Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ ngày nay, ngày càng nhiều các phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe được ra đời nhằm phục vụ ngành bán lẻ nói chung và F&B nói riêng đang phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết! Hãy cùng bePOS giải mã chúng trong bài viết này và nếu bạn đang là một chủ quán cafe thì biết đâu bạn sẽ lựa chọn được một phần mềm quản lý quán cafe phù hợp nhất với bạn sau khi đọc xong bài viết này đó.

1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là một trong những ứng dụng công nghệ quan trọng, đã và đang góp phần làm thúc đẩy mạnh mẽ doanh số của các cửa hàng bán lẻ nói chung và các quán cafe nói riêng. Nó được hiểu như một trợ lý ảo dưới dạng một máy quản lý bán hàng cafe giúp chủ quán tính hóa đơn, kiểm soát các số liệu kinh doanh và tạo báo cáo một cách tự động cũng như hiển thị rất chi tiết những gì mà người chủ này sẽ cần. Đây là một trong những quy trình tự động hóa cực kỳ hữu hiệu nhằm giảm thiểu tối đa sự sai số trong kinh doanh cũng như tiết kiệm rất nhiều chi phí quản lý cho chủ quán cafe.

 

D6c0af A623717a83be49f79c12d86deff36270 Mv2 (1)

2. Nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay có trả phí?

Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô của cửa hàng (có thể có 1 hoặc nhiều cửa hàng chẳng hạn) và khả năng tài chính của mình mà một người chủ có thể đưa ra sự lựa chọn phù hợp cho quán cafe của mình. Hãy cùng bePOS so sánh trên các khía cạnh sau:

Tiêu chí Phần mềm bán cafe miễn phí Phần mềm bán cafe có trả phí
 Tính năng  Đầy đủ các chức năng cơ bản như: Quản lý doanh thu, đơn hàng, giá vốn, kho, CRM, Quản lý lịch hẹn, đặt lịch hẹn, hỗ trợ các hình thức thanh toán khác nhau,…  Đầy đủ các chức năng cơ bản kèm thêm một số chức năng cao cấp như: hỗ trợ thanh toán qua các bên thứ 3, phân loại khách hàng, hỗ trợ tích điểm sau mỗi giao dịch, tính hoa hồng cho nhân viên, …
 Tương thích Thiết bị POS đi kèm, máy tính, máy tính bảng, điện thoại  Thiết bị POS đi kèm, máy tính, máy tính bảng, điện thoại
 Giá cả  Thường có 2 loại:
  • Miễn phí có thời hạn
  • Miễn phí vô thời hạn
 Nhiều các mức giá khác nhau tùy thuộc vào mức độ nhu cầu, quy mô của từng doanh nghiệp/hộ kinh doanh
 Đánh giá  Lựa chọn này phù hợp với các thương hiệu chỉ sở hữu 1 cửa hàng cafe với số lượng nhân viên dưới 10  Lựa chọn này phù hợp với các chuỗi cafe lớn từ 2-5 cửa hàng trở lên hoặc các thương hiệu lớn đòi hỏi tính cá nhân hóa cao

>>> Xem thêm: TOP 12 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG MIỄN PHÍ ĐƠN GIẢN NHẤT THỊ TRƯỜNG

3. Phân biệt phần mềm quản lý quán cafe On-premises hay Cloud?

Về cơ bản phần mềm quản lý bán hàng cafe có 2 loại dựa trên cách mà chúng được cài đặt và lưu trữ dữ liệu.

On-premises

Loại thứ nhất là phần mềm quản lý bán cafe On-premises hay dễ hiểu hơn là nó được cài đặt vào máy quản lý bán hàng cafe và dữ liệu được lưu trữ tại quán. Lợi thế của On-premises là khả năng ổn định trong giờ cao điểm, cho dù có đông khách hay số lượng đơn order cùng lúc có nhiều thì tình trạng giật lag hay phản hồi chậm cũng sẽ không xảy ra cũng như khả năng truy xuất rất nhanh. Tuy nhiên chi phí đầu tư lắp đặt cơ sở dữ liệu ban đầu của loại hình này cũng rất đắt đỏ và qua một thời gian dài sử dụng thì phần cứng của chúng nhanh chóng bị lỗi thời chỉ sau 2-3 năm sử dụng.Cùng với đó, các phần cứng này rất cần được bảo dưỡng thường xuyên và cập nhật các bản update phần mềm từ nhà phát hành.

Cloud

Trái ngược với On-premises, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng quán cafe dạng Cloud, hay dễ hiểu hơn là toàn bộ dữ liệu của máy quản lý bán hàng cafe được lưu trữ trên không gian mạng do nhà cung cấp quản lý. Với việc không phải lắp đặt cơ sở dữ liệu tại chỗ cũng như cắt giảm được toàn bộ chi phí bảo dưỡng thì giá đầu tư ban đầu của loại hình này cực kỳ phải chăng và nhanh chóng được đưa vào vận hành. Tuy nhiên, các tình trạng giật lag, độ trễ cao sẽ có thể xảy ra nếu hoặc tốc độ kết nối internet của bạn kém hoặc server của nhà cung cấp gặp vấn đề, điều này sẽ ít xảy ra nhưng sẽ là không tránh khỏi trong quá trình vận hành quán cafe của bạn, đặc biệt là trong giờ cao điểm đông khách. Hiện nay, rất nhiều các phần mềm bán cafe miễn phí đang triển khai theo hình thức này.

D6c0af 12dfbbb943eb44d8a59e057878b889a5 Mv2

Giải pháp lưu trữ dữ liệu cho phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe

 

4. Lợi ích khi sử dụng một phần mềm quản lý quán cafe

Vừa rồi chúng ta vẫn đang mới chỉ tìm hiểu phần nổi của tảng băng chìm và bây giờ hãy cùng bePOS đào sâu hơn nhé. Về cơ bản, một phần mềm quản lý bán hàng quán cafe miễn phí hay có trả phí đều sẽ có những chức năng cơ bản sau:

  • Quản lý đơn hàng, doanh thu, lợi nhuận theo ngày, tháng, quý, năm

  • Quản lý sản phẩm, kho

  • Quản lý nhân viên

  • Quản lý khách hàng

  • Tạo báo cáo chi tiết về tài chính, kho, nhân viên và khách hàng

Đây là những chức năng hết sức cơ bản và phù hợp với những nhu cầu tất yếu của mọi nhà hàng hay quán cafe. Vậy thì đây liệu có đơn giản chỉ là một phần mềm đơn thuần và tại sao chúng lại phổ biến đến như vậy?

D6c0af F42234d6b97647a5a58fa25752820a93 Mv2

Giải pháp quản lý bán hàng cho quán cafe

4. Phần mềm quản lý quán cafe cải thiện trải nghiệm khách hàng

4.1. Quy trình tiếp nhận order thực thiện hiện một cách linh hoạt

Quy trình này hầu như tất cả mọi người đều đã từng trải qua cho dù chúng ta sử dụng dịch vụ ở một quán ăn vỉa hè hay một nhà hàng sang trọng. Tuy nhiên, việc tự động hóa tiếp nhận order thông qua phần mềm ngày được làm theo những cách rất riêng nhờ việc sử dụng phần mềm quản lý bán cafe. Điều này không chỉ giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng mà còn giảm thiểu các rủi ro trong từng bước của quy trình tưởng chừng như rất cơ bản này

4.2. Hỗ trợ điều phối và giảm áp lực cho khu vực quầy pha chế

Điều này sẽ được thể hiện rất rõ trong những thời điểm mà quán của bạn đang đông khách. Đội ngũ pha chế sẽ theo dõi được trực tiếp thứ tự các đơn được order, từ đó tránh các trường hợp xử lý các order bị chồng chéo và không theo dõi được thứ tự order. Đây là điều tối quan trọng với trải nghiệm của khách hàng cũng như nếu được sắp xếp hợp lý và logic, các nhân viên của bạn cũng sẽ cảm thấy không bị quá áp lực khi số lượng order tăng đột biến vào giờ cao điểm

4.3. Hỗ trợ giảm thiểu rủi ro tại quẩy thu ngân

Khả năng tính toán của máy tính là gần như không thể sai và điều này rất hữu ích cho các tác vụ liên quan đến thanh toán hay xuất hóa đơn cho khác. Một phần mềm quản lý bán hàng cafe thông minh giúp giảm thiểu các rủi ro không chỉ trong việc tính toán hóa đơn cho khách hay thu tiền mà còn trong việc gian lận từ phía nhân viên thu ngân. Nếu là một người có kinh nghiệm thì chắc chắn hiểu rằng rủi ro này hoàn toàn có thể xảy ra. Hãy để bePOS giúp bạn trong giảm thiểu rủi ro này một cách tuyệt đối nhé!

D6c0af 8de912e8f6ab49c48a714b6bd7e410fd Mv2

Giải pháp thông minh gia tăng trải nghiệm khách hàng

5. Phần mềm quản lý quán cafe là cánh tay phải của chủ cửa hàng

5.1. Quản lý đơn hàng, doanh thu một cách toàn diện

Tính toán luôn là một thế mạnh ưu việt của máy tính và nó vượt xa so với con người. Một phần mềm quản lý bán hàng cho quán cafe với lợi thế này sẽ giúp người chủ của mình quản lý toàn bộ mọi vấn đề liên quan đến tiền nong một cách tuyệt đối và giảm thiếu rất nhiều các rủi ro cho khách hàng, nhân viên và chủ quán.

5.2. Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho hiệu quả

Người chủ quán khi sử dụng một phần mềm bán cafe luôn luôn sẽ nhìn được nguồn nguyên vật liệu cùng với các thông số chi tiết về chi phí giá gốc và lượng tồn kho của từng món đồ.

5.3. Quản lý từ xa dễ dàng trên các thiết bị di động

Với mức độ phổ biến của smartphone thì việc đưa một phần mềm quản lý bán hàng nói chung và phần mềm quản lý cafe nói riêng là một điều tất yếu. Và đương nhiên chúng hoạt động bình thường và thậm chí luôn có thể kiểm soát từ xay hay cắt giảm các chi phí về mặt thiết bị đầu tư ban đầu

5.4. Quản lý và chăm sóc khách hàng

Dữ liệu khách hàng luôn là một nguồn tài nguyên quý gia của bất kỳ người làm kinh doanh nào. Với các tính năng ngày các được phát triển thì việc quản lý và chăm sóc khách hàng ngày càng được nâng hiệu quả hơn với bất kỳ một phần mềm quản lý bán hàng nào

5.5. Hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết, dễ hiểu

Đương nhiên khi có thể tính toán và kiểm soát chi tiết tất cả mọi thông số trong cùng 1 phần mềm quản lý bán hàng thì việc xuất ra một bản báo cáo chi tiết là một tính năng vô cùng đơn giản. Thậm chí, chúng ta có xem báo cáo theo thời gian thực với một số bên cung cấp giải pháp phần mềm quản lý bán hàng cafe trên thị trường, bePOS là một ví dụ mà bạn có thể tham khảo

D6c0af Bb94d9b6953949f7b8afef65d504c31f Mv2

Cánh tay phải đắc lực của chủ cửa hàng cafe
Top 6 phần mềm quản lý quán cafe đáng cân nhắc

Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe bePOS
bePOS là một công ty công nghệ cung cấp giải pháp phần mềm quản lý bán hàng, đã triển khai thành công cho những thương hiệu lớn trên thế giới, như tại ÚC, bePOS có ProfessioNail với 270 cửa hàng trải khắp từ Úc tới New Zealand, Hollywood Nail với hơn 70 cửa hàng. Tại Mỹ, bePOS cung cấp cho chuỗi Anthony Vincent với hơn 60 cửa hàng, và cũng ở đây, bePOS có 2 đại lý phân phối hệ thống trên 53 bang.

Tiếp nối những thành công đó, bePOS mang về thị trường Việt Nam một giải pháp tổng thể ứng dụng Công nghệ 4.0 vào quản lý và vận hành hoạt động kinh doanh cho các chuỗi cửa hàng, điều mà hầu hết các phần mềm bán hàng khác không làm được.

Sapo POS
Sapo là nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh rất phổ biến tại Việt Nam với đa dạng các sản phẩm. Sapo mang đến cho các cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ một nền tảng quản lý và bán hàng tổng thể từ online đến offline với phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS, giải pháp thiết kế website bán hàng Sapo Web, giải pháp tăng trưởng bán hàng online Sapo Go, phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe Sapo FNB.

Loyverse
Loyverse là một bộ ứng dụng di động POS giúp các thương gia trên khắp thế giới quản lý doanh số, hàng tồn kho, nhân viên và khách hàng của họ. Tên viết tắt của Loyalty Universe. Nó phản ánh niềm tin của chúng tôi rằng lòng trung thành của khách hàng là yếu tố thiết yếu để doanh nghiệp thành công.

KiotViet
Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet được ph át triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo . Sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm cho các khách hàng tại thị trường Úc, Pháp, Mỹ và làm việc với nhiều chuyên gia trong lĩnh vực bán lẻ, KiotViet khao khát mang công nghệ phục vụ các cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam, giúp giải quyết khó khăn trong quá trình quản lý bán hàng một cách đơn giản, dễ dàng nhất mà không tốn quá nhiều chi phí.

CUKCUK
CUKCUK là một sản phẩm của Công ty cổ phần MISA – một trong những công ty công nghệ thông tin hàng đầu Việt Nam nói riêng và khu vực châu Á – Thái Bình Dương nói chung. Với hơn 25 năm phát triển, chúng tôi luôn tự hào khi là bạn đồng hành chuyên mang đến những giải pháp quản lý, vận hành toàn diện, hiệu quả của các doanh nghiệp từ ở mọi quy mô; các tổ chức hành chính sự nghiệp như trường học, bệnh viện, ủy ban, tòa án, …; các hộ kinh doanh như nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, … và hơn 1 triệu người dùng cá nhân

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý quán cafe (FAQ)
1. Phần mềm nào tốt nhất để quản lý quán cafe?
bePOS trả lời: Tùy vào khả năng tài chính cũng như nhu cầu và quy mỗi của mỗi cửa hàng, người chủ có rất nhiều lựa chọn trên thị trường để lựa chọn ra được một phần mềm thực sự phù hợp với 3 tiêu chi trên của mình. Thậm chí, người chủ có thể hoàn toàn lựa chọn một phần mềm bán cafe miễn phí

2. Phần mềm POS là gì?
Phần mềm POS là viết tắt của Point-of-sale và một phần mềm POS chính là một phần mềm quản lý bán hàng hay được hiểu ở đây là một phần mềm quản lý bán cafe. Đọc thêm ở phần đầu tiên của bài viết nhé!

3. Thiết bị nào được sử dụng để thanh toán tại quán cafe?
Thường khi cài đặt thiết bị POS cho một quán cafe, chúng thường sẽ bao gồm tất cả các chức năng được gói gọn trong toàn bộ phần mềm. Và khách hàng hoàn toàn có thể thành toán thông qua các hình thức cho phép tại quán.

Tổng kết
Tóm lại, một quán cafe sẽ luôn hoạt động hiệu quả hơn về cả hiệu suất và tối ưu chi phí vận hành với việc sử dụng một phần mềm quản lý quán cafe phù hợp và hiệu quả. Nếu bạn đang có ý định nhen nhóm bắt đầu kinh doanh và mở quán cafe thì hãy tìm hiểu thật kỹ và cân nhắc sử dụng nó nhé!

 

Bài viết liên quan

KINH DOANH TRÀ SỮA NHƯỢNG QUYỀN – HƯỚNG ĐI MỚI CHO CHỦ KINH DOANH THÀNH CÔNG

+20 More

7 Nỗi đau chủ Spa thường gặp trong việc kinh doanh!

+20 More

Quản lý thông tin khách hàng -Chìa khoá nâng cao Customer Value cho doanh nghiệp

+20 More

TỔNG HỢP THÔNG TIN CHI TIẾT VỀ ĐIỀU KIỆN MỞ QUẦY THUỐC

+20 More

Thất thoát hàng hoá trong quản lý kho: Nguyên Nhân và Giải Pháp!

+20 More

Kinh nghiệm mở tiệm bánh mì thành công vốn 1 lời 5 cho người mới kinh doanh

+20 More

Top 9 công cụ check unique content online dễ dùng, chính xác 100%

+20 More

Phương pháp quản lý thời gian – Dẹp bỏ nỗi sợ Deadline

+20 More
Tin tức
-
30 Tháng Bảy, 2021

A-z kinh nghiệm mua máy pha cafe tốt

A-z kinh nghiệm mua máy pha cafe tốt

+20 More

Top các phần mềm ghép ảnh thần thánh cho hội “sống ảo”

+20 More