Quy trình quản lý kho nhà hàng đảm bảo không thất thoát

Quy trình quản lý kho nhà hàng là nội dung quan trọng mà chủ quán nào cũng phải quan tâm. Bởi lượng nguyên liệu trong kho nhà hàng là rất lớn, nếu không biết cách quản lý sẽ dẫn đến tình trạng hư hỏng, lãng phí ngân sách. Vậy làm thế nào để giám sát nguyên liệu nhà hàng không bị thất thoát? Hôm nay, bePOS sẽ giới thiệu với bạn cách kiểm soát kho F&B chi tiết, hiệu quả, được áp dụng rộng rãi nhất nhé!

Quy trình quản lý kho nhà hàng là gì? 

Quy trình quản lý kho nhà hàng là một trình tự với nhiều bước, nhiều công đoạn phức tạp nhằm xử lý và quản lý hàng hóa lớn trong kho. Tùy vào từng mô hình kinh doanh mà mỗi nhà hàng sẽ có những quy trình quản lý kho khác nhau. Quy trình này được áp dụng và mọi nhân viên trong nhà hàng phải tuân theo để đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả cho nhà hàng.

Kho hàng tại nhà hàng là nơi lưu trữ, bảo quản các nguyên liệu, thực phẩm chế biến thành món ăn phục vụ khách hàng. Việc quản lý nguyên liệu nhà hàng là vô cùng quan trọng, chủ nhà hàng phải có kế hoạch dự trữ lượng thực phẩm đủ cho mỗi ngày và bổ sung thêm hàng hóa ngay khi nhà hàng cần.

Quy trình quản lý kho nguyên liệu nhà hàng đầy đủ 

Quy trình quản lý kho nguyên liệu nhà hàng gồm những bước nào? Cùng tìm hiểu dưới đây nhé!

Xác định nhu cầu nguyên liệu nhà hàng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho nhà hàng. Một số cách để xác định nhu cầu nguyên liệu là:

• Dựa vào số lượng khách hàng: Tính toán theo quy mô quán dự kiến (nếu mới mở), lịch sử bán hàng từ hệ thống POS,… Ngoài ra thì cần dựa vào các yếu tố đặc biệt như ngày lễ, chiến dịch marketing đang thực hiện.
• Dựa trên thực đơn, công thức nấu ăn: Dựa trên thực đơn các món và công thức nấu ăn từng món để xác định nguyên liệu cần nhập. Lưu ý, bạn cần chú ý để hao hụt trong quá trình sơ chế, nấu nướng.
• Lựa chọn nhà cung cấp và theo dõi thị trường: Tùy theo giá cả thị trường, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch nhập hàng cho phù hợp. Hơn nữa là nên chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo có giá cả cạnh tranh, sản phẩm chất lượng nhất.

Quy trình quản lý mã sản phẩm, nguyên liệu 

Đây là quy trình quản lý kho nhà hàng giúp người chủ kiểm soát được tất cả các loại hàng hóa, thực phẩm có trong kho:

Tạo bảng tổng hợp thông tin hàng hóa

Tạo bảng tổng hợp thông tin là tài liệu quy trình quản lý kho nhà hàng truyền thống, được khá nhiều người áp dụng. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo bảng, bao gồm các trường như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tồn kho hiện tại, giá tiền, tổng tiền,…
• Bước 2: Liệt kê từng mặt hàng vào bảng kiểm kê trên, đảm bảo số liệu chính xác. Thời điểm tạo bảng kiểm kê có thể là vào lúc quán vắng khách, hoặc bố trí nhân sự trong lúc vẫn bán hàng.
• Bước 3: Ghi giá cho từng mặt hàng để nắm bắt giá vốn và chi phí.
• Bước 4: Tính chi phí bằng các nhân lượng hàng tồn kho theo đơn vị với giá cuối cùng của mặt hàng.
• Bước 5: Đưa bảng kiểm kê vào sử dụng bằng cách đặt mức tồn kho tối thiểu, giúp nhận biết khi nào cần nhập thêm.

Khai báo trên phần mềm quản lý kho nhà hàng

Thay vì dùng bảng thủ công, nhiều chủ quán đang tích hợp công nghệ 4.0 trong quy trình quản lý kho nhà hàng. Bạn có thể tham khảo cách sử dụng phần mềm bePOS để hiểu hơn:

• Đối với trường hợp nhập ít hàng

Mở app bePOS, đăng nhập dưới Quyền quản lý nhà hàng. Vào mục Kho hàng, chọn Mặt hàng để xem danh sách mặt hàng đang có tại quán. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh thông tin từng mặt hàng trong kho, xem lịch sử thay đổi, tồn kho tại các chi nhánh,…Nếu muốn tạo sản phẩm đơn lẻ mới, bạn chỉ cần ấn vào biểu tượng dấu “+” là được.

• Đối với trường hợp nhập nhiều hàng

Bạn vào app bePOS BackOffice, vào mục Kho hàng để tải danh sách Excel nhập liệu. Sau đó tải ngược file này lên bePOS là hệ thống sẽ tự động cập nhật mọi thông tin cần thiết.

>> Xem thêm: Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả, hạn chế tối đa thất thoát

Quy trình quản lý nhập kho 

Các bước trong quy trình nhập nguyên vật liệu chế biến:

• Bước 1: Thông báo nhập thực phẩm. Bộ phận quản lý sẽ lập báo cáo nhập nguyên vật liệu gửi tới nhân viên kho hoặc người phụ trách mã hàng.
• Bước 2: Kiểm tra hàng cần nhập, đối chiếu lượng hàng tồn. Người quản lý mã hàng sẽ dựa vào báo cáo gửi từ quản lý tới và kiểm tra sự tồn tại của sản phẩm đó trong kho.
• Bước 3: Làm phiếu nhập kho. Nếu là mã hàng mới, áp dụng cho hàng mới nhập và không có sẵn danh sách mã hàng trước đó trong kho. Nếu thay đổi hoặc xóa mã hàng, xem xét và đánh giá xem có cần thiết thay đổi hoặc xóa mã hàng không. Nếu hợp lý thì xóa mã hàng, cập nhật mã mới.
• Bước 4: Hoàn thành nhập kho. Thông báo tới các bộ phận liên quan về việc thay đổi mã hàng để quá trình làm việc sau này diễn ra thuận lợi.

Với kho hàng hóa thành phẩm, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Bộ phận nào có nhu cầu nhập hàng thì gửi yêu cầu nhập kho tới quản lý và bộ phận kho
• Bước 2: Chủ kho kiểm kê hàng hóa, ký nhận đã nhận thành phẩm
• Bước 3: Kế toán hoặc thủ kho lập phiếu nhập kho, ký nhận
• Bước 4: Nhập hàng vào kho, cập nhật thông tin hàng hóa vào phần mềm quản lý.

Sắp xếp và lưu kho nhà hàng

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý kho nhà hàng. Để sắp xếp và lưu kho hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số cách sau:

• Sắp xếp theo thời gian: Có khu vực hàng mới nhập, hàng lưu trữ theo từng thời gian (tuần, tháng, quý), khu vực đang chờ để xuất kho,…
• Sắp xếp theo chủng loại, kích thước: Sắp xếp theo từng nhóm nguyên liệu, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo quản. Những hàng hóa kích cỡ lớn thì xếp ở dưới, hàng nhỏ xếp ở trên.
• Sử dụng hệ thống thiết bị hỗ trợ: Ví dụ như kệ, giá đỡ để tối ưu diện tích, hệ thống ánh sáng, thông gió,… Ngoài ra, kho phải có các biện pháp phòng chống cháy nổ, tránh hỏng hóc do côn trùng khi lưu hàng tại kho.
• Dùng phương pháp FEFO: Đảm bảo nguyên liệu hết hạn sớm nhất sẽ được dùng trước. Ví dụ, hộp sữa A hết hạn ngày 25/10/2024, hộp B hết hạn 5/11/2024, hộp C là 10/11/2024. Như vậy, bạn sẽ xếp thùng carton có sản phẩm hết hạn sớm nhất lên trước để dùng trước.

Quy trình xuất kho trong nhà hàng

Quy trình xuất kho trong nhà hàng được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Gửi đề xuất xuất kho tới quản lý hoặc chủ kinh doanh
• Bước 2: Quản lý phê duyệt kế hoạch xuất kho
• Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị xuất kho, kiểm tra hàng tồn trong kho
• Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất kho hàng
• Bước 5: Thủ kho, kế toán cập nhật số liệu tồn kho mới vào hệ thống phần mềm.

Một số nhà hàng bán sản phẩm lẻ cho người dùng nên có thể gặp phải tình trạng hoàn trả hàng. Hoàn hàng là tình huống mà không ai muốn gặp phải, nhưng vẫn phải tính đến khi xây dựng quy trình quản lý kho nhà hàng. Mỗi nơi sẽ có quy trình hoàn hàng khác nhau, nhưng phải đảm bảo một số nguyên tắc như:

• Phải thiết lập chính sách đối với hàng bị hoàn trả, ví dụ như tái nhập kho, tái chế, hay tiêu hủy,…
• Bên mua và bên bán cần tuân thủ các cam kết trong chính sách hoàn hàng đã quy định từ trước.
• Dữ liệu về doanh thu, hàng tồn kho cũng phải được chỉnh lại cho phù hợp.

Kiểm kê, thống kê nguyên liệu trong kho

Các phương pháp kiểm kê kho nhà hàng là:

• Phương pháp kiểm kê thường xuyên: Theo dõi kho liên tục, có tính linh hoạt cao, phản ánh mọi biến động. Tuy nhiên công việc của kế toán kho sẽ bị đội lên, nếu không có công cụ hỗ trợ thì sẽ dễ nhầm lẫn.
• Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp hạch toán dựa trên kết quả kiểm kê thực tế để xem giá trị tồn kho cuối kỳ. Ưu điểm là không tốn nhiều thời gian vì chỉ thực hiện vào cuối mỗi kỳ, nhưng có thể dẫn đến việc không sát tình hình thực tế.

Các bước trong quy trình kiểm kê kho nhà hàng:

• Bước 1: Sử dụng bảng tổng hợp thông tin kiểm kê hàng hóa.
• Bước 2: Kiểm đếm số lượng thực tế trong kho và ghi vào bảng kiểm kê.
• Bước 3: Đưa số liệu về bộ phận kế toán để đối chiếu chênh lệch.
• Bước 4: Đánh giá nguyên nhân. Nếu thừa hàng thì có thể bếp đang làm món ít tiêu tốn nguyên liệu hơn so với công thức. Nếu thiếu hàng thì tức là khâu chế biến hao hụt quá nhiều nguyên liệu. Hoặc có thể do một số lý do như sai sót chứng từ, hàng hỏng,…
• Bước 5: Điều chỉnh số lượng khớp với thực tế để tiếp tục nhập xuất hàng hòa sao cho chuẩn nhất.

Để tổng hợp thông tin dễ hiểu nhất, bạn hãy tham khảo sơ đồ quy trình quản lý kho nhà hàng dưới đây:

>> Xem thêm: A-Z các bước trong quy trình quản lý nhà hàng chuyên nghiệp, hiệu quả nhất

Lợi ích của quy trình quản lý kho nguyên liệu nhà hàng

Việc sở hữu một quy trình quản lý kho nhà hàng hiệu quả đem lại rất nhiều lợi ích cho chủ nhà hàng:

• Giúp quy trình vận hành trơn tru hơn: Khi có quy trình quản lý kho nhà hàng, nhân viên chỉ cần tuân thủ theo, phối hợp nhịp nhàng trong quá trình làm việc. Quy trình cũng giúp chủ nhà hàng dễ dàng giám sát công việc quản lý kho như tình hình xuất/nhập kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, có kế hoạch nhập kho khi cần,…
• Duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý: Quy trình quản lý kho sẽ giúp chủ nhà hàng biết được lượng hàng đang tồn kho, tính toán sao cho luôn có lượng hàng tồn hợp lý, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa thực phẩm. Đặc biệt trong những giai đoạn như nguyên liệu trái mùa, biến động kinh tế, giá cả thực phẩm leo thang,… quản lý kho sẽ giúp bạn dự trữ, xử lý trường hợp này kịp thời.
• Sắp xếp hàng khoa học, dễ tìm kiếm: Quy trình quản lý kho nhà hàng còn bao gồm việc sắp xếp vị trí hàng hóa trong kho, phục vụ việc tìm kiếm hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng, tránh mất thời gian. Sắp xếp khoa học còn giúp tiết kiệm diện tích lưu trữ hàng trong kho, giúp nhân viên kho định vị vị trí thực phẩm dễ dàng.
• Giảm thiểu sai sót dữ liệu: Cách quản lý kho nhà hàng chặt chẽ, quy củ, khoa học sẽ giúp hạn chế những sai sót khi quản lý sổ sách, số liệu. Hàng hóa được sắp xếp vị trí hợp lý theo thứ tự, theo nhóm, có kí hiệu rõ ràng sẽ giúp nhân viên kho hàng quản lý dễ dàng hơn.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Khi có cách quản lý kho nhà hàng theo quy trình, các hoạt động của các bộ phận sẽ diễn ra thông suốt, không bị tắc nghẽn ở khâu nào. Ví dụ các hoạt động xuất kho, nhập kho,… được chia ra từng công đoạn và từng bộ phận đảm nhiệm, việc này khiến nhân viên có ý thức trách nhiệm với công việc của mình.

Gợi ý cách kiểm soát kho F&B hiệu quả

Ở phần trên, bePOS đã tổng hợp quy trình quản lý kho nhà hàng chính xác và đầy đủ nhất. Trong quá trình thực hiện, bạn nên lưu ý một số cách như sau:

• Phân chia nhiệm vụ rõ ràng: Bạn phải phân chia rõ nhiệm vụ ai là người quản lý, kiểm kê kho, thực hiện nhiệm vụ nào, báo cáo cho ai,… Điều này giúp quy trình quản lý kho nhà hàng diễn ra trơn tru hơn, tránh chồng chéo công việc.
• Đào tạo nhân viên quản lý kho: Nhân viên quản lý kho phải được đào tạo về cách quản lý kho và cách sử dụng các trang thiết bị, phần mềm hỗ trợ. Người đảm nhiệm vị trí quản lý nhà hàng cũng nên tham gia một số khóa học nâng cao về cách quản lý kho và nguyên liệu hiệu quả.
• Áp dụng các biện pháp an ninh cho kho: Điều này nhằm mục đích giảm thiểu tình trạng thất thoát, gian lận. Ví dụ, thiết kế khu vực riêng có khóa kiên cố, lắp đặt camera giám sát, dùng hệ thống báo động,…
• Cập nhật tài liệu quy trình quản lý kho nhà hàng: Sau khi đưa quy trình quản lý kho nhà hàng vào thực tiễn, bạn cần đánh giá xem đã hiệu quả chưa, cần cải thiện gì. Từ đó cập nhật, điều chỉnh quy trình sao cho hiệu quả, sát với nhu cầu kinh doanh thực tế.
• Ứng dụng công nghệ quản lý kho: Hầu hết nhà hàng hiện nay đều sử dụng phần mềm quản lý tránh thất thoát cho nhà hàng. Không chỉ quản lý kho, phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng khác như phân quyền nhân sự, quản lý doanh thu, báo động khi hàng sắp hết,…

Để hiểu hơn về công nghệ mới này, bạn hãy tham khảo ngay Siêu App quản lý nhà hàng bePOS. bePOS là một trong những phần mềm quản lý nhà hàng ăn uống đến từ Úc, tích hợp nhiều tính năng thông minh, giúp bạn loại bỏ lo lắng về thất thoát nguyên liệu. Một số tính năng quan trọng của bePOS, hữu ích cho quy trình quản lý kho nhà hàng là:

• Cập nhật thông tin sản phẩm, quản lý các mã hàng hóa, lượng hàng tồn trong kho, cập nhật khi có hoạt động xuất nhập kho
• Quản lý tiêu hao nguyên liệu thực phẩm
• Quản lý giá vốn, các công thức để định giá món ăn
• Quản lý công thức/định lượng chế biến món ăn, đồ uống trong nhà hàng
• Điều chuyển kho giữa các chi nhánh nhà hàng

Ngoài tính năng quản lý kho hàng, bePOS còn tích hợp nhiều chức năng khác như quản lý tài chính, doanh thu, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng, marketing,… Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm bePOS, bạn hãy liên hệ ngay hotline 0247 771 6889, nhắn tin Fanpage/Zalo hoặc điền vào form này nhé!

[maxbutton id=”1″ url=”https://share.hsforms.com/1yZjSIRZIRquFzw37r9TTgA2n1gz” text=”DÙNG THỬ MIỄN PHÍ” ]

Câu hỏi thường gặp

Có các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho nào trong nhà hàng? 

Có 2 phương pháp kiểm kê hàng hóa tồn kho trong nhà hàng là:

• Kê khai thường xuyên: Theo dõi liên tục, thường xuyên tình hình xuất nhập, tồn kho.
• Kê khai định kỳ: Kiểm kê hàng hóa cuối kỳ trong kho, đối chiếu với sổ sách kế toán, tính ra hàng hóa đã xuất trong kỳ.

Giá phần mềm quản lý kho nhà hàng là bao nhiêu?

Giá phần mềm quản lý kho nhà hàng có thể dao động từ 100 – 300.000đ/tháng trở lên. Con số này sẽ phụ thuộc vào loại phần mềm, cũng như gói dịch vụ mà bạn sử dụng.

Trên đây là quy trình quản lý kho nhà hàng chi tiết bePOS tổng hợp lại để bạn có thể tham khảo. Mỗi nhà hàng với quy mô khác nhau, mục đích kinh doanh khác nhau sẽ có điểm khác nhau trong quy trình quản lý kho. Hãy tham khảo, cân nhắc, xem xét và lập một quy trình phù hợp cho nhà hàng của mình.