Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bạn nên biết

Phần mềm quản lý bán hàng là một công cụ thiết yếu có mặt trong hầu hết các cửa hàng, quán ăn, quán cafe, doanh nghiêp,… Vậy ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng là gì, doanh nghiệp nên lưu ý gì trước khi mua phần mềm? Cùng bePOS tìm hiểu về những ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng để có cách áp dụng tối ưu nhất. 

Phần mềm quản lý bán hàng là gì? 

Phần mềm quản lý bán hàng là một công cụ giúp hệ thống hóa các công việc kinh doanh của cửa hàng, nhà hàng, doanh nghiệp thành quy trình tự động trên một giao diện.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý việc bán hàng, quản lý data khách hàng, các hoạt động kinh doanh hằng ngày, quản lý nhân sự và các báo cáo tài chính kinh doanh.

Nhờ đó, tiết kiệm được phần lớn thời gian, công sức, chi phí để thực hiện những công việc này thủ công. Các phần mềm quản lý bán hàng cũng giúp nhà quản lý, chủ cửa hàng tổng kết, định hướng, cải thiện hoạt động kinh doanh của mình sao cho hiệu quả.

Bên cạnh ưu điểm kể trên, bạn cũng cần quan tâm đến các nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng trước khi ra quyết định áp dụng. bePÓ sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này trong nội dung dưới đây!

Phần mềm quản lý bán hàng đem đến lợi ích nào?

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn hiện đại hóa quy trình làm việc, lưu trữ, tổng hợp và cập nhật số liệu theo thời gian thực tế. Đáng nói là, tất cả nhiệm vụ này được thực hiện chỉ với vài thao tác đơn giản, nhanh chóng, phù hợp ngay cả với nhân viên cấp độ thấp. 
• Quản lý dữ liệu lớn: Trong quá trình kinh doanh, bạn sẽ phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu, từ doanh thu, chi phí, cho đến thông tin sản phẩm, khách hàng. Các phần mềm quản lý bán hàng sẽ quản lý tất cả dữ liệu này, phân loại chúng một cách khoa học và thuận tiện sử dụng. 
• Thúc đẩy doanh thu: Phần mềm bán hàng giúp bạn tối ưu quá trình vận hành, giảm bớt chi phí phát sinh. Ngoài ra, bạn có thể lên chiến lược kinh doanh từ dữ liệu thu được, thực hiện chương trình Marketing thúc đẩy doanh số. Chi phí vận hành giảm, doanh số tăng sẽ giúp doanh thu của bạn lớn hơn. 

>> Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là gì? 9 lý do bạn nên sử dụng phần mềm bán hàng

Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng

Ưu và nhược điểm của phần mềm thương mại là hai nội dung mà bạn cần quan tâm trước khi ra quyết định dùng dịch vụ. Một số ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng mà bạn không nên bỏ qua đó là: 

• Xử lý khối dữ liệu lớn: Người dùng có thể dễ dàng truy cập dựa trên kỹ thuật điện toán đám mây, có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn mà tốc độ vẫn nhanh. Hiệu suất và tốc độ hệ thống ổn định giúp giúp tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý các công việc phức tạp, nâng cao hiệu quả kinh doanh. 
• Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Ưu điểm của phần mềm thương mại là có thể làm việc trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối mạng, từ laptop, máy tính, ipad hay đơn giản là một chiếc điện thoại nhỏ gọn. Ngoài ra, một số phần mềm có thể tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp.
• Chi phí triển khai và duy trì: Chi phí của các phần mềm khá đa dạng, cung cấp nhiều gói dịch vụ giá phải chăng, phù hợp với những cửa hàng vừa và nhỏ, thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Ngoài ra, tuổi thọ phần mềm rất cao, có thể lên tới 10 năm nên tính ra chi phí rất rẻ, tiết kiệm chi phí lắp đặt nhiều lần, không lo lỗi thời. 
• Khả năng mở rộng và cập nhật: Phần mềm có thể cập nhật theo công nghệ mới của nhà cung cấp, kể cả phần mềm mua 1 lần dùng vĩnh viễn. Hơn nữa, các nhà cung cấp hiện nay đều có khả năng đào tạo và chuyển giao công nghệ, giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm nhanh chóng hơn.

Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng 

Dưới đây là một số nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng mà bạn nên lưu ý trước khi mua.

Vấn đề bảo mật thông tin và dữ liệu

Bảo mật thông tin và dữ liệu là nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng khiến nhiều chủ kinh doanh lo lắng khi sử dụng. Các dữ liệu của doanh nghiệp, cửa hàng của bạn đều được lưu tại sever của công ty cung cấp phần mềm. Trong trường hợp xấu, nếu công ty phần mềm bị tấn công mạng, thì toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ bị mất. Trường hợp này tuy có ít khả năng nhưng vẫn có thể xảy ra, và hậu quả thì vô cùng nghiêm trọng. Do đó, bạn cũng nên cân nhắc trước điều này. 

Tình trạng rò rĩ dữ liệu có thể xảy ra nếu bạn lựa chọn nhà cung cấp không uy tín, có thể dùng thông tin của khách hàng bên bạn để bán hoặc sử dụng với mục đích khác. Vì vậy, lời khuyên đó là bạn nên lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm uy tín trên thị trường, đã được kiểm chứng qua nhiều khách hàng.

Kém linh hoạt và khó có thể sửa chữa theo yêu cầu

Đây là nhược điểm của phần mềm thương mại nói chung và phần mềm bán hàng nói riêng. Phần mềm quản lý bán hàng thường được thiết kế chung cho nhiều mô hình kinh doanh, không được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đặc thù đôi khi sẽ gặp khó khăn, không thể yêu cầu công ty phần mềm thay đổi giao diện cho riêng mình. 

Vì vậy, trong một số trường hợp, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng không mang lại kết quả tích cực mà ngược lại sẽ ảnh hưởng tới công việc kinh doanh. Hơn nữa, bạn nên quan tâm tới độ phức tạp của giao diện người dùng, cũng như dịch vụ quản lý lỗi và sửa chữa của nhà cung cấp, nếu không muốn gặp rắc rối khi triển khai.

Hầu hết phải có kết nối Internet 

Yêu cầu kết nối Internet là một nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng mà bạn nên biết. Hầu hết phần mềm nổi tiếng nhất hiện nay đều cung cấp phiên bản online, đồng nghĩa với việc cần kết nối mạng để đảm bảo hiệu suất và tốc độ hệ thống. Bởi vậy, nếu mất điện, việc quản lý trên phần mềm gặp rắc rối, ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh. 

Chính vì vậy, bạn cần cân nhắc những vấn đề trên nếu đang có ý định sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ quản lý công việc kinh doanh của mình.

Các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng là gì? 

Quản lý sản phẩm 

Trước kia, nhiều đơn vị bán lẻ thường sử dụng phương pháp truyền thống. Có nghĩa, nhân viên sẽ ghi chép bằng tay, hoặc nhập liệu thủ công bằng Excel. Phương pháp này miễn phí, nhưng tốn rất nhiều thời gian, công sức và dễ xảy ra sai sót. 

Với phần mềm quản lý bán hàng, vấn đề này được giải quyết triệt để. Các chức năng của phần mềm quản lý bán hàng liên quan đến khía cạnh hàng hóa bao gồm:

• Lưu trữ thông tin về hàng hóa và phân thành các danh mục khoa học.
• Kiểm kê số lượng hàng trong kho, giúp chủ kinh doanh lên kế hoạch xuất nhập kịp thời.
• Nắm bắt những sản phẩm bán chạy, sản phẩm bị tồn nhiều, từ đó lên chiến lược kinh doanh hợp lý. 

Quản lý khách hàng

Phần mềm giúp bạn lưu trữ tất cả thông tin cần thiết về khách hàng như họ tên, số điện thoại, Email, nơi sống, lịch sử giao dịch,… Nhờ vậy, bạn có thể đánh giá được thói quen, hành vi mua sắm của họ và lên chiến dịch Marketing, CRM.

Sau đó, bạn có thể thực hiện những chiến dịch này ngay trên nền tảng chỉ với vài thao tác rất nhanh chóng. Phần mềm quản lý bán hàng cho phép chủ kinh doanh giữ mối liên hệ với khách hàng, như nhắn tin chúc mừng sinh nhật, mừng ngày lễ, gửi thông báo sản phẩm mới, hay tặng Voucher, thẻ VIP,… Tuy nhiên, nhược điểm phần mềm thương mại là có thể rò rỉ dữ liệu nên phải chọn nhà cung cấp uy tín.

Quản lý tồn kho

Quản lý kho hàng là vấn đề “đau đầu” của rất nhiều chủ kinh doanh. Bởi lý do, thất thoát hàng hóa là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến buôn bán thua lỗ. Nắm bắt điều này, các nhà phát triển phần mềm đều rất quan tâm đến tính năng quản lý tồn kho. Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ như: 

• Kiểm soát xuất nhập kho thông qua mã vạch, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng như đã thỏa thuận với nhà cung cấp.
• Lưu trữ thông tin hàng hóa và phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Kiểm kê kho, nắm bắt những mặt hàng bán chạy và những mặt hàng bị tồn nhiều. 

Phân quyền hạn và quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng có tính năng phân quyền, quản lý nhân viên một cách chặt chẽ, hiệu quả, cụ thể:

• Chấm công nhân viên: Các phần mềm quản lý bán hàng hiện đại cho phép bạn chấm công nhân viên từ xa, thông qua công nghệ xác thực khuôn mặt. Điều này giúp đảm bảo tính kỷ luật và sự công bằng trong môi trường làm việc.
• Phân quyền nhân viên: Thông qua phần mềm, bạn có thể xác định xem ai làm những nhiệm vụ gì, có quyền truy cập vào những dữ liệu nào. Nhờ vậy, bạn có thể chắc chắn tất cả công việc tại cửa hàng đều có người thực hiện, tránh tình trạng thuê nhiều nhân sự nhưng không hiệu quả. 
• Đánh giá hiệu quả làm việc: Phần mềm theo dõi doanh số của nhân viên chốt đơn, từ đó giúp bạn tính hoa hồng và đánh giá năng suất làm việc của họ. 

Phân tích và báo cáo

Các phần mềm chuyên nghiệp có khả năng trực quan hóa tình hình kinh doanh cửa hàng bằng các biểu đồ, bảng báo cáo. Một số loại báo cáo phổ biến nhất là báo cáo doanh thu cuối ngày, báo cáo theo nhóm hàng, theo khách hàng,… 

Không chỉ vậy, chủ kinh doanh còn có thể lọc dữ liệu để đưa ra dự báo kinh doanh, lên chiến dịch kinh doanh. Ví dụ, bạn có thể dự đoán doanh số trong tháng sau, thông qua những dữ liệu có sẵn trên phần mềm. Các số liệu về người tiêu dùng như tỷ lệ tương tác, lịch sử mua hàng cũng giúp bạn phân tích khách hàng tiềm năng và lên kế hoạch kinh doanh.  

Các tính năng bổ sung 

Đối với những phần mềm chuyên nghiệp hơn, chủ kinh doanh còn được sử dụng nhiều tính năng vô cùng hữu ích khác, ví dụ: 

• Marketing Automation: Đây là tính năng hết sức quan trọng trong thời kỳ Internet đang lên ngôi như hiện nay. Chính vì vậy, các phần mềm bán hàng không thể bỏ qua tính năng này, có thể kể đến như trò chuyện khách hàng, Email Marketing, SMS Marketing,… 
• Chăm sóc khách hàng: Phần mềm cho phép bạn giữ liên lạc với khách hàng, thông qua tin nhắn chúc mừng sinh nhật, mừng ngày lễ, xin ý kiến đánh giá,… Ngoài ra, bạn có thể thu hút nhiều khách hàng trung thành qua các tính năng như tặng Voucher, thẻ VIP, mã giảm giá,…
• Thanh toán thông minh: Các phần mềm bán hàng tốt thường tích hợp nhiều phương thức thanh toán khác nhau, như ví điện tử, cổng thanh toán, quẹt thẻ, quét QR,… 

bePOS – Phần mềm quản lý bán hàng tối ưu 

Nếu các nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng còn khiến bạn phân vân và lo lắng, hãy tham khảo ngay bePOS nhé! Chỉ với 0 đồng, phần mềm quản lý bán hàng bePOS sẽ giúp bạn giảm 50% thời gian quản lý đồng thời tăng 30% doanh thu bán hàng.

bePOS là ý tưởng công nghệ được các kỹ sư Việt Nam hàng đầu tại Úc nghiên cứu ra vào năm 2018. Cho tới nay, bePOS đã đồng khách với hơn 12.000 khách hàng trên 10 quốc gia, được nhiều thương hiệu lớn tin tưởng ủng hộ. 

bePOS có khả năng khắc phục nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng, đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cực cao, toàn bộ dữ liệu trên Google Cloud đều được back up bảo mật an toàn, không lo mất dữ liệu. Đồng thời, bePOS có thể điều chỉnh linh hoạt, tối ưu theo nhu cầu khách hàng. 

Với giao diện thân thiện và thông minh, bạn chỉ mất 30 phút để làm quen với các tính năng trên bePOS. Bạn có thể bắt đầu với gói miễn phí 0 đồng, và mở rộng thêm các tính năng nâng cao khi mở rộng quy mô kinh doanh. 

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

bePOS sở hữu nhiều tính năng nổi trội khi so sánh các phần mềm quản lý bán hàng khác, cụ thể:

Gói khởi nghiệp miễn phí 0 đồng: 

• Quản lý doanh thu theo thời gian, so sánh với các kỳ. 
• So sánh lượng khách hàng mới với khách hàng cũ.
• Quản lý thu chi hằng ngày, đối soát cuối ca, cuối ngày. 
• Quản lý sản phẩm, hủy, thay đổi đơn hàng. 
• Quản lý, phân quyền nhân viên. 
• Lưu trữ thông tin khách hàng. 

Các tính năng nâng cao với gói trả phí: 

• Quản lý doanh thu các cửa hàng, chi nhánh khác nhau. 
• Quản lý kho hàng.
• Quản lý tài chính, công thức, định lượng. 
• Đặt lịch hẹn online. 
• Đổi trả sản phẩm/hoàn tiền.
• Quản lý công nợ.
• Chăm sóc khách hàng CRM. 
• Tính toán doanh thu, lượng thưởng cho nhân viên.
• Chấm công, khách hàng đánh giá sản phẩm/dịch vụ. 
• Tạo câu chuyện thương hiệu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
• Tích hợp phần mềm kế toán.

>> Xem thêm: Tổng hợp những phần mềm quản lý bán hàng uy tín nhất trên thị trường

Trên đây là những ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng. Hy vọng bạn đã có thêm thông tin chi tiết và lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình!

FAQ 

Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý bán hàng là gì? 

Một số tính năng cơ bản cần có trong phần mềm quản lý bán hàng: Quản lý khách hàng, quản lý tài chính, doanh thu, chi phí, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên,… 

Những khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là gì? 

Một nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng là nhân viên không hợp tác sử dụng, thiếu đội ngũ nhân sự để triển khai,. Ngoài ra, doanh nghiệp có khả năng bị phụ thuộc phần mềm và dịch vụ của nhà cung cấp.