Công nợ là một vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm, chú ý đến bởi hoạt động này phản ánh khả năng, tiềm lực tài chính của một doanh nghiệp. Hoạt động đối chiếu công nợ thể hiện sự minh bạch, công tác quản lý chặt chẽ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, rất cần những biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận công nợ để làm căn cứ kiểm tra quá trình thanh toán. Tại bài viết này, hãy cùng bePOS tìm hiểu đối chiếu công nợ là gì? Mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn sẽ như thế nào nhé!
Đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là hoạt động so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp được lưu trữ trong sổ sách với các số liệu trên thực tế và các loại hợp đồng khi thực hiện giao dịch. Khi đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần phải thu thập đầy đủ chứng cứ đã được xác thực bởi những bên có liên quan, nhằm làm minh chứng về tính xác thực của các số liệu được ghi chép trên sổ sách.
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hay các hình thức khác tương tự để xác lập, làm căn cứ trong việc kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính giữa các bên. Biên bản đối chiếu công nợ rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời văn bản này cũng liên quan đến hoạt động kê khai thuế với cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền.
Biên bản đối chiếu công nợ chính là căn cứ để kiểm tra thực trạng thanh toán tiền hàng hoá giữa bên mua và bên bán, nhất là đối với việc thanh toán những hoá đơn giá trị gia tăng trị giá từ 20 triệu trở lên có thực hiện đúng theo quy định về đối chiếu công nợ của pháp luật hay không.
Tại sao cần lập đối chiếu công nợ?
Đối chiếu công nợ là một hoạt động cần thiết trong mỗi doanh nghiệp, một số lý do mà doanh nghiệp cần lập đối chiếu công nợ đó là:
- Biên bản đối chiếu công nợ là một loại chứng từ quan trọng trong việc quyết toán, thanh toán các loại thuế phải nộp cho cơ quan nhà nước theo quy định.
- Biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng hoá giữa các nhà cung cấp với khách hàng, đặc biệt đối với những hàng hoá có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xem xét, đánh giá các bên có liên quan đã thực hiện đúng theo quy định về đối chiếu công nợ như đã thoả thuận hay chưa.
- Đối chiếu công nợ sẽ giúp các kế toán viên tổng hợp, kiểm soát được tình hình thanh toán những khoản nợ của doanh nghiệp, cũng như những khoản thu còn sót lại của khách hàng xem có thực hiện đúng với nội dung trong hợp đồng đã ký kết hay không? Số dư còn lại có trùng khớp với số liệu ghi chép trong sổ sách hay không?…
Nguyên tắc trong đối chiếu công nợ
Sau khi tìm hiểu khái niệm đối chiếu công nợ là gì, chúng ta hãy cùng đi vào khám phá những nguyên tắc đối chiếu công nợ. Cụ thể, khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau:
- Cần phải đáp ứng được điều kiện về chủ thể, đối tượng trong đối chiếu công nợ theo quy định về đối chiếu công nợ của pháp luật.
- Nguyên tắc quan trọng trong đối chiếu công nợ chính là các bên tham gia hoàn thành trên tinh thần tự nguyện, công bằng, bình đẳng, có thiện chí, tinh thần hợp tác, tính trung thực và tôn trọng lẫn nhau.
- Nội dung của đối chiếu công nợ không được trái với các quy định của pháp luật, không được trái với giá trị đạo đức của xã hội.
- Hoạt động đối chiếu công nợ phải được tạo lập thành văn bản, còn gọi là Biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ được xác lập để làm căn cứ nhằm chứng minh, kiểm tra thực trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên có liên quan.
Các bước để thực hiện việc đối chiếu công nợ
Công nợ được phân loại thành công nợ phải thu và công nợ phải trả, chính vì thế các hoạt động đối chiếu công nợ cũng được phân loại tương ứng, cụ thể:
Đối với công nợ phải thu
- Bước 1: Chuẩn bị in trước các chứng từ cần thiết bao gồm: Biên bản đối chiếu công nợ, bản thông báo công nợ/sổ ghi chi tiết công nợ phải thu để gửi cho khách hàng, nhằm phục vụ nhằm mục đích đối chiếu và xác thực lại số công nợ phải thu.
- Bước 2: Trong trường hợp có chênh lệch thì doanh nghiệp cần phải chỉnh sửa lại cho đúng với tình hình nợ thực tế.
- Bước 3: Lưu giữ lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng nhằm phục vụ quyết toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Đối với công nợ phải trả
- Bước 1: Chuẩn bị in trước các chứng từ gồm có Biên bản đối chiếu công nợ, sổ chi tiết ghi chép công nợ phải trả để gửi cho các nhà cung cấp, phục vụ nhằm mục đích đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả.
- Bước 2: Trong trường hợp có chênh lệch thì doanh nghiệp cần phải chỉnh sửa lại cho đúng với tình hình nợ thực tế.
- Bước 3: Lưu giữ lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các nhà cung cấp để phục vụ hoạt động quyết toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Quản lý công nợ hiệu quả cho các doanh nghiệp
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ được thể hiện như sau:
>> Tải ngay: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ cập nhật 2023
Mẫu biên bản xác nhận công nợ được thể hiện như sau:
>> Tải ngay: Mẫu biên bản xác nhận công nợ cập nhật 2023
Một số lưu ý khi thực hiện đối chiếu công nợ
Trong quá trình tạo lập biên bản đổi chiếu công nợ, những kế toán công nợ thường mắc phải một số sai sót như sau:
- Gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỷ lệ nhận lại được phản hồi rất thấp dẫn đến sai sót, thất thoát trong quản lý công nợ xảy ra.
- Sự chênh lệch số liệu công nợ mà doanh nghiệp cần phải thu giữa biên bản đối chiếu công nợ với sổ kế toán ghi chép.
- Đối chiếu công nợ mà xảy ra nhiều chênh lệch hoặc không đối chiếu công nợ, không có đối tượng đối chiếu hay chủ thể rõ ràng xảy ra ở mô hình các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp làm việc trong lĩnh vực xây dựng, nhà thầu xây dựng.
Để tránh xảy ra những sai sót khi lập biên bản đối chiếu công nợ, các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại tài liệu có liên quan. Doanh nghiệp có thể dùng đến sự trợ giúp của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo việc tính toán hiệu quả, tránh gặp phải những rủi không đáng có và thu được kết quả nhanh chóng, có tính chính xác cao hơn.
>> Xem thêm: Tổng hợp mẫu file quản lý thu chi bằng Excel được dùng nhiều nhất
Qua bài viết trên đây, bePOS giúp bạn giải đáp thắc mắc về đối chiếu công nợ là gì cũng như các thông tin khác liên quan đến đối chiếu công nợ. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho công việc kế toán trong doanh nghiệp của bạn.
FAQ
Khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ, các kế toán viên cần phải làm gì?
Khi khách hàng không chịu hợp tác ký vào biên bản đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp thì nhân viên kế toán cần phải thực hiện một số hành động sau:
- Khi gửi xác nhận công nợ cần chuyển phát có sự đảm bảo, đơn vị thứ ba là bên chuyển phát sẽ chứng nhận đã gửi thành công đến đúng đối tượng.
- Nếu khách hàng vẫn không chịu phản hồi, kế toán viên cần làm bản công văn nhắc nợ và chuyển phát đảm bảo đến cho khách hàng. Sau đó một vài ngày, hãy gọi điện cho trưởng phòng kế toán. Trong trường hợp trưởng phòng kế toán vẫn không hợp tác thì bạn cần liên hệ trực tiếp cho các giám đốc cấp cao hơn bên đó.
- Nếu khách hàng vẫn không chịu phản hồi, kế toán viên cần làm công tác nhắc nhở lần 2 và sau đó chuyển giao cho cho bên chuyên đi thu nợ của doanh nghiệp bạn gửi đi. Khi thực hiện, nhân viên thu nợ cần mang theo biên bản lam việc để khách hàng tin tưởng và có thái độ hợp tác hơn.
- Nếu khách hàng vẫn không có bất kỳ phản ứng nàn thì bạn có thể cân nhắc nhờ sự can thiệp của bên thứ ba là các công ty chuyên đi thu nợ, hoặc nhờ sự can thiếp của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
- Nếu bên thứ ba làm việc trong suốt 1 tháng nhưng vẫn không có hiệu quả và không thu được nợ thì lúc này doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thủ tục, hồ sơ để kiện ra toà.
Nợ trong doanh nghiệp gồm những gì?
Nợ trong doanh nghiệp bao gồm:
- Thu hồi nợ gồm có tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu hồi lại được tiền.
- Trách nhiệm pháp lý gồm có trách nhiệm đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu, dụng cụ, vật tư, hàng hoá, dịch vụ,… mà doanh nghiệp chưa trả tiền.
Follow bePOS:
