Trang chủBlogs Công nghệMã barcode là gì? Cách quản lý Barcode trong kinh doanh bán lẻ

Mã barcode là gì? Cách quản lý Barcode trong kinh doanh bán lẻ

Tháng Ba 03, 2024
Thu Hằng
Thu Hằng
129 Đã xem

Barcode là một ứng dụng công nghệ quen thuộc trong đời sống ngày này, áp dụng nhiều nhất trong ngành bán lẻ. Vì vậy, nếu đang có ý định tham gia lĩnh vực này, bạn nên tìm hiểu barcode là gì, có các loại nào và ứng dụng của chúng trong thực tế. Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên, đồng thời giải đáp cách tạo mã barcode online và trong Excel nhé!

Mã barcode là gì?

Barcode, Tiếng Việt gọi mã vạch, là công nghệ sử dụng để thu thập và nhận dạng dữ liệu, thể hiện dưới dạng mã số, chữ số của một đối tượng nhất định. Các vạch có độ dày mỏng khác nhau, xếp song song có khoảng trống xen kẽ và tuân theo quy tắc mã hóa để các máy đọc mã vạch có thể nhận thông tin.

Giải thích một cách đơn giản hơn cho câu hỏi mã barcode là gì, đây là một dạng thể hiện thông tin hàng hóa để cho máy móc có thể đọc được. Barcode ra đời vào năm 1948, bởi Norman Joseph Woodland và Bernard Silver. Công nghệ này được thực hiện dựa trên mong muốn của một chủ tiệm bán đồ ăn, đó là làm thế nào để máy móc có thể kiểm tra sản phẩm một cách tự động.

Khái niệm mã barcode là gì
Barcode là công nghệ thu thập và nén dữ liệu về đối tượng nhất định

Ứng dụng mã barcode trong đời sống

Phân loại hàng hóa – quản lý kho

Ứng dụng quan trọng nhất khi tìm hiểu mã barcode là gì là giúp chủ kinh doanh quản lý hàng hóa, quản lý kho. Chẳng hạn, khi nhân viên nhập kho sẽ dùng mã vạch, thông tin được đưa tự động lên phần mềm quản lý bán hàng để tạo phiếu nhập kho. Khi xuất kho, nhân viên đọc mã vạch trên lô hàng để tìm thông tin sản phẩm.

Khi xuất hàng xong, mọi thông tin liên quan như ngày xuất, ai xuất, xuất cho ai và mã đơn đặt hàng cũng sẽ được ghi nhận trên hệ thống. Nếu muốn kiểm kho, nhân viên dùng máy quyết tất cả mã vạch của sản phẩm, dữ liệu đổ về máy tính cho thấy mã sản phẩm đó còn tồn bao nhiêu trong kho.

Ứng dụng của mã barcode là gì
Chủ bán lẻ có thể dùng barcode để kiểm kê hàng trong kho

Phân biệt hàng hóa thật – giả

Các thông tin thể hiện trong mã vạch barcode có nguồn gốc của sản phẩm, vì vậy bạn hoàn toàn có thể phân biệt hàng thật, hàng giả. Một lý do nữa là mã vạch của doanh nghiệp phải thông qua đăng ký và cấp phép, một mã vạch chất lượng kém hoặc không có mã vạch cho thấy sự thiếu minh bạch.

Vì vậy, nếu bạn dùng mã vạch để quản lý hàng hóa thì có thể tạo hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp trong mắt người tiêu dùng. Về phía khách hàng, họ có thể kiểm tra xem thông tin trong mã barcode là gì, hàng hóa có chuẩn hay không bằng cách dùng các ứng dụng truy xuất nguồn gốc sản phẩm như iCheck, Barcode Việt, QR Barcode Scanner TeaCaps,…

Ứng dụng của barcode đối với người dùng
Người mua sắm dùng phần mềm quét barcode để check hàng giả

Thanh toán giao dịch

Khi tìm hiểu mã barcode là gì, bạn không thể bỏ qua chức năng giao dịch. Khi quét mã, tất cả thông tin về hàng hóa sẽ được hiển thị, trong đó có giá tiền. Điều này giúp nhân viên tránh tình trạng tính nhầm tiền, nhớ nhầm giá sản phẩm,… làm ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Các loại mã Barcode thông dụng

Mã vạch 1D

Mã vạch 1D còn được gọi là mã vạch tuyến tính, bởi chúng là vạch một chiều, tất cả dữ liệu đều được mã hóa theo chiều rộng ngang. Đặc điểm của mã 1D là chỉ chứa được vài chục ký tự, nếu muốn thêm nội dung cho dữ liệu thì phải tăng chiều rộng của mã, tuy nhiên điều này sẽ khiến máy khó đọc hơn. Vì vậy, khi dùng barcode 1D, người dùng sẽ giới hạn ở tầm 8 – 15 ký tự.

Mã barcode 1D
Barcode 1D là mã vạch một chiều, thường dùng để quản lý hàng hóa

UPC 

UPC là một loại mã vạch 1D, viết tắt của từ Universal Product Code, thường được in trên bao bì hàng hóa bán lẻ. UPC có hai phần chính, một phần chứa các thanh màu đen và một phần là các chữ số bên dưới.

UPC được chia thành nhiều định dạng như UPC – A (cho hàng bán lẻ), GS1 DataBar (cho mặt hàng tươi sống), 1TF – 14 (cho hộp và các vật liệu trong nhà kho), GS1 – 128,…

EAN 

EAN code là một trong những loại mã vạch bạn nên biết khi tìm hiểu mã barcode là gì. EAN là viết tắt của European article number, sử dụng để định danh sản phẩm của doanh nghiệp đang bày tại các điểm bán lẻ. Cách sử dụng của UPC và EAN tương tự nhau, nhưng điểm khác biệt là UPC áp dụng chủ yếu ở Bắc Mỹ, còn EAN ở nhiều quốc gia còn lại.

Mã barcode UPC và EAN
Mã EAN phổ biến tại Châu Âu còn UPC áp dụng tại nhiều quốc gia

Code 39

Khi tìm hiểu mã barcode là gì, bạn không nên bỏ qua Code 39. Đây là mã vạch tuyến tính 1D được phát triển bởi Intermec vào năm 1975 theo tiêu chuẩn AIAG. Code 39 có thể chứa đến 43 ký tự, bao gồm cả chữ cái, số và các ký hiệu như $ / + % *.

Ưu điểm của loại mã này là có sự linh hoạt về độ dài ký tự, nhưng nhược điểm là mật độ dữ liệu thấp. Có nghĩa, cùng một ký tự mã hóa nhưng kích thước mã vạch của Code 39 sẽ lớn hơn, không thích hợp để in trên sản phẩm nhỏ.

Interleaved 2 of 5 

Mã vạch barcode Interleaved 2 of 5, hay ITF, là mã xen kẽ 2 trên 5, cứ 5 thanh thì có 2 thanh là rộng. Ứng dụng chủ yếu của mã này là in lên các bìa cứng của thùng hàng, vì mã có thể xử lý dung sai cao. So với code 39 thì ITF chiếm ít diện tích hơn, nhưng nhược điểm là không thể mã hóa chữ cái mà chỉ có số.

Mã barcode ITF
Mã ITF chiếm ít diện tích hơn nhưng không thể mã hóa chữ cái

Mã Codabar

Codabar là một trong các loại mã barcode tuyến tính 1D, trong đó ký tự bắt đầu và ký tự dừng có thể là A, B, C hoặc D. Đây là loại mã có thể đọc trên các loại máy in, nhất là máy in kim.  Ưu điểm lớn của Codabar có thể tự kiểm tra và loại bỏ lỗi khi nhập mã, kích thước lớn nên dễ quét. Tuy nhiên, mã đang dần bị thay thế bởi các lựa chọn khác đem lại khả năng lưu trữ dữ liệu tốt hơn.

Mã vạch 2D

Để hiểu rõ hơn mã barcode là gì thì bạn không thể bỏ qua mã 2D. Mã vạch 2D là mã vạch đại diện cho các dữ liệu trong một ma trận của các ô tương phản, chứa dữ liệu theo chiều dọc và lưu trữ nhiều thông tin hơn.

Mã 2D có thể chứa tới hơn 2000 ký tự, cho phép chèn liên kết đến trang web. Ưu điểm của loại mã này là có thể đọc theo bất kỳ hướng nào, giúp việc quét mã nhanh và đơn giản hơn.

 Mã barcode 2D
Mã 1D là vạch dài còn mã 2D là các điểm và ô vuông trong ma trận

QR code 

Ví dụ phổ biến nhất của mã 2D chính là QR code, bao gồm những ô vuông chứa thông tin như URL, thời gian, địa điểm, mô tả của sự kiện hay loại hàng hóa nào đó. Điểm nổi bật của QR code là có thể đọc ngay trên điện thoại, hình thức mã đẹp và tốn ít diện tích hơn so với mã 1D truyền thống.

Mã ma trận

Khi tìm hiểu mã barcode là gì, nhiều người cho rằng mã ma trận chính là QR code, tuy nhiên điều này không hẳn đúng. Mã ma trận, hay data matrix, là những module đen trắng xen kẽ nhau, sắp xếp thành hình vuông, dù bề ngoài giống QR code nhưng có độ bảo mật ưu việt hơn hẳn.

QR cho phép chứa nhiều ký tự hơn, nhưng khả năng sửa lỗi không bằng mã ma trận. Kích cỡ của data matrix khá gọn, phù hợp với các sản phẩm nhỏ. Ngoài ra, nếu là hàng hóa cần bảo mật thông tin, thì mã ma trận được ưu tiên sử dụng hơn.

Mã DM code
Mã DM có kích cỡ gọn, phù hợp với sản phẩm nhỏ gọn

Mã vạch PDF417

Loại mã vạch 2D cuối cùng mà bePOS muốn giới thiệu tới bạn là PDF417. PDF là viết tắt của portable data file, còn 417 có nghĩa là mã gồm 4 thanh và khoảng trắng trong một mẫu dài 17 module.  Mã sắp xếp theo dạng xếp chồng lên nhau với độ rộng thay đổi, khả năng mã hóa lớn nên áp dụng cho các hoạt động cần lưu trữ dữ liệu khổng lồ như ảnh, vân tay, chữ ký.

Hướng dẫn tạo mã barcode nhanh, đơn giản 

Tạo mã barcode online 

Cách tạo mã barcode là gì, có thể tạo mã barcode trực tuyến không? Hiện nay có nhiều công cụ tạo barcode online như Barcode Generator, Barcodesinc,… Về cơ bản thì cách sử dụng những công cụ này khá đơn giản và gần như tương tự nhau. bePOS sẽ hướng dẫn bạn tạo mã barcode online với Barcode Generator nhé!

Bước 1: Vào đường link https://barcode.tec-it.com/en/, tại mục Linear codes chọn loại code phù hợp mà bạn muốn tạo.

Cách tạo mã barcode là gì
Vào website chọn mục Linear codes

Bước 2: Tại phần Data, nhập thông số hay ký hiệu bất kỳ cho sản phẩm của bạn.

Cách tạo barcode online nén data
Điền thông tin cần nén vào mục Data

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt phía trên bên phải màn hình. Sau đó, lần lượt thiết lập các thông số như sau:

  • Mode chọn pixel.
  • Module width chọn 3.
  • Image resolution chọn 100 – 500.
  • Image format chọn JPG/PNG.
  • Image rotation chọn 0.

Thiết lập xong thì bạn nhấn Close để đóng bảng cài đặt lại.

 Điền thông số tạo mã barcode online
Điền thông số cho mã và nhấn Close

Bước 4: Nhấn Download để tải mã về máy. Trong phần file name bạn đặt tên cho mã rồi nhấn Save để lưu lại là hoàn thành.

Tải mã barcode tạo online về máy
Tải mã barcode đã tạo online về máy

Tạo mã barcode trong Excel

Nếu đang tìm hiểu mã barcode là gì, chắc chắn bạn không thể bỏ qua cách tạo mã barcode trong Excel. Các bước thực hiện khá đơn giản, cụ thể như sau:

Bước 1: Tải font chữ mã vạch trên mạng, có rất nhiều website cung cấp loại font này, bạn có thể tham khảo wb sau https://www.dafont.com/code39.font.

Tạo barcode trong Excel
Tải font chữ barcode về máy

Bước 2: Giải nén file vừa tải, nhấn chuột phải vào font để install.

Install font chữ tạo mã barcode
Giải nén và install font chữ vừa tải về máy

Bước 3: Mở Excel rồi nhập thông tin mã vạch cần tạo trên định dạng Unicode thông thường.

Nhập thông tin theo font Unicode
Nhập thông tin mã vạch dưới dạng Unicode như bình thường

Bước 4: Bôi đen dãy số rồi chuyển sang font mã vạch vừa tải, khi này ký tự sẽ tự động chuyển sang barcode, bạn có thể tăng kích cỡ để nhìn rõ mã hơn. Như vậy là bạn đã hoàn thành cách tạo mã barcode trong Excel, khá đơn giản và ai cũng có thể áp dụng.

Dùng font chữ tạo mã barcode Excel
Chuyển sang font chữ tạo mã barcode

Cách quản lý kho hàng hóa dễ dàng với barcode

Sau khi đã tìm hiểu mã barcode là gì, bạn phải biết về cách áp dụng công nghệ này trong thực tế. Barcode thường sử dụng để quản lý kho hàng hóa, chủ yếu là một trong hai phương pháp như sau:

Mã riêng cho từng sản phẩm

Có nghĩa, mã vạch sẽ đánh theo lô, theo loại sản phẩm và có thứ tự tăng dần cho sản phẩm cùng loại. Nhược điểm là làm tăng số lượng barcode cần quản lý, nhưng lại giúp lưu trữ thông tin sản phẩm một cách chi tiết và chính xác nhất. Mặc dù cách này tương đối phức tạp, nhưng nhờ có công nghệ mà mọi thứ trở nên nhanh chóng hơn.

Để hiểu rõ hơn cách áp dụng mã barcode là gì, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng bePOS. bePOS cho phép bạn nhập khối lượng lớn dữ liệu lớn về sản phẩm bao gồm mã vạch, giá cả, mô tả và nhiều thông tin khác, hạn chế sự phụ thuộc vào Excel.

Phần mềm quản lý kho hàng bePOS
Phần mềm quản lý bán hàng bePOS tích hợp tính năng quản lý kho thông minh

Ngoài ra, bePOS tích hợp cả máy quét đọc mã vạch để phục vụ cho việc thanh toán, quản lý đơn hàng và quản lý tồn kho. Để sử dụng thử bản miễn phí của phần mềm bePOS, bạn hãy liên hệ ngay hotline 0247 771 6889, nhắn tin Fanpage/Zalo bePOS hoặc điền click vào nút dưới đây nhé!

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Mã cho từng lô hàng cùng loại

Đây là cách in mã để lưu trữ thông tin cho từng lô sản phẩm cùng loại mà không in cho từng sản phẩm. Mọi thông tin về sản phẩm vẫn sẽ được tìm thấy, nhưng đi theo lô hàng. Doanh nghiệp phải quản lý ít barcode hơn, nhưng độ chính xác không cao bằng cách trên. Nếu lô đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì khá khó phân biệt.

Cách quản lý hàng hóa mã barcode là gì
Có thể dùng chung mã barcode cho một lô hàng để quản lý

Trên đây, bePOS đã giúp bạn tìm hiểu mã barcode là gì, làm thế nào để tạo barcode online và trong Excel. Barcode là công nghệ hiện đại giúp chủ kinh doanh quản lý kho một cách nhanh chóng và chính xác hơn, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa. Hy vọng bạn thích bài viết này và hãy theo dõi bePOS trong thời gian tới để cập nhật thêm nhiều kiến thức mới nhé!

FAQ

Điểm khác nhau giữa 1D barcode và 2D barcode là gì?

QR code chính là một loại barcode 2D, sử dụng ma trận với các ô vuông/điểm nhỏ để thể hiện dữ liệu, thay cho vạch đen trắng như 1D. So với barcode 1D, QR code có khả năng lưu trữ nhiều dữ liệu hơn, tính thẩm mỹ cao hơn và thuận tiện sử dụng hơn.

Quét mã barcode bằng công cụ nào?

Bạn có thể quét mã barcode bằng một số công cụ online như Barcode Scanner, QR Code Reader, iCheck, QRScan, hoặc sử dụng các máy quét mã vạch chuyên dụng nếu là chủ kinh doanh.