Trong quá trình làm sản phẩm, dịch vụ, các doanh nghiệp phải có quy trình kiểm soát chất lượng để đảm bảo thành phẩm đầu ra không có lỗi, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Không chỉ phổ biến ở các ngành sản xuất, hoạt động kiểm soát chất lượng còn được áp dụng tại ngành hàng thực phẩm, dịch vụ F&B. Dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu quy trình 6 bước để kiểm soát chất lượng trong doanh nghiệp!
Quy trình kiểm soát chất lượng là gì?
Quy trình kiểm soát chất lượng (hay còn gọi quy trình QC) là phương pháp và các bước cần thực hiện để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng mà doanh nghiệp đề ra. Qua đó, doanh nghiệp có thể tạo sự nhất quán cho hệ thống sản phẩm, dịch vụ và đem tới sự hài lòng cho khách hàng. Hiện nay, bất cứ ngành nghề nào cũng có thể sử dụng quy trình QC, như ngành xây dựng, sản xuất hàng tiêu dùng, hàng may mặc, ngành thực phẩm,…
Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ này, bạn có thể tham khảo quy trình kiểm soát chất lượng của Vinamilk. Vinamilk thành lập phòng Quản lý chất lượng ở công ty, đây là nơi đề ra yêu cầu kỹ thuật, công bố chất lượng, quản lý hồ sơ và tư vấn ban lãnh đạo. Ở các nhà máy có các phòng KCS (tức Knowledge Centered Support – Kiểm tra chất lượng sản phẩm).
Phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ công đoạn sản xuất, đảm bảo hợp tiêu chuẩn mà phòng Quản lý chất lượng đã đưa ra. Hoạt động này diễn ra gần như là hàng ngày, kiểm tra kết quả từng công đoạn để xử lý vấn đề phát sinh nhanh chóng.
6 bước kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Bước 1: Lên kế hoạch kiểm soát chất lượng
Đây là bước chủ chốt trong quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Người lập kế hoạch (Control Plan) có thể là chính ban lãnh đạo hoặc phòng quản lý chất lượng. Kế hoạch này có thể được chia làm 3 loại, là kế hoạch kiểm soát nguyên mẫu, kế hoạch thử nghiệm và kế hoạch sản xuất đại trà. Trong kế hoạch kiểm soát chất lượng cần có các nội dung như:
- Mục tiêu và các tiêu chuẩn về chất lượng
- Quy trình kiểm soát chất lượng, phương pháp sử dụng
- Xác định trách nhiệm, vai trò của các phòng ban và nhân sự
- Liệt kê các tài liệu, công cụ cần thiết trong quá trình làm việc
- Hướng dẫn cách giải quyết các vi phạm chất lượng
Bước 2: Đặt ra tiêu chuẩn đánh giá
Bước tiếp theo trong quy trình kiểm soát chất lượng là đề ra tiêu chuẩn đánh giá. Ví dụ, với các nhà hàng, khách sạn thì sẽ sử dụng tiêu chuẩn HACCP, tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng ngành chế biến thực phẩm.
Một số nhà hàng sử dụng cả tiêu chuẩn ISO 9000 về hệ thống quản lý chất lượng tại nơi sản xuất, tiêu chuẩn ISO 45001 về quản lý an toàn lao động, tiêu chuẩn ISO 22000 về VSATTP. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đặt tiêu chuẩn cho từng nhóm hàng, từng sản phẩm/dịch vụ chuyên biệt.
Bước 3: Phân loại lỗi, nguy cơ
Phân loại lỗi, nguy cơ thường được quy định trong bộ tiêu chuẩn mà doanh nghiệp sử dụng. Doanh nghiệp phải liệt kê danh sách lỗi, miêu tả chi tiết để nhân viên nhận biết. Mức độ nặng nhẹ cũng được quy định rõ, chia thành 3 nấc là lỗi nhẹ, nặng và nghiêm trọng.
Lỗi nghiêm trọng rất nguy hiểm, có thể khiến doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm pháp lý. Việc sản xuất số lượng lớn không thể hoàn hảo 100%, vì vậy doanh nghiệp cần ấn định AQL, tức mức độ chấp nhận được của lỗi. Thông thường, AQL cho phép lỗi nhỏ xảy ra khoảng 4%, lỗi lớn có thể là 1 – 2%, lỗi nghiêm trọng là 0%.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra
Không có mẫu số chung cho quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, mà sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Bước đầu tiên sẽ là lập phiếu kiểm tra (Check Sheet) cho từng công đoạn sản xuất. Phiếu kiểm tra được làm dựa trên bộ tiêu chuẩn và kế hoạch mà ban quản lý ban hành.
Nhân viên QC sẽ tiến hành kiểm tra, thu thập thông tin, ghi nhận vào trong phiếu. Với những lỗi có thể giải quyết ngay thì sẽ giải quyết theo hướng dẫn mà phòng QA đã ban hành. Còn những lỗi nặng, lỗi nghiêm trọng thì có thể phải lập biên bản.
Bước 5: Phân tích dữ liệu
Dựa trên kết quả đã thu thập, nhân viên lập báo cáo thống kê sản phẩm lỗi, nguyên nhân gây lỗi tại các công đoạn sản xuất. Bạn có thể tham khảo một số công cụ quản lý chất lượng như bảng biểu, biểu đồ Cause & Effect, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân tán,…. Việc sử dụng công cụ nào để phân tích dữ liệu phải phù hợp với mục tiêu kiểm soát, thường được quy định trong Control Plan.
Bước 6: Cải tiến
Bước cuối cùng trong quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm là cải tiến quy trình làm việc, cải tiến chất lượng sản phẩm. Ví dụ, thay đổi thứ tự một số bước trong sản xuất, thiết kế lại mẫu mã, bao bì sản phẩm, đào tạo lại nhân viên,… Việc cải tiến chất lượng là quá trình diễn ra liên tục, bởi thị trường ngày nay có độ cạnh tranh cao và nhu cầu khách hàng thì luôn thay đổi.
Các giai đoạn trong quy trình kiểm soát chất lượng
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ toàn diện sẽ bao gồm 3 giai đoạn như sau:
- IQC – Kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào: Kiểm tra nguyên liệu, vật tư hàng hóa thông qua báo cáo đánh giá. Theo dõi suốt quá trình lưu kho và sử dụng nguyên vật liệu trong kho. Cuối cùng là đánh giá nhà cung cấp có đạt tiêu chuẩn không, có cần thay nhà cung cấp không.
- PQC – Kiểm soát quá trình sản xuất: Kiểm soát tất cả công đoạn sản xuất nhằm đảm bảo đạt tiêu chuẩn đã đề ra. Nếu phát hiện nguyên liệu không đáp ứng thì phải phản hồi lại cho người thực hiện quy trình kiểm soát chất lượng IQC.
- OQC – Kiểm soát chất lượng đầu ra: Đánh giá kết quả thành phẩm trên từng dây chuyền sản xuất. Thu thập những mẫu không đạt, tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu khắc phục.
Kinh nghiệm xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng
Xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng là nhiệm vụ quen thuộc đối với doanh nghiệp lớn. Ngược lại, ở các doanh nghiệp nhỏ lẻ, hoạt động này vẫn chưa thực sự được chú trọng, còn loay hoay khi triển khai. Dưới đây là một số kinh nghiệm xây dựng quy trình và hệ thống kiểm soát chất lượng:
- Đảm bảo sự rõ ràng, chi tiết: Khi xây dựng bộ tiêu chuẩn và quy trình kiểm soát chất lượng, doanh nghiệp phải đảm bảo sự rõ ràng, chi tiết. Ví dụ, liệt kê đầy đủ các lỗi, phân loại, mô tả chi tiết cách nhận biết và hướng dẫn cách giải quyết.
- Đào tạo nhân viên QA/QC: Các doanh nghiệp cần có lộ trình phát triển, đào tạo kiến thức cho nhân viên QA/QC. Với các doanh nghiệp nhỏ, chưa có bộ phận QA hoàn chỉnh thì hãy tạo điều kiện cho quản lý đi học thêm kỹ năng, nghiệp vụ về chất lượng.
- Đánh giá hiệu quả và cải tiến: Quy trình kiểm soát chất lượng phải được theo dõi, xem xét và đánh giá hiệu quả. Một quy trình tốt trong quá khứ chưa chắc đã phát huy hiệu quả ở tương lai.
- Áp dụng công nghệ hiện đại: Nhiều người lầm tưởng công nghệ 4.0 chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn. Đây là quan điểm sai lầm, vì các công cụ hiện nay được thiết kế vô cùng đa dạng, phù hợp nhiều quy mô, có thể sử dụng ngay tại các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ.
Thấu hiểu nhu cầu kiểm soát chất lượng của các doanh nghiệp, bePOS đã nghiên cứu và phát triển ứng dụng beChecklist. Đây là app số hóa hoạt động QA/QC ngành F&B, là sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại của bePOS và kiến thức chuyên môn của các chuyên gia đầu ngành, những người từng làm việc tại các tập đoàn, chuỗi nhà hàng, khách sạn lớn.
beChecklist có tính năng tạo và quản lý Checklist kiểm tra trên app, thay vì dùng Check Sheet thủ công. Báo cáo, các thông tin và quá trình xử lý lỗi được truyền tải nhanh chóng giữa ban quản lý, nhân viên QA và nhân viên vận hành. Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn hãy liên hệ bePOS qua hotline 0247 7716 889, nhắn tin Fanpage/Zalo hoặc điền vào form dưới nhé!
NHẬN TƯ VẤN NGAY
Câu hỏi thường gặp
Ai là người thực hiện việc kiểm soát chất lượng?
Người chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng tại từng công đoạn là bộ phận QC. Còn người lên kế hoạch, đề ra tiêu chuẩn chất lượng và xây dựng quy trình là bộ phận QA. Nhưng ở một số doanh nghiệp nhỏ, thì sự phân chia QA/QC sẽ không quá rõ ràng, mà có thể thuộc nhiệm vụ của một phòng quản lý chất lượng.
Thuật ngữ “chi phí chất lượng” là gì?
Chi phí chất lượng là tất cả chi phí doanh nghiệp cần bỏ ra để ngăn ngừa, phát hiện và giải quyết các vấn đề về chất lượng. Một quy trình kiểm soát chất lượng tốt có thể giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí này và tăng doanh thu nhanh chóng.
Trên đây, bePOS đã giúp bạn đọc tìm hiểu tất tần tật về quy trình kiểm soát chất lượng, dịch vụ tại doanh nghiệp. Có thể thấy, kiểm soát chất lượng đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp thể hiện sự cam kết uy tín với khách hàng và nâng cao vị thế trên thị trường. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hãy tiếp tục ủng hộ bePOS thời gian tới nhé!
Follow bePOS:
