Kinh nghiệm kinh doanh Tháng Tư 04, 2023

5 phần mềm quản lý bán hàng nhà sách, văn phòng phẩm tốt nhất (2023)

Thu Hằng
Thu Hằng

Kinh doanh sách, văn phòng phẩm có khả năng đem lại nguồn lợi nhuận khá ổn định, không bao giờ lỗi thời. Nhưng không phải ai kinh doanh mặt hàng này cũng thành công, do thiếu kinh nghiệm quản lý. Để khắc phục vấn đề trên, nhiều người chọn áp dụng phần mềm quản lý bán hàng nhà sách. Dưới đây, bePOS sẽ giới thiệu đến bạn top 5 phần mềm tốt nhất hiện nay trên thị trường, hãy cùng tham khảo nhé!

Quản lý nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm cần những gì? 

Cũng như các lĩnh vực bán lẻ khác, cửa hàng sách, văn phòng phẩm yêu cầu người chủ phải thực hiện nhiều công việc như quản lý kho, tổ chức nhân sự, ghi chép doanh thu,… Tuy nhiên, mặt hàng này cũng có một số đặc điểm khác biệt, mà bạn nên chú ý nếu muốn bắt tay vào kinh doanh. 

Quản lý quan hệ khách hàng

Quản lý khách hàng là nhiệm vụ khá quan trọng nếu bạn muốn kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm thành công. Bạn cần lưu trữ một số thông tin cần thiết như họ tên khách hàng, ngày sinh, Email, số điện thoại,… Nhờ vậy, cửa hàng có thể thực hiện các chương trình Marketing, CRM như thông báo sách mới ra, lập thẻ thành viên, phiếu tích điểm,…

quan-ly-thong-tin-khach-hang-kinh-doanh-nha-sach
Quản lý thông tin khách hàng khi kinh doanh nhà sách

Quản lý, phân quyền nhân sự

Để cửa hàng vận hành trơn tru, bạn cần tổ chức nhân viên một cách thật khoa học và hợp lý. Bạn có thể phân quyền nhân viên theo chức vụ, theo lịch làm việc,… Ví dụ, nhân viên làm ca sáng có nhiệm vụ gì, làm ca tối cần thực hiện những công việc nào. Ngoài ra, hiệu quả làm việc của họ cũng cần được đánh giá chi tiết, nhằm tính lương và thưởng năng suất. 

Xây dựng quy trình bán hàng

Nếu không có quy trình bán hàng, cơ sở kinh doanh của bạn sẽ hoạt động rời rạc, không có sự hợp tác giữa các bộ phận. Vì vậy, việc xây dựng các bước để nhân viên làm theo là vô cùng cần thiết. Một số bước cần có trong quy trình bán hàng bao gồm:

  • Ghi chép thông tin giao dịch, như thông tin khách hàng, quét mã vạch sản phẩm, số tiền,…
  • Nhập điểm tích lũy cho khách hàng khi thanh toán (nếu có), hoặc giới thiệu khách hàng đăng ký thẻ thành viên để tích lũy điểm. 
  • Quản lý lượng hàng hóa bán trong khoảng thời gian nhất định, như 1 ngày, 1 tuần, hay 1 tháng.
  • Báo lỗi khi có sai sót trong quy trình bán hàng, ghi nhận các trường hợp khách trả lại hàng,…
phan-mem-quan-ly-ban-hang-nha-sach-quy-trinh-tu-dong
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nhà sách để dựng quy trình tự động

Kiểm soát kho hàng sách, văn phòng phẩm

Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu khi kinh doanh cửa hàng sách, văn phòng phẩm. Ví dụ, với sản phẩm sách, khi xuất nhập kho bạn cần phân chia theo đề mục, tác giả, thể loại sách, giá cả,… Ngoài ra, bạn cũng cần nắm bắt tình trạng những sản phẩm sắp hết để lên kế hoạch nhập hàng. Để kiểm soát vấn đề này, nhiều chủ kinh doanh đã chọn dùng phần mềm quản lý bán hàng nhà sách. 

>> Xem thêm: Cách quản lý kho hàng hiệu quả chủ kinh doanh phải nắm trong tay

Những khó khăn khi quản lý bán hàng nhà sách, văn phòng phẩm 

Khi kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm, bạn sẽ gặp phải một số khó khăn như sau: 

  • Số lượng hàng lớn: Đặc trưng của lĩnh vực này là số lượng hàng hóa lớn, độ đa dạng cao rất khó quản lý. Ngoài ra, một số mặt hàng có kích thước và giá trị rất nhỏ, nếu không biết cách kiểm soát sẽ rất dễ thất thoát. 
  • Phân loại hàng hóa: Bạn cần chú ý cách phân loại các đầu sách để tư vấn dễ dàng quản lý và tư vấn khách hàng. Một cuốn sách có thể thuộc nhiều thể loại khác nhau, dễ gây ra sự nhầm lẫn khi nhân viên kiểm tra và sắp xếp hàng hóa. 
  • Marketing nhà sách: Nhiều nhà sách nhỏ chưa biết cách Marketing cửa hàng của mình, do thiếu các dữ liệu liên quan đến khách hàng. Ví dụ, để lên kế hoạch nhập kho, bạn cần biết nhóm khách hàng của mình ở độ tuổi bao nhiêu, thích những thể loại sách nào,…. 
nha-sach-luong-hang-lon-kho-kiem-soat
Khó kiểm soát hàng hóa nếu không có phần mềm quản lý bán hàng nhà sách

Ngoài những khó khăn kể trên, người chủ còn phải xử lý nhiều nhiệm vụ khác, như quản lý doanh thu, kiểm tra công nợ, tổ chức nhân sự,… Nắm bắt vấn đề này, các công ty công nghệ đã cho ra mắt phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm, nhà sách thông minh, giúp bạn vận hành công việc một cách nhanh chóng và đơn giản hơn. 

Top 5 phần mềm quản lý bán hàng nhà sách tốt nhất hiện nay

bePOS

Một trong những phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm, nhà sách được yêu thích nhất hiện nay là bePOS. bePOS là Siêu App quản lý bán hàng đa lĩnh vực, từ bán lẻ, F&B, cho đến dịch vụ Spa, thẩm mỹ viện. Phần mềm có kinh nghiệm hợp tác với trên 12,000 cửa hàng tại hơn 10 quốc gia trên thế giới, giúp tăng 30% doanh thu và giảm 50% thời gian quản lý. 

Một số tính năng quan trọng của bePOS rất hữu ích với hoạt động kinh doanh sách, văn phòng phẩm là:

  • Quản lý sản phẩm, kho hàng: bePOS giúp bạn lưu trữ mọi thông tin về hàng hóa và phân chia theo danh mục hợp lý. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi quá trình xuất nhập kho, kiểm kho cuối ca, cuối ngày hoặc theo thời gian nhất định. 
  • Quản lý doanh thu: Tất cả thông tin hóa đơn sẽ được ghi nhận trên hệ thống, từ đó có thể tổng kết doanh thu theo tuần, ngày, hoặc tháng. Nếu có nhiều chi nhánh, bạn có thể quản lý doanh thu tất cả các cơ sở này chỉ với app bePOS. Ngoài ra, bePOS còn giúp bạn lên biểu đồ, báo cáo tài chính để so sánh giữa các thời kỳ.
  • Thanh toán thông minh: bePOS tích hợp nhiều phương thức thanh toán như cổng thanh toán, ví điện tử MoMo, ZaloPay, SmartPay, VNPAY. Ngoài ra, phần mềm cũng kết nối với nhiều thiết bị khác như máy đọc mã vạch, in hóa đơn…. 
  • Quản lý khách hàng, Marketing: Bạn có thể lưu trữ mọi thông tin liên quan đến khách hàng như họ tên, số điện thoại, Email, lịch sử mua hàng,… Từ đó, cửa hàng có thể thực hiện các chương trình chăm sóc, Marketing như tặng Voucher, giảm giá,… 
  • Phân quyền nhân viên: Hệ thống bePOS có tính năng chấm công nhân viên tự động và tính lương, tính hoa hồng. Bạn cũng có thể phân chia công việc cho nhân sự, tránh bị chồng lấn nhiệm vụ, đảm bảo hiệu suất cao. 
phan-mem-quan-ly-ban-hang-nha-sach-mien-phi-bepos
Phần mềm quản lý bán hàng nhà sách miễn phí bePOS

Hiện nay, tại bePOS đang áp dụng Gói Khởi Nghiệp MIỄN PHÍ trọn đời dành cho các cửa hàng quy mô nhỏ, startup mới thành lập. Để đăng ký sử dụng và được nhân viên tư vấn cụ thể hơn, bạn hãy liên hệ hotline 0247 7716 889, hoặc điền vào form đăng ký dưới đây nhé!

ĐĂNG KÝ VAY NGAY

Nhanhvn

Phần mềm quản lý bán hàng nhà sách Nhanhvn cũng là một lựa chọn mà bạn nên tham khảo. Phần mềm có rất nhiều tính năng tiện lợi, hữu ích cho chủ kinh doanh nhà sách, văn phòng phẩm, cụ thể: 

  • Nhập liệu sách, văn phòng phẩm: Nhanhvn cho phép bạn lưu trữ thông tin nhập liệu import/export bằng Excel. Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý sản phẩm theo thuộc tính, như kích thước, màu sắc, tên, chủng loại, giá tiền,…
  • Quản lý xuất nhập kho: Nhanhvn tích hợp máy quét mã vạch để kiểm kê hàng tồn kho. Nhờ vậy, bạn có thể lên kế hoạch nhập hàng hợp lý, đảm bảo đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình. 
  • Theo dõi tiến độ bán hàng: Nhanhvn có tính năng đếm số lượng khách hàng, tính tỷ lệ người mua so với người vào. Ngoài ra, phần mềm cũng tự động tính chiết khấu, hoặc khuyến mại, giảm giá nếu cửa hàng thực hiện chiến dịch Marketing.
nhanhvn-phan-mem-quan-ly-ban-hang-nha-sach
Nhanhvn là phần mềm quản lý bán hàng nhà sách phổ biến

Faceworks

Phần mềm quản lý bán hàng nhà sách tiếp theo bài viết muốn giới thiệu đến bạn là Faceworks. Đây là sản phẩm được phát triển bởi Công ty Cổ phần và Dịch vụ TIT, với mục tiêu là giải quyết tất cả khó khăn mà nhà sách đang gặp phải. Ưu điểm của Faceworks là dễ tích hợp máy in hóa đơn, tính tiền nhanh chóng, quản lý sách theo từng chủng loại, tên tác giả,… 

Ngoài ra, Faceworks cũng có màn hình bán hàng trực quan, rất thân thiện với người dùng. Nhân viên của bạn có thể tìm kiếm hàng hóa ngay trên màn hình, sau đó kiểm tra tồn kho, in hóa đơn và quét mã vạch tính tiền. 

phan-mem-faceworks-ap-dung-nhieu-linh-vuc
Phần mềm Faceworks được áp dụng trong nhiều lĩnh vực

TPos

TPos là phần mềm quản lý bán hàng nhà sách khá quen thuộc trên thị trường, được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác như, từ bán lẻ cho đến ăn uống. Một số ưu điểm nổi trội của TPos mà bạn sẽ được hưởng khi sử dụng là: 

  • Xây dựng quy trình làm việc: Bạn có thể phân quyền nhân viên, ghi chép thông tin khách hàng, thanh toán hóa đơn và thực hiện khâu hậu mãi. Tất cả những thông tin này sẽ được bảo mật an toán, giúp cửa hàng vận hành trơn tru hơn và nâng cao sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 
  • Giảm bớt thao tác thủ công: TPos giúp nhà sách giải quyết những vấn đề nan giải như kiểm kê hàng hóa, theo dõi doanh thu, quản lý xuất nhập tồn,… Giờ đây, bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ này ngay trên thiết bị di động của mình, chỉ cần cài đặt phần mềm và kết nối Internet. 
  • Tiết kiệm chi phí, thời gian: Phần mềm là cánh tay trái đắc lực hỗ trợ chủ cửa hàng, nhờ vậy không cần thuê quá nhiều nhân sự để làm những công việc khác nhau. 
phan-mem-quan-ly-ban-hang-nha-sach-tpos
Phần mềm quản lý bán hàng nhà sách TPos có nhiều ưu điểm nổi bật

Timesoft

Với chủ cửa hàng bán sách, văn phòng phẩm, Timesoft không còn là cái tên quá xa lạ. Phần mềm này quản lý bán hàng nhà sách này có rất nhiều tính năng thông minh, giúp bạn vận hàng cơ sở kinh doanh một cách hiệu quả, cụ thể: 

  • Hỗ trợ bán hàng: Phần mềm tích hợp với bộ các thiết bị phục vụ xử lý đơn hàng như máy quét mã vạch, in hóa đơn,… Điều này giúp quy trình thanh toán của bạn nhanh hơn, tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 
  • Phân loại sản phẩm: Timesoft phân loại nhóm sách theo ngôn ngữ, lứa tuổi, tác giả, nhà xuất bản,…. Ngoài ra, bạn cũng rất dễ dàng nắm bắt các thông tin thực tế như số lượng sách trong kho, những mặt hàng bán chạy, hoặc bị tồn nhiều. 
  • CRM, Marketing: Timesoft hỗ trợ chủ doanh nghiệp thông tin khách hàng, từ đó tạo lập các chương trình khuyến mãi phù hợp. 
timesoft-tich-hop-nhieu-tien-ich-nguoi-dung
Phần mềm Timesoft tích hợp nhiều tiện ích cho người dùng

>> Xem thêm: Báo cáo ngành bán lẻ 2022 và xu hướng bán lẻ 2023 không nên bỏ lỡ

Trên đây, bài viết đã giới thiệu 5 phần mềm quản lý bán hàng nhà sách tốt nhất hiện nay để bạn tham khảo và lựa chọn. Sử dụng phần mềm bán hàng đang là xu hướng kinh doanh được nhiều người áp dụng, nhờ những hiệu ứng tích cực mà chúng đem lại. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến chức năng, cách sử dụng và gói mua phần mềm, bạn hãy liên hệ ngay với bePOS qua hotline 0247 7716 889 nhé!

FAQ

Không am hiểu công nghệ thông tin có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nhà sách không?

Không ít chủ cửa hàng bán sách, văn phòng phẩm là những người trung niên, không quá thông thạo công nghệ thông tin. Điều này làm nhiều người lo lắng phần mềm có dễ sử dụng hay không. 

Bạn hãy yên tâm nhé, vì nhìn chung những phần mềm này được thiết kế với mục đích dành cho người dùng mọi cấp độ. Ngoài ra, các nhà cung cấp sẽ có chương trình đào tạo cách sử dụng giai đoạn đầu và sẵn sàng hỗ trợ 24/7. 

Làm thế nào để chọn phần mềm quản lý bán hàng nhà sách phù hợp?

Để chọn phần mềm quản lý bán hàng nhà sách phù hợp, bạn cần dựa trên nhu cầu kinh doanh, cũng như quy mô của cửa hàng. Ví dụ, nếu có nhiều chi nhánh, bạn nên chọn phần mềm hỗ trợ quản lý theo chuỗi. Ngoài ra, bạn cũng phải tìm hiểu uy tín nhà cung cấp, hãy chọn những công ty có dịch vụ tốt, có khả năng hỗ trợ đối tác.