Các công cụ quản lý chất lượng (QC Tools) được sử dụng thường xuyên trong quy trình QA/QC của doanh nghiệp. Những thuật ngữ như “7 QC Tools”, “5 Core Tools” đã trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp lớn, nhưng vẫn còn phức tạp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ lẻ. Trong bài viết này, bePOS sẽ giúp bạn tìm hiểu tất tần tật về các công cụ kiểm soát chất lượng phổ biến nhất hiện nay!
Lịch sử hình thành các công cụ quản lý chất lượng
Các công cụ quản lý chất lượng, hay còn được gọi là QC Tools, là những biểu đồ, bảng biểu thống kê để phân tích dữ liệu có được từ quá trình QC. Các doanh nghiệp sử dụng chúng với mục đích xác định các vấn đề hiện có một cách nhanh chóng, chính xác hơn.
QC Tools xuất hiện từ sau Chiến tranh thế giới thứ 2, khi các Công ty Nhật Bản muốn khôi phục sản xuất nhưng gặp vô vàn khó khăn. Một số kỹ sư Nhật Bản đã tạo ra bộ công cụ quản lý chất lượng 7 QC Tools để áp dụng cho các Công ty. Sau đó, bộ công cụ đã được sử dụng rộng rãi, phổ biến trên toàn thế giới. Các công cụ quản lý chất lượng mới cũng ra đời để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sản xuất của thời kỳ hiện đại.
7 công cụ quản lý chất lượng phổ biến (7 QC Tools)
7 QC Tools là một trong các công cụ quản lý chất lượng có mặt sớm nhất và phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Chúng giải quyết được hầu hết các vấn đề quản lý chất lượng mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ.
Phiếu kiểm soát – Check Sheets
Phiếu kiểm soát là công cụ kiểm soát chất lượng đơn giản, giúp thống kê tất cả dữ liệu cần thiết, được lưu trữ như một dạng hồ sơ. Phiếu kiểm soát thu thập dữ liệu theo trình tự thời gian, sau đó có thể có thể dùng làm dữ liệu đầu vào cho một số công cụ phân tích chuyên sâu hơn như Pareto, biểu đồ tập trung,…
Áp dụng khi:
- Kiểm tra sự phân bố số liệu của chỉ tiêu nào đó
- Kiểm tra xác nhận đã hoàn thành công việc nào đó
- Kiểm tra các nguyên nhân gây khuyết tật sản phẩm
- Kiểm tra vị trí và các dạng khuyết tật
Biểu đồ – Charts
Đây cũng là một trong các công cụ quản lý chất lượng khá đơn giản và dễ dùng. Biểu đồ gồm các hình vẽ thể hiện sự tương quan giữa các dữ liệu, từ đó giúp người đọc nắm bắt bằng mắt thường. Nhân viên QC có thể vẽ biểu đồ dưới dạng biểu đồ đường, biểu đồ cột, biểu đồ hình bánh, biểu đồ dạng thanh, biểu đồ mạng nhện,…
Áp dụng khi: Theo dõi sự tương quan của các dữ liệu.
Biểu đồ nhân quả – Cause & Effect Diagram
Biểu đồ nhân quả, hay biểu đồ xương cá, là công cụ quản lý chất lượng giúp xác định nhanh chóng nguyên nhân vấn đề. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các phương pháp kiểm soát chất lượng và biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất. Lưu ý, biểu đồ nhân quả giúp nhân viên QC lên danh sách và xếp loại nguyên nhân tiềm ẩn, chứ không cho phương pháp loại trừ.
Biểu đồ còn có tên gọi khác là biểu đồ Ishikawa, vì được xây dựng bởi giáo sư Kaoru Ishikawa tại Đại học Tokyo. Đây là một trong các công cụ quản lý chất lượng phổ biến nhất tại các nhà máy, đơn vị sản xuất. Các khóa học đào tạo quản lý chất lượng cũng thường áp dụng công cụ này để giảng dạy.
Áp dụng khi: Xác định nguyên nhân của vấn đề.
Biểu đồ Pareto – Pareto Chart
Pareto là biểu đồ hình cột, được sử dụng để phân loại, xác định tầm quan trọng của các nguyên nhân, nhân tố ảnh hưởng đến sản phẩm. Đặc trưng của Pareto là giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân nào phải tập trung xử lý và cải tiến. Ngoài ra, Pareto cũng cho phép tính toán chi phí do nguyên nhân đó gây ra.
Áp dụng khi: Xác định cần tập trung cải tiến lỗi nào.
Biểu đồ mật độ phân bố – Histogram
Histogram cũng là một trong các công cụ quản lý chất lượng đơn giản, có dạng biểu đồ cột, thể hiện các điểm của dữ liệu và tần suất xảy ra. Mục đích sử dụng là để theo dõi sự phân bố các thông số của sản phẩm. Histogram thể hiện tần suất xuất hiện của vấn đề, đánh giá xem quy trình sản xuất có đáp ứng các tiêu chuẩn về sản phẩm không.
Áp dụng khi: Muốn phòng ngừa trước các vấn đề có thể xảy ra.
Biểu đồ phân tán – Scatter Diagram
Đây là biểu đồ dạng đồ thị, với các biến được vẽ thành từng điểm có thể quan sát được, mà không nối các điểm lại với nhau thành đường. Biểu đồ này có thể chỉ ra mối quan hệ giữa hai nhân tố, phân tích định lượng mối quan hệ nhân quả giữa các biến số của hai nhân tố đó. Qua đó, doanh nghiệp có thể phân tích nhân tố này phụ thuộc thế nào vào nhân tố khác.
Áp dụng khi: Giải quyết các vấn đề và xác định điều kiện tối ưu.
Biểu đồ kiểm soát – Control Chart
Đây là biểu đồ có các đường giới hạn, theo dõi sự biến động của các thông số về chất lượng sản phẩm. Nếu đường giới hạn đi lên hoặc đi xuống, doanh nghiệp có thể nhận biết ngay khi có bất thường và đưa ra giải pháp khắc phục. Đây là một trong các công cụ quản lý chất lượng nhằm mục đích phát hiện vấn đề và giải quyết nhanh chóng.
Áp dụng khi: Muốn phát hiện sự bất thường trong quá trình sản xuất.
>> Xem thêm: Kiểm soát chất lượng là gì? Vai trò, phương pháp và ví dụ về KSCL
7 công cụ QC mới nhất hiện nay (7 New Tools)
Nền sản xuất hiện đại đã sản sinh ra các công cụ quản lý chất lượng mới, chú trọng hơn nữa vào vấn đề chất lượng ngay ở công đoạn thiết kế sản phẩm.
Biểu đồ cây – Tree diagram
Đây là biểu đồ tập hợp các kế hoạch và phương pháp triển khai, tiếp cận từ khía cạnh tổng quan cho đến chi tiết. Lợi ích là giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết vấn đề, tránh bỏ sót bất cứ vấn đề nào dù là nhỏ nhất. Bước đầu tiên là tập hơn các vấn đề cần giải quyết, liệt kê các trở ngại và đề xuất các phương án giải quyết tức thời.
Áp dụng khi: Sắp xếp các phương pháp giải quyết vấn đề.
Biểu đồ ma trận (Matrix diagram)
Đây cũng là một trong các công cụ quản lý chất lượng được sử dụng phổ biến. Matrix Diagram bao gồm hàng và cột, thể hiện mối quan hệ mạnh mẽ giữa các dữ liệu. Thông qua qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra ý kiến nhanh chóng khi vấn đề phát sinh.
Áp dụng khi: Giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng.
Biểu đồ mũi tên – Arrow diagram
Đây là một trong các công cụ quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và triển khai công việc. Biểu đồ gồm các mũi tên và nút, thể hiện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có bức tranh tổng quan về các hoạt động cần triển khai, nối mạng lưới công việc và sắp xếp thứ tự triển khai một cách hợp lý.
Áp dụng khi: Sắp xếp các hoạt động cần triển khai trong kế hoạch.
Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận – Matrix Data Analysis Chart
Đây là công cụ quản lý chất lượng bằng cách phân tích dữ liệu sẵn có, so sánh các cặp yếu theo những tiêu chí đã định sẵn. Biểu đồ này cũng tập trung vào việc giải quyết vấn đề, xác định thứ tự ưu tiên cho các giải pháp nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.
Áp dụng khi: Xác định mức độ ưu tiên của các giải pháp khi giải quyết vấn đề.
Biểu đồ quá trình ra quyết định – PDPC Diagram
PDPC, viết tắt của Process Decision Program Chart, là một trong các công cụ quản lý chất lượng dùng để giải quyết vấn đề thông qua việc dự báo. Doanh nghiệp dùng các biểu tượng trên biểu đồ, sắp xếp sự xuất hiện của các thông tin trong biểu đồ để đưa ra dự báo. Trong quá trình sản xuất, các sự cố bất ngờ có thể xảy ra và PDPC ra đời nhằm mục đích này.
Áp dụng khi: Dự báo sự cố có thể xảy đến và đưa ra kế hoạch sẵn sàng.
Biểu đồ quan hệ – Relation Diagram
Relation Diagram, hay còn gọi Interrelationship Diagram, thể hiện mối quan hệ nguyên nhân – kết quả. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể phân tích các liên kết giữa các khía cạnh trong tổng thể vấn đề phức tạp. Từ tình trạng hỗn độn, doanh nghiệp sắp xếp vấn đề thành các nhóm tương đồng, từ đó thấy rõ bản chất chung nhất.
Áp dụng khi: Sắp xếp các vấn đề cần giải quyết để tìm bản chất.
Biểu đồ tương đồng – Affinity Diagram
Đây là biểu đồ liệt kê số lượng các ý tưởng và gộp chúng thành một nhóm dựa theo mối quan hệ tự nhiên. Các vấn đề, các ý tưởng sáng tạo được sắp xếp một cách logic theo trật tự quan hệ và trình tự xuất hiện. Nhờ vậy, những vấn đề phức tạp sẽ trở nên đơn giản hơn, có thể thấy rõ mối quan hệ giữa các sự kiện.
Áp dụng khi: Sắp xếp các ý tưởng, mục tiêu chưa đạt được theo trật tự, xác định sự ưu tiên.
Cách áp dụng các công cụ kiểm soát chất lượng
Dưới đây là một số kinh nghiệm áp dụng các công cụ quản lý chất lượng:
- Làm rõ vấn đề cần giải quyết: Trước tiên, doanh nghiệp phải làm rõ mục tiêu, vấn đề cần giải quyết. Đây là cơ sở để thực hiện toàn bộ quy trình kiểm soát chất lượng, đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Lựa chọn công cụ QC phù hợp: Các công quản lý chất lượng khá đa dạng, mỗi loại sẽ dùng cho mục đích khác nhau. Ví dụ, biểu đồ xương cá dùng để xác định nguyên nhân, biểu đồ Pareto nhận định lỗi cần tập trung nhất để cải tiến. Việc chọn công cụ nào cũng phải phù hợp với các phương pháp kiểm soát chất lượng dự định sử dụng.
- Thu thập dữ liệu chuẩn: Muốn sử dụng các công cụ quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải có dữ liệu chính xác. Dữ liệu này được thu thập thế nào thì tùy thuộc vào từng ngành, từng quy mô doanh nghiệp. Ví dụ, với ngành dịch vụ F&B, phản hồi từ khách hàng chính là một dạng dữ liệu dùng để quản lý chất lượng.
- Liên tục cải tiến: Các công cụ kiểm soát chất lượng nên được dùng thường xuyên, bởi cải tiến là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp phải đào tạo nhân sự thuần thục kỹ năng QA/QC. Các công cụ cũng phải được áp dụng một cách linh hoạt, phù hợp với thực tiễn công việc.
Thấu hiểu nhu cầu quản lý chất lượng của các doanh nghiệp, bePOS đã phát triển sản phẩm beChecklist – ứng dụng QA/QC dành riêng cho ngành F&B. beChecklist đang đi tiên phong trong lĩnh vực này, dành được sự chú ý và tin tưởng từ nhiều thương hiệu F&B nổi tiếng như Golden Gate, Goldsun Food,…
Với beChecklist, nhân viên QC nhà hàng không cần thu thập dữ liệu một cách thủ công, mà thực hiện ngay trên app. Sau đó, kết quả đánh giá sẽ được tổng hợp thành bảng biểu báo cáo để xác định vấn đề cần giải quyết và cải tiến. Ban lãnh đạo theo dõi các lỗi đang phát sinh, bám sát tình hình xử lý lỗi một cách nhanh chóng.
Để biết thêm về ứng dụng beChecklist, bạn hãy liên hệ ngay với bePOS thông qua hotline 0247 771 6889 nhắn tin Fanpage/Zalo hoặc điền nhanh thông tin vào form dưới đây nhé! Đội ngũ nhân sự của bePOS sẽ tư vấn chi tiết về ứng dụng này, cũng như đề ra phương hướng áp dụng cho từng quy mô kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Thuật ngữ “5 Core Tools” là gì?
5 Core Tools cũng là một trong các công cụ quản lý chất lượng được ban hành bởi hiệp hội AIAG, bao gồm:
- APQP – Hoạch định chất lượng trước sản xuất
- FMEA – Phân tích hình thức của lỗi sai tiềm ẩn và tác động của hình thức lỗi sai
- MSA – Phân tích hệ thống đo lường
- SPC – Kiểm soát quá trình sản xuất dùng phương pháp thống kê
- PPAP – Kiểm soát thông qua quá trình phê duyệt
7 QC Tools và 7 New Tools khác nhau thế nào?
Một số khác biệt giữa 7 QC Tools và 7 New Tools:
- 7 QC Tools tập trung vào giải quyết vấn đề mang tính định lượng, còn 7 New Tools là phi định lượng.
- 7 QC Tools mang tính đo lường, chiến thuật, còn 7 New Tools mang tính định hướng, chiến lược.
- 7 QC Tools dễ áp dụng cho nhân viên cấp dưới, còn 7 New Tools giúp sáng tạo ý tưởng mới và tìm bản chất vấn đề.
- 7 QC Tools có thể dùng độc lập, còn 7 New Tools muốn phát huy tác dụng vẫn cần 7 QC Tools.
Trên đây là tổng hợp những kiến thức quan trọng nhất liên quan đến các công cụ quản lý chất lượng. Hiện nay, các công cụ này không chỉ được sử dụng trong công ty sản xuất lớn, mà còn ở các doanh nghiệp quy mô nhỏ lẻ, thuộc lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, dịch vụ,… Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, nếu có bất cứ thắc mắc nào đừng ngại liên hệ bePOS nhé!
Follow bePOS:
