Hẳn rằng chúng ta ai cũng từng chạy đua một cuộc đua không mấy dễ chịu -chạy đua với deadline. Không thể quản lý thời gian hiệu quả chính là nguyên nhân đẩy mọi người vào trận đấu “khó thở” này. Không cần chạy bộ nữa, hôm nay hãy cùng bePOS khám phá một chú ngựa đua giúp bạn nhanh chóng thắng mặt trận này nhé. Chú ngựa đó có tên là “Phương pháp quản lý thời gian”! 

Tại sao cần quản lý thời gian?

Nếu bạn từng chạy đua với deadline cả đêm, sáng dậy lờ đờ ngủ gật với cơ thể mệt mỏi, tối hôm sau ngủ từ sớm và lại không kịp deadline cho ngày hôm đó thì hẳn bạn đã nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý thời gian rồi đúng không? Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả rất quan trọng đối với hiệu suất công việc, cụ thể: 

  1. Không phải tốn quá nhiều công sức để thực hiện công việc: nghiên cứu chỉ ra rằng nếu sử dụng thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thêm 250 giờ làm việc mỗi năm. 
  2. Hoàn thành công việc đúng tiến độ, cuộc sống trở nên có ý nghĩa hơn: cảm giác bực bội khi dành cả ngày để làm việc và lại không hiệu quả sẽ không còn nữa, bạn sẽ trở nên tốt hơn trong công việc đồng thời giải phóng năng lượng tinh thần của mình. 
  3. Đạt được mục tiêu nhanh hơn: rất nhiều người đặt ra mục tiêu lớn để hoàn thành thế nhưng lại nhanh chóng đi chậm tiến độ, gây nản chí và dẫn đến từ bỏ. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn tới đích nhanh hơn mà còn là động lực duy trì mục tiêu ban đầu. 
  4. Nâng cao sự tự tin: bạn có nhiều khả năng chăm sóc bản thân, cảm thấy bản thân có giá trị hơn. 
  5. Có thêm năng lượng để chinh phục mục tiêu mới từ bước đà của sự thành công cũ.
  6. Có nhiều thời gian dành cho bản thân và các sở thích cá nhân: có cơ hội phát triển bản thân, dành thời gian cho gia đình, bạn bè. 
  7. Giảm căng thẳng và tình trạng quá tải, cải thiện sức khoẻ tinh thần. 
  8. Hạn chế lưỡng lự khi đưa ra quyết định: đôi khi bạn tốn rất nhiều thời gian để đưa ra quyết định cho một công việc nhỏ, không thực sự cấp thiết. Điều này gây lãng phí thời gian và bạn cần khắc phục để thực hiện kế hoạch hiệu quả. 
phuong-phap-quan-ly-thoi-gian
Quản lý thời gian rất quan trọng trong hoàn thành công việc

Kỹ năng quản lý thời gian 

Xác định sự khác biệt của “quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết” và “khẩn cấp”. 

“Quan trọng”, “cần thiết”, “chưa cần thiết”,  “khẩn cấp”,… là các từ chỉ mức độ cần thiết của công việc. Bạn cần xác định các đầu việc đi kèm với các từ này để phân chia công việc một cách hiệu quả nhất. Các công việc “khẩn cấp” cần được đưa lên vị trí đầu tiên để xử lý ngay. 

Thiết lập mục tiêu 

Mục tiêu chính là động lực giúp bạn giải quyết cho xong công việc, nhất là các công việc dài hơi. Mục tiêu được đặt ra nên phù hợp với khả năng, tránh lãng phí thời gian, sử dụng thời gian hiệu quả. Bạn có thể tham khảo phương pháp thiết lập mục tiêu SMART nổi tiếng hiện nay như sau: 

  • S – Specific là mục tiêu rõ ràng, cụ thể, được xác định ngay từ đầu
  • M – Measurable là mục tiêu đo lường được
  • A – Attainable là mục tiêu có thể đạt được
  • R- Relevant là các mục tiêu có liên quan và tác động trực tiếp đến cuộc sống, sự nghiệp của bạn
  • T – Time-bound là việc chia nhỏ mục tiêu đồng thời giới hạn thời gian thực hiện
Mục-tieu-Smart-trong-phuong-phap-quan-ly-thoi-gian
Mục tiêu SMART

Lập kế hoạch 

Trong bất kỳ công việc nào, lập kế hoạch là thành tố không thể thiếu. Kế hoạch được thiết lập đảm bảo đạt được mục tiêu nhanh nhất, hiệu quả, giảm thiểu tối đa sự căng thẳng và lãng phí thời gian và áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. 

Quản lý công việc 

Quản lý công việc cần bạn sử dụng các đầu việc gắn với mức độ cần thiết một cách thông minh và khoa học nhất, giúp sử dụng thời gian hiệu quả. Có rất nhiều người trong giai đoạn này đã vạch ra các kế hoạch đa nhiệm công việc, điều này sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc, như mất thời gian cho việc chuyển đổi sự tập trung giữa các công việc, giảm năng suất, giảm IQ & EQ.

Quản lý tinh thần và sức khoẻ

Sức khoẻ tinh thần đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ công việc nào. Bên cạnh đó, các vấn đề về thể chất cũng gây ảnh hưởng tới quá trình hoàn thành kế hoạch của bạn. Các vấn đề về thể chất bao gồm bệnh huyết áp cao, tim mạch, dạ dày, đau đầu,.. Vấn đề tinh thần bao gồm trầm cảm, lo sợ, nghĩ đến cái chết và các tình trạng căng thẳng khác. Các tình trạng này nên được xử lý ngay, tránh ảnh hưởng tới kế hoạch đề ra ban đầu. 

Loại bỏ các tác nhân ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu 

Nếu bạn đang tập trung làm bài tập, sau đó lại sao nhãng bởi tin nhắn facebook, thì facebook chính là tác nhân ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu. Các tác nhân này có thể là mạng xã hội, các cuộc gọi điện thoại, thông báo tin nhắn, netflix,… Bạn cần xác định rõ ràng các tác nhân này và triệt tiêu chúng để đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng tiến độ. 

Một lỗi mà chúng ta thường hay mắc phải trong giai đoạn này chính là nhanh chóng đưa ra các biện pháp loại bỏ hoàn toàn tác nhân gây ảnh hưởng. Thông thường các tác nhân này phát triển thành “tác nhân” chính là do thói quen sử dụng quá độ của mỗi người. Do đó, loại bỏ toàn bộ khiến chúng ta dễ rơi vào trạng thái khó chịu, dễ mất tinh thần và từ bỏ. Nên lên kế hoạch theo từng giai đoạn và từ từ để chuẩn bị tinh thần bạn nhé. 

Phương pháp quản lý thời gian 

Phương pháp 4D 

4D là tên viết tắt của cách quản lý thời gian Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó: 

  • Do – thực hiện ngay công việc quan trọng trước mặt
  • Dump – loại bỏ công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
  • Delegate – giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
  • Defer – nếu không thể thực hiện công việc ngay, hãy ghi chép lại vào cuốn sổ tay và xác định thời gian sẽ làm việc đó
phuong-phap-4D
Phương pháp 4D

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Đây là một phương pháp quản lý thời gian được áp dụng trong khá nhiều lĩnh vực, được đánh giá là khoa học và hiệu quả nhất. Theo đó, cách quản lý thời gian này giúp bạn phân bổ thời gian một cách rất hợp lý như sau: 

  • Thời gian cho những công việc quan trọng nhất: 40%
  • Thời gian cho những việc quan trọng thứ nhì: 30%
  • Thời gian cho những việc quan trọng thứ ba: 20%
  • Thời gian kết hợp mọi việc: 10%

Khi áp dụng phương pháp quản lý thời gian này, bạn chỉ có một lựa chọn hợp lý duy nhất đó là tập trung vào 3 ưu tiên, cụ thể: Thực hiện lần lượt theo thứ tự ưu tiên từ thứ nhất đến thứ ba và chỉ dành một chút thời gian cho những công việc khác. Điều này qua thời gian sẽ giúp kế hoạch ban đầu được hoàn thành một cách toàn vẹn nhất. 

Phương pháp 80/20 (Pareto)

Phương pháp 80/20 (Pareto) là cách quản lý thời gian có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Ví dụ: 80% kết quả do 20% công nhân tạo ra; 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp. Thực tế, con số 80/20 không phải là hằng số tuyệt đối trong phương pháp quản lý thời gian này. Điều mà chúng ta rút ra từ phương pháp chính là nỗ lực giải quyết 20% công việc nhưng đem lại kết quả tốt thay vì tiêu tốn tài nguyên để giải quyết 80% công việc khác. Ứng dụng linh hoạt phương pháp này với từng công việc cụ thể khác nhau sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể công sức, chi phí và thời gian. 

Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower 

Ma trận Eisenhower là gì? 

“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận Eisenhower được sử dụng khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động cụ thể. Ma trận này giúp ta phân biệt các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, từ đó quản lý thời gian hiệu quả nhất. 

Ma trận Eisenhower  được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ -Dwight D.Eisenhower. Đây hoàn toàn không phải là một chiến lược hoàn hảo, thế nhưng nó đã chứng minh đây là một công cụ tăng hiệu quả công việc và loại bỏ các tác nhân gây ảnh hưởng một cách tích cực. 

Ma-tran-Eisenhower-mot-phuong-phap-quan-ly-thoi-gian
Ma trận Eisenhower -Một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Cách áp dụng ma trận Eisenhower  

Chiến lược Eisenhower được áp dụng theo các đầu công việc gắn với mức độ cấp thiết cần hoàn thành. Cụ thể, hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian, sau đó sắp xếp chúng dựa trên mức độ cấp thiết cần thực hiện: 

  • Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
  • Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
  • Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Mức độ khẩn cấp 

Đây là những đầu công việc cần được thực hiện ngay lập thức, thường bao gồm: 

  • Sự việc xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
  • Sự việc xảy ra đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
  • Sự việc xảy ra do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…

Các sự việc xảy ra do trì hoãn để tới hạn chót (deadline) chính là nguyên nhân gây ra những cuộc chạy đua không đáng có của chúng ta với công việc. Chúng ta hoàn toàn có thể giảm thiểu khả năng này bằng cách đưa chúng thành các đầu việc được đoán trước, hoặc loại bỏ hoàn toàn. 

Mức độ quan trọng 

Đây là các công việc cần dành nhiều thời gian, tuy không khẩn cấp nhưng cần tích luỹ hàng ngày. Các công việc này nếu trì hoãn, hoàn toàn có thể trở thành công việc khẩn cấp, tạo nên vòng tròn lúng túng rất khó thoát ra. 

Mức độ không quan trọng 

Đây là các công việc không quan trọng tuy nhiên lại xuất hiện đột ngột, không thể kiểm soát. Một điều tồi tệ là là tinh thần của chúng ta rất dễ bị ảnh hưởng bởi các công việc không quan trọng nhưng lại xảy ra đột ngột. Bạn cần phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không thể, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

Mức độ không cần thiết 

Đây là các công việc mà bạn chỉ nên dành ra tối đa 5% quỹ thời gian của mình để giải quyết. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể, và cần được cân nhắc để quyết định của làm hay không, có góp phần thực hiện mục tiêu ban đầu hay không. 

Cách phân bổ thời gian phù hợp các cấp độ của ma trận Eisenhower  

Theo ma trận Eisenhower, chúng ta có các đầu công việc được sắp xếp vào các mục: khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng và không cần thiết. Các công việc này cần được phân chia một tỷ lệ thời gian hợp lý để không ảnh hưởng tới tinh thần cũng như hiệu quả và mục tiêu ban đầu như sau: 

  • Mức độ khẩn cấp:  ~15% – 20% quỹ thời gian
  • Mức độ quan trọng:  ~60% – 65% quỹ thời gian
  • Mức độ không quan trọng: ~10% – 15% quỹ thời gian
  • Mức độ không cần thiết: < 5% quỹ thời gian

Như vậy, ma trận Eisenhower cùng rất nhiều công cụ khác là những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bePOS đã gửi tới bạn. Tuy nhiên, tất cả các phương pháp sẽ không có hiệu quả nếu tinh thần của bạn không đảm bảo thực hiện kế hoạch. Chuẩn bị một sức khoẻ tinh thần ổn định cùng trí lực và sức khoẻ dẻo dai, đi kèm một kế hoạch phân bổ thời gian hợp lý chính là chìa hoá để đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất. 

FAQ 

1. Kỹ năng quản lý thời gian có quan trọng không? 

Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng, đây cũng là phương tiện và công cụ quản lý thời gian để duy trì các phương pháp phân bổ thời gian một cách hiệu quả. Bạn hãy rèn luyện các kỹ năng quản lý thời gian để thực hiện hiệu quả kế hoạch của mình nhé. 

2. Công cụ quản lý thời gian nào tốt nhất? 

Không có công cụ quản lý thời gian nào là tốt nhất. Bạn cần xác định mục tiêu của mình và tuỳ biến chúng để phù hợp nhất với quỹ thời gian của mình. 

3. Những công việc nào có thể sử dụng phương pháp quản lý thời gian Eisenhower

Một trong những thế mạnh của phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là có thể sử dụng với tất cả các đầu công việc khác nhau, từ các công việc nhỏ cho tới các dự án lớn hơn. Ngay cả khi bạn đang lên kế hoạch cho cả tuần, hoặc 1 tháng, hoặc đang lên kế hoạch thực hiện cho một dự án bất kỳ, ma trận Eisenhower vẫn thể hiện được lợi ích của mình khi giúp người dùng phân bổ thời gian rất hiệu quả. 

4. Các nguyên tắc quản lý thời gian quá khắc nghiệt có hiệu quả không? 

Bất kỳ nguyên tắc nào được đặt ra cũng là vì mục đích thực hiện được kế hoạch và giúp người ta đi vào một thói quen tốt. Tuy nhiên, các nguyên tắc quản lý thời gian cần sự phù hợp, hợp lý với từng đầu việc khác nhau, không nên quá khắc nghiệt. Bởi các nguyên tắc quản lý thời gian quá khắc nghiệt không chỉ làm người thực hiện giảm sút tinh thần mà còn ảnh hưởng tới tiến độ chung nếu đây là công việc nhóm, gia tăng áp lực gây ảnh hưởng tới hiệu quả chung. 

Bài viết liên quan

Top các phần mềm vẽ sơ đồ tư duy hiệu quả nhất hiện nay

+20 More
Quản lý doanh nghiêp
-
17 Tháng Chín, 2021

Làm thế nào để trở thành shop yêu thích trên Shopee

Làm thế nào để trở thành shop yêu thích trên Shopee

+20 More

Các loại mẫu quầy bar đẹp nhất hiện nay

+20 More

Từ A-Z cách viết blog kiếm tiền dễ làm, hiệu quả nhất 2021

+20 More

Kiếm bộn tiền từ hình thức Shopee Affiliate – mới mẻ và đầy cơ hội

+20 More

5 bước tạo quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng hiệu quả nhất

+20 More

Tất tần tật thông tin bạn cần biết về phần mềm quản lý Fanpage 2021

+20 More

Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký bán hàng trên GoFood 2021

+20 More

Mở quán cơm tấm cần phải chuẩn bị những gì? Bí quyết mở quán cơm tấm bình dân 2021 thành công

+20 More

Cách quay Tik tok thu hút triệu View không phải ai cũng biết

+20 More