng cáo dựa trên kế hoạch đã được xây dựng, nhằm tăng cơ hội tiếp cận khách hàng mục tiêu và đảm bảo hiệu quả quảng cáo đạt được kết quả tốt nhất.
Bước 6: Report & Payment
Trong bước này, sẽ có việc đo lường hiệu quả của chiến dịch và theo dõi tình hình để đánh giá, phân tích kết quả của dự án. Từ đó, sẽ đưa ra các đề xuất giúp chiến dịch tốt hơn để cải thiện hiệu quả quảng cáo. Bước cuối cùng trước khi kết thúc chiến dịch là thanh toán các khoản phí đã được thỏa thuận trong các hợp đồng trước đó.
>> Xem thêm: Quy trình sản xuất TVC chuẩn nhất hiện nay
Ngoài 5 yếu tố kể trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tới việc chủ động xác định và cân đối ngân sách triển khai dự án. Lý do là bởi, ngay cả khi xây dựng được Brief chất lượng thì các bên cũng khó tìm được hướng đi chung nếu vượt quá khả năng tài chính cho phép.
Qua bài viết trên chắc hẳn các chủ doanh nghiệp đã giải đáp được thắc mắc Brief là gì cũng như nắm rõ những yếu tố tạo nên một Brief chất lượng. Mong rằng, thông tin mà bePOS mang lại sẽ thực sự hữu ích, đặc biệt là với những chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp xây dựng Brief hiệu quả.
FAQ
Tại sao Brief quan trọng?
Là một bản tóm tắt thông tin, Brief có tầm quan trọng đặc biệt với doanh nghiệp và các Agency:
- Brief là cầu nối giữa doanh nghiệp và Agency, cung cấp thông tin quan trọng về ý tưởng cho sản phẩm, dịch vụ hoặc chiến dịch truyền thông mà doanh nghiệp muốn thực hiện.
- Brief là nguồn cảm hứng quan trọng cho các bên thực hiện, bao gồm Account và Creative team, để hiểu rõ ý tưởng và mục tiêu của doanh nghiệp và phát triển chiến dịch tương ứng.
- Brief đảm bảo sự thống nhất, liền mạch trong quá trình hiện thực hóa ý tưởng truyền thông và marketing, giúp Agency và doanh nghiệp hoạt động theo hướng đúng đắn.
Communication Brief có phải yếu tố bắt buộc giữa khách hàng và Account trong lĩnh vực truyền thông?
Communication Brief không phải yếu tố bắt buộc nhưng nên có giữa khách hàng và Account trong lĩnh vực truyền thông. Việc sử dụng bản tóm tắt thông tin phù hợp sẽ giúp cả hai bên hiểu rõ về nhu cầu, khả năng của nhau và sớm tìm được tiếng nói chung trong quá trình hợp tác.
Follow bePOS:
