Quy luật Pareto – Chìa khóa vàng quản trị kinh doanh thành công

Quy luật Pareto xuất hiện khá nhiều trong lĩnh vực kinh doanh, Marketing. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu và biết cách áp dụng quy luật này. Vậy nội dung của nguyên tắc Pareto là gì, làm thế nào để ứng dụng hiệu quả cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây của bePOS sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên. Hãy cùng theo dõi nhé!

Nguyên tắc Pareto là gì?

Nguyên tắc Pareto, hay còn được biết đến là “Quy luật 20/80,” là một nguyên tắc quản lý kinh doanh và kinh tế được đặt tên theo nhà kinh tế người Ý, Vilfredo Pareto. Nguyên tắc này mô tả một quy luật không đối xứng, trong đó khoảng 80% kết quả hoặc thành công xuất phát từ 20% nguồn lực hoặc nỗ lực.

Nguyên tắc này xuất phát từ quan sát của Vilfredo Pareto về phân phối tài sản không cân xứng trong xã hội Ý vào thế kỷ 19, khi ông nhận thấy rằng khoảng 80% của đất đai thuộc sở hữu của 20% dân số. Sau đó, ông thực hiện thống kê ở nhiều quốc gia khác và ngạc nhiên khi vẫn nhận kết quả tương tự. Nguyên tắc này sau đó được áp dụng và phát triển trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kinh tế đến quản lý dự án và quản lý thời gian.

Một ví dụ về nguyên lý Pareto có thể được thấy trong quản lý thời gian cá nhân. Giả sử bạn làm việc 8 giờ mỗi ngày: theo nguyên tắc Pareto, 80% công việc quan trọng nhất thường chỉ chiếm khoảng 20% thời gian làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là, trong 8 giờ làm việc, có khoảng 1.6 giờ (20% của 8 giờ) được dành cho công việc quan trọng nhất, trong khi 80% thời gian còn lại thường được dùng cho các công việc ít quan trọng hơn. Áp dụng nguyên tắc này giúp bạn dễ dàng tập trung vào nhiệm vụ chiến lược, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn trong khoảng thời gian nhất định.

>> Xem thêm: Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Ưu, nhược điểm của phương pháp Pareto

Như mọi phương pháp khác, quy luật Pareto cũng có cả những mặt tích cực và hạn chế. Trong khi giúp người sử dụng có thể tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất và tối ưu hóa hiệu suất, Pareto đồng thời cũng có một số điểm yếu cần chú ý. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của phương pháp này.

Ưu điểm

Không chỉ là một công cụ quản lý mạnh mẽ, phương pháp Pareto còn có nhiều ưu điểm vượt trội giúp tối ưu hóa hiệu suất của doanh nghiệp.

• Chú trọng sự ưu tiên và tập trung: Ví dụ về hiệu quả Pareto có thể nhìn thấy rõ nhất ở việc nhận diện và đặt ưu tiên cho những yếu tố quan trọng, giúp tập trung nỗ lực vào những điểm quyết định để đạt được thành công.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Áp dụng Pareto giúp bạn sử dụng nguồn lực (thời gian, tiền bạc, năng lượng) một cách thông minh và hiệu quả. Bằng cách ưu tiên và tập trung vào những yếu tố quan trọng, bạn có thể tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất, từ đó tối ưu hóa nguồn lực được sử dụng.
• Hướng đến hiệu quả và hiệu suất cao: Pareto là công cụ hữu ích giúp bạn đạt được hiệu quả và hiệu suất cao trong các công việc. Tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất là điểm mấu chốt để bạn đạt được kết quả tốt nhất mà không cần tiêu tốn quá nhiều công sức, thời gian.

Nhược điểm

Tuy vậy, quy luật này vẫn có những nhược điểm cần được chú ý như sau:

• Đơn giản hóa vấn đề quá mức: Phương pháp Pareto có một điểm yếu là đơn giản hóa vấn đề, đôi khi là quá mức, và chỉ tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất mà có thể bỏ qua các yếu tố cần thiết khác.
• Thiếu rõ ràng về ngưỡng: Phương pháp Pareto không cung cấp hướng dẫn rõ ràng về việc đặt ngưỡng để xác định liệu yếu tố đó là quan trọng hay không quan trọng. Điều này có thể tạo khó khăn trong quá trình đưa ra quyết định và hạn chế sự linh hoạt trong việc đánh giá cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên.
• Rủi ro bỏ lỡ tiềm năng: Phương pháp Pareto dựa trên quan sát hiện tại và có thể bỏ qua tiềm năng của các yếu tố không quan trọng hiện tại. Việc loại bỏ chúng mà không đi sâu hơn tìm hiểu có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội và tiềm năng phát triển trong tương lai.

Các bước phân tích theo nguyên tắc Pareto là gì?

Điều đặc biệt về phương pháp Pareto nằm ở sự ngắn gọn và dễ hiểu. Tuy nhiên, để áp dụng đúng nguyên tắc này và đạt được hiệu suất cao trong doanh nghiệp, bạn nên làm theo những bước phân tích quan trọng sau đây:

• Xác định vấn đề: Hiểu được rằng 80% kết quả quan trọng đến từ 20% nguyên nhân, việc doanh nghiệp xác định rõ đối tượng cần hướng đến và tập trung với mức độ cao là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần đơn giản hoá các bước phức tạp trong quá trình làm việc.
• Liệt kê nguyên nhân: Sau khi định rõ vấn đề và mục tiêu quan trọng, doanh nghiệp cần dành thời gian để nghiên cứu nguyên nhân cũng như các yếu tố tác động. Trong nhiều trường hợp, mỗi vấn đề hoặc mục tiêu có thể được giải quyết thông qua một nguyên nhân cụ thể. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp mà một vấn đề bị chi phối bởi nhiều nguyên nhân phức tạp. Do đó, việc nghiên cứu và liệt kê một cách chi tiết tất cả những yếu tố ảnh hưởng là rất quan trọng.
• Xếp hạng các nguyên nhân: Nếu không có sự sắp xếp và phân loại, doanh nghiệp có thể mất phương hướng giữa nhiều nhiệm vụ mà không đạt được kết quả mong muốn. Thay vào đó, ưu tiên giải quyết nhóm yếu tố quan trọng và cấp thiết trước, tạo ra một quy trình trơn tru và logic sẽ giúp quá trình thực hiện được hiệu quả hơn.
• Phân loại nguyên nhân thành từng nhóm: Nhóm các nguyên nhân có sự tương đồng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các mối liên kết giữa chúng, từ đó phân bổ nguồn lực thực hiện sao cho hợp lý.
• Xây dựng kế hoạch giải quyết: Dựa trên danh sách nguyên nhân đã được xếp hạng, hãy lên kế hoạch giải quyết tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất. Một bản kế hoạch chi tiết và cụ thể là chìa khóa để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hiệu suất làm việc.

Ứng dụng của quy luật Pareto trong kinh doanh

Quy luật Pareto trong lĩnh vực Marketing

Hiểu đơn giản, quy luật 20/80 hướng dẫn chúng ta quản lý thời gian khi triển khai các hoạt động Marketing. Ví dụ, thay vì dành cả 6 ngày trong tuần để sáng tạo nội dung, thì bạn hãy giảm con số trên xuống 1 ngày, 5 ngày còn lại sử dụng để quảng bá nội dung đó. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dành nhiều nguồn lực cho tệp khách hàng quan trọng nhất, sản phẩm bán chạy nhất và nguyên nhân phổ biến nhất gây nên phản hồi tiêu cực cho doanh nghiệp. Như vậy, bạn đã cắt giảm thời gian vào những thứ không đem lại nhiều hiệu quả, tập trung nguồn lực vào hoạt động đem lại tỷ lệ chuyển đổi cao, thúc đẩy doanh số,… 

Quy luật Pareto trong bán hàng

Không chỉ là một khái niệm lý thuyết, phương pháp Pareto còn là một công cụ quan trọng trong lĩnh vực bán hàng. Trong môi trường kinh doanh, việc áp dụng quy luật Pareto giúp xác định và tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất để tối ưu hóa hiệu suất bán hàng.

Đầu tiên, quy luật Pareto xác định 20% khách hàng quan trọng, mang lại 80% doanh số bán hàng. Hiểu được điều đó, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tập trung vào việc duy trì và phát triển mối quan hệ với nhóm này. Ngoài ra, đồng nhất với quy luật này, hãy xác định 20% sản phẩm hoặc dịch vụ quan trọng nhất để tập trung phát triển và quảng bá, từ đó tối đa hóa doanh thu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên ứng dụng phương pháp Pareto để tập trung vào đội ngũ nhân sự chiến lược – 20% nhân viên chủ chốt tạo ra phần lớn doanh số và giúp họ phát triển thêm các kỹ năng cần thiết. Trong chiến lược kinh doanh khác, bạn cũng có thể lựa chọn tập trung hơn vào 80% nhân viên còn lại đang gặp khó khăn khi tạo doanh thu, hỗ trợ họ cải thiện năng lực làm việc.

Quy luật Pareto trong chăm sóc khách hàng

Dựa trên nguyên tắc Pareto, chúng ta có thể nhận thấy rằng 80% phản hồi tiêu cực từ khách hàng thường liên quan đến chỉ 20% sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, việc phân tích và xác định đúng sản phẩm có thể giúp loại bỏ những vấn đề chưa tốt trong trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đồng thời, thông qua việc phân tích nhiều vấn đề, nhà quản trị có thể xác định rõ những nhân viên có thể giải quyết vấn đề và xử lý tình huống hiệu quả, nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện.

Quy luật Pareto trong lĩnh vực tài chính

Một ví dụ khá điển hình cho Nguyên tắc Pareto là 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng, thường là những khách hàng VIP,… Chính vì vậy, doanh nghiệp nên tìm cách giữ chân và làm hài lòng những người này. Đây là nhóm khách hàng có sức mua cao, hành trình mua hàng ít bước, nhưng vẫn đảm bảo đem lại những đơn hàng chất lượng hơn so với mặt bằng chung. 

Ngoài ra, quy luật này cũng được sử dụng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Chẳng hạn, một khoản mục có giá trị nhỏ trong các khoản phải trả, nhưng có khả năng tăng nhanh đột biến và làm doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Nhiệm vụ của nhà quản trị là phải nắm bắt điều này và đặt 20% ít quan trọng đó trong tầm kiểm soát. 

Quy tắc Pareto trong Logistics

Theo Quy tắc Pareto, 80% chi phí vận chuyển có thể đến từ 20% hoạt động. Một số lý do có thể là cước thuê vận chuyển đắt, quá trình bốc dỡ mất nhiều thời gian,… Doanh nghiệp muốn tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, thì phải tìm cách tối ưu hóa 20% hoạt động này. Quy luật này có thể áp dụng cho rất nhiều công việc cần giải quyết trong lĩnh vực Logistics. 

Quy luật Pareto cho quản trị doanh nghiệp

Điều hành doanh nghiệp tức là phải đối mặt với khối lượng công việc rất lớn. Nếu không biết phân bổ, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Lúc này, người lãnh đạo phải biết tập trung vào 20% công việc có sức ảnh hưởng đến 80% công việc còn lại. Nói cách khác, phần lớn hoạt động doanh nghiệp sẽ khó đảm bảo hiệu quả, nếu không hoàn thành tốt một số đầu việc nhất định.

Làm thế nào để áp dụng quy luật Pareto hiệu quả cho doanh nghiệp?

Vậy làm cách nào để doanh nghiệp áp dụng hiệu quả Quy luật Pareto? Điều này sẽ phụ thuộc vào mô hình doanh nghiệp, đặc thù kinh doanh cùng nhiều điều khác. Tuy nhiên, có ba điểm bạn cần đảm bảo, đó là:

• Dữ liệu đo lường được: Để đánh giá xem yếu tố nào nắm 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả, doanh nghiệp phải sử dụng những dữ liệu chính xác, thực tế và có thể đo lường được. Ví dụ, bạn theo dõi hành vi người tiêu dùng để rút ra kết luận tần suất chi tiêu là bao nhiêu, sản phẩm nào yêu thích,… 
• Cần phân loại: Ví dụ, doanh nghiệp phân loại khách hàng VIP (khách hàng trung thành), khách hàng nhóm A (khách hàng thân quen) và khách hàng nhóm B (khách hàng mới). Từ đó, doanh nghiệp xác định xem nhóm khách hàng nào đem lại phần lớn doanh thu cho mình. 
• Áp dụng chương trình Marketing phù hợp: Từ những thông tin trên, doanh nghiệp lên kế hoạch để tập trung nguồn lực và những hoạt động đem lại hiệu quả. Ví dụ, thúc đẩy quảng cáo sản phẩm mang tính nhận diện thương hiệu, đem lại nhiều doanh thu nhất cho doanh nghiệp. 
• Lưu ý 80/20 chỉ là con số tương đối: Tuy nguyên tắc này thường thấy trong nhiều khía cạnh cuộc sống và kinh doanh, nhưng không phải lúc nào cũng có thể được áp dụng một cách tuyệt đối. Đây vốn dĩ chỉ là một quan sát về sự phân phối không đồng đều. Trên thực tế, sự mất cân bằng có thể diễn ra ở mọi tỷ lệ, không phải cố định chỉ là theo quy luật 20/80.

>> Xem thêm: Mô hình Canvas là gì? Cách ứng dụng thành công và hiệu quả.

Trong quá khứ, theo dõi và phân loại dữ liệu khách hàng, dữ liệu doanh thu tốn không ít thời gian của doanh nghiệp. Thật may mắn vì hiện nay, công việc này đã trở nên đơn giản hơn, nhờ các sản phẩm công nghệ. Nếu đang tìm một công cụ hỗ trợ quản lý khách hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn hãy tham khảo phần mềm bePOS nhé. 

Với bePOS, bạn có thể theo dõi các thông số như lịch sử giao dịch, thông tin khách hàng bao gồm họ tên, độ tuổi, giới tính, sản phẩm yêu thích,… Ngoài ra, bePOS còn giúp bạn tạo các chương trình Marketing tự động như chúc mừng sinh nhật, nhắc lịch hẹn,… nhằm giữ chân nhóm khách hàng trung thành. Để đăng ký sử dụng, bạn hãy điền vào Form TẠI ĐÂY.

Quy luật Pareto chỉ ra rằng, 20% nỗ lực tạo 80% kết quả mong muốn. Tuy nhiên, để sản phẩm đạt chất lượng cao nhất, bạn cần quan tâm đến tất cả công đoạn. Tóm lại, qua bài viết này, bePOS hy vọng bạn đọc có cái nhìn sâu sắc nhất về định luật Pareto, từ đó có thể ứng dụng vào hoạt động kinh doanh của mình. 

FAQ

Có nên áp dụng Quy luật Pareto trong kinh doanh không?

Quy luật Pareto có mục tiêu là phân bổ nguồn lực hợp lý và đây cũng là điều mà tất cả doanh nghiệp cần thực hiện. Tuy nhiên, có nhiều quan điểm, ý kiến khác nhau về việc phân bổ nguồn lực, nên với vai trò là nhà lãnh đạo, bạn nên lựa chọn sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. 

Khi nào không nên áp dụng định luật Pareto?

Mặc dù quy tắc Pareto (80/20) mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp. Các trường hợp khi không nên áp dụng quy tắc này là:

• Khi cần đảm bảo sự công bằng: Trong lĩnh vực xã hội, quy tắc Pareto tập trung vào một phần nhỏ quan trọng nhất, có thể dẫn đến sự mất cân đối và không công bằng đối với nhóm khác. Trong những trường hợp này, cần xem xét và đảm bảo sự công bằng đối với tất cả các bên liên quan.
• Khi đòi hỏi sự cân nhắc tỉ mỉ: Trong những quyết định đòi hỏi sự cân nhắc tỉ mỉ và đánh giá toàn diện, việc chỉ tập trung vào 20% yếu tố quan trọng nhất có thể bỏ qua chi tiết quan trọng khác.
• Khi mục tiêu là đồng nhất hoá hoặc đa dạng hoá: Trong trường hợp này, việc chỉ tập trung vào 20% yếu tố quan trọng nhất sẽ không linh hoạt và phù hợp.
• Khi thiếu dữ liệu đầy đủ hoặc chính xác: Định luật Pareto yêu cầu có dữ liệu đầy đủ và chính xác. Nếu không có dữ liệu đủ hoặc không chính xác, việc áp dụng quy tắc này có thể dẫn đến kết quả sai lệch.