Kiểm soát chất lượng là hoạt động được thực hiện ở hầu hết các doanh nghiệp, nhất là trong lĩnh vực sản xuất, IT, nhà hàng, khách sạn,… Tuy nhiên, với các chủ doanh nghiệp nhỏ, hoạt động này ít được chú trọng hơn, vì họ cho rằng chúng quá phức tạp, chỉ phù hợp quy mô lớn. Trong bài viết này, bePOS sẽ giúp bạn hiểu rõ kiểm soát chất lượng là gì, làm sao để tiến hành tại cơ sở kinh doanh!
Kiểm soát chất lượng là gì?
Kiểm soát chất lượng (Tiếng Anh là Quality Control – QC) là kiểm soát các quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Mục đích cuối cùng là đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đó tuân theo bộ tiêu chí nhất định, ngăn ngừa lỗi, đáp ứng yêu cầu chất lượng mà doanh nghiệp và khách hàng đặt ra.
Kiểm soát chất lượng là một phần của quản lý chất lượng (Quality Management), có quan hệ mật thiết với đảm bảo chất lượng (Quality Assurance – QA). Khá nhiều người nhầm lẫn giữa khái niệm QA và QC. So với QA, hoạt động của QC mang tính chất phản ứng hơn. QA xây dựng quy trình để ngăn ngừa lỗi xảy ra, QC giám sát các quy trình, sản phẩm/dịch vụ cuối cùng để xác định lỗi đã xảy ra.
Tại sao doanh nghiệp cần kiểm soát chất lượng?
Bộ phận QC có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, không kể quy mô nhỏ hay lớn, bởi những lý do như sau:
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ: QC chịu trách nhiệm tối đa hóa chất lượng sản phẩm/dịch vụ theo các tiêu chuẩn đã đặt ra. Họ theo sát trong suốt quá trình sản xuất, có mặt trực tiếp tại nơi làm việc. Các sản phẩm/dịch vụ sau khi hoàn thành sẽ được kiểm tra trước khi đem ra cho khách hàng.
- Giảm thiểu lỗi và chi phí phát sinh: QC là những người phát hiện lỗi, tìm cách giải quyết và cùng các bộ phận khác cải tiến. Nhờ vậy, các sản phẩm/dịch vụ đầu ra đạt chất lượng thực sự tốt, ít gặp lỗi nhất. Doanh nghiệp ngày càng giảm thiểu chi phí dành cho hoạt động xử lý rủi ro và xử lý lỗi.
- Xây dựng hình ảnh uy tín: Sự hài lòng của khách hàng chỉ đạt được khi sản phẩm/dịch vụ có chất lượng tốt. Qua đó, doanh nghiệp sẽ được tín nhiệm bởi người tiêu dùng, ngày càng tạo dựng được uy tín trên thị trường.
Những phương pháp kiểm soát chất lượng phổ biến
Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng những phương pháp kiểm soát chất lượng phổ biến như:
- Biểu đồ X-Bar: Trong biểu đồ X-Bar, trục y thể hiện mức độ mà phương sai của thuộc tính đang kiểm tra có thể chấp nhận được, còn trục x thể hiện các mẫu thử nghiệm. Mục đích của phương pháp này là xác định lỗi xảy ra ngẫu nhiên hay có hệ thống.
- Phương pháp Taguchi: Phương pháp này nhấn mạnh vai trò của quá trình thiết kế sản phẩm, phát triển sản phẩm. Mục đích là giảm thiểu lỗi và hư hỏng khi sản xuất ngay cả trước khi chúng xảy ra.
- Phương pháp Kaizen: Phương pháp này liên tục cải thiện mọi khía cạnh của quy trình để tối ưu hiệu quả và giảm lỗi. Có thể hiểu, Kaizen là “cải tiến nhỏ trong một thời gian dài”. Hơn nữa, Kaizen có sự tham gia của nhiều nhân sự, thay vì thuộc nhiệm vụ của một bộ phận duy nhất.
- Phương pháp 5S: 5S chính là 5 tiêu chí, bao gồm Sắp xếp (Seiri), Sạch sẽ (Seiton), Sáng tỏ (Seiso), Sẵn sàng (Seiketsu) và Kỷ luật (Shitsuke). Mục đích chính của phương pháp này là đảm bảo “mọi thứ vào đúng chỗ của chúng”, từ đó giúp rút ngắn thời gian và nâng cao năng suất.
- Phương pháp Six Sigma: Đây là phương pháp thống kê số lỗi phát sinh và tìm cách khắc phục. Một quy trình đạt tiêu chuẩn là không tồn tại hơn 3,4 lỗi trên 1 triệu cơ hội sản phẩm.
- Một số phương pháp khác: Ngoài ra còn một số phương pháp kiểm soát chất lượng lỗi. Ví dụ, TPM (tập trung vào sự bảo trì, duy trì), MQA (tập trung kiểm soát trong quá trình sản xuất), TQC (kiểm soát toàn diện), TQM (kiểm soát toàn diện nhưng tập trung vào sự cải tiến hơn).
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Mỗi ngành sẽ có một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Chẳng hạn, với ngành F&B, quy trình này sẽ liên quan đến việc kiểm tra nguyên liệu đầu vào, sơ chế, bảo quản, chế biến, đóng gói. Các tiêu chuẩn về an toàn vệ sinh thực phẩm đóng vai trò lớn trong quy trình này.
Tuy nhiên, về cơ bản, một quy trình kiểm soát chất lượng sẽ bao gồm các bước sau:
- Bước 1 – Lập kế hoạch: Kế hoạch bao gồm các nội dung như tên sản phẩm/dịch vụ, phạm vi áp dụng, mục tiêu cụ thể, phân công nhân sự, phương pháp, các tài liệu sử dụng,…
- Bước 2 – Thiết lập tiêu chuẩn: Xác định các tiêu chuẩn để kiểm soát, kiểm tra chất lượng dựa trên mục tiêu ban đầu. Ví dụ, kiểm tra chất lượng thực phẩm nhà hàng thì sử dụng các tiêu chí về vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Bước 3 – Thực hiện kiểm soát chất lượng: Nhân viên QA/QC tiến hành kiểm soát chất lượng theo phương pháp và các tiêu chuẩn đã định sẵn.
- Bước 4 – Phân tích dữ liệu: Kết quả kiểm soát sẽ được lập thành các bảng biểu, báo cáo, gửi cho cấp trên và các bộ phận liên quan.
- Bước 5 – Cải tiến chất lượng: Bộ phận QA/QC kết hợp cùng ban lãnh đạo và các bộ phận khác để cải tiến quy trình, cải tiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Các công cụ sử dụng trong kiểm soát chất lượng
Các công cụ QC được đưa vào sử dụng để phục vụ quy trình trên. Hiện nay có những công cụ phổ biến như:
- Phiếu kiểm soát chất lượng (Check Sheet): Đây là công cụ được đưa vào sử dụng rất sớm, là phương tiện lưu trữ đơn giản như một dạng hồ sơ. Phiếu kiểm soát chất lượng thường dùng để kiểm tra số liệu chỉ tiêu, xác nhận công việc, xác nhận lỗi/nguyên nhân gây lỗ/vị trí lỗi.
- Biểu đồ nhân quả (Cause and Effect Diagram): Còn gọi biểu đồ xương cá, thống kê danh sách các nguyên nhân có thể dẫn đến kết quả. Mục đích của biểu đồ này là phân tích nguyên nhân của lỗi.
- Biểu đồ Pareto (Pareto Charts): Sử dụng để xác định nguyên nhân nào có ảnh hưởng lớn nhất đến doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng.
- Biểu đồ mật độ phân phối (Histogram): Là dạng biểu đồ cột đơn giản, thể hiện tần suất xuất hiện vấn đề. Qua đó, doanh nghiệp có thể phòng ngừa trước lúc vấn đề xảy ra.
- Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram): Biểu diễn các vị trí quan sát được của một biến thông qua điểm nhỏ, giúp định lượng mối quan hệ nhân quả giữa các biến số và sự phụ thuộc giữa các yếu tố.
- Biểu đồ kiểm soát (Control Chart): Theo dõi sự biến động của các thông số về đặc tính của sản phẩm. Nếu biểu đồ có dấu hiệu bất thường như biến động đi lên hay đi xuống tức là đã xảy ra vấn đề.
- Biểu đồ (Charts): Là biểu đồ trực quan hóa giữa các đại lượng, số liệu. Có nhiều loại như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ mạng nhện,…
>> Xem thêm: Tổng hợp 14 công cụ kiểm soát chất lượng hiệu quả nhất hiện nay
Những ví dụ về kiểm soát chất lượng tại doanh nghiệp
Công ty Vinamilk
Vinamilk là một trong những thương hiệu F&B cực kỳ uy tín tại Việt Nam. Phương châm của Vinamilk là tạo ra sự bền vững trước sự thay đổi liên tục của thị trường. Nhằm đạt được điều này, công ty rất chú trọng vào khâu sản xuất và quản lý chất lượng nội bộ.
Quy trình kiểm soát chất lượng của Vinamilk thực hiện như sau:
- Có phòng Quản lý chất lượng công ty, phòng KCS tại nhà máy
- Phòng Quản lý chất lượng tại công ty đề ra tiêu chuẩn kỹ thuật trong suốt quá trình sản xuất. Các phòng này cũng công bố chất lượng sản phẩm theo luật định, quản lý hồ sơ và tư vấn chiến lược về chất lượng cho ban lãnh đạo.
- Phòng KCS tại nhà máy kiểm tra từng công đoạn, phân tích các chỉ tiêu cho phù hợp với tiêu chuẩn đã đề ra.
- Phương pháp kiểm soát chất lượng của Vinamilk là “kiểm tra liên tục kết quả từng công đoạn” để có khả năng xử lý kịp thời.
- Vinamilk sử dụng tiêu chuẩn HACCP và ISO 9001-2000 để phân tích, xác định các mối nguy trong quy trình sản xuất.
Công ty Coca Cola
Coca Cola là thương hiệu nổi tiếng trong lĩnh vực đồ uống, với sản phẩm trọng yếu là nước uống có gas. Hệ thống chất lượng của Coca Cola được áp dụng tại tất cả đơn vị sản xuất kinh doanh trên thế giới, đem lại sự đồng nhất về mặt chất lượng.
Quy trình kiểm soát chất lượng của Coca Cola thực hiện như sau:
- Ban lãnh đạo của một đơn vị tổ chức lập kế hoạch kiểm soát chất lượng, hoạch định hệ thống, cam kết và tuyên bố chất lượng.
- Ban lãnh đạo đơn vị đảm bảo sự giao tiếp, hợp tác giữa các phòng ban trong hệ thống chất lượng để đạt được mục tiêu chung.
- Mỗi đơn vị phải kiểm soát tất cả tài liệu theo yêu cầu của hệ thống chất lượng Coca Cola, trong đó bao gồm Sổ tay chất lượng.
- Lên tiêu chuẩn tuyển dụng và đào tạo cho các vị trí kiểm soát chất lượng tại Coca Cola, định hướng công việc cho cả nhân sự cố định lẫn tạm thời.
- Đánh giá kết quả và sự phù hợp với tiêu chuẩn, kết hợp lắng nghe phản hồi khách hàng, từ đó cải tiến chất lượng.
Công ty Kinh Đô (KIDO)
Một ví dụ về kiểm soát chất lượng toàn diện (TQM) là Công ty Kinh Đô. Kinh Đô đã xây dựng hệ thống TQM bằng cách đào tạo nhận thức cho 41 thành viên, lập kế hoạch 5S tại kho và phân xưởng. Công ty cũng thành lập 3 nhóm chất lượng (QCC), sử dụng 7 công cụ kiểm soát chất lượng phổ biến.
Mục tiêu của Kinh Đô là giảm tiêu thụ điện năng, giảm việc sử dụng túi ni lông, nâng cao chất lượng sản phẩm. Kết quả mà kế hoạch trên đem lại khá tốt, với cam kết chất lượng tăng từ 66,67% lên 100%. Tổng bình quân hiệu suất tăng từ 71,67% lên 86,66%, tỷ lệ GHK tăng từ 50% lên 66,67%.
Số hóa hoạt động QA/QC ngành F&B với beChecklist
beChecklist là ứng dụng kiểm soát chất lượng dịch vụ F&B được phát triển bởi bePOS. beChecklist được tư vấn phát triển bởi những với những chuyên gia đầu ngành, từng có nhiều năm quản trị ở các nhà hàng lớn như Golden Gate, KFC,…
Mục tiêu của beChecklist là số hóa toàn bộ quy trình quản lý chất lượng tại nhà hàng, quán cafe. Đây là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp đạt được sự đồng nhất ngay cả khi vận hành chuỗi lớn, đồng thời tăng cường chất lượng sản phẩm, dịch vụ ở mọi chi nhánh.
Một số điểm nổi bật của beChecklist là:
- Giao diện thông minh, dễ sử dụng với các thao tác đơn giản, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
- Tạo, sửa, chấm điểm bằng checklist trên app, hạn chế sai sót khi dùng Check Sheet thủ công.
- Thông tin giữa ban lãnh đạo, nhân viên QA/QC và các bộ phận khác được truyền tải nhanh chóng, đảm bảo độ minh bạch.
- Báo cáo thống kê trực quan, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng ra quyết định xử lý.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm kiểm soát chất lượng dịch vụ F&B beChecklist, vui lòng liên hệ theo hotline 024 7771 6889 hoặc chat trực tiếp qua Fanpage/Zalo OA của bePOS.
NHẬN TƯ VẤN NGAY
Câu hỏi thường gặp
Thuật ngữ “kiểm soát chất lượng toàn diện” là gì?
Kiểm soát chất lượng toàn diện là việc doanh nghiệp dành sự tập trung vào chất lượng, với sự tham gia của tất cả thành viên. Hoạt động này bao gồm tất cả công đoạn sản xuất, từ lên chính sách, lập kế hoạch, thực hiện và đảm bảo chất lượng.
Kiểm tra chất lượng và kiểm soát chất lượng có phải một không?
Kiểm tra chất lượng và kiểm soát chất lượng không hoàn toàn giống nhau về định nghĩa. Kiểm tra là phát hiện sai sót, kiểm soát là ngăn ngừa sai sót. Tuy nhiên, trong thực tế doanh nghiệp, bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) thực hiện khá nhiều hoạt động kiểm tra. Vì vậy, có thể nói đây chỉ là vấn đề về cách diễn đạt, cách hiểu của từng doanh nghiệp.
Trên đây, bePOS đã giúp bạn đọc tìm hiểu kiểm soát chất lượng là gì, làm thế nào để kiểm soát, kiểm tra chất lượng tại doanh nghiệp. Đây là nội dung quan trọng, nhất là nếu doanh nghiệp của bạn tập trung vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ để làm hài lòng khách hàng. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hãy tiếp tục ủng hộ website nhé!
Follow bePOS:
