Trang chủBlogs Kinh nghiệm kinh doanhPO là gì? Quy tắc, cách quản lý PO hiệu quả nhất cho chủ kinh doanh

PO là gì? Quy tắc, cách quản lý PO hiệu quả nhất cho chủ kinh doanh

Cập nhật lần cuối: Tháng Mười 10, 2023
Thanh Ngoan
Thanh Ngoan
751 Đã xem

Thuật ngữ PO thường được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, thương mại,… Vậy PO là gì? PO có tác dụng gì và được ứng dụng trong thực tế như thế nào? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây của bePOS. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

PO là gì?

PO là viết tắt của từ Purchase Order, trong tiếng Việt chính là “Đơn đặt hàng”. PO được hiểu là một tài liệu thương mại mà bên mua cấp cho bên bán để thỏa thuận về việc mua một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Trong PO sẽ ghi rõ chủng loại, kiểu dáng, màu sắc, số lượng, giá cả,… của mặt hàng được mua, cùng những điều khoản liên quan khác theo thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.

Có thể nói, PO được xem như là một bản hợp đồng ràng buộc giữa hai bên mua – bán. Giá trị pháp lý của PO có hiệu lực kể từ khi bên bán chính thức xác nhận đơn đặt hàng của bên mua. Có 3 hình thức đơn đặt hàng phổ biến nhất là: đơn đặt hàng một lần, đơn đặt hàng đã lên kế hoạch và đơn đặt hàng theo hợp đồng.

po-la-gi
PO là gì? PO là gì trong kinh doanh

Tác dụng của PO là gì?

PO có những tác dụng đáng kể trong hoạt động mua – bán hàng hóa/sản phẩm/dịch vụ, cụ thể:

  • Truyền đạt yêu cầu của bên mua đến bên bán: PO thể hiện rõ ràng những yêu cầu về sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ mà bên mua muốn truyền đạt đến bên bán về chất liệu, mẫu mã, kiểu dáng, số lượng, chất lượng,…
  • Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả: Dựa vào PO bên mua có thể theo dõi thông tin liên quan tới đơn hàng như: người đặt mua, mua những sản phẩm nào, thời gian mua hàng, tổng số tiền đặt hàng,… Việc quản lý khoa học sẽ giúp tránh được tình trạng đặt trùng đơn, dễ đối soát công nợ, khớp hóa đơn, cân đối chi phí đặt hàng,…
  • Tài liệu cần thiết khi kiểm toán tài chính: Khi thực hiện kiểm toán tài chính, PO sẽ là bằng chứng xác thực cho việc chi tiêu mua hàng của doanh nghiệp.
  • Bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên: PO bảo vệ quyền lợi pháp lý của cả bên mua và bên bán nếu như hai bên có bất cứ tranh chấp nào liên quan tới sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ như: số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, hay vấn đề thanh toán,…
  • Chuẩn hóa quy trình mua hàng: Sự tham gia của PO trong hoạt động đặt hàng giúp quá trình này diễn ra một cách chuyên nghiệp và hợp lý. 
tac-dung-cua-po-la-gi
Tác dụng của PO là gì?

Ngoài ra, PO được ứng dụng trong đa dạng các lĩnh vực, ngành nghề hiện nay như: kinh doanh, xuất nhập khẩu, chứng khoán, tài chính,…

Tính ứng dụng của PO trong xuất nhập khẩu:

  • Trong xuất khẩu, PO là đơn đặt hàng được gửi từ người mua ở nước ngoài đến các nhà cung cấp tại Việt Nam.
  • Trong nhập khẩu, PO là đơn đặt hàng từ người mua ở Việt Nam gửi đến các nhà cung cấp tại nước ngoài.
  • PO giúp quản lý hiệu quả việc hàng hóa từ nước ngoài nhập vào Việt Nam và từ Việt Nam xuất ra nước ngoài bao gồm xuất xứ, chủng loại, số lượng,…

Tính ứng dụng của PO trong kinh doanh:

  • Kiểm soát nhịp nhàng các hoạt động xuất nhập kho trong ngày.
  • Xác định nhu cầu của khách hàng đang hướng tới sản phẩm/dịch vụ nào.
  • Phân loại sản phẩm giúp quá trình mua hàng của khách được thuận tiện hơn. 
ung-dung-cua-po-la-gi
Ứng dụng của PO là gì trong doanh nghiệp?

Những nội dung chính của PO

Nội dung của đơn đặt hàng PO là gì? Một mẫu PO cần có những nội dung cơ bản như sau:

  • Số PO (PO number): Thông tin này có thể hiểu là mã đơn hàng, dùng để đối chiếu thông tin giữa đơn đặt hàng của bên mua và hóa đơn của bên bán khi nhận được hàng hóa.
  • Thông tin chi tiết về người mua: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ giao hàng ưu tiên, số điện thoại và email liên hệ.
  • Thông tin chi tiết về nhà cung cấp: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại hoặc email.
  • Điều khoản thanh toán: Khung thời gian mà đơn hàng sẽ được thanh toán.
  • Cách thức vận chuyển: Có thể là đường hàng không, đường thủy hay chuyển qua bưu điện thông thường.
  • Ngày giao hàng và thời gian vận chuyển: Ngày gửi hàng mong muốn và dự kiến thời gian giao hàng thành công.
  • Mã sản phẩm (nếu có): Mã tham chiếu trong danh mục cung cấp của bên bán.
  • Mô tả về hàng hóa/sản phẩm/dịch vụ.
  • Số lượng (nếu có).
  • Đơn giá: Giá bán của 1 đơn vị sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ.
  • Tổng cộng tiền hàng (chưa thuế).
  • Các loại thuế, phí (nếu có): ví dụ như thuế VAT, phí ship,…
  • Thành tiền: Tổng giá trị đơn hàng đã bao gồm các loại thuế, phí.
  • Chữ ký.
nhung-noi-dung-chinh-cua-po
Những nội dung chính của PO là gì?

Một số mẫu Purchase Order 

Sau đây là một số mẫu Purchase Order thông dụng nhất bạn có thể tham khảo

  • Mẫu số 1
mau-purchase-order
Mẫu Purchase Order tiếng Việt
  • Mẫu số 2
mau-po-pho-bien
Purchase order mẫu
  •  Mẫu số 3
mau-po-cho-doanh-nghiep
Mẫu PO cho các doanh nghiệp

Quy trình sử dụng PO

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh cụ thể, quy trình mua hàng bằng đơn đặt hàng PO có thể có sự biến đổi. Tuy nhiên, thông thường quy trình này sẽ được thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Lựa chọn sản phẩm hoặc dịch vụ: Bước đầu tiên, bên mua hàng sẽ nghiên cứu và quyết định mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể cho doanh nghiệp.
  • Bước 2: Tạo đơn đặt hàng (PO): Sau khi đã chọn lựa, bên mua hàng sẽ tạo một đơn đặt hàng (PO) và gửi nó đến bên cung cấp để bắt đầu quá trình mua hàng.
  • Bước 3: Xác nhận và kiểm tra khả năng đáp ứng: Bên cung cấp sẽ nhận PO và xem xét khả năng của họ để đáp ứng các yêu cầu trong đơn hàng. Nếu họ không thể thực hiện được, PO có thể bị hủy.
  • Bước 4: Chuẩn bị đơn hàng: Nếu bên cung cấp xác nhận khả năng cung cấp, bên mua hàng sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng hàng tồn kho hiện có hoặc lên kế hoạch sản xuất để đảm bảo cung cấp đủ hàng đúng thời gian yêu cầu.
  • Bước 5: Vận chuyển và giao hàng: Sau khi có đủ hàng, bên cung cấp có thể sử dụng dịch vụ vận chuyển và logistics để giao hàng đến bên mua hàng, tuân theo các yêu cầu trong PO.
  • Bước 6: Lập hóa đơn: Bên cung cấp sẽ lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, sử dụng số PO được cung cấp để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng kiểm tra thông tin giao hàng.
  • Bước 7: Thanh toán: Bên mua hàng sẽ kiểm tra hàng hóa và thực hiện thanh toán dựa trên các điều khoản và điều kiện trong đơn đặt hàng cho bên cung cấp.

Tóm lại, quy trình này giúp đảm bảo rằng việc mua hàng và giao nhận diễn ra một cách có trật tự và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc xác nhận, lập hóa đơn và thanh toán.

quy-trinh-su-dung-po-la-gi
Quy trình sử dụng PO là gì?

Cách quản lý PO hiệu quả

PO (Purchase Order) là một trong những tài liệu vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO một cách hiệu quả là yếu tố cần thiết để giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. Cùng tìm hiểu cách quản lý PO hiệu quả dưới đây:

  • Quản lý hồ sơ nhà cung cấp: Đảm bảo rằng hồ sơ của các nhà cung cấp đã từng được đặt hàng phải được duyệt và tổ chức một cách rõ ràng và dễ tiếp cận. Điều này sẽ giúp việc chọn lựa nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
  • Phân loại chi phí: Tạo ra các giới hạn chi phí bằng cách phân loại sản phẩm và dịch vụ cần thiết để quản lý hàng tồn kho và tách biệt các khoản mua hàng hóa/nguyên vật liệu thành các danh mục riêng biệt.
  • Hệ thống phê duyệt mua hàng: Triển khai một hệ thống phê duyệt mua hàng hiệu quả để kiểm soát chi phí và ngăn ngừa các vấn đề tài chính không mong muốn. Hệ thống này cũng giúp ngăn chặn việc tạo các đơn đặt hàng trùng lặp cho cùng một sản phẩm.
  • Kiểm tra chất lượng: Đặt ra các tiêu chí kiểm tra để đảm bảo chất lượng hàng hóa và duy trì dữ liệu chính xác trong các đơn đặt hàng. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng như số lượng, giá cả, chi tiết vận chuyển và thuế được ghi chính xác.
  • Quản lý tài liệu: Duy trì và quản lý tài liệu một cách cẩn thận để đảm bảo tính bảo mật và hạn chế thất thoát hoặc nhầm lẫn. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách để dễ dàng truy cập và kiểm toán.
  • Quy trình hủy đơn hàng: Thiết lập quy trình rõ ràng cho việc hủy đơn hàng. Khi một PO bị hủy, cần phải có một văn bản chính thức kèm chữ ký phê duyệt. Tất cả các thông tin liên quan đến việc hủy PO cũng cần được lưu trữ một cách cẩn thận.
cach-quan-ly-po-hieu-qua
Cách quản lý PO hiệu quả

Phân biệt PO với một số chứng từ thường gây nhầm lẫn

Phân biệt PO và hóa đơn thanh toán (Invoice)

Điểm giống nhau:

  • PO và hóa đơn thanh toán đều liên quan đến hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ.
  • Cả hai tài liệu đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi tiêu.
  • Có tác dụng trong việc quản lý đơn hàng.
  • Đều bao gồm những thông tin cơ bản của một đơn hàng như: mã số, thông tin bên mua, thông tin bên bán, thông tin về sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ, điều kiện thanh toán và tổng tiền,…
  • Đều có giá trị pháp lý ràng buộc giữa bên bán và bên mua.

Điểm khác nhau:

Dưới đây là bảng phân biệt giữa PO (Purchase Order) và hóa đơn thanh toán (Invoice) dựa trên các tiêu chí khác nhau:

Tiêu Chí Purchase Order (PO) Hóa đơn thanh toán (Invoice)
Mục đích chính Yêu cầu mua hàng Đề nghị thanh toán sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp
Người tạo Bên mua hàng Bên cung cấp hoặc người bán
Nội dung  Đơn đặt hàng thể hiện tất cả các thông tin chi tiết liên quan đến mặt hàng, thời gian giao hàng,… Hóa đơn thể hiện tổng giá trị đơn hàng, cách thức thanh toán, hạn thanh toán đối với bên mua.
Thời điểm tạo Trước khi mua hàng Sau khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ
Số lượng Xác định số lượng cần mua Thường ghi số lượng đã giao hoặc cung cấp
Giá cả Có thể ghi giá cả hoặc thỏa thuận giá Ghi rõ giá cả, thuế và các khoản phí
Xác nhận từ bên nhận Không yêu cầu xác nhận Cần xác nhận từ bên nhận trước khi thanh toán
Tính pháp lý Có tính chất pháp lý Có tính pháp lý và thường được yêu cầu cho mục đích kế toán và thuế
Thời hạn thanh toán Thường không đề cập đến thời hạn thanh toán Đề cập đến thời hạn thanh toán, thường là một số ngày sau khi hóa đơn được nhận
Quản lý tiền bạc Không liên quan đến việc chuyển tiền Liên quan đến việc chuyển tiền và ghi nhận nợ cần thanh toán
Trạng thái trong quy trình giao dịch Được sử dụng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ Được sử dụng để yêu cầu thanh toán sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp và đã được chấp nhận
Phạm vi sử dụng Được sử dụng trước khi giao dịch mua hàng Được sử dụng sau khi giao dịch mua hàng để thực hiện thanh toán và kiểm toán

Như vậy, PO là tài liệu được sử dụng trước khi giao dịch mua hàng diễn ra và chứa thông tin về yêu cầu mua hàng, trong khi hóa đơn thanh toán là tài liệu được tạo sau khi giao dịch hoàn tất và chứa thông tin về việc thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Cả hai tài liệu đều có vai trò quan trọng trong quá trình giao dịch và quản lý tài chính của doanh nghiệp.

phan-biet-po-voi-hoa-don-thanh-toan
Sự khác nhau giữa hóa đơn thanh toán (Invoice) và PO là gì?

Phân biệt PO và Sales Order (Đơn bán hàng SO)

Điểm giống nhau:

  • Đều có thông tin chi tiết về giao dịch hàng hóa/dịch vụ.
  • Đều có ràng buộc pháp lý giữa các bên.
  • Đều được sử dụng rộng rãi trong giao dịch B2B ở các ngành sản xuất, kinh doanh.

Điểm khác nhau:

Dưới đây là bảng phân biệt giữa PO (Purchase Order) và Sales Order (Đơn bán hàng – SO) dựa trên các tiêu chí khác nhau:

Tiêu Chí Purchase Order (PO) Sales Order (SO)
Mục đích chính Yêu cầu mua hàng Đặt hàng từ bên bán
Người tạo Bên mua hàng Bên bán hàng
Nội dung  Chứa thông tin về yêu cầu mua hàng từ bên mua Chứa thông tin về đơn hàng mua từ bên bán
Thời điểm tạo Trước khi mua hàng Trước khi bán hàng
Số lượng Xác định số lượng cần mua Xác định số lượng cần bán
Giá cả Có thể ghi giá cả hoặc thỏa thuận giá Ghi rõ giá cả, thuế và các khoản phí
Xác nhận từ bên nhận Cần xác nhận từ bên cung cấp trước khi mua hàng Không yêu cầu xác nhận từ bên nhận
Tính pháp lý Có tính chất pháp lý Có tính chất pháp lý
Thời hạn thực hiện Liên quan đến việc mua hàng Liên quan đến việc bán hàng
Trạng thái trong quy trình giao dịch Được sử dụng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ Được sử dụng để xác định các đơn hàng mua từ bên bán
Phạm vi sử dụng Được sử dụng để yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ Được sử dụng để xác định đơn hàng mua từ bên bán và tạo cơ sở để thực hiện giao dịch bán hàng
phan-biet-po-voi-don-ban-hang
Sự khác nhau giữa Sales Order (Đơn bán hàng SO) và PO là gì?

>> Xem thêm: POS là gì? Thông tin về hệ thống POS

Chắc hẳn qua bài viết trên bạn đã giải đáp được thắc mắc “PO là gì?”, đồng thời nắm được những chức năng, tính ứng dụng thực tế và nội dung cần có trong PO. Hy vọng nếu cần sử dụng PO trong hoạt động kinh doanh, bạn sẽ không bị bỡ ngỡ và có thể áp dụng thật chính xác. 

FAQ 

PO là viết tắt của từ gì?

PO là viết tắt của từ Purchase Order, nghĩa là “Đơn đặt hàng”. PO được hiểu là một tài liệu thương mại mà người mua cấp cho người bán để thỏa thuận về việc mua một sản phẩm hay dịch vụ nào đó.

Đồng thời, PO cũng được xem như là bản hợp đồng ràng buộc giữa hai bên mua và bán. Giá trị pháp lý của PO sẽ có hiệu lực kể từ khi bên bán chính thức xác nhận đơn đặt hàng của bên mua.

Các tác dụng chính của PO là:

  • Truyền đạt yêu cầu của bên mua đến bên bán.
  • Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả.
  • Tài liệu cần thiết khi kiểm toán tài chính.
  • Bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên.
  • Chuẩn hóa quy trình mua hàng.

PO number là gì?

Trong một bản PO, PO number là gì? PO number hay số PO hoặc mã đơn đặt hàng là một thông tin cần thiết phải có trong PO. Bên mua sẽ khớp con số này trên hóa đơn giao hàng của bên bán với đơn đặt hàng ban đầu khi nhận được hàng. Từ đó, bên mua có thể kiểm tra xem hàng được giao có đảm bảo về chủng loại, số lượng và mức giá đã thỏa thuận trước đó hay không.