Trang chủBlogs Bán lẻToàn bộ kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm dành cho người mới

Toàn bộ kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm dành cho người mới

Cập nhật lần cuối: Tháng Tám 08, 2023
Thanh Ngoan
Thanh Ngoan
951 Đã xem

Bán văn phòng phẩm có lãi không, kinh doanh văn phòng phẩm nên làm gì? Nếu đang có nhu cầu kinh doanh văn phòng phẩm trong thời gian sắp tới thì đây chính bài viết mà bạn cần phải đọc. Cùng bePOS tìm hiểu về những kinh nghiệm và cách kinh doanh văn phòng phẩm hiệu quả có lời nhé!

Kinh doanh văn phòng phẩm có ưu nhược điểm gì?

Ưu điểm

Văn phòng phẩm là mặt hàng có nhu cầu sử dụng lớn, ổn định, ít lỗi thời. Đặc biệt, nếu kinh doanh văn phòng phẩm online sẽ giúp bạn tăng phạm vi tiếp cận đến các đối tượng có nhu cầu và tăng lượng khách hàng tiềm năng và trung thành.

Bạn có thể thử nghĩ, riêng Facebook tại Việt Nam đã có hơn 58 triệu người sử dụng, chưa kể tới các trang thương mại điện tử khác. Đó chính là kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm đang dần trở thành xu hướng và mang lại hiệu quả nhất

Nhược điểm 

Một nhược điểm khi kinh doanh văn phòng phẩm là lượng hàng hóa lớn, khó kiểm soát, dễ thất thoát. Hơn nữa, để kinh doanh văn phòng phẩm bạn sẽ phải tìm hiểu về cách viết bài về sản phẩm, tạo ra những hình ảnh thu hút những người sử dụng để cạnh tranh với các nhà sách, cửa hàng lớn. 

uu-nhuoc-diem-kinh-doanh-van-phong-pham
Ưu và nhược điểm khi kinh doanh văn phòng phẩm

Kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm

Dưới đây là một vài kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về những điều cần thiết khi đầu tư vào danh mục này trong tương lai.

Lên ý tưởng cho mô hình văn phòng phẩm

Hướng phát triển cửa hàng sẽ phụ thuộc nhiều vào mô hình kinh doanh lựa chọn ban đầu. Hiện nay, trên thị trường xuất hiện đa dạng mô hình văn phòng phẩm cho chủ shop tham khảo, bao gồm:

  • Mô hình kinh doanh văn phòng phẩm online: Đây là mô hình nhiều bạn trẻ hướng đến, do chi phí vốn ít, không cần thuê mặt bằng. Có nhiều cách triển khai hoạt động bán hàng online, như lập fanpage, tạo tài khoản Instagram, sáng tạo video TikTok, lập gian hàng Shopee,… Với mô hình này, bạn tập trung vốn cho hoạt động nhập hàng và quảng bá trực tuyến để kích thích doanh số.
  • Mô hình cửa hàng văn phòng phẩm offline: Nếu có nhiều vốn, hoặc sở hữu lợi thế về mặt bằng, đây là lựa chọn tối ưu nhất. Bởi lẽ, khách hàng vẫn không thể thay thế hoàn toàn sàn TMĐT cho các cửa hàng truyền thống. Khi mua online, họ thường chọn sản phẩm giá rẻ, còn với sản phẩm cao cấp thì muốn xem tận mắt.
  • Mô hình hàng văn phòng phẩm tạp hóa: Với mô hình này, bạn nhập nhiều sản phẩm khác nhau, đến từ nhiều thương hiệu. Nếu mở hàng tạp hóa bình dân, khách hàng thu nhập trung bình là đối tượng hướng đến,  sản phẩm giá cả phải chăng. Còn nếu muốn mở siêu thị văn phòng phẩm, thì giá cả sẽ có phần cao hơn.
  • Mô hình đại lý thương hiệu: Đây là trường hợp bạn hợp tác với thương hiệu để kinh doanh dưới hình thức đại lý hoặc cộng tác viên. Ưu điểm của mô hình này là sản phẩm chính hãng, chất lượng đảm bảo. Khi đã làm đại lý của thương hiệu, thường thì bạn sẽ chỉ bán hàng của thương hiệu đó, hoặc một ít thương hiệu khác không cạnh tranh trực tiếp.
mo-hinh-kinh-doanh-van-phong-pham
Một số mô hình kinh doanh văn phòng phẩm hiện nay

Lên kế hoạch mở cửa hàng văn phòng phẩm chi tiết

Sau khi đã có ý tưởng về mô hình kinh doanh văn phòng phẩm, bạn cần lên kế hoạch chi tiết để triển khai. Dưới đây, bePOS sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các bước cụ thể:

Bước 1: Nghiên cứu thị trường văn phòng phẩm, bao gồm nghiên cứu đối thủ, nghiên cứu xu hướng thị trường, nghiên cứu thói mua sắm của khách hàng,… Đây là yếu tố quan trọng, quyết định bán văn phòng phẩm có lãi không. 

Bước 2: Xác định điểm mạnh, điểm yếu của mình. Phương pháp thường được các chủ kinh doanh sử dụng là biểu đồ SWOT. Trong đó S – Strenghts là thế mạnh hiện có, W – Weakness là điểm yếu, O – Opportunities là những cơ hội của doanh nghiệp, T – Threats là thách thức.

Bước 3: Lập sơ đồ tổ chức kinh doanh văn phòng phẩm. Nếu tự bán hàng, thì bước này gần như có thể bỏ qua. Trường hợp có sự tham gia của nhiều cá nhân, bạn nên lập kế hoạch quy định rõ doanh nghiệp tổ chức thế nào, ai làm nhiệm vụ gì,…

mo-hinh-doanh-nghiep-ban-van-phong-pham
Phân tích mô hình hoạt động của cửa hàng văn phòng phẩm

Bước 4: Lên kế hoạch marketing quảng bá cửa hàng. Ví dụ, phân phối ngân sách cho các hoạt động marketing, lên kế hoạch viết content theo ngày/tuần/tháng, phân bổ nội dung đem lại giá trị hữu ích cho người đọc,…

Bước 5: Lên kế hoạch thuê nhân sự cho cửa hàng. Tùy theo quy mô kinh doanh, bạn định lượng nhân sự cho phù hợp, đảm bảo bao quát mọi công việc cần làm. Hơn nữa, mỗi vị trí cần có tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể, cũng như mức lương dự kiến có thể trả.

Bước 6: Lên kế hoạch tài chính kinh doanh văn phòng phẩm Bạn cần phác thảo chi tiết những chi phí quan trọng với con số dự kiến cụ thể. Ví dụ, phí thuê mặt bằng là 10 triệu đồng/tháng, phí thuê nhân viên trả lương 5 triệu/người, tuyển 2 nhân viên bán hàng mất 10 triệu/tháng,… Bản phác thảo này càng cụ thể, thì khi triển khai bạn càng dễ kiểm soát, tránh lãng phí ngân sách.

Bước 7: Lên kế hoạch thực hiện kinh doanh. Có thể nói, đây là bản kế hoạch để thực hiện kế hoạch nêu trên. Do khối lượng công việc lớn, bạn phải chia nhỏ nhiệm vụ, đặt ngày bắt đầu – ngày kết thúc, từ đó mọi hoạt động mới đi vào quỹ đạo. Ví dụ, từ ngày 10/8/2023 – 20/8/2023, công việc chính là lên kế hoạch marketing cho cửa hàng.

phan-bo-tai-chinh-cua-hang-van-phong-pham
Phân bổ tài chính để mở cửa hàng văn phòng phẩm

Nghiên cứu thị trường, tệp khách hàng

Đây là bước đầu tiên, rất quan trọng trong bất cứ kế hoạch kinh doanh nào. Có 2 khía cạnh bạn cần quan tâm:

  • Nghiên cứu xu hướng của ngành
  • Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Với xu thế chung của ngành, bạn hãy xem những mặt hàng nào đang hot, mặt hàng nào sẽ có phát triển tiếp, mặt hàng nào dần lỗi thời,… Ngoài ra, bạn cần nghiên cứu tâm lý khách hàng, như thói quen mua văn phòng phẩm hiện nay là gì, số tiền sẵn sàng chi trả là bao nhiêu nếu mua online,…

Về nghiên cứu đối thủ, bạn cần đặc biệt quan tâm đến những cửa hàng kinh doanh cùng sản phẩm, ở khu vực gần. Hãy đánh giá hoạt động của họ, cũng như những khuyết điểm để ra bài học cho mình!

nghien-cuu-mat-hang-van-phong-pham-dang-hot
Nghiên cứu những mặt hàng văn phòng phẩm đang hot trên thị trường

Tìm kiếm mặt bằng cho cửa hàng

Một cửa hàng văn phòng phẩm thu hút khách sẽ cần có một thiết kế ngăn nắp, gọn gàng và dễ tìm các sản phẩm. Một mặt bằng có đủ diện tích bày biện với những màu sắc tươi sáng sẽ khiến khách hàng hài lòng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Một vị trí đẹp sẽ là một điểm cộng, tuy nhiên vị trí kinh doanh văn phòng phẩm cũng không quá coi trọng điều đó. Sẽ thật tuyệt nếu cửa hàng của bạn được đặt ngay vị trí có trường học và văn phòng, còn nếu không bạn sẽ phải tìm kiếm khách hàng và giao hàng trực tiếp với số lượng lớn nên giá thành và chất lượng sẽ là yếu tố quyết định.

Dự trù vốn, chi phí

Nếu kinh doanh văn phòng phẩm theo kiểu truyền thống thì bạn cần quan tâm tới số vốn về: thuê mặt bằng, chi phí nhập hàng, chi phí thiết kế không gian, chi phí thuê nhân viên, các công cụ cần thiết khác và những khoản dự trù. Nếu kinh doanh online, hầu hết ngân sách sẽ tập trung cho việc nhập hàng và marketing online.

du-tru-chi-phi-mo-cua-hang-van-phong-pham
Dự trù chi phí để mở cửa hàng văn phòng phẩm

Với các khoản chi phí trên thì bạn sẽ cần bỏ ra khoản vốn rơi vào khoảng từ 70 – 100 triệu đồng với cửa hàng văn phòng phẩm vừa và nhỏ, còn nếu nhu cầu bạn mở một cửa hàng lớn hơn thì với mặt bằng khoảng 100m2 thì số vốn thấp nhất sẽ là khoảng 200 triệu. 

>> Xem thêm: Mở nhà sách cần bao nhiêu vốn – Giải đáp chi tiết cho người mới

Tìm nguồn nhập hàng

Một số nguồn hàng kinh doanh văn phòng phẩm hiện nay là:

  • Các hiệu sách, doanh nghiệp bán văn phòng phẩm: Những cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ có thể mua sỉ từ những nhà sách lớn. Ví dụ, nhà sách Phương Nam, văn phòng phẩm Hải Tiến, ADCBook, nhà sách An Lộc Việt,…
  • Nhập hàng từ chợ đầu mối, chợ cửa khẩu: Những cửa hàng ít vốn có thể tham khảo cách này, nhập hàng từ một số chợ như chợ Bình Tây, phố văn phòng phẩm Phùng Hưng,… Vì giá rẻ, nên chất lượng hàng hóa tại đây không được đảm bảo, khó kiểm soát.
  • Đánh hàng trực tiếp từ nước ngoài: Một là bạn mua trực tiếp tại các khu chợ như chợ Xing Hao Pan (Quảng  Châu), chợ Chaktuchak (Thái Lan),… Hai là bạn order từ các sàn TMĐT quốc tế, tuy nhiên cần tới sự hỗ trợ của dịch vụ trung gian.
  • Làm đại lý của thương hiệu: Cách này đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt, tuy nhiên không phải ai cũng có thể thực hiện, nhất là các cửa hàng nhỏ lẻ. Ví dụ, Bavico, WinQ, Pentel, Artline,…
nhap-hang-van-phong-pham-tai-nha-sach
Nhập hàng văn phòng phẩm tại các nhà sách

Thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm

Những cửa hàng văn phòng phẩm thuê mặt bằng, thủ tục đăng ký kinh doanh gần như là bắt buộc. Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký, gồm:

  • Giấy đề nghị xin cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp, hoặc hộ kinh doanh,…
  • Cung cấp các thông tin như ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ (với công ty), chủ kinh doanh,…
  • Giấy tờ chứng minh nhân thân của chủ kinh doanh, là CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, giấy tạm trú tạm vắng,…
  • Một số giấy tờ khác như biên bản họp và ủy quyền hộ kinh doanh, điều lệ công ty, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng làm đại lý thương hiệu, hợp đồng nhập hàng,…

Tuyển dụng nhân sự cho cửa hàng 

Với những cửa hàng văn phòng phẩm có quy mô nhỏ thì sẽ cần khoảng 1 tới 2 nhân viên, thay nhau làm việc, Tùy theo nhu cầu của cửa hàng sau này mà bạn có thể cân nhắc tuyển thêm nhân viên. 

Tiêu chuẩn dành cho nhân viên của một cửa hàng tạp hóa sẽ cần phải có ý thức, chuyên nghiệp và biết suy nghĩ cho cửa hàng. Đặc biệt là cần phải cẩn thận và biết trưng bày các sản phẩm mà cửa hàng có. Đối với những người ít kinh nghiệm, bạn nên lập kế hoạch đào tạo, để họ nắm chắc danh mục sản phẩm và có thái độ chuyên nghiệp.

Kinh Doanh Van Phong Pham 42
Tuyển dụng nhân sự cho cửa hàng văn phòng phẩm

Thiết kế, trang trí cửa hàng văn phòng phẩm 

Kinh nghiệm trong việc thiết kế cửa hàng văn phòng phẩm đó là cần phải tạo ra sự thu hút cho khách hàng. Bởi các cửa hàng văn phòng phẩm đều cùng đưa ra thị trường loại hàng hóa giống nhau, do đó việc tạo nên sự khác biệt trong thiết kế mang tới sự khác biệt sẽ gây ra được sự chú ý của người tiêu dùng.

Đối tượng khách hàng chủ yếu của bạn sẽ là học sinh, sinh viên, do đó bạn cần phải thiết kế cửa hàng văn phòng phẩm một cách bắt mắt và thu hút. Bên trong cửa hàng phải được trình bày gọn gàng, các kệ không nên quá cao, thiết kế lối đi rộng rãi và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học.

Cách trang trí cũng cần phải đem tới cho người mua hàng một cảm giác thoải mái và thu hút hơn. Các sản phẩm dành cho văn phòng thường sẽ được mua với phương thức giao hàng tận nơi, nên cần phải lưu ý về cách trình bày hàng hóa sao cho thực sự thuận tiện trong việc lấy đồ vận chuyển. 

thiet-ke-cua-hang-van-phong-pham
Thiết kế bắt mắt là cách mở cửa hàng văn phòng phẩm thu hút khách

Chạy marketing, bán hàng đa kênh

Bán hàng đa kênh là kinh doanh trên nhiều kênh khác nhau như Facebook, TikTok, Instagram, kết hợp lập gian hàng trên sàn TMĐT. Kinh doanh văn phòng phẩm có tệp khách hàng quan trọng là học sinh, sinh viên. Đây là những người có thói quen mua đồ văn phòng phẩm online, thích sự tiện lợi, nhanh chóng.

Trên các nền tảng này, bạn có thể triển khai những hoạt động như:

  • Viết bài quảng cáo sản phẩm thu hút, cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng.
  • Sáng tạo video ngắn PR cửa hàng, PR sản phẩm, đăng lên TikTok hoặc reel,…
  • Chạy ads để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, thúc đẩy doanh thu nhanh.
  • Thuê KOL quảng bá cho cửa hàng văn phòng phẩm.
chay-marketing-cua-hang-dep
Chạy marketing với hình ảnh cửa hàng đẹp

Kinh nghiệm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm

Quan tâm trải nghiệm khách hàng

Khi kinh doanh văn phòng phẩm, bạn nên quan tâm đến trải nghiệm khách hàng, gia tăng tiện ích để họ có lý do đến thường xuyên hơn. Ví dụ, bạn có thể mở hiệu sách kết hợp với bán đồ văn phòng phẩm, hoặc mô hình hiệu sách – văn phòng phẩm – cafe sách. 

Không chỉ vậy, cách triển khai dịch vụ của cửa hàng cũng là yếu tố quan trọng. Nếu mở cafe sách, bạn nên tạo cảm giác yên tĩnh, thư giãn cho khách hàng. Thái độ của nhân viên cũng phải thật chuyên nghiệp, thân thiện, sẵn sàng tư vấn khi cần thiết.

Luôn sắp xếp, quản lý trưng bày văn phòng phẩm

Đặc trưng cửa hàng văn phòng phẩm là số lượng hàng hóa “khủng”, đa dạng về mẫu mã, kích thước, thương hiệu. Vì vậy, bạn cần biết cách trưng bày văn phòng phẩm thật khéo léo, ví dụ:

  • Chia các kệ hàng theo thương hiệu, hoặc theo công dụng, lĩnh vực sử dụng. Trên kệ gắn nhãn mác để khách hàng nhận biết, hoặc nhân viên cần hướng dẫn khi khách hàng bước vào.
  • Sắp xếp hàng hóa sao cho thật hài hòa về màu sắc, cân đối về kích thước, ví dụ sản phẩm lớn để phía dưới, nhỏ đặt lên trên,…
  • Đề cao tính thẩm mỹ của cửa hàng, decor đẹp mắt, vì tệp khách hàng chính của bạn thường là giới trẻ.
sap-xep-cua-hang-van-phong-pham-dep
Cách mở cửa hàng văn phòng phẩm hiệu quả là sắp xếp hàng hóa dễ tìm

Kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập hàng ngày

Hàng tồn kho là vấn đề quan trọng của ngành bán lẻ, có thể ảnh hưởng đến tình trạng tài chính cửa hàng. Hàng văn phòng phẩm cực đa dạng, thậm chí có những sản phẩm kích thước nhỏ, như ghim, kẹp, gọt bút chì,… Điều này tạo cơ hội cho kẻ gian thực hiện hành vi gian lận, hoặc hàng hóa dễ rơi rớt trong quá trình kinh doanh.

Vì vậy, bạn cần kiểm soát tình trạng kho sau mỗi ca, mỗi ngày làm việc, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách. Kho hàng cũng phải được thiết kế thông minh, gắn nhãn mác đầy đủ để thuận tiện cho quá trình quản lý.

Mở cửa hàng sách văn phòng phẩm phải lưu ý điều gì? 

Việc mở cửa hàng sách văn phòng phẩm không khác gì với việc kinh doanh đồ văn phòng. Tuy nhiên, bạn cần phải để ý tới số vốn sử dụng cũng như nguồn để nhập sách. Hãy lựa chọn những nhà cung cấp uy tín với mức giá ổn định và phù hợp để đem đến lợi nhuận cao cho cửa hàng.

Về số vốn cần bỏ ra khi mở cửa hàng sách văn phòng phẩm thì bạn cần phải lưu ý thật kỹ. Kinh doanh sách là một lĩnh vực tốn khá nhiều vốn và đòi hỏi bạn phải hiểu được thị hiếu của người đọc.

luu-y-kinh-doanh-van-phong-pham
Một số lưu ý khi kinh doanh văn phòng phẩm

Hơn nữa, chi phí để bố trí không gian cũng khác so với việc bán đồ văn phòng phẩm đơn thuần. Bạn cần phải tìm ra một không gian thu hút, khác biệt và độc đáo để giữ chân khách hàng quay lại!

Để tối ưu quá trình vận hành cửa hàng văn phòng phẩm, nhiều chủ kinh doanh đã nhờ đến phần mềm quản lý bán hàng. Bởi lẽ, văn phòng phẩm là lĩnh vực có khối lượng hàng hóa lớn, dễ thất thoát. Ngoài ra, những cửa hàng kinh phí thấp không thể thuê nhiều nhân sự, mà phải tự thực hiện nhiều công việc.

Bạn có thể tham khảo bePOS – Siêu app quản lý bán hàng top đầu Việt Nam hiện nay. bePOS gồm những tính năng như: quản lý kho hàng, kiểm soát xuất – nhập – tồn, quản lý doanh thu và trực quan hóa dưới dạng biểu đồ, thu thập thông tin khách hàng để marketing, tổ chức nhân sự,…

sieu-app-quan-ly-ban-hang-bepos-nhieu-tinh-nang-vuot-troi
Gia tăng lợi nhuận kinh doanh văn phòng phẩm với bePOS

Để tham gia Gói Khởi Nghiệp bePOS MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI cho các chủ cửa hàng nhỏ, bạn hãy liên hệ hotline 0247 7716 889  hoặc điền vào form dưới đây nhé!

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

>> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý bán hàng nhà sách, văn phòng phẩm tốt nhất hiện nay

Trên đây, bePOS đã tổng hợp gần như toàn bộ kinh nghiệm để bạn có thể tìm hiểu về cách kinh doanh văn phòng phẩm hiệu quả. Hy vọng rằng qua bài viết này sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích để có thể đưa ra lựa chọn dành cho mình.

FAQ

Bán văn phòng phẩm có lời không?

Bán văn phòng phẩm có lời không là thắc mắc của nhiều người. Có thể nói, lợi nhuận kinh doanh văn phòng phẩm sẽ phụ thuộc vào chính bạn.

Về cơ bản, đây là mặt hàng nhu cầu cao, ổn định, không lỗi thời, số vốn đòi hỏi không quá lớn, có thể triển khai dưới nhiều hình thức. Tuy nhiên, nếu không biết cách thực hiện đúng đắn, bạn vẫn có thể gặp thất bại, như thua lỗ do thất thoát hàng hóa, mất kiểm soát tài chính.

Những rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm là gì?

Có 5 rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm mà bạn nên biết trước khi bắt đầu kinh doanh mặt hàng này. 

  • Lựa chọn mặt hàng kinh doanh khó: Văn phòng phẩm là sản phẩm rất đa dạng và nhiều mẫu mã khác nhau. Do đó, bạn cần phải lựa chọn những sản phẩm có chất lượng tốt và phù hợp với tập khách hàng mà mình hướng tới.
  • Nguồn nhập hàng khó: Trên thị trường hiện nay đang có rất nhiều các đơn vị cung cấp loại mặt hàng này, bạn cần phải lựa chọn những đơn vị uy tín để có được các sản phẩm tốt.
  • Giá cả không ổn định: Đây là loại mặt hàng có giá rất dễ thay đổi theo yếu tố của thị trường. Đây cũng được tính là rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm, khi mà việc nâng giá sản phẩm thường xuyên sẽ gây ra khó chịu cho khách hàng.
  • Khâu quản lý vận hành khó khăn: Để quản lý được một cửa hàng văn phòng phẩm, bạn cần phải có những kỹ năng về quản lý kho, bố trí nhân sự,…
  • Chương trình Marketing: Việc mở cửa hàng và kinh doanh nếu không có các chiến lược Marketing sẽ rất khó để thu hút sự chú ý của người tiêu dùng. Bạn cần phải nghiên cứu và đặt ra những chiến lược hiệu quả để đẩy mạnh sự phát triển của cửa hàng.