Quản lý chi phí chính là một trong những bài toán nan giải nhất khi kinh doanh nhà hàng. Nếu bạn là người mới bước vào con đường kinh doanh, hoặc bạn là chủ nhà hàng đang tìm cách quản lý tất cả các loại chi phí sao cho hiệu quả nhất có thể, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của bePOS nhé.
Kiến thức trong bài viết này được cố vấn bởi chuyên gia Nguyễn Cao Trí với 25 năm kinh nghiệm tư vấn chiến lược kinh doanh cho chuỗi nhà hàng khu vực Châu Á Thái Bình Dương. Với kinh nghiệm từng vận hành các tập đoàn F&B lớn, chuyên gia Nguyễn Cao Trí sẽ chia sẻ những giải pháp thông minh giúp tối ưu chi phí nhà hàng. Cùng bắt đầu thôi!
Lên kế hoạch quản lý kho nguyên liệu
Nhiều chủ nhà hàng cho rằng nguyên liệu là hạng mục khó kiểm soát và dễ xảy ra thất thoát nhất. Để có thể quản lý kho nguyên liệu một cách tối ưu và tiết kiệm chi phí, bạn cần lên kế hoạch kỹ lưỡng cho số lượng sản phẩm cần mua trước khi nhập kho.
Để làm được điều đó, bạn nên theo dõi thông tin bán hàng xem món nào bán chạy và món nào ít được gọi. Từ đó quy ra số lượng nguyên liệu tương đương, tránh trường hợp nhập quá nhiều thực phẩm và để tồn lại trong kho.
Nguyên liệu, thực phẩm cũng rất khó để có thể kiểm soát. Chủ nhà hàng cần có bảng định lượng nguyên liệu rõ ràng cho các món ăn, đồ uống để bếp có thể làm đúng định lượng. Việc dự trữ thực phẩm cũng đảm bảo đủ dùng tránh phải bảo quản quá nhiều, hư hỏng lãng phí. Với cách làm này, bạn sẽ theo sát được tình hình sử dụng nguyên liệu trong nhà bếp, tránh trường hợp nhân viên sử dụng sai định mức.
Tuy nhiên, cách quản lý thủ công như quan sát và ghi chép sổ sách có thể xảy ra sơ sót và không mang lại hiệu quả lâu dài, hơn nữa còn tốn thời gian và nguồn lực. Vì vậy, chủ nhà hàng có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý kho để việc kiểm soát được tối ưu hơn.
Điều chỉnh món ăn trong menu cho phù hợp
Giải pháp kế tiếp giúp bạn tiết kiệm nguyên liệu chính là rà soát và bỏ bớt khỏi menu những món ăn không được khách hàng ưa chuộng. Bạn có thể xem xét tới việc nâng cấp thực đơn của nhà hàng theo định kỳ, mạnh dạn bỏ bớt các món ít được lựa chọn để tập trung hơn vào những món bán chạy.
Cách này vừa giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí nhập thực phẩm từ các món đã được loại bỏ trên menu, vừa tiết kiệm được không gian chứa nguyên liệu trong kho đông lạnh.
Kiểm soát tồn kho hàng ngày
Rất nhiều đồ dùng trong nhà hàng, quán ăn hao hụt mỗi ngày như: bát, đũa, cốc, thìa,… mà chủ quán không kiểm soát được. Mặc dù chi phí nhỏ nhưng lâu ngày phải mua lại, thay mới nhiều lần cộng vào sẽ trở thành một kharon chi phí lớn. Vì thế, chủ nhà hàng cần kiểm soát chặt chẽ trang thiết bị, vật dụng của quán tránh thất thoát không đáng có.
Không nói tới vấn đề gian lận trong kinh doanh nhà hàng, trên thực tế, quản lý cửa hàng sẽ cần kiểm tra hàng tồn kho ít nhất 1 lần/ngày. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí vào/ra của cửa hàng theo ngày, tuần và phát hiện những sai số trong quản lý chi phí một cách kịp thời. Từ đó bạn có thể tối ưu chi phí nhà hàng của mình một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc kiểm kê hàng tồn kho hàng ngày giúp chủ nhà hàng nắm bắt được số lượng hàng hóa, nguyên liệu tồn, đồng thời nắm bắt được tình trạng của các nguyên liệu sắp tới hạn… để có những biện pháp xử lý kịp thời. Chẳng hạn như việc bạn có thể
Ví dụ, khi nhận thấy một số nguyên liệu sắp hết hạn, chủ nhà hàng có thểkích cầu các món ăn có sử dụng nguyên liệu sắp tới hạn trong thời gian hợp lý để nguyên liệu vẫn đảm bảo chất lượng, tránh để nguyên liệu bị lãng phí.
Tối ưu chi phí mua nguyên liệu từ nhà cung cấp
Bạn có thể tối ưu chi phí nhà hàng của mình bằng cách quản lý dòng tiền một cách hiệu quả. Thay vì thanh toán ngay tiền cho nhà cung cấp khi nhận hàng, bạn có thể thỏa thuận “mua chịu” để trả tiền nguyên vật liệu theo các đợt trả cố định trong tháng. Ngoài ra, mua hàng theo số lượng lớn cùng lúc sẽ chó chi phí rẻ hơn so với việc mua hàng theo từng đợt.
Với phương pháp này, bạn có thể lấy doanh thu cuối tháng để thanh toán số tiền phải trả cho nguyên liệu, đồng thời giữ một số tiền mặt dự trữ cho các mục đích khác. Điều này giúp tối ưu hóa dòng tiền và chi phí vận hành, giảm áp lực về giá vốn.
Tuy nhiên, đối với những nhà hàng quán ăn nhỏ mới kinh doanh, các chủ nhà hàng thường khó có khả năng đàm phán để nhận được các ưu đãi này. Lúc này, bạn có thể tìm đến các cộng đồng trên mạng xã hội, tham gia các nhóm trên Facebook, tìm kiếm các nguồn cung hàng gần khu vực kinh doanh. Hoặc bạn có thể hợp tác với các chủ nhà hàng khác trong khu vực để đặt hàng với số lượng lớn và đạt được mức giá ưu đãi.
Để đảm bảo giá cả và chất lượng hàng hóa ổn định, bạn nên ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp theo từng năm để có khả năng điều chỉnh hạn mức linh động. Tuy nhiên, bạn không nên quá cứng nhắc hoặc chèn ép các đơn vị cung cấp, dẫn đến việc mối quan hệ luôn căng thẳng. Điều này sẽ không tốt cho công việc kinh doanh của bạn.
>> Xem thêm: Phương pháp quản lý chi phí nguyên liệu trong nhà hàng hiệu quả
Chăm sóc và giữ chân khách cũ
Nếu bạn đã bỏ quá nhiều tiền cho việc chạy quảng cáo nhưng không đạt hiệu quả thì đây chính là lúc bạn cần tập trung vào việc chăm sóc khách hàng cũ để họ quay lại nhà hàng nhiều hơn. Trên thực tế, chi phí để giữ chân một khách hàng cũ thấp hơn 5 lần so với chi phí thu hút một khách hàng mới.
Bởi đối với khách hàng mới, bạn cần thực hiện một quy trình đầy đủ, bao gồm giới thiệu và chiếm lấy sự tin tưởng của khách hàng về sản phẩm – thương hiệu. Từ đó mới có thể thuyết phục họ đưa ra quyết định đến nhà hàng của bạn để thưởng thức.
Trong khi đó, khách cũ đã có sẵn trải nghiệm về sản phẩm/dịch vụ, bạn chỉ cần duy trì mức độ chăm sóc thì bạn đã có thể gia tăng doanh số từ tệp khách hàng này.
Tận dụng mạng xã hội để quảng bá
Bạn đã nghe thấy thuật ngữ “Marketing 0 đồng”? Đây là một cách giúp tối ưu chi phí 100% – hãy tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để quảng bá thương hiệu nhà hàng. Thay vì sử dụng tờ rơi, banner quảng cáo có tính phí thì việc sử dụng các nền tảng truyền thông miễn phí sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhà hàng, đặc biệt là khoản chi phí Marketing.
Hiện nay, có rất nhiều kênh tốn chi phí thấp nhưng đem hiệu quả cao như kênh Food Review, TikTok Review,… hay các trang mạng xã hội nổi tiếng như Facebook, Instagram, Youtube, Zalo cho phép bạn đăng tải nội dung miễn phí. Việc lựa chọn được TikToker, Youtuber phù hợp có thể khiến quán lên xu hướng, được nhiều người biết đến chỉ sau một đêm.
Tăng cường đồ ăn, đồ uống đi kèm
Khách hàng gần như không thể từ chối gọi thêm một ly nước, bất kể là nước lọc hay nước ngọt khi dùng bữa tại nhà hàng. Hãy mời khách hàng dùng thêm các món ăn kèm, món đồ uống hay món tráng miệng. Những món ăn tưởng như nhỏ và ít tốn kém này lại là cách để cân bằng chi phí cho các món ăn có cost cao cũng như gia tăng doanh thu cho nhà hàng.
>> Tham khảo: Cách giảm chi phí giá vốn trong nhà hàng hiệu quả
Chia sẻ với đội ngũ nhân sự
Hãy tạo một kế hoạch quản lý chi phí cụ thể và trình bày với đội ngũ nhân sự của bạn, bao gồm cả cấp trên và cấp dưới. Một kế hoạch cụ thể về việc cắt giảm chi phí trong nhà hàng sẽ không chỉ giúp nhân viên thoát khỏi lo lắng về việc cắt giảm nhân sự mà còn vạch ra một bức tranh rõ ràng về mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Hãy để nhân viên biết chi phí bạn đã đầu tư cho nhà hàng và những chi phí lãng phí nằm ở đâu, sau đó chia sẻ “con số” bạn mong muốn có được trong những tháng tiếp theo để nhân viên hiểu chính xác họ cần làm gì để đạt được điều đó.
Thêm vào đó, hãy thưởng cho nhân viên nếu họ có cố gắng trong việc cắt giảm chi phí không cần thiết. Đừng ngần ngại đưa ra phần thưởng để khích lệ tinh thần nhân viên và tạo một thói quen tốt cho toàn bộ đội ngũ nhân sự.
Sử dụng nguồn nhân lực một cách thông minh
Điều này không có nghĩa bạn sẽ phải cắt giảm nhân sự đang làm việc trong nhà hàng. Chủ nhà hàng hoặc người quản lý cần để tâm theo dõi tới hiệu suất của các nhân viên và đánh giá hiệu quả năng lực làm việc của từng nhân viên.
Hãy theo dõi, trao đổi riêng với mỗi nhân viên để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của họ. Từ đó bạn có thể phân bổ nhân sự vào các vị trí một cách hợp lý nhất và đem lại hiệu suất làm việc cao nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần đưa ra các mức thưởng phạt tương ứng để nâng cao chất lượng nhân sự trong nhà hàng.
Bên cạnh đó, để nhà hàng có thể vận hành ổn định các chủ đầu từ cần đảm bảo thuê được những nhân viên có thể làm việc lâu dài. Vì khi nhân sự rời đi tất cả mọi tài nguyên để thuê và đào tạo họ sẽ trở nên lãng phí đối với hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Vì thế, khi tuyển dụng nhân viên mới cho nhà hàng, hãy đặt trọng tâm chính là tuyển dụng những nhân viên chất lượng và đảm bảo các điều kiện thuận lợi để họ gắn bó lâu dài với nhà hàng.
Ứng dụng phần mềm quản lý nhà hàng.
Việc đầu tư vào công nghệ có thể đòi hỏi chi phí ban đầu cao, nhưng lợi ích mà nó mang lại là không thể phủ nhận. Bằng việc sử dụng các thiết bị công nghệ, bạn có thể quản lý được rất nhiều rủi ro đồng thời có thể tối ưu chi phí nhà hàng.
Đừng ngại đầu tư công nghệ, đặc biệt là ứng dụng phần mềm quản lý nhà hàng bePOS để có thể tự động hóa các quy trình phục vụ.
- Thay vì thuê nhiều nhân viên để thực hiện các tác vụ như thu ngân, order, phục vụ, quản lý kho hàng,… bạn chỉ cần cài đặt phần mềm quản lý nhà hàng ăn uống bePOS sẽ giúp bạn thực hiện xử lý công việc nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
- Chỉ với chiếc máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, việc quản lý quy trình order và thanh toán các khoản thu chi sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với việc phải xử lý hàng loạt giấy tờ.
- Không cần thuê nhân viên kế toán, kiểm kho hay kiểm kê tính toán khấu hao nguyên vật liệu, vì tất cả các số liệu này được hiển thị chi tiết trên phần mềm, từ doanh thu hàng ngày, chi phí nhập hàng đến công nợ nhà cung cấp…
- Quản lý chi tiết các nguyên vật liệu xuất – nhập – tồn, kiểm kho một cách nhanh chóng, hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và tối ưu chi phí nhà hàng.
>> Để nhận tư vấn phần mềm quản lý nhà hàng bePOS chi tiết, bạn hãy điền vào form dưới đây:
NHẬN TƯ VẤN NGAY
Có thể thấy rằng, để việc kinh doanh đạt hiệu quả, doanh thu không bị thất thoát quá nhiều thì việc tiết kiệm tối đa chi phí là điều tất yếu phải thực hiện. Tuy nhiên, tiết kiệm như thế nào mới đúng cách và làm sao để việc tiết kiệm phát huy hết công dụng thì bạn cần phải theo dõi và kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách tổng quan. Dựa vào số liệu chuẩn xác, bạn mới có thể đưa ra kết luận, tự tin loại bỏ những yếu tố không cần thiết khỏi bộ máy vận hành.
Hãy thử áp dụng 10 giải pháp tối ưu chi phí nhà hàng bên trên và chia sẻ cho bePOS biết kết quả của các bạn nhé. Hy vọng những chia sẻ bên trên của bePOS và chuyên gia Nguyễn Cao Trí sẽ phần nào giúp công việc kinh doanh của bạn phát triển tốt hơn. Chúc bạn thành công!
Follow bePOS:
