Mô hình 5W2H chắc hẳn không xa lạ đối với những người thuộc lĩnh vực marketing nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. Đây là mô hình đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cao trong quá trình triển khai và giám sát công việc của cá nhân, tập thể và doanh nghiệp. Vậy mô hình 5W2H là gì? Sử dụng mô hình 5W2H với mục đích gì? Cùng bePOS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Giới thiệu mô hình 5W2H
Mô hình 5W2H là công cụ cơ bản để lập bản kế hoạch chi tiết cho doanh nghiệp. 5W2H là viết tắt chữ cái đầu của các từ tiếng Anh, bao gồm:
5 chữ W:
- Who (Bán sản phẩm cho ai?)
- What (Bán cái gì?)
- Where (Bán sản phẩm ở đâu?)
- When (Khi nào bán hàng? Khi nào khách hàng mua hàng?)
- Why (Tại sao khách hàng mua sản phẩm của bạn?)
2 chữ H:
- How (Bán như thế nào hiệu quả?)
- How much (Giá bán là bao nhiêu?).
Đây là những yếu tố hỗ trợ lập kế hoạch cho một dự án, chiến lược nào đó. Các câu hỏi trên là căn cứ giúp doanh nghiệp cũng như cá nhân định hướng rõ ràng được mục tiêu công việc.
Sử dụng mô hình 5W2H với mục đích gì?
Bất kỳ doanh nghiệp hay dự án nào đều có thể áp dụng mô hình 5W2H. Các cá nhân cũng có thể dùng công thức 5W2H để lập kế hoạch công việc cho bản thân. Vậy sử dụng mô hình 5W2H với mục đích gì? Đó là:
- Xác định chính xác mục tiêu của dự án hay chiến dịch kinh doanh
- Trả lời câu hỏi ai là người chịu trách nhiệm thực hiện công việc
- Đưa ra các phương án thực thi công việc đem lại hiệu quả và năng suất cao
- Tối ưu lượng thời gian hoàn thành công việc
- Ước tính ngân sách và nhân lực cho công việc
Không phải lúc nào doanh nghiệp của bạn cũng phải sử dụng hết 7 câu hỏi này. Bởi dù bạn có sử dụng hết 7 câu hỏi mà bản kế hoạch công việc được lập ra không có tính logic và khoa học thì khi thực thi dự án khó tránh khỏi một vài trở ngại xảy ra.
Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp
5W2H đóng một vai trò không thể phủ nhận và mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý kinh doanh. Dưới đây là những vai trò quan trọng của 5W2H:
Hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và xác định mục tiêu
Công thức 5W2H đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi Who, What, When, Where, Why và How, giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng. Nó giúp định rõ những công việc quan trọng cần thực hiện và giúp ưu tiên đúng nhiệm vụ, từ đó hỗ trợ quá trình lập kế hoạch chi tiết và xác định hướng đi chính xác.
Cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ
Mô hình 5W2H đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết được thu thập một cách toàn diện và đầy đủ. Bằng cách đặt ra các câu hỏi phù hợp, nó giúp xác định rõ vấn đề hoặc công việc cần thực hiện, thu thập thông tin từ các bên liên quan và đảm bảo hiểu rõ tình hình. Thông tin chi tiết và đầy đủ là cơ sở để đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả.
Hiệu quả giao tiếp và đồng bộ hóa công việc
Sử dụng cùng một ngôn ngữ và tập trung vào các yếu tố quan trọng, mô hình 5W2H giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và minh bạch, xây dựng sự đồng nhất trong công việc. Phương pháp này tránh hiểu lầm, đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hướng đến cùng một mục tiêu.
Kiểm soát và đánh giá tiến trình công việc
Đặt ra các câu hỏi về thời gian, địa điểm, phương pháp và nguồn lực, phương pháp 5W2H hỗ trợ việc kiểm soát tiến trình công việc một cách khoa học và kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá tiến trình, xác định vấn đề và thực hiện điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu.
Giải quyết vấn đề và ra quyết định
Phương pháp 5W2H đặt ra các câu hỏi cần thiết để phân tích vấn đề và tìm ra giải pháp. Bằng cách đặt câu hỏi Who, What, When, Where, Why, How và How much, phương pháp này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên thông tin và dữ liệu đầy đủ.
Vì vậy, Mô hình 5W2H không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc định rõ mục tiêu và cung cấp thông tin chi tiết mà còn là công cụ hiệu quả để giao tiếp, kiểm soát tiến trình công việc và giải quyết vấn đề. Với những ưu điểm này, 5W2H trở thành một phương pháp quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được thành công và phát triển bền vững.
Phân tích mô hình 5W2H
Các yếu tố trong 5W
Who (Bán sản phẩm – dịch vụ cho ai?)
Who là câu hỏi đặt ra để doanh nghiệp xác định được chân dung khách hàng mục tiêu.
Ai là người sẽ mua sản phẩm của doanh nghiệp? Đặc điểm và nhu cầu của họ như thế nào? Doanh nghiệp mang đến những giá trị gì có thể đáp ứng kỳ vọng của họ, để họ tìm đến và sẵn sàng chi trả cho sản phẩm – dịch vụ ấy? Đây chính là nhóm đối tượng khách hàng thực sự mang lại doanh thu và sự phát triển cho thương hiệu mà doanh nghiệp cần hướng tới.
>> Xem thêm: Cách xây dựng chân dung khách hàng mục tiêu chuẩn nhất
What (Bán cái gì cho khách hàng?)
What – Doanh nghiệp tự đặt câu hỏi sẽ cung cấp sản phẩm gì, dịch vụ gì hoặc mang tới giải pháp nào? Đó là giải pháp đơn lẻ hay giải pháp tổng thể để tiến hành các bước thực thi, tư vấn. Khi những giá trị mà sản phẩm của doanh nghiệp mang lại có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mục tiêu thì đó chính sản phẩm mà doanh nghiệp có thể kinh doanh.
Where (Bán hàng ở đâu?)
Sau khi xác định được bán cái gì và bán cho ai, doanh nghiệp cần xem xét địa điểm bán hàng tại đâu. Doanh nghiệp có thể thực hiện ngay tại nơi sản xuất, cửa hàng, văn phòng, hay sẽ bán hàng online, gian hàng ngoài trời,… Không gian bán hàng có ảnh hưởng tới môi trường làm việc và hiệu quả kinh doanh. Do đó, những yếu tố tác động đến địa điểm bán hàng cũng cần được xem xét kỹ lưỡng.
Ví dụ về mô hình 5W2H về địa điểm thực hiện bán hàng: Nếu doanh nghiệp thực hiện bán sản phẩm tại cửa hàng thì cần lưu ý những yếu tố như mặt bằng cửa hàng, vị trí thuận lợi, diện tích thế nào, đường xá vận chuyển, mật độ giao thông,…
When (Khi nào khách hàng mua sản phẩm?)
Thời điểm nào doanh nghiệp nên triển khai chương trình, dự án? Lúc nào là thời điểm chín muồi để ra mắt sản phẩm?
Để trả lời được các câu hỏi này, bạn cần dựa vào nguồn lực hiện có và mục tiêu hướng tới của dự án. Nếu thời gian ra mắt quá sớm có thể gây ảnh hưởng không tốt tới chất lượng sản phẩm. Ngược lại nếu thời gian quá lâu có thể để mất cơ hội cạnh tranh tốt trên thị trường.
Why (Tại sao khách hàng lại mua sản phẩm của doanh nghiệp?)
Tại sao khách hàng quyết định mua sản phẩm của bạn mà không phải là mua của đối thủ cạnh tranh? Đó là vì doanh nghiệp của bạn cung cấp sản phẩm có chất lượng tốt hơn, hoặc có mức giá rẻ hơn, dịch vụ tốt hơn, tiện lợi hơn,…
Doanh nghiệp cần xác định rõ lý do mua hàng của khách hàng mục tiêu để tạo lợi thế cạnh tranh, nhanh chóng phát triển kinh doanh. Khách hàng hài lòng khi mua sản phẩm hay thoải mái khi sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp sẽ có xu hướng giới thiệu cho bạn bè, người quen, giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng mới tiềm năng.
Các yếu tố trong 2H
How (Bán hàng như thế nào cho hiệu quả?)
Sau khi đã xác định được tệp khách hàng mục tiêu, bán cái gì, bán ở đâu và khi nào thì triển khai bán hàng, doanh nghiệp cần thực hiện những hành động để thúc đẩy khách hàng tiêu thụ sản phẩm.
Những cách thức hay phương pháp có thể thực hiện để đem lại kết quả bán hàng tốt nhất như: thúc đẩy trải nghiệm trực tiếp tại cửa hàng (thử đồ, dùng thử sản phẩm, bán kèm, nhân viên tư vấn giới thiệu,…), giao hàng tận nhà, đa dạng sản phẩm để khách hàng có thêm nhiều sự lựa chọn,…
Ví dụ về mô hình 5W2H trong việc bán hàng như thế nào? Bạn có thể tham khảo một số ví dụ sau, nhà hàng ra mắt món ăn mới có thể mời thực khách dùng thử tại cửa hàng, hoặc bán cùng combo với những món ăn khác. Ngoài ra, nhà hàng có thể áp dụng giao hàng tận nhà hoặc miễn phí giao hàng với món ăn mới.
How much (Giá bán cho từng nhóm khách hàng?)
Đây là chữ H cuối cùng và có vai trò quan trọng trong mô hình 5W2H. Tùy theo đặc điểm và nhu cầu của từng tệp khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp xác định mức giá bán phù hợp. Đối tượng khách hàng là ai? Họ quan tâm đến điều gì nhất (giá, chương trình khuyến mãi, trải nghiệm dịch vụ, chất lượng sản phẩm,…)
Ví dụ về mô hình 5W2H đối với mức giá bán phù hợp từng nhóm khách hàng mục tiêu như sau:
Đối tượng khách hàng có thu nhập trung bình hoặc thấp, họ thường nhạy cảm về giá. Chỉ cần chênh lệch hơn nhau 2 – 3% cũng ảnh hưởng tới quyết định họ có sử dụng sản phẩm – dịch vụ hay không.
Đối tượng khách hàng có thu nhập cao hơn thì những chênh lệch về giá không đáng kể sẽ không ảnh hưởng đến quyết định mua hàng. Điều họ trông đợi là trải nghiệm mà sản phẩm – dịch vụ mang đến.
Ứng dụng mô hình 5W2H như thế nào cho hiệu quả?
Nhiều doanh nghiệp có những bản kế hoạch kinh doanh rất chi tiết nhưng khi thực thi lại gặp phải khó khăn, rào cản. Những trở ngại đó có thể đã bị bỏ quên trong quá trình lập kế hoạch. Mô hình 5W2H sẽ giúp bạn từng bước lập ra chiến lược kinh doanh mà không bị bỏ sót phần nào. Vậy ứng dụng mô hình 5W2H như thế nào cho hiệu quả?
Khi doanh nghiệp có bất kỳ một sản phẩm nào mới so với thị trường như một dịch vụ mới, ra mắt một cửa hàng mới hay một sự kiện, dự án mới,… phân tích mô hình 5W2H sẽ giúp bạn đưa ra một chiến lược kinh doanh tổng thể cho các sản phẩm, dự án này.
Mô hình bao gồm 7 câu hỏi dựa trên 7 chữ cái là cơ sở để doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết và tiến hành thảo luận, đưa ra những câu hỏi đúng về tất cả vấn đề liên quan. Mọi thành viên sẽ cùng theo dõi và đưa ra ý kiến. Đây chính là cách ứng dụng mô hình 5W2H hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp nhắm trúng mục tiêu và đưa ra giải pháp kinh doanh thành công.
Ví dụ về 5W2H ứng dụng trong kinh doanh
Ứng dụng mô hình 5W2H để xác định dự án
Áp dụng nguyên tắc 5W2H trong việc định rõ dự án là một bước quan trọng để khởi đầu một quá trình quản lý dự án hiệu quả. Dưới đây là các câu hỏi cần được đặt ra để xác định dự án một cách chi tiết:
- What? (Gì?): Mục tiêu và phạm vi cụ thể của dự án là gì? Các thành phần và sản phẩm dự kiến của dự án là gì?
- When? (Khi nào?): Thời gian bắt đầu và kết thúc dự án là khi nào? Có các milestone (điểm mốc) quan trọng nào trong quá trình triển khai không?
- Where? (Ở đâu?): Dự án sẽ diễn ra ở đâu? (ví dụ: trên mạng, tại văn phòng, trên cả nước, hoặc quốc tế) Có các địa điểm phụ trợ nào cần xem xét trong quá trình thực hiện không?
- Why? (Tại sao?): Lý do doanh nghiệp quyết định triển khai dự án là gì? Dự án mang lại giá trị và lợi ích gì cho tổ chức?
- Who? (Ai?): Ai là những người chịu trách nhiệm thực hiện dự án? Dự án định hướng đến đối tượng nào? (ví dụ: khách hàng, nhân viên nội bộ)
- How? (Làm thế nào?): Phương pháp thực hiện dự án là gì? Kế hoạch Marketing được xây dựng như thế nào để hỗ trợ dự án?
- How much (Bao nhiêu): Ngân sách để thực hiện dự án là bao nhiêu?
Những câu hỏi này giúp tạo ra một cơ sở thông tin chi tiết và đầy đủ, giúp định hình rõ ràng cho dự án từ đầu. Qua đó, quản lý dự án có thể tiến hành lập kế hoạch, triển khai và đánh giá một cách hiệu quả.
Ứng dụng mô hình 5W2H trong Marketing
Áp dụng nguyên tắc 5W2H trong lĩnh vực Marketing là một bước quan trọng để định hình và thực hiện chiến lược tiếp thị một cách hiệu quả. Dưới đây là cách đặt câu hỏi để xác định các chi tiết quan trọng trong chiến lược tiếp thị:
- What? (Gì?): Sản phẩm hoặc dịch vụ cần được tiếp thị là gì? Các yếu tố nổi bật và giá trị đặc biệt của sản phẩm/dịch vụ được làm nổi bật như thế nào trong chiến lược?
- When? (Khi nào?): Thời điểm bắt đầu và kết thúc chiến lược tiếp thị là khi nào? Khi nào là thời điểm lý tưởng để đăng bài truyền thông và quảng cáo?
- Where? (Ở đâu?): Các hoạt động tiếp thị sẽ diễn ra ở đâu? (ví dụ: trên mạng, trong cửa hàng, sự kiện ngoại ô). Trên những nền tảng và kênh truyền thông nào chiến lược sẽ được triển khai?
- Who? (Ai?): Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện chiến lược tiếp thị? Chiến lược tiếp thị hướng đến đối tượng nào? (ví dụ: khách hàng mục tiêu, đối tác doanh nghiệp)
- Why? (Tại sao?): Mục tiêu chính của chiến lược tiếp thị là gì? Tại sao doanh nghiệp nên đẩy mạnh chiến lược tiếp thị này trong thời gian ngắn?
- How? (Làm thế nào?): Chiến lược tiếp thị sẽ được thực hiện như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất? Cách tiếp cận khách hàng sẽ được thực hiện như thế nào để tối ưu hóa hiệu suất tiếp thị?
- How much (Bao nhiêu): Kế hoạch Marketing này tốn bao nhiêu ngân sách.
Bằng cách đặt những câu hỏi này, doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược tiếp thị toàn diện và chi tiết, đồng thời tăng cơ hội thành công trong môi trường cạnh tranh của thị trường.
>> Xem thêm: Canvas là mô hình gì? Cách ứng dụng hiệu quả trong kinh doanh
Ứng dụng mô hình 5W2H trong lập kế hoạch
5W2H trong lập kế hoạch giúp tăng tính logic và chi tiết của bản kế hoạch, hỗ trợ quá trình xác định mục tiêu và định hình chiến lược làm việc. Dưới đây là cách đặt câu hỏi để lập kế hoạch một cách có tổ chức:
- What? (Gì?): Nội dung cụ thể của kế hoạch là gì? (ví dụ: chiến lược tiếp thị, phát triển sản phẩm)
- When? (Khi nào?): Thời điểm cụ thể để hoàn thành các giai đoạn trong kế hoạch là khi nào? Deadline chính cho toàn bộ kế hoạch là bao giờ?
- Where? (Ở đâu?): Địa điểm nào là phù hợp nhất để triển khai kế hoạch? (ví dụ: trên mạng, tại văn phòng). Có các địa điểm phụ trợ nào cần xem xét trong quá trình thực hiện kế hoạch không?
- Who? (Ai?): Ai là người chịu trách nhiệm chính cho việc thực hiện kế hoạch? Liệt kê những người cần hỗ trợ và đóng góp cho kế hoạch.
- Why? (Tại sao?): Mục tiêu chính của việc thực hiện kế hoạch là gì? (ví dụ: tăng doanh số bán hàng, cải thiện hình ảnh thương hiệu). Kế hoạch được đề ra để giải quyết vấn đề hay đáp ứng nhu cầu nào?
- How? (Làm thế nào?): Chiến lược thực hiện kế hoạch như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất? Phương án ứng phó khi kế hoạch gặp rủi ro là gì?
- How much (Bao nhiêu): Ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch là bao nhiêu?
Bằng cách này, bản kế hoạch trở nên rõ ràng, chi tiết và có tính hợp nhất, giúp tổ chức và thực hiện mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.
Ứng dụng mô hình 5W2H trong bán hàng
Nguyên tắc 5W1H là một công cụ quan trọng mà nhân viên bán hàng thường xuyên sử dụng để cải thiện hiệu suất giao tiếp và tăng cường khả năng tư duy trong quá trình bán hàng. Dưới đây là cách đặt câu hỏi để áp dụng nguyên tắc này trong bán hàng:
- What? (Gì?): Sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp là gì? Những đặc điểm nổi bật và giá trị của sản phẩm/dịch vụ là gì?
- When? (Khi nào?): Khi nào là thời điểm thuận lợi nhất để gặp gỡ và tư vấn cho khách hàng? Thời gian quyết định mua hàng của khách hàng là khi nào?
- Where? (Ở đâu?): Địa điểm nào là lựa chọn phù hợp nhất để thực hiện giao dịch? (ví dụ: tại cửa hàng, online, trên điện thoại). Có những địa điểm nào có tiềm năng thu hút khách hàng?
- Who? (Ai?): Đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp là ai? Những cá nhân nào trong tổ chức khách hàng có quyết định mua hàng?
- Why? (Tại sao?): Tại sao khách hàng nên chọn sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp? Mục tiêu và giá trị mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng là gì?
- How? (Làm thế nào?): Người dùng sẽ thanh toán như thế nào? (ví dụ: tiền mặt, thẻ tín dụng). Cách sử dụng sản phẩm/dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là như thế nào?
- How much (Bao nhiêu): Ngân sách để bán hàng cần bao nhiêu?
Áp dụng kỹ thuật đặt câu hỏi 5W1H trong bán hàng giúp nhân viên Sales tối ưu hóa quá trình tư duy và tạo ra một giao tiếp hiệu quả với khách hàng.
Trên đây là những chia sẻ của bePOS về mô hình 5W2H là gì. Đây là mô hình kinh điển trong việc lập kế hoạch, chiến lược marketing trước khi tung bất kỳ sản phẩm mới nào ra thị trường. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu thêm về mô hình 5W2H cũng như cách ứng dụng mô hình 5W2H vào hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả nhất.
FAQ
Vai trò của mô hình 5W2H đối với doanh nghiệp là gì?
5W2H là mô hình đơn giản có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào với vai trò như:
- Xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể của công việc
- Đưa ra các phương án giúp thực hiện công việc hiệu quả nhất
- Thiết lập thời gian để hoàn thành công việc
- Ước tính ngân sách phải chi cho công việc.
Cách áp dụng mô hình 5W2H triển khai kế hoạch kinh doanh?
Để xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết, khoa học, bạn cần xác định các yếu tố 5W (ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao) và 2H (làm thế nào, giá ra sao). Các thành viên sẽ cùng theo dõi, thảo luận và đưa ra giải pháp giúp kinh doanh thành công.
Follow bePOS:
