Với những ai kinh doanh cửa hàng hẳn rất quen thuộc với việc quản lý bán hàng bằng mã vạch. Tuy nhiên, làm sao để tổng hợp, truy xuất hàng chục, hàng trăm con số mã vạch chính xác lại là vấn đề nan giải. Có nhiều cách quản lý mã vạch bằng excel, phần mềm,… Trong bài viết này hướng dẫn cách tạo mã vạch, quản lý mã vạch bằng Excel đơn giản, thuận tiện.
Mã vạch là gì?
Trước khi tìm hiểu cách quản lý mã vạch bằng excel, ta cần hiểu mã vạch về hình thức là hình ảnh gồm một loạt các đường vạch thẳng đen trắng song song với nhau. Sự thay đổi nét đậm, nhạt, động rộng của vạch và khoảng trắng sẽ biểu thị thông tin sản phẩm. Khi sử dụng máy quét mã vạch sẽ truy xuất được thông tin sản phẩm.
Về nội dung được thể hiện dưới dạng chữ số, một mã vạch có thể bao gồm toàn bộ các thông tin của sản phẩm từ: nước đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, lô sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm, nơi kiểm tra,… Có mã vạch hữu ích trong các khâu từ mua bán, tính tiền đến kiểm kê hàng hóa, sản phẩm có trong kho, cửa hàng,…
Như vậy, thay vì phải ghi nhớ, nhập liệu cả hệ thống dữ liệu rất nhiều thông tin như trên, thì chỉ cần mã hóa toàn bộ dưới dạng con số quy ước từ trước và làm chúng dưới dạng mã vạch. Có thể thông qua quản lý mã vạch bằng excel sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Tương tự đặc biệt là trong bán hàng, gần như mọi chủ cửa hàng đều phải có cho mình phần mềm quản lý bán hàng quét mã vạch.
Để đọc mã vạch cần thiết bị quét quang học và phần mềm quản lý mã vạch riêng biệt. Sử dụng máy quét mã vạch để chuyển thông tin tới máy tính và sau đó mã hóa mới có thể nhận được thông tin.
Hướng dẫn bạn cách tạo mã vạch bằng excel
Như đã đề cập ở trên, đọc mã vạch cũng cần những phần mềm quản lý mã vạch và máy chuyên dụng. Tương tự việc tạo ra mã vạch thông thường cũng có những phần mềm hỗ trợ riêng. Tuy nhiên, các phần mềm này có phần phức tạp và quan trọng là không phải tất cả máy tính đều có sẵn hoặc có thể cài được phần mềm chuyên dụng đó. Tuy nhiên, chúng ta hoàn toàn có thể tạo mã vạch một cách đơn giản hơn hơn rất nhiều bằng phần mềm mà mọi máy tính đề có, đó là Excel.
Cách tạo mã vạch bằng excel
Các bước tạo mã vạch bằng excel đơn giản
- Bước 1: Tải font chữ mã vạch sử dụng cho Excel
Đầu tiên, để tạo được mã vạch bằng excel mà không cần phần mềm bán hàng mã vạch, cần có chính là font chữ. Các font chữ mã vạch có ở trên mạng sẵn, chỉ cần tải về giải nén và cài đặt sử dụng. Các trang tải cũng hướng dẫn rất kỹ cách cài đặt font chữ mã vạch rõ ràng, dễ hiểu.
Một số những font chữ mã vạch phổ biến mà mọi người sử dụng quản lý mã vạch bằng excel đều biết và cài đặt ví dụ như: Code 39, Code 128. Đây là 2 font chữ mã hóa hiển thị sử dụng được cho cả ký tự và số. Ngoài ra có các font barcode như: QRcode, font chuẩn EAN,…
- Bước 2: Nhập thông tin vào ô giá trị
Sau khi đã cài đặt font chữ để tạo mã vạch, để có mã vạch, cần mở Excel và nhập chữ cùng số mốn tạo mã vạch vào trong ô giá trị. Ngoài ra, có lưu ý nhỏ là đối với font Code 39 sẽ cần phải nhập thêm dấu * ở đầu và cuối ký tự mã vạch thì mới hiển thị được. Sau khi nhập nội dung vào thì nội dung đó sẽ được tự động trở thành hình ảnh mã vạch chẳng cần phần mềm quản lý mã vạch.
- Bước 3: Chuyển sang định dạng Unicode và điều chỉnh cỡ chữ
Thêm một lưu ý khác là các font tạo mã vạch này cần sử dụng định dạng Unicode. Bên cạnh đó, nếu mặc định trong ô giá trị trên excel cỡ chữ nhỏ khiến cho mã vạch khó đọc, không nhìn rõ thì cần phải tăng kích cỡ mã vạch lên bằng cách thay đổi cỡ chữ cho to hơn. Như vậy, biết cách sử dụng quản lý mã vạch bằng excel để tạo mã vạch, chủ cửa hàng sẽ không cần sử dụng các phần mềm phức tạp.
- Bước 4: In mã vạch
Sau khi tạo được mã vạch thành công qua excel mà không cần phần mềm bán hàng bằng mã vạch hay các phần mềm phức tạp khác thì cần in được mã vạch ra và để dán lên sản phẩm hoặc in lên bao bì sản phẩm,… Có thể thấy, việc tạo và quản lý mã vạch bằng excel rất đơn giản, truyền thống và hữu ích cao.
>>> Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG MIỄN PHÍ ĐƠN GIẢN, TỐI ƯU HOÁ DOANH SỐ HIỆU QUẢ
Phần mềm quản lý bán hàng mã vạch
Quan trọng không kém là quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng và các mã vạch nếu chỉ dùng excel thế nào? Excel chỉ tạo mã vạch còn để hệ thống và quản lý hàng hóa chỉ dùng excel thì sẽ rất mất thời gian và đi kèm nhiều bất tiện. Hiểu được điều này nên ngày càng có nhiều những phần mềm bán hàng mới ra đời, tích hợp cả phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch vào cùng.
Có thể tạo và quản lý mã vạch bằng EXCEL, WORD,…
Tích hợp cả đọc mã vạch trong phần mềm bán hàng sẽ tiện lợi hơn rất nhiều so với chỉ quản lý mã vạch bằng excel. Thử tưởng tượng quản lý bán hàng chỉ dùng excel sẽ mất bao nhiêu thời gian để nhập liệu, ghi chép, tính toán đơn hàng? Hơn nữa, các thiết bị đọc mã vạch không tích hợp trực tiếp với excel được. Chỉ có thể sử dụng các phần mềm bán hàng bằng mã vạch mới hỗ trợ được.
Đúng là Excel rất thuận tiện và đơn giản để tạo mã vạch nhưng để quản lý bán hàng thì không thể bằng các phần mềm bán hàng mã vạch được. Có thể kết hợp cả 2. Excel để tạo ra mã vạch và phần mềm để quản lý hàng hóa tồn kho, mua bán bao nhiêu, hóa đơn,… Một số những phần mềm quản lý bán hàng như bePOS cũng có tích hợp luôn tính năng quét đọc mã vạch để quản lý hàng hóa, đơn hàng. Tiện ích giúp kết nối máy quét mã vạch thông qua Bluetooth thuận tiện. Bởi vì excel chỉ dùng để tạo mã vạch nên phần mềm bán hàng mã vạch tích hợp tính năng như vậy mới thực sự cần thiết.
Hơn nữa, khi đã có rất nhiều lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng quét mã vạch rồi thì chẳng lý do gì phải sử dụng thêm excel để quản lý hàng hóa cả. Chủ cửa hàng sử dụng các phần mềm bán hàng sẽ quản lý được hàng hóa ra – vào, tồn kho bao nhiêu, đơn hàng đã bán, đơn giá,… cho đến cả hạn sử dụng, chất lượng hàng hóa, phân loại hàng hóa theo danh mục,… chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn rất nhiều. Tốc độ xử lý máy đọc mã vạch rất nhanh, chính xác gần như tuyệt đối. Nhờ đó giúp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm được tiền bạc, nhân viên khi sử dụng quản lý bán hàng bằng mã vạch.
Nhân viên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch cũng giúp thao tác nhanh hơn, khách hàng không mất thời gian chờ đợi. Quá trình nhập thông tin mua hoặc bán, thông tin đơn hàng đều thực hiện trên phần mềm lưu trữ trong máy, không gian lận được. Hơn nữa, còn rất nhiều tính năng khác mà quản lý mã vạch bằng excel rất khó để tính toán và nhập liệu luôn như tính năng quà tặng, chiết khấu, giảm giá đơn hàng,… trực tiếp cho khách. Chỉ có những phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch mới hỗ trợ tốt nhất.
Biết được cách tạo mã vạch bằng excel không có nghĩa là cứ phải sử dụng quản lý mã vạch bằng excel. Sử dụng phần mềm để quản lý được thu chi, hóa đơn thanh toán,… từ xa, không tốn nhiều thời gian và phù hợp với những chủ cửa hàng bận rộn. Thậm chí các phần mềm còn tích hợp cả tính năng báo cáo thống kê hàng hóa tổng hợp chi tiết đến từng ngày. Phần mềm quản lý bán hàng quét mã vạch hữu ích và được sử dụng phổ biến hơn là nhờ điểm này.
Tổng kết
Vậy là các bạn đều biết cách tạo mã vạch bằng excel đơn giản nhất. Việc tạo và quản lý mã vạch bằng excel vừa có ưu điểm vừa có nhược điểm riêng. Quan trọng và ưu tiên nhất vẫn là sự thuận tiện, nhanh chóng và tuyệt đối chính xác, chuyên nghiệp trong quản lý bán hàng. Biết cách tạo mã vạch bằng excel rất cần thiết. Tuy nhiên, nếu sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có mã vạch sẽ hỗ trợ được nhiều hơn cả về mặt quản lý hàng hóa, doanh thu,… Hãy cân nhắc lựa chọn cho cửa hàng mình giải pháp quản lý mã vạch và cả hàng hóa được tiện lợi, chuyên nghiệp nhất nhé!
FAQ
- Lợi ích của mã vạch là gì?
Công nghệ ngày càng phát triển, mã vạch vẫn được sử dụng trong thương mại và quản lý bán hàng để kiểm kê hàng hóa, thanh toán hóa đơn,… Ngoài ra, mã vạch còn ứng dụng trong mã hóa hàng hóa, vật dụng, thẻ,… Vì vậy ngày càng có nhiều phần mềm bán hàng bằng mã vạch được nghiên cứu và ứng dụng phổ biến.
- Đâu là các phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch tốt nhất?
Có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp cả đọc mã vạch, chỉ cần mua thiết bị phần cứng tương ứng. Ví dụ như: bePOS, BRAVO, POS365,… đều là những phần mềm tốt, tích hợp nhiều tính năng tuyệt vời, được tin tưởng và sử dụng phổ biến.
Follow bePOS:
