Hóa đơn đỏ là gì? Từ A-Z những điều cần biết về hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là cụm từ xuất hiện không ít lần trên các trang thông tin tài chính và được đem ra bàn luận khá nhiều. Vậy hóa đơn đỏ là gì, có những thông tin nào? Xuất hóa đơn đỏ để làm gì? Dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn tìm hiểu về hóa đơn đỏ và những kiến thức liên quan. Hãy cùng theo dõi nhé!

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ còn có tên gọi khác là hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng), hoặc hóa đơn VAT. Loại chứng từ này có thể do Bộ Tài chính phát hành, hoặc do doanh nghiệp tự in nếu đã đăng ký với cơ quan thuế của Nhà nước. 

Tên gọi này xuất phát từ màu sắc đỏ, hoặc hồng trên mẫu hóa đơn. Hóa đơn đỏ gồm có thông tin hai bên giao dịch và được sử dụng như căn cứ để doanh nghiệp xác định tiền thuế nộp vào ngân sách nhà nước. 

Một số hoạt động có thể làm phát sinh hóa đơn đỏ là:

• Các giao dịch mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ nội địa.
• Các giao dịch liên quan đến vận tải quốc tế.
• Các giao dịch liên quan đến xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
• Các giao dịch liên quan đến xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan. 

Mục đích của hóa đơn đỏ để làm gì?

Vậy tại sao phải xuất hóa đơn đỏ? Trước tiên, hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ cần hóa đơn làm bằng chứng. Đây cũng là trách nhiệm của doanh nghiệp đối với khách hàng. Ngoài ra, hóa đơn đỏ còn là cơ sở để ghi nhận chi phí tính thuế của doanh nghiệp. 

Việc tính toán thuế đòi hỏi độ chính xác cao, nên doanh nghiệp khi bán hàng cần lập hóa đơn đỏ theo quy định. Hóa đơn này phải được lập ngay khi giao dịch và hai bên cần thực hiện theo đúng các thông tin in trên đó. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể tính toán các khoản thu chi thuế, kê khai khấu trừ thuế, hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh,… 

Điểm khác nhau giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn đỏ là gì? 

Hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng đều rất phổ biến, nhưng chúng không phải là một. Việc phân biệt hai loại chứng từ này rất quan trọng đối với công việc kế toán, kê khai thuế của doanh nghiệp. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn so sánh hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng. 

Tổng hợp thông tin về xuất hóa đơn đỏ doanh nghiệp cần biết

Xuất hóa đơn đỏ cần những điều kiện nào? 

Điều kiện doanh nghiệp là một trong những nội dung nhiều người quan tâm khi tìm hiểu hóa đơn đỏ là gì. Để được phép phát hành hóa đơn đỏ, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Thành lập hợp pháp: Doanh nghiệp phải thành lập theo đúng quy định pháp luật, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tên riêng được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. 
• Doanh nghiệp đã đăng ký thuế: Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. 

Để đăng ký như trên, doanh nghiệp cần đáp ứng một trong các điều kiện cụ thể. Ví dụ, doanh nghiệp phải đang hoạt động và có nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Một điều kiện khác mà doanh nghiệp có thể đáp ứng là sở hữu hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh và được phép in hóa đơn GTGT. Nếu đã đăng ký khấu trừ thuế trực tiếp, thì doanh nghiệp phải thông báo phương pháp tính thuế GTGT và gửi lên cơ quan thuế có thẩm quyền. 

Trường hợp doanh nghiệp phải xuất hóa đơn

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi bán sản phẩm, dịch vụ, cho khách hàng. Quy định này áp dụng với cả hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng, trả thay lương cho người lao động. 

Theo quy định của luật pháp, bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ phải phát hành hóa đơn chứng từ (gọi là hóa đơn đỏ). Đối với các hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng, người mua phải thanh toán thêm 10% giá trị hàng hóa làm thuế GTGT. Việc này đảm bảo rằng người bán hàng cumpẩn đoán nghĩa vụ kê khai thuế.

Đối với các doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm hoặc đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, họ có quyền in hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, việc in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn phải tuân theo các điều kiện và quy định của luật pháp.

Các doanh nghiệp đang hoạt động và phải nộp thuế GTGT có thể áp dụng phương pháp khấu trừ hoặc thực hiện đầu tư, mua sắm, hoặc nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, công cụ, dụng cụ, hoặc máy móc.

Trường hợp doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn

Tuy nhiên, nếu tổng giá trị hóa đơn dưới 200 ngàn đồng, thì bên bán không cần lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu. Lúc này, bên bán sẽ ghi nhận thông tin vào bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. 

Bảng kê này phải có đầy đủ thông tin theo quy định, như tên và mã số thuế bên bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng bán ra, ngày thực hiện và chữ ký các bên liên quan. Cuối mỗi ngày, bên bán lập một hóa đơn ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày đó. Thông tin này được thể hiện trong dòng cộng của Bảng kê. 

Có một số trường hợp khác khi xuất hàng hóa hoặc dịch vụ không cần phải xuất hóa đơn. Cụ thể bao gồm:

• Hàng tiêu dùng nội bộ.
• Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc đến nơi thực hiện thủ tục xuất khẩu, với điều kiện sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Xuất hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như chi nhánh hoặc cửa hàng ở các địa phương khác để bán hoặc điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc.
• Xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán với hoa hồng, có lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
• Xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Lệnh điều động nội bộ theo quy định (khi bán hàng và lập hoá đơn mới).
• Hoạt động mua bán ngoại tệ ở nước ngoài, cần lập Bảng kê chi tiết doanh số mua bán theo từng loại ngoại tệ (đối với hoạt động tương tự trong nước phải lập hoá đơn theo quy định).
• Mua bán vàng, bạc, đá quý từ cá nhân không kinh doanh, không có hóa đơn, cần lập Bảng kê hàng hoá mua vào.
• Cá nhân hoặc tổ chức không kinh doanh góp vốn bằng tài sản vào công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, cần có biên bản chứng nhận góp vốn và biên bản giao nhận tài sản (không cần hóa đơn).
• Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức hoặc cá nhân, hoặc tài sản điều chuyển trong các trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Trong trường hợp này, cần có lệnh điều chuyển tài sản và bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản, và không cần xuất hoá đơn.

Xuất hóa đơn đỏ cần thông tin gì? 

Theo Thông tư số 39/2014 và Thông tư số 219/2013 của Bộ Tài chính, mẫu hóa đơn đỏ cần có các nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin hai bên giao dịch: Hóa đơn phải ghi đầy đủ và chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch.
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn đỏ phải ghi rõ thông tin hàng hóa như tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền bằng chữ và bằng số. 
• Chữ ký xác nhận: Hai bên giao dịch phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn, có dấu xác nhận của doanh nghiệp kinh doanh. Ngoài ra, trên hóa đơn cũng cần ghi nhận ngày tháng năm lập hóa đơn. 

Chứng từ cần thiết đối với một hóa đơn đỏ mua vào hay bán ra

Đối với một hóa đơn đỏ mua vào hoặc bán ra, có một loạt các chứng từ cần thiết và chi tiết cần tuân theo, bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Hợp đồng này nên cụ thể hóa các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua vào hoặc bán ra. Nó nêu rõ các điều khoản và điều kiện của giao dịch.
• Phiếu thu và phiếu chi: Đây là các tài liệu ghi chính xác số tiền được giao dịch với khách hàng. Phiếu thu được sử dụng khi bán hàng ra, còn phiếu chi được sử dụng khi mua hàng vào. Cả hai phiếu này nên ghi rõ số tiền giao dịch và thông tin chi tiết về giao dịch.
• Phiếu xuất/nhập kho: Đối với hàng hóa mua vào, cần có phiếu nhập kho để ghi nhận việc nhập hàng vào kho. Đối với hàng hóa bán ra, cần có phiếu xuất kho để ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho. Các phiếu này cần chứng minh một cách rõ ràng quá trình lưu kho và giao nhận hàng hóa.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: Đây là một tài liệu quan trọng đối với các trường hợp hủy bỏ hoặc chấm dứt hợp đồng mua bán hàng hóa. Nó cung cấp thông tin về việc thanh lý giao dịch và tiền bồi thường (nếu có).

Tất cả các giấy tờ liên quan đến hóa đơn đỏ cần có tên, dấu và chữ ký của đơn vị kinh doanh theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và tránh vi phạm pháp luật.

>> Xem thêm: Vay thấu chi là hình thức vay gì? 

Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Để phát hành hóa đơn đỏ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Nội dung trên hóa đơn phải viết liên tục, không ngắt đoạn thông tin. Người lập cũng không được viết chữ đè lên nhau và không gạch chéo vào khoảng trống. 
• Người lập cần đảm bảo hóa đơn không bị tẩy sửa và xóa. Các thông tin trên hóa đơn phải chính xác và đầy đủ.
• Người lập phải kẹp ba liên cùng lúc khi viết hóa đơn, không được viết tách rời từng liên. Điều này nhằm đảm bảo nội dung trên các liên này phải giống nhau. 
• Số hóa đơn phải liên tục, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. 
• Thời điểm trên hóa đơn phải phù hợp với thời điểm xảy ra giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đưa ra thông tin chi tiết về hình thức thanh toán, bao gồm việc thanh toán bằng chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

Mẫu hóa đơn đỏ

Ngày nay, đa số các tổ chức đều tận dụng hóa đơn đỏ để cân đối thuế GTGT và giảm thiểu số tiền phải nộp thuế cho cơ quan chính phủ. Hóa đơn đỏ VAT cũng thường được sử dụng làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế.

Hiện tại, mẫu hóa đơn đỏ được xác định bởi Mẫu số 01GTKT3/001, theo quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC. Các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu hóa đơn đỏ theo ý muốn để phản ánh tính thẩm mỹ và tinh thần doanh nghiệp của họ. Tuy nhiên, quá trình tùy chỉnh này vẫn phải tuân theo các nội dung và tiêu chuẩn bắt buộc theo quy định.

>> Xem thêm: Dịch vụ ăn uống thuế xuất bao nhiêu? 

Mua hóa đơn đỏ ở đâu?

Hiện nay có nhiều dịch vụ hóa đơn đỏ, doanh nghiệp có thể mua hóa đơn đỏ qua các cơ quan:

• Đối với các giao dịch bán hàng trực tiếp không kèm thuế VAT: Người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn đỏ thông qua cuốn hóa đơn của Cơ quan thuế trực thuộc.
• Đối với các giao dịch bán lẻ hoặc giao dịch mua bán theo từng lần phát sinh: Người mua có thể thực hiện thủ tục liên quan tại Cơ quan thuế khi có nhu cầu cụ thể.

Thực trạng mua bán hóa đơn đỏ

Tình trạng dịch vụ hóa đơn đỏ ngày nay diễn ra phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp, với mục đích chủ yếu là để điều chỉnh thuế GTGT đầu ra và đầu vào. Hành động này nhằm hạn chế số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế. Đồng thời, hóa đơn đỏ được sử dụng làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế, giúp giảm số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm.

Thực tế này thường xuất hiện ở các doanh nghiệp quy mô nhỏ và hoạt động trong nhiều lĩnh vực như xây dựng, vận tải, thương mại, và nhiều lĩnh vực khác.

Tuy nhiên, việc mua bán hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) là một hành vi không hợp pháp và đồng thời có rất nhiều rủi ro pháp lý liên quan đến nó.

Rủi ro khi mua bán hóa đơn khống

Bên cung cấp hóa đơn thường gửi cho bên mua liên hóa đơn đỏ thứ hai, nhưng giá trị giữa các liên hóa đơn có thể khác nhau.

• Nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, bên mua hóa đơn đỏ thường phải thực hiện chuyển khoản cho bên cung cấp.
• Lưu ý rằng những giao dịch như trên thường được cơ quan thuế theo dõi một cách nghiêm ngặt, và có nguy cơ bị phát hiện khá cao.
• Bên cung cấp hóa đơn đỏ hoàn toàn có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện sai phạm trong quá trình giao dịch.
• Cả bên mua hóa đơn đỏ cũng như bên cung cấp đều có thể phải đối mặt với hậu quả pháp lý, bao gồm cả khả năng bị truy tố hình sự.

Nói chung, dù bạn là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân, việc mua hóa đơn đỏ trực tiếp tại Chi cục thuế là lựa chọn an toàn để tránh các rủi ro và sai phạm không mong muốn.

Một số quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ

Mất hóa đơn bán hàng mua

Mất hóa đơn hàng mua là một trường hợp mà không ít doanh nghiệp gặp phải. Nếu thời gian mất trong khoảng từ 6 đến 10 ngày, doanh nghiệp có thể bị phạt tối thiểu 6 triệu. Nếu thời gian kéo dài từ 10 ngày trở lên, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 6 triệu đến 8 triệu.

Mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành

Trường hợp mất hóa đơn GTGT đặt in chưa thông báo phát hành cũng được xử lý dựa trên thời hạn báo cáo sự việc. Cụ thể, nếu thời gian báo cáo là từ 6 đến 10 ngày, doanh nghiệp có thể bị phạt tối thiểu 6 triệu đồng. Nếu để quá 10 ngày, số tiền phạt rơi vào khoảng từ 6 triệu đến 18 triệu đồng. 

Mất hóa đơn GTGT đầu ra và đã có thông báo phát hành

Trường hợp mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành được xử lý như sau:

• Không bị phạt: Doanh nghiệp sẽ không bị phạt nếu sự việc xảy ra do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả khoáng. Ngoài ra, nếu hóa đơn bị mất là liên giao cho khách mua nhưng chưa hết hạn lưu trữ thông tin và tìm lại được trước khi bị xử lý, thì doanh nghiệp sẽ được miễn phạt. 
• Phạt cảnh cáo: Doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo nếu chứng minh được giao dịch và có các tình tiết giảm nhẹ. Hóa đơn bị mất là hóa đơn sai và đã xóa bỏ, hoặc lập thay thế, thì cơ quan thuế cũng phạt cảnh cáo. 
• Phạt tiền: Nếu hóa đơn đầu ra bị mất nhưng khách chưa nhận được, chưa đến hạn lưu trữ, hoặc hóa đơn đã lập theo bảng thống kê, thì doanh nghiệp bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu. Nếu làm mất hóa đơn trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5 triệu đến 10 triệu. 

Mất hóa đơn đầu vào

Với trường hợp mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp không bị xử phạt nếu nguyên nhân là hỏa hoạn, thiên tai, sự kiện bất khả kháng. Ngoài ra, nếu tìm được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử lý, thì doanh nghiệp cũng được miễn phạt.

Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn để hạch toán, khai thuế,… thì phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Trong trường hợp doanh nghiệp kịp thời có biên bản ghi nhận sự việc, đã kê khai, nộp thuế và chứng minh được giao dịch, thì được coi như tình tiết giảm nhẹ và chỉ phạt cảnh cáo. 

Trên đây, bePOS đã giúp bạn trả lời câu hỏi hóa đơn đỏ là gì, điều kiện phát hành như thế nào, xuất hóa đơn đỏ cần thông tin gì. Hóa đơn đỏ là chứng từ có giá trị pháp lý, dùng để kê khai thuế trước cơ quan có thẩm quyền, nên doanh nghiệp cần cẩn trọng trong suốt quá trình xuất hóa đơn. 

FAQ

Hộ kinh doanh cá thể có được phép phát hành hóa đơn đỏ không?

Hiện nay, hộ kinh doanh cá thể không được coi là đối tượng đăng ký thuế và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chính vì vậy, hộ kinh doanh cá thể không được phép phát hành hóa đơn đỏ. Trong trường hợp muốn phát loại hóa đơn này, thì hộ kinh doanh cần chuyển đổi mô hình kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

Mua bán hóa đơn đỏ trái phép là làm gì?

Hóa đơn đỏ là cơ sở để doanh nghiệp kê khai và nộp thuế. Khi này, nhiều doanh nghiệp thực hiện mua bán hóa đơn để để trục lợi, trốn thuế, giấu tài sản có thực. Ví dụ, doanh nghiệp X mua hóa đơn đỏ đầu vào, nhờ đó tăng chi phí ảo, doanh thu trong báo cáo tài chính giảm. Điều này giúp họ trốn nghĩa vụ đóng thuế, do hoạt động kinh doanh bị thua lỗ.