Phương pháp quản lý chi phí nguyên liệu trong nhà hàng hiệu quả

Trong việc vận hành nhà hàng quán ăn, chi phí nguyên liệu chiếm trọng số lớn trong cơ cấu chi phí. Việc quản lý kho hàng một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo định lượng và chất lượng, giảm thiểu hao hụt và thất thoát nguyên liệu. 

Tuy nhiên, nhiều chủ quán hiện nay vẫn gặp khó khăn khi quản lý chi phí nguyên liệu trong nhà hàng. Trong bài viết dưới đây, tôi hy vọng chia sẻ kiến thức về quản trị kinh doanh chuỗi nhà hàng để có thể giúp các bạn quản lý chi phí nguyên liệu nhà hàng một cách hiệu quả hơn.

Định nghĩa chi phí nguyên vật liệu bán hàng

Chi phí nguyên vật liệu bán hàng hay còn gọi là giá vốn hàng bán – Cost of Sales (COS) hoặc Cost Of Good Sold (COGS) là tổng hợp các chi phí nguyên vật liệu phục vụ chế biến sản phẩm, bao gồm 5 nhóm chi phí dùng cho các việc như sau:

• Nguyên vật liệu chế biến đồ ăn
• Nguyên vật liệu chế biến đồ uống
• Vật phẩm bán hàng thêm trong nhà hàng 
• Bao bì trực tiếp hàng bán: giao hàng, bán hàng mang về
• Trung tâm chế biến và phân phối đối với chuỗi nhà hàng

Chi phí nguyên vật liệu là một dòng chi phí quan trọng hàng đầu, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí hoạt động kinh doanh nhà hàng.

Quản lý chi phí nguyên vật liệu hiệu quả

Để quản lý chi phí nguyên liệu trong nhà hàng hiệu quả, tôi xây dựng 3 tầng về kiểm soát và quản lý như sau:

Xuất – Nhập – Tồn

Đây là phương pháp cơ bản nhất trong quản lý chi phí nguyên vật liệu bán hàng, bao gồm các công việc như sau:

• Tồn hàng đầu kỳ (kiểm đếm hàng)
• Cập nhật nhập – xuất hàng hóa
• Cập nhật hủy hàng
• Tồn hàng cuối kỳ (đếm hàng)
• Xác nhận số sử dụng thực tế

Nếu bạn thực hiện viện kiểm đếm xuất – nhập – tồn hàng hóa tốt sẽ giúp kiểm soát tốt thất thoát xảy ra trong quá trình kinh doanh.

Kế hoạch hàng bán

Xây dựng kế hoạch hàng bán có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chặt chẽ lượng hàng bán được là bao nhiêu. Cách thực hiện theo các bước như sau:

• Xác lập số sử dụng thực tế trên 1 triệu doanh số hoặc trên 100 khách hàng.
• Dự đoán doanh số hoặc số khách hàng.
• Lập kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng.

>> Xem thêm: Bí kíp giảm chi phí giá vốn trong nhà hàng hiệu quả

Hiệu quả sử dụng

Nếu làm tốt hiệu quả sử dụng thì sẽ kiểm soát định mức tốt, từ đó chủ quán có thể lập kế hoạch quản lý nguyên vật liệu thành công. Cách xác định hiệu quả sử dụng như sau:

• Định lượng món bán trong thực đơn: Lập bảng định lượng từng món từ đầu bếp, người mua hàng.
• Đếm số món bán theo chu kỳ (Menu Mix)
• Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu sử dụng theo doanh số
• So sánh thực tế sử dụng trong bảng xuất – nhập – tồn

Hãy lấy định mức nhân với số liệu bán hàng sẽ ra tiêu chuẩn sử dụng nguyên vật liệu. Lấy số này so sánh với số liệu thực tế từ xuất – nhập – tồn sẽ thấy mức độ chênh lệch giữa dự kiến và thực tế sử dụng nguyên vật liệu.

Ví dụ: Bạn bán 01 món ăn từ 200g bò cao cấp Wagyu. Một tháng bạn bán được 500 lần món bò đó thì sẽ cần 200g x 500 = 100 kg bò Wagyu. Trong khi số thực tế xuất nhập tồn bạn sử dụng tới 110kg bò. Vậy 10kg chênh lệch nằm tại đâu? Bị thất thoát hay ở định lượng chưa đúng, bị hủy hàng,… 

Như vậy, so sánh thực tế sử dụng với số liệu trong xuất – nhập – tồn sẽ thấy được bản chất chênh lệch giữa tiêu chuẩn và thực tế.

Xây dựng được 3 tầng quản lý như trên sẽ tăng sự chặt chẽ trong quản lý nguyên vật liệu hàng bán. Đặc biệt, bạn cần xác lập chu kỳ quản lý hàng hóa: 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng,… Chu kỳ càng ngắn thì càng dễ tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch thất thoát là gì và đưa ra giải pháp khắc phục nhanh chóng, kịp thời.

Một số mẫu báo cáo quản lý chi phí nguyên vật liệu cần thiết

Việc lập báo cáo quản lý chi phí nguyên vật liệu cần thiết sẽ giúp chủ nhà hàng theo dõi các số liệu về hàng hóa một cách đầy đủ và chi tiết nhất. Bạn có thể sử dụng phương pháp truyền thống như ghi chép sổ sách, excel hoặc ứng dụng các phần mềm quản lý nhà hàng trong việc lập báo cáo quản lý giá vốn hàng bán.

Mẫu sổ báo cáo quản lý chi phí nguyên vật liệu được sử dụng theo chu kỳ ngày/tuần/tháng để theo dõi và kiểm soát hàng hóa chặt chẽ. Thông thường, khi quản lý chi phí nguyên liệu trong nhà hàng sẽ sử dụng một số loại báo cáo như:

• Sổ nhập hàng: Kiểm đếm hàng nhập mỗi chu kỳ, có thể nhập bằng excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng.
• Sổ tồn hàng: Kiểm đếm số lượng hàng tồn thời điểm đầu hoặc cuối chu kỳ.
• Sổ hủy hàng: Kiểm đếm số lượng hàng hủy trong mỗi chu kỳ.
• Sổ điều chuyển nội bộ: Kiểm đếm hàng khi có phát sinh trong quá trình hoạt động.
• Báo cáo bán hàng: Dạng báo cáo này được tạo ra từ phần mềm quản lý nhà hàng, cung cấp các thông tin về doanh số, lượt khách, số món thực đơn bán được trong mỗi chu kỳ
• Báo cáo xuất nhập tồn (Inventory): Là dạng báo cáo excel tại nhà hàng hoặc báo cáo chuyên môn từ phòng Kế Toán.
• Báo cáo kế hoạch hàng hóa: Báo cáo được lập bằng excel tại nhà hàng dự kiến doanh số và số món bán hàng để chuẩn bị nguyên vật liệu.
• Định lượng món ăn: Bảng định lượng nguyên vật liệu của từng món ăn trong thực đơn.
• Tiêu chuẩn sử dụng: Báo cáo bằng excel hoặc phần mềm quản lý xác định tiêu chuẩn sử dụng nguyên vật liệu theo mức doanh số thực tế.

Sau đây là mẫu báo cáo xuất nhập tồn (Inventory) được lập dựa trên những kinh nghiệm thực chiến của tôi trong kinh doanh linh vực F&B, mời các bạn cùng tham khảo:

>> Tham khảo ngay: Top 8 giải pháp giúp tối ưu chi phí nhà hàng hiệu quả

Các chỉ số quản lý cần biết

Các bạn có thể tham khảo các chỉ số quản lý dưới đây để có thể kiểm soát chi phí nguyên vật liệu hiệu quả:

• Actual Usage nghĩa là giá vốn bán hàng thực tế (VNĐ): Chỉ số này được tính bằng giá mua x số thực tế sử dụng.
• Chỉ số phần trăm COGS (% COS) tức là phần trăm giá vốn trên tổng doanh số.
• Per Million – số sử dụng hàng trên mỗi 1 triệu doanh số: Chỉ số này bằng (số thực tế sử dụng x 1 triệu)/Tổng doanh số.
• Per 100 TC – số sử dụng hàng trên 100 lượt khách: Chỉ số này bằng (số thực tế sử dụng x 100/Tổng lượt khách.
• Standard Usage nghĩa là giá vốn bán hàng tiêu chuẩn (VNĐ): Chỉ số này dựa theo bảng tỉnh tiêu chuẩn sử dụng hàng hóa.
• Phần trăm Efficiency nghĩa là phần trăm hiệu quả sử dụng tiêu chuẩn so với thực tế: Chỉ số này được tính bằng Standard Usage/Actual Usage.

Chi phí nguyên vật liệu trong nhà hàng gồm rất nhiều chi phí con của từng mặt hàng nên rất phức tạp. Đây là những chỉ số giúp các bạn quản lý hàng hóa và giá vốn hàng bán một cách hiệu quả, từ đó đạt được đỉnh cao về quản lý COGS. 

Chắc hẳn nhiều doanh nghiệp đã nắm được phương pháp chung về quản lý giá vốn hàng bán, nhưng để áp dụng một cách triệt để vào hoạt động kinh doanh đòi hỏi cần nghiên cứu sâu và ứng dụng các phần mềm cùng kỹ thuật về quản lý. 

>> Để hiểu rõ hơn về cách quản lý chi phí nguyên liệu trong nhà hàng, mời bạn theo dõi những chia sẻ của tôi trong video dưới đây:

Quản lý chi phí nguyên liệu trong nhà hàng chưa bao giờ là điều dễ dàng đối với một người quản lý hay chủ nhà hàng. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tìm ra được phương pháp quản lý chi phí nguyên vật liệu khoa học, hiệu quả, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát cho nhà hàng của mình. Chúc các bạn kinh doanh phát đạt!

— — — — — — — — — — — — — — — — — — –

Tham gia ngay chương trình “Cao Trí Coaching – Làm chủ nhà hàng” được hợp tác triển khai bởi chuyên gia Nguyễn Cao Trí và bePOS. Chương trình sẽ mang đến nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực chiến cực hữu ích cho các chủ nhà hàng, quán ăn cùng cơ hội được Live Coaching 1:1 với chuyên gia Nguyễn Cao Trí. Thông tin chi tiết:

• Thời gian: 20h thứ 5 hàng tuần
• Livestream trên: Fanpage Facebook Nguyễn Cao Trí