PO là gì? Cách ứng dụng PO trong thực tế chính xác nhất

Thuật ngữ PO thường được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, thương mại,… Vậy PO là gì? PO có tác dụng gì và được ứng dụng trong thực tế như thế nào? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây của bePOS. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

PO là gì?

Thuật ngữ PO hay P/O được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, thương mại,… Tuy nhiên, với những người không có chuyên môn chắc hẳn sẽ thắc mắc “PO là gì?”, “PO là viết tắt của từ gì?”. PO là viết tắt của từ Purchase Order, trong tiếng Việt chính là “Đơn đặt hàng”. 

PO được hiểu là một tài liệu thương mại mà bên mua cấp cho bên bán để thỏa thuận về việc mua một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Trong P/O sẽ ghi rõ chủng loại, kiểu dáng, màu sắc, số lượng, giá cả,… của mặt hàng được mua, cùng những điều khoản liên quan khác theo thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.

Có thể nói, PO được xem như là một bản hợp đồng ràng buộc giữa hai bên mua – bán. Giá trị pháp lý của PO có hiệu lực kể từ khi bên bán chính thức xác nhận đơn đặt hàng của bên mua. Có 3 hình thức đơn đặt hàng phổ biến nhất là: đơn đặt hàng một lần, đơn đặt hàng đã lên kế hoạch và đơn đặt hàng theo hợp đồng.

Purchase Order

Tác dụng của PO là gì?

PO có những tác dụng đáng kể trong hoạt động mua – bán hàng hóa/sản phẩm/dịch vụ, cụ thể:

• Truyền đạt yêu cầu của bên mua đến bên bán: PO thể hiện rõ ràng những yêu cầu về sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ mà bên mua muốn truyền đạt đến bên bán về chất liệu, mẫu mã, kiểu dáng, số lượng, chất lượng,…
• Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả: Dựa vào PO bên mua có thể theo dõi thông tin liên quan tới đơn hàng như: người đặt mua, mua những sản phẩm nào, thời gian mua hàng, tổng số tiền đặt hàng,… Việc quản lý khoa học sẽ giúp tránh được tình trạng đặt trùng đơn, dễ đối soát công nợ, khớp hóa đơn, cân đối chi phí đặt hàng,…

• Tài liệu cần thiết khi kiểm toán tài chính: Khi thực hiện kiểm toán tài chính, PO sẽ là bằng chứng xác thực cho việc chi tiêu mua hàng của doanh nghiệp.

• Bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên: PO bảo vệ quyền lợi pháp lý của cả bên mua và bên bán nếu như hai bên có bất cứ tranh chấp nào liên quan tới sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ như: số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, hay vấn đề thanh toán,…

• Chuẩn hóa quy trình mua hàng: Sự tham gia của PO trong hoạt động đặt hàng giúp quá trình này diễn ra một cách chuyên nghiệp và hợp lý. 

PO là tài liệu cần thiết trong quá trình kiểm toán tài chính

Ứng dụng của PO trong thực tế

PO được ứng dụng trong đa dạng các lĩnh vực, ngành nghề hiện nay như: kinh doanh, xuất nhập khẩu, chứng khoán, tài chính,…

– Tính ứng dụng của PO trong xuất nhập khẩu:

• Trong xuất khẩu, PO là đơn đặt hàng được gửi từ người mua ở nước ngoài đến các nhà cung cấp tại Việt Nam. Còn trong nhập khẩu, PO sẽ là đơn đặt hàng từ người mua ở Việt Nam gửi đến các nhà cung cấp tại nước ngoài.
• Như vậy, PO giúp quản lý hiệu quả việc hàng hóa từ nước ngoài nhập vào Việt Nam và từ Việt Nam xuất ra nước ngoài bao gồm xuất xứ, chủng loại, số lượng,…

– Tính ứng dụng của PO trong kinh doanh:

• Kiểm soát nhịp nhàng các hoạt động xuất nhập kho trong ngày.
• Xác định nhu cầu của khách hàng đang hướng tới sản phẩm/dịch vụ nào.
• Phân loại sản phẩm giúp quá trình mua hàng của khách được thuận tiện hơn.

PO giúp các hoạt động xuất nhập kho của doanh nghiệp nhịp nhàng hơn

Những nội dung chính của PO

Nội dung của PO là gì? Một mẫu PO cần có những nội dung cơ bản như sau:

• Số PO (PO number): Thông tin này có thể hiểu là mã đơn hàng, dùng để đối chiếu thông tin giữa đơn đặt hàng của bên mua và hóa đơn của bên bán khi nhận được hàng hóa.
• Thông tin chi tiết về người mua: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ giao hàng ưu tiên, số điện thoại và email liên hệ.
• Thông tin chi tiết về nhà cung cấp: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại hoặc email.
• Điều khoản thanh toán: Khung thời gian mà đơn hàng sẽ được thanh toán.
• Cách thức vận chuyển: Có thể là đường hàng không, đường thủy hay chuyển qua bưu điện thông thường.
• Ngày giao hàng và thời gian vận chuyển: Ngày gửi hàng mong muốn và dự kiến thời gian giao hàng thành công.
• Mã sản phẩm (nếu có): Mã tham chiếu trong danh mục cung cấp của bên bán.
• Mô tả về hàng hóa/sản phẩm/dịch vụ.
• Số lượng (nếu có).
• Đơn giá: Giá bán của 1 đơn vị sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ.
• Tổng cộng (chưa thuế).
• Các loại thuế, phí (nếu có): ví dụ như thuế VAT, phí ship,…
• Thành tiền: Tổng giá trị đơn hàng đã bao gồm các loại thuế, phí.
• Chữ ký.

>> Xem thêm: CHỈ SỐ P/E LÀ GÌ? CHỈ SỐ P/E BAO NHIÊU LÀ TỐT?

Một số mẫu Purchase Order 

Sau đây là một số mẫu Purchase Order thông dụng nhất bạn có thể tham khảo

• Mẫu số 1

Mẫu PO của Công ty Elematec VietNam

• Mẫu số 2

Mẫu PO của Công ty Cổ phần VNUNI

•  Mẫu số 3

Mẫu PO áp dụng với Công ty Tư vấn xây dựng

• Mẫu số 4

Mẫu PO của Công ty Fashion Range

Phân biệt PO với một số chứng từ thường gây nhầm lẫn

Phân biệt PO và hóa đơn thanh toán (Invoice)

– Điểm giống nhau:

• PO và hóa đơn thanh toán đều liên quan đến hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ.
• Cả hai tài liệu đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi tiêu.
• Có tác dụng trong việc quản lý đơn hàng.
• Đều bao gồm những thông tin cơ bản của một đơn hàng như: mã số, thông tin bên mua, thông tin bên bán, thông tin về sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ, điều kiện thanh toán và tổng tiền,…
• Đều có giá trị pháp lý ràng buộc giữa bên bán và bên mua.

– Điểm khác nhau:

Phân biệt PO và Sales Order (Đơn bán hàng SO)

– Điểm giống nhau:

• Đều có thông tin chi tiết về giao dịch hàng hóa/dịch vụ.
• Đều có ràng buộc pháp lý giữa các bên.
• Đều được sử dụng rộng rãi trong giao dịch B2B ở các ngành sản xuất, kinh doanh.

– Điểm khác nhau:

>> Xem thêm: ROS LÀ GÌ? GIẢI ĐÁP MỌI THẮC MẮC XUNG QUANH ROS

Chắc hẳn qua bài viết trên bạn giải đáp được thắc mắc “PO là gì?”, đồng thời nắm được những chức năng, tính ứng dụng thực tế và nội dung cần có trong PO. Hy vọng nếu cần sử dụng PO trong hoạt động kinh doanh, bạn sẽ không bị bỡ ngỡ và có thể áp dụng thật chính xác. .

FAQ 

PO là viết tắt của từ gì?

PO là viết tắt của từ Purchase Order, nghĩa là “Đơn đặt hàng”. PO được hiểu là một tài liệu thương mại mà người mua cấp cho người bán để thỏa thuận về việc mua một sản phẩm hay dịch vụ nào đó.

Đồng thời, PO cũng được xem như là bản hợp đồng ràng buộc giữa hai bên mua và bán. Giá trị pháp lý của PO sẽ có hiệu lực kể từ khi bên bán chính thức xác nhận đơn đặt hàng của bên mua.

Các tác dụng chính của PO là:

• Truyền đạt yêu cầu của bên mua đến bên bán.
• Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả.
• Tài liệu cần thiết khi kiểm toán tài chính.
• Bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên.
• Chuẩn hóa quy trình mua hàng.

PO number là gì?

Trong một bản PO, PO number là gì? PO number hay số PO hoặc mã đơn đặt hàng là một thông tin cần thiết phải có trong PO. Bên mua sẽ khớp con số này trên hóa đơn giao hàng của bên bán với đơn đặt hàng ban đầu khi nhận được hàng. Từ đó, bên mua có thể kiểm tra xem hàng được giao có đảm bảo về chủng loại, số lượng và mức giá đã thỏa thuận trước đó hay không.