Bạn đã quá mệt mỏi với những cuộc chạy đua không hồi kết với deadline? Bạn đã không còn biết nên làm gì trước hàng tá công việc đổ dồn vào cuối ngày? Nếu bạn đang gặp một vấn đề rất lớn trong quản lý thời gian của mình thì đây chính là bài viết dành cho bạn. 7 cách quản trị thời gian hiệu quả ngay sau đây từ bePOS chắc chắn sẽ giúp bạn cải thiện rất nhiều thời gian biểu của mình đấy!
Vì sao phải quản lý thời gian?
Quản trị thời gian là gì?
Quản trị thời gian là gì và vì sao phải quản lý thời gian nhỉ? Tại sao không thể làm mọi việc tuỳ hứng mà lại phải lên kế hoạch một cách vất vả như vậy? Chúng ta có thể hiểu rằng việc quản trị thời gian là một quá trình sắp xếp các công việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong một dự án hoặc kế hoạch một cách hợp lý. Ngay cả khi những hoạt động của bạn chỉ là sinh hoạt – ăn uống, việc quản lý thời gian cũng cho thấy hiệu quả của mình – khi bạn cảm thấy uể oải nếu dùng bữa sáng lúc 1h trưa. Điều này càng cần thiết hơn khi bạn đang làm việc trong một dự án, chịu trách nhiệm trong một team làm việc hoặc đang có những kế hoạch, dự định cho riêng mình. Vì vậy, quản trị thời gian là một việc cực kỳ cần thiết.
Vì sao phải quản lý thời gian?
Nâng cao hiệu quả công việc
Sắp xếp công việc và chi phối thời gian hợp lý là cách để bạn hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày một cách trôi chảy, tránh tình trạng công việc tồn đọng khiến bạn trở nên luống cuống và không thể suy nghĩ gì nhiều hơn ngoài deadline trước mặt. Sắp xếp công việc hơp lý hơn – nhiều thời gian hơn – giải quyết công việc tốt hơn.
Nói không với áp lực và stress
Quản trị thời gian hiệu quả còn là liều thuốc tinh thần rất tốt cho cả 2 mục đích: bạn vừa có thể cảm thấy phấn chấn hơn khi công việc được hoàn thành đúng hạn, vừa có thêm thời gian nghỉ ngơi, dành cho bản thân, gia đình và bạn bè – điều rất khó có được nếu bạn đang ngập trong một núi những deadline tồn đọng.
Có thời gian nhiều hơn cho sở thích
Không phải dành hết 24 tiếng một ngày để làm việc và lo lắng cho công việc – bạn có một khoảng thời gian nhiều hơn để tìm hiểu bản thân, giải trí và nghỉ ngơi cho những sở thích cá nhân. Và biết đâu, chính những sở thích mà ngày thường bạn không có thời gian cho nó lại đem đến những cơ hội khám phá mới hơn phải không?
Hạn chế thói quen xấu
Thức khuya, ngồi cả ngày bên máy tính hay uống quá nhiều cafe đều là những hệ luỵ không đáng có xảy ra khi bạn không thể kiểm soát được thời gian của mình. Cơ thể chúng ta xứng đáng nhận được sự “đãi ngộ” tốt hơn khi mọi chuyện được giải quyết gọn gàng và có thể nghỉ ngơi lúc 10h tối thay vì 2, 3h sáng. Để làm được điều này, có một phương pháp quản trị thời gian hợp lý chính là mấu chốt không thể thiếu.
Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả
Lên danh sách cụ thể các công việc cần phải làm
Đây được xem là bước đầu tiên trong việc thực hiện phương pháp quản trị thời gian hiệu quả. Tất cả mọi công việc trong ngày cần được liệt kê vào một danh sách cụ thể, đi kèm với deadline -thời hạn cần hoàn thành một cách chính xác. Sử dụng danh sách này là một phương pháp kiểm soát dự án, kiểm soát tất cả mọi công việc cần làm và không bỏ sót bất kỳ đầu việc nào. Đồng thời, hãy sử dụng danh sách này thường xuyên, giữ nó bên cạnh trong điện thoại, ví hoặc bất cứ vật dụng nào khiến bạn có thể kiểm soát liên tục nhé.
Lập kế hoạch công việc cụ thể
Sau khi lên danh sách công việc, chúng ta cần thực hiện một bản kế hoạch công việc cụ thể và chi tiết nhất, bao gồm việc định hướng, kiểm tra các công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành, điều chỉnh sai sót, lên kế hoạch nếu có rủi ro xảy ra, phân nhỏ công việc một cách hợp lý.
Phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên
Không thể lúc nào cũng luôn tay luôn chân xử lý những công việc ngoài lề, những công việc phát sinh và đến cuối cùng bạn lại không thể hoàn thành deadline một cách đúng hạn phải không? Đó là lý do chúng ta cần sắp xếp công việc theo một thứ tự ưu tiên nhất định để có thể hoàn thành lần lượt, cụ thể bạn có thể phân chia các đầu việc vào một danh sách như sau:
- Các nhiệm vụ quan trọng, cấp bách cần giải quyết ngay
- Các công việc quan trọng nhưng chưa cần thiết phải được thực hiện ngay, đi kèm với deadline thời gian cần hoàn thành.
- Các công việc không mấy cấp thiết nhưng cần được thực hiện.
- Các đầu việc không quan trọng.
Cụ thể, các sắp xếp này sẽ được bePOS trình bày chi tiết hơn ở phương pháp quản trị thời gian bằng ma trận Eisenhower ở phần sau bài viết.
Loại bỏ các lý do trì hoãn công việc
Mọi nỗ lực quản trị thời gian của bạn sẽ trở nên vô nghĩa khi trong quá trình thực hiện nó, bạn liên tục bị ngoại cảnh tác động. Trì hoãn công việc là một tình trạng mà hầu hết chúng ta đều gặp phải, khi về bản chất chúng ta luôn tìm kiếm một lý do, một điều kiện “hoàn hảo” nào đó để bắt đầu thực hiện công việc. Ví dụ: Tôi sẽ bắt đầu học tiếng Anh khi nào tôi có được một cuốn sách học tiếng Anh thật tốt, tôi sẽ bắt đầu thực hiện dự án này khi nào tôi nhận được tài liệu tham khảo cụ thể. Trên thực tế, không có bất kỳ điều kiện hoàn hảo nào để bắt đầu thực hiện một công việc nào cả. Thời điểm thích hợp nhất để bắt đầu làm việc chính là ngay hôm nay.
Hạn chế mất tập trung
Bài luận của bạn trông sẽ thật lộn xộn nếu bạn vừa viết, vừa xem tin nhắn messenger. Bạn sẽ chẳng thể nào đọc xong và nhớ được nội dung của một cuốn sách nếu cứ 2, 3 trang trôi qua bạn lại xem video giải trí một lần. Điều này là rất độc hại, thậm chí là kéo chậm và phá vỡ toàn bộ kế hoạch làm việc mà bạn đã lên trước đó. Để hạn chế việc ngày, ngay trước tiên bạn cần xác định được nguyên nhân khiến mình bị mất tập trung là gì. Tiếp theo đó, chúng ta tiến hành loại bỏ một cách dần dần và từ từ tác nhân này trong quá trình làm việc. Đừng loại bỏ đột ngột nhé vì đó chính là cách khiến bạn bỏ cuộc nhanh hơn.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo phương pháp Pomodoro, hay còn gọi là phương pháp quả cà chua để cải thiện mức độ tập trung của mình. Cụ thể:
Quản trị thời gian Pomodoro là gì và các bước thực hiện?
Quản trị thời gian Pomodoro là phương pháp quản lý dựa trên việc phân chia thời gian làm việc thành các chu trình thời gian khác nhau nhằm giúp người thực hiện tối ưu hoá khả năng tập trung của mình.
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn công việc cần hoàn thành trong kế hoạch.
- Bước 2: Đặt thời gian làm việc, thông thường là 25 hoặc 30 phút.
- Bước 3: Tập trung làm việc tới khi hết 25 phút.
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao, bạn có thể nghỉ dài hơn một chút (15 -30 phút tùy công việc và sức lực của mỗi người)
Nguyên tắc
- Một Pomodoro được xem là một chu trình làm việc (kéo dài khoảng 25 -30 phút). Chu trình này được giữ nguyên. Tức là nếu bạn cần thực hiện lại công việc, Pomodoro được tính lại từ đầu chứ không chia nhỏ thành 1/2 hay 1/3 Pomodoro.
- Chỉ tập trung làm 1 đầu việc duy nhất với 100% thời gian đặt ra.
- Không lãng phí thời gian trong Pomodoro: ngay cả khi công việc được hoàn thành trước chu trình thời gian đặt ra, bạn không nên kéo dài thời gian nghỉ ngơi mà cần kiểm tra lại công việc cũng như tối ưu hoá mọi giai đoạn của chu trình.
- Không tiếp xúc với các tác nhân gây ảnh hưởng trong quá trình nghỉ ngơi: thời gian nghỉ giữa các chu trình không có nghĩa bạn sẽ tiếp xúc với Facebook nếu đã xác định Facebook chính là nguyên nhân gây ra sự mất tập trung. Hãy thư giãn thực sự bằng cách nhắm mắt, nghỉ ngơi thay vì tiếp xúc với Facebook nhé.
>>> Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG MIỄN PHÍ ĐƠN GIẢN, TỐI ƯU HOÁ DOANH SỐ HIỆU QUẢ
Chọn một nơi làm việc lý tưởng
Có một điều lạ lùng là nếu bạn đang làm các công việc sáng tạo kịch bản, sáng tạo nội dung, một góc làm việc quá trống trải, gọn gàng sẽ kìm hãm sự sáng tạo của bạn lại. Đi kèm đó, ánh sáng quá mạnh cũng tác động không nhỏ tới sức sáng tạo của bạn đấy. Điều này chứng tỏ rằng với mỗi đặc thù công việc, chúng ta cần lựa chọn một không gian làm việc phù hợp và hợp lý. Tuy nhiên các không gian làm việc này cần đảm bảo sạch sẽ, giúp người làm việc thoải mái, thư thái để dần dần hoàn thành quá trình quản trị thời gian của mình.
Sử dụng công nghệ
Công nghệ có vẻ đang xâm lấn thế giới này – Nhiều người từng thốt lên như vậy khi nhìn thấy các đầu việc được phân chia một cách rất khoa học cho từng cá nhân, từng thành phần khác nhau trong một dự án. Điều này là đúng và tại sao chúng ta lại không áp dụng công nghệ cho quá trình quản lý thời gian phát huy tối đa hiệu quả phải không? Nếu đang làm việc các nhân, bạn có thể tham khảo các ứng dụng quản lý công việc để phân chia công việc theo mức độ ưu tiên một cách khoa học nhất, đi kèm với deadline và nhắc nhở tiến độ hoàn thành. Nếu đang ở trong một dự án, làm việc trong một team cụ thể, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các nền tảng quản lý, phân chia công việc cho từng cá nhân khác nhau. Điều này không chỉ giúp từng thành viên nắm rõ công việc của mình mà còn giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm được tiến độ làm việc, thực hiện báo cáo công việc dễ dàng hơn.
Quản trị thời gian bằng ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là gì?
Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả Eisenhower được sáng tạo bởi tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight D.Eisenhower. Ma trận Eisenhower tập trung giải quyết việc phân bổ thời gian để xử lý các công việc theo mức độ phân chia cần thiết khác nhau để tối ưu hoá công việc một cách tốt nhất.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower
Để quản trị thời gian bằng ma trận Eisenhower, chúng ta cần phân chia đầu việc phải làm theo danh sách:
- Cấp độ 1: Quan trọng, rất khẩn cấp (là các công việc cấp thiết, rất quan trọng, cần giải quyết ngay lập tức; các cuộc họp, kế hoạch đã lên lịch hoặc các công việc do trì hoãn tới sát deadline từ trước)
- Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp (là các công việc không cần phải giải quyết ngay lập tức nhưng cần tích luỹ thời gian làm lâu dài để đạt được tiến độ mong muốn. Các đầu việc ở cấp độ này cần được thực hiện như một thói quen hàng ngày)
- Cấp độ 3: không quan trọng nhưng khẩn cấp (là những công việc không cấp thiết và có thể xuất hiện không báo trước. Hãy học cách giải quyết hoặc từ chối thông minh trong trường hợp này)
- Cấp độ 4: không quan trọng và cũng không khẩn cấp (là những công việc chỉ nên dành dưới 5% quỹ thời gian để giải quyết, vì chúng tiêu tốn thời gian nhưng lại không đem lại lợi ích đáng kể)
Cách phân bổ thời gian theo cấp độ
Sau khi công việc đã được phân chia theo thứ tự ưu tiên theo 4 cấp độ như trên, chúng ta tiến hành chia nhỏ quỹ thời gian và dành cho từng đầu việc một khoảng thời gian như sau:
- Cấp độ 1: 15% – 20% quỹ thời gian
- Cấp độ 2: 60% – 65% quỹ thời gian
- Cấp độ 3: 10% – 15% quỹ thời gian
- Cấp độ 4: Dưới 5% quỹ thời gian
Như vậy, quản trị thời gian hiệu quả không phải là điều có thể thực hiện ngay trong ngày 1 ngày 2. Chúng ta cần đi đường dài, thử và chọn lựa các phương pháp quản lý thời gian phù hợp nhất để nhanh chóng hoàn thiện công việc của mình. Hy vọng rằng bạn đã tìm được phương pháp hợp lý qua bài viết này và đừng quên chia sẻ nếu thấy nó hữu ích nhé.
>> Xem thêm: [MỚI NHẤT] 9 BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH ĐƠN GIẢN, HIỆU QUẢ
FAQ
1. Quản trị thời gian là gì?
Quản trị thời gian là một quá trình sắp xếp các công việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong một dự án hoặc kế hoạch một cách hợp lý.
2. Quản trị thời gian Pomodoro là gì?
Còn được gọi là phương pháp quả cà chua, khái niệm quản trị thời gian Pomodoro là gì được hiểu như sau: Quản trị thời gian Pomodoro là phương pháp quản lý dựa trên việc phân chia thời gian làm việc thành các chu trình thời gian khác nhau nhằm giúp người thực hiện tối ưu hoá khả năng tập trung của mình.
3. Có thể sử dụng phương pháp nào để quản trị thời gian trong văn phòng?
Với đặc thù công việc văn phòng, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng để lên các đầu việc và sắp xếp chúng một cách khoa học. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các nền tảng để quản trị thời gian trong văn phòng, các nền tảng này có nhiệm vụ phân chia công việc, giao thời gian deadline cho từng thành viên, hỗ trợ người quản lý thực hiện báo cáo một cách dễ dàng cũng như theo dõi tiến trình hoàn thành công việc. Sử dụng các phần mềm và nền tảng quản lý được xem là một trong những phương pháp quản trị thời gian trong văn phòng hiệu quả đang được rất nhiều người sử dụng hiện nay.
Note: quản trị thời gian xuất hiện 11 lần.
Follow bePOS:
