Gửi Email là một trong những phương thức liên lạc quen thuộc và phổ biến giữa các doanh nghiệp với khách hàng. Thông qua các email, doanh nghiệp có thể tạo mối quan hệ, giải đáp các thắc mắc và vấn đề khó khăn mà khách hàng đang gặp phải, từ đó tạo được ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp của mình trong mắt người tiêu dùng. Email giống như bộ mặt của công ty để trao đổi thông tin, trò chuyện với khách hàng. Vì vậy, để tăng khả năng thuyết phục và tạo độ tin cậy trong lòng các đối tác, bạn rất cần những mẫu email phản hồi khách hàng để tạo độ chuyên nghiệp và không bỏ lỡ các cơ hội làm ăn quan trọng. Bài viết dưới đây của bePOS sẽ hướng dẫn cho các bạn một số mẫu email phản hồi khách hàng thông dụng mà bạn có thể tham khảo.
Thư phản hồi khách hàng là gì?
Thư phản hồi khách hàng có thể được coi là một công cụ “trung gian” nhằm kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp. Doanh nghiệp dùng email phản hồi khách hàng này để giải đáp mọi thắc mắc, ý kiến về doanh nghiệp cũng như những lời cảm ơn tới khách hàng vì đã sử dụng sản phẩm hoặc lời xin lỗi trong trường hợp xảy ra vấn đề không mong muốn. Nội dung và hình thức của một mẫu email phản hồi khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng được những mong muốn của khách hàng cũng như thành công trong việc giữ chân khách hàng. Qua đó, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ ngày càng được cải thiện tối đa và doanh thu ngày tăng trưởng một cách mạnh mẽ.
Làm thế nào để có thể viết một mẫu email phản hồi khách hàng chuyên nghiệp
Khi nhận được một email phản hồi từ khách hàng, bạn đừng nên trả lời vội mà dành thời gian suy nghĩ kỹ càng, thấu đáo nhất về cách trả lời sao cho thật lịch sự và cung cấp được những dễ hiểu để khách hàng có thể nhận được một câu trả lời tốt nhất. Đương nhiên, với những email mang tính khẩn cấp, bạn cũng nên trang bị những mẫu email phản hồi khách hàng phù hợp để đáp ứng kịp thời.
Trong một email phản hồi khách hàng hiệu quả nhất là không được dài dòng, nhiều ý mà hãy đi thẳng vào các ý chính, mạch lạc, ngắn gọn, dễ hiểu. Bạn cũng cần tránh sử dụng những từ ngữ không hợp lý hoặc cần thiết, vì ngôn ngữ viết có thể tạo ra nhiều ý nghĩa hơn là ngôn ngữ nói, vì vậy sẽ khiến khách hàng dễ hiểu lầm về thông điệp mà bạn muốn truyền đạt.
6 mẫu email phản hồi khách hàng hiệu quả nhất giúp tăng tỷ lệ mở thư
Mẫu thư cảm ơn khách hàng
Để tạo được mối quan hệ gắn bó lâu dài với khách hàng, doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn sau khi họ sử dụng sản phẩm của mình. Mẫu thư cảm ơn khách hàng thường là những mẫu thư được gửi đi nhân dịp nào đó như: sau khi mua hàng, kỷ niệm ngày đặc biệt của doanh nghiệp hay lời giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng.
Bạn có thể tùy chọn viết thư tay hoặc email để gửi đến các khách hàng sau khi đã mua và sử dụng sản phẩm/ dịch vụ. Bạn cần viết ngắn gọn và không được để nội dung quá chung chung hay lỗi chính tả nhằm tránh khách hàng cảm thấy phiền và khó chịu khi nhận thư. Ngoài ra, điều quan trọng nữa là nên gửi thư vào các thời điểm phù hợp
Mẫu email phản hồi khách hàng đang tức giận, phàn nàn
Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng tức giận hoặc phàn nàn về sản phẩm là điều khó tránh khỏi. Chính vì vậy, để làm hài lòng, đáp ứng nhu cầu cũng như nâng cao sự chuyên nghiệp trong công đoạn chăm sóc khách hàng thì bạn cần giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng, rõ ràng và kịp thời.
Bạn hãy nói lời xin lỗi và thừa nhận sai sót về sản phẩm, dịch vụ của mình. Ngoài ra, để giảm thiểu rủi ro, bạn có thể cung cấp cho khách hàng một ưu đãi, hoàn trả hoặc giảm giá. Mẫu email phản hồi khách hàng đang tức giận chính là một trong những vũ khí lợi hại giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng không tốt về sản phẩm, dịch vụ.
Mẫu email phản hồi khách hàng để chào mừng
Gửi mẫu email phản hồi khách hàng để chào mừng mỗi khi một khách hàng đăng ký, mua sản phẩm của bạn lần đầu hoặc thuê bao mới là điều cực kỳ cần thiết. Việc này giúp khách hàng làm quen với doanh nghiệp và cho khách hàng thấy họ được quan tâm. Đây là cơ hội tốt để bạn gửi thêm các thông tin về sản phẩm, dịch vụ hữu ích với nhu cầu của họ.
Tuy nhiên, dữ liệu và thông tin khách hàng của doanh nghiệp ngày càng nhiều. Vì vậy, bạn cần lưu ý và đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ một vị khách hàng nào khi gửi mẫu email phản hồi khách hàng để chào mừng.
Mẫu email phản hồi khách hàng khiếu nại
Sự phàn nàn, khiếu nại của khách hàng luôn là cơ hội và động lực để xây dựng, phát triển sự uy tín cho doanh nghiệp. Một khi khách hàng đã dành thời gian để ngồi viết email khiếu nại, thì doanh nghiệp cần trả lời lại bằng một mẫu thư phản hồi khách hàng với một thái độ tôn trọng, lịch sự và giải quyết khiếu nại tinh tế.
Thông thường nội dung của mẫu thư phản hồi thường là sự tường trình, nhận lỗi và cách doanh nghiệp giải quyết vấn đề khách hàng đang khiếu nại. Để mẫu email phản hồi khách hàng hiệu quả nhất, bạn cần yêu cầu bộ phận chịu trách nhiệm giải trình sự việc, thậm chí là đền bù tổn thất cho khách hàng. Đây được coi như là cơ hội thứ hai để doanh nghiệp lấy lại được thiện cảm trong mắt khách hàng.
Mẫu email phản hồi khách hàng để khảo sát
Đây là cách để cung cấp những dữ liệu có giá trị cho công ty bạn. Khi bạn muốn thêm thông tin ý kiến của người tiêu dùng nhằm phát triển sản phẩm/dịch vụ, bạn có thể sử dụng mẫu email phản hồi khách hàng để khảo sát có đính kèm một file đánh giá về mức độ hài lòng, đặc điểm nhân khẩu học, điểm nỗ lực của khách hàng. Hãy tinh tế và khéo léo để đưa khách hàng tham gia và nhấn link khảo sát.
Và đừng quên gửi lời cảm ơn khách hàng để thể hiện sự lịch sự cũng như chuyên nghiệp trước khi họ nhấn nút điền link. Mẫu thư phản hồi khách hàng để khảo sát hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp triển trai trong chiến lược phát triển kinh doanh của mình.
Mẫu email phản hồi khách hàng để theo dõi dịch vụ
Để bán được hàng cũng như thúc đẩy quan hệ bền chặt giữa bạn và khách hàng, doanh nghiệp cần gửi thư phản hồi để theo dõi. Nội dung của thư này thường là giới thiệu và tư vấn sản phẩm mới, bên cạnh đó là những thông tin về chính sách mua hàng cần thiết để khách hàng nhanh chóng đưa ra quyết định mua hàng.
Khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn có thể họ không mong đợi việc được theo dõi thường xuyên, tuy nhiên đó là điều sẽ khiến khách hàng đánh giá cao hơn về sự chuyên nghiệp của bạn. Thêm vào đó, mẫu email phản hồi khách hàng để theo dõi dịch vụ giúp thúc đẩy các mối quan hệ khách hàng trở nên tích cực hơn.
TỔNG KẾT
Trên đây là các mẫu email phản hồi khách hàng thông dụng mà bạn có thể tham khảo và áp dụng. Hy vọng những thông tin mà bePOS mang đến sẽ giúp cho các bạn tìm cách trả lời khách hàng như thế nào để chuyên nghiệp và hợp lý nhất, mang lại sự hài lòng và niềm tin trong lòng khách hàng.
FAQ
Thư phản hồi khách hàng là gì?
Thư phản hồi khách hàng có thể được coi là một công cụ “trung gian” nhằm kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp. Doanh nghiệp dùng email phản hồi khách hàng này để giải đáp mọi thắc mắc, ý kiến về doanh nghiệp cũng như những lời cảm ơn tới khách hàng vì đã sử dụng sản phẩm hoặc lời xin lỗi trong trường hợp xảy ra vấn đề không mong muốn.
Làm thế nào để có thể viết một mẫu email phản hồi khách hàng chuyên nghiệp?
Trong một email phản hồi khách hàng hiệu quả nhất là không được dài dòng, nhiều ý mà hãy đi thẳng vào các ý chính, mạch lạc, ngắn gọn, dễ hiểu. Bạn cũng cần tránh sử dụng những từ ngữ không hợp lý hoặc cần thiết, vì ngôn ngữ viết có thể tạo ra nhiều ý nghĩa hơn là ngôn ngữ nói, vì vậy sẽ khiến khách hàng dễ hiểu lầm về thông điệp mà bạn muốn truyền đạt.
Follow bePOS:
