Sổ quỹ tiền mặt Excel được sử dụng rất thường xuyên trong hoạt động quản lý tài chính của một đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Vậy sổ quỹ tiền mặt là gì? Mẫu sổ quỹ tiền mặt được quy định thế nào theo luật Việt Nam? Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này. Hãy cùng theo dõi nhé!
Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là loại sổ có chức năng phản ánh hoạt động thu chi nguồn tiền, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của các đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp mọi quy mô. Loại sổ này thường phát sinh tại các kỳ kế toán và thường do thủ quỹ, hoặc kế toán viên tiền mặt thực hiện.
Mục đích của sổ quỹ tiền mặt
Kiểm soát tốt thu chi là một trong các nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp quan trọng. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp phải ghi chép lại những thông tin cần thiết để đối chiếu số liệu vào cuối mỗi kỳ kế toán, tránh thất thoát ngân sách. Sổ quỹ tiền mặt ra đời nhằm phục vụ mục đích này, giúp giảm bớt gánh nặng cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng.
Căn cứ lập sổ quỹ tiền mặt
Căn cứ để lập sổ thu chi tiền mặt là các loại chứng từ để đối chiếu, gồm có: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn đã được thực hiện nhập, xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Mọi hoạt động nhập, xuất tiền mặt của doanh nghiệp đều cần có phiếu thu, phiếu chi cũng như đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập và xuất quỹ theo quy định. Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ và ghi chép hàng ngày liên tục theo đúng trình tự phát sinh các khoản thu, chi cũng như xuất nhập quỹ tiền mặt. Từ đó làm cơ sở tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất theo quy định pháp luật
Thay vì dùng mẫu sổ quỹ tiền mặt viết tay, hiện nay có một số mẫu sổ quỹ tiền mặt chuẩn theo quy định pháp luật như sau:
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200
Cách ghi sổ quỹ tiền mặt nêu ở mục trên chính là theo quy định của Thông tư 200/2014 của Bộ Tài chính. Thông tư này áp dụng với mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế, hoặc dành cho các doanh nghiệp thuộc nhóm SMEs theo quy định của Thông tư, sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình.
>> Tải mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 tại đây
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133
Mẫu sổ quỹ tiền mặt quy định tại Thông tư 133 dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa, nhỏ và siêu nhỏ thuộc mọi lĩnh vực, hoặc thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí và đã được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng. Lưu ý rằng, mẫu sổ quỹ tiền mặt này không được sử dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước, hoặc do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, các công ty về chứng khoán và hợp tác xã theo quy định.
>> Tải mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 tại đây
Nhìn chung, mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 không có quá nhiều khác biệt so với mẫu quy định tại Thông tư 200. Cụ thể như sau:
- Cột A ghi chép ngày tháng ghi sổ.
- Cột B là ngày tháng trên phiếu thu và phiếu chi.
- Cột C và cột D là số hiệu của chứng từ, cũng sắp xếp theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột E sẽ diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
- Cột G là định kỳ kiểm tra kế toán và đối chiếu giữa sổ của kế toán và sổ của thủ quỹ.
- Cột 1 và cột 2 lần lượt ghi nhận số tiền nhập và xuất quỹ tiền mặt.
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107
Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107 có phần đơn giản hơn, nhờ việc hợp nhất sổ kế toán chi tiết. Tuy nhiên, các nội dung về cơ bản cũng không quá khác biệt. Cột A ghi nhận ngày tháng ghi sổ. Cột B là ngày tháng trên phiếu thu, chi. Cột C và cột D ghi nhận số hiệu trên phiếu. Cột E ghi chép chi tiết, diễn giải nội dung của phiếu thu chi, cũng như nghiệp vụ kinh tế. Các cột 1,2 và 3 là số tiền nhập quỹ, xuất quỹ và số dư tồn quỹ cuối ngày.
>> Tải mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107 excel tại đây
>> Tham khảo: Các mẫu file quản lý thu chi bằng Excel tiện lợi nhất
Quy định về sổ quỹ tiền mặt
Về cơ bản, sổ quỹ tiền mặt phải đáp ứng một số yêu cầu như sau:
- Phải ghi chép thu chi trong sổ quỹ tiền mặt: Khi doanh nghiệp có các sự kiện kinh tế phát sinh trong kỳ, thì kế toán viên phải ghi chép lại khoản tiền đó vào sổ. Đồng thời, kế toán viên cũng có trách nhiệm xuất nhập tiền khi có yêu cầu từ cấp trên.
- Phải kiểm tra quỹ tiền còn trong két: Kế toán tiền mặt phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két và không được để tiền cá nhân vào, không được tự ý mang ra khỏi doanh nghiệp nếu không có yêu cầu từ cấp trên.
- Xử lý khi phát hiện chênh lệch: Nếu đối chiếu thực tế và sổ sách có chênh lệch, kế toán viên hoặc thủ quỹ phải kiểm tra lại phiếu thu, hóa đơn và tìm ra biện pháp xử lý nhanh chóng.
- Khóa sổ và ký vào sổ: Trước khi ra về, hoặc khi cần, kế toán viên hoặc thủ quỹ phải khóa sổ và ký vào sổ.
- Các phương pháp sử dụng khi đối chiếu: Kế toán viên và thủ quỹ có thể dùng phương pháp khác nhau. Ví dụ, kế toán viên sử dụng phương pháp dồn tích. Thủ quỹ sử dụng phương pháp kế toán tiền để ghi nhận các khoản thu chi.
Cách ghi sổ quỹ tiền mặt chi tiết
Nếu đổi tượng mở sổ quỹ tiền mặt là thủ quỹ thì mỗi quỹ sẽ sử dụng một sổ, hoặc một số trang sổ. Nếu đối tượng mở sổ là kế toán viên, thì sổ sẽ là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Với mỗi định kỳ kế toán, sổ của kế toán viên và thủ quỹ sẽ được đối chiếu và ký xác nhận.
Cách ghi sổ quỹ tiền mặt cụ thể là:
- Cột A có nội dung ngày tháng năm ghi sổ.
- Cột B ghi nhận ngày tháng của phiếu thu, chi.
- Cột C và D ghi số hiệu của các loại phiếu trên, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột E là những diễn giải ngắn gọn nội dung của sự kiện kinh tế/nghiệp vụ kinh tế trên phiếu thu liên quan.
- Cột 1 là số tiền được nhập vào quỹ tiền mặt.
- Cột 2 là số tiền đã xuất khỏi quỹ tiền mặt.
- Cột 3 là số dư tồn quỹ cuối ngày, phải đúng với số tiền mặt trong két kiểm kê được.
>> Tìm hiểu thêm: Cấn trừ công nợ là gì? Cách hạch toán cấn trừ công nợ chi tiết nhất
Một số lưu ý khi lập sổ quỹ tiền mặt
Lập sổ quỹ tiền mặt là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, cần được thực hiện một cách cẩn thận và có hệ thống. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi lập sổ quỹ tiền mặt:
- Trước hết, xác định rõ mục đích sử dụng quỹ tiền mặt. Quỹ này có thể được sử dụng cho việc thanh toán các khoản chi phí như mua sắm văn phòng phẩm, hoặc để thanh toán cho các giao dịch nhỏ khác.
- Ghi chính xác nguồn tiền mà bạn nạp vào quỹ, bao gồm tiền mặt từ nguồn thu như doanh số bán hàng hoặc tiền mặt được nạp từ tài khoản ngân hàng.
- Sử dụng mẫu sổ thu chi tiền mặt có sẵn hoặc tạo biểu mẫu riêng để ghi chép các giao dịch. Mẫu sổ quỹ tiền mặt bao gồm thông tin về ngày, số tiền, mục đích, và tên người thực hiện giao dịch.
- Công việc kiểm tra số tiền thực tế trong quỹ tiền mặt và so sánh với số liệu trong sổ ghi chép quỹ tiền mặt cần được thực hiện định kỳ, thường là hàng ngày. Nếu có sự chênh lệch giữa số tiền thực tế và số tiền trong sổ quỹ, kế toán và người thủ quỹ cần phải kiểm tra và xác định nguyên nhân. Sau đó đề xuất các biện pháp để giải quyết sự chênh lệch hoặc xử lý các vấn đề phát sinh.
- Ngoài ra, người thủ quỹ cần kiểm tra và đảm bảo rằng có đủ phiếu thu và phiếu chi từ phía kế toán để ghi nhận các giao dịch thu chi vào sổ quỹ. Họ cũng phải kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ khi nhận chúng từ phía kế toán.
- Mọi giao dịch nhập và xuất tiền mặt đều phải có phiếu thu hoặc phiếu chi, cùng với việc ghi đầy đủ các chữ ký của người nhận, người giao, và người có thẩm quyền cho việc nhập và xuất quỹ theo quy định.
- Người quản lý tiền mặt phải thực hiện việc mở sổ và ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự đúng khi có các giao dịch thu, chi, nhập, và xuất tiền mặt. Điều này giúp tính toán số tiền còn lại trong quỹ tại mọi thời điểm.
Trên đây, bePOS đã giúp bạn giải đáp sổ quỹ tiền mặt là gì, cũng như tổng hợp tất cả thông tin quan trọng nhất liên quan đến mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200, 133 và 107. Sổ quỹ tiền mặt là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả nhất, từ đó tránh việc thâm hụt ngân sách và tối đa hóa doanh thu.
FAQ
Công cụ lập sổ quỹ tiền mặt là gì?
Mẫu sổ quỹ tiền mặt Excel được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Excel là một trong những công cụ tin học tuyệt vời giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau, như quản lý tài chính, quản lý hàng tồn kho,…
Kế toán và thủ quỹ có thể do một người thực hiện không?
Khoản 3 Điều 19 Nghị định 174/2016 quy định người đã làm thủ quỹ thì không được làm kế toán, trừ trường hợp doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên. Ngược lại, người làm kế toán thì được phép kiêm nhiệm cả những công việc khác, miễn không trái với Luật kế toán. Về việc kế toán có được làm thủ quỹ hay không thì vẫn có nhiều cách diễn giải luật khác nhau.
Follow bePOS:
