Nhà hàng là một địa điểm đòi hỏi chất lượng dịch vụ cao, luôn phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Trong đó, lễ tân giống như bộ mặt của một nhà hàng, là người tiếp xúc với khách hàng đầu tiên khi tới với nhà hàng. Cùng bePOS tìm hiểu về vị trí này, công việc của lễ tân nhà hàng là gì và những kỹ năng quan trọng cần có của một lễ tân nhà hàng.
Lễ tân nhà hàng là gì?
Lễ tân nhà hàng là người đón chào đón và tiếp đón khách hàng khi khách hàng bước vào không gian của nhà hàng. Lễ tân là người đầu tiên gặp gỡ khách hàng. Hình ảnh ban đầu của nhà hàng trong tâm trí khách hàng thường dựa vào cách lễ tân nhà hàng tương tác với khách hàng.
Hơn nữa, lễ tân không chỉ đảm nhận những trách nhiệm truyền thống, mà còn được đặt thêm các nhiệm vụ mở rộng như thực hiện dịch vụ trực tuyến, tư vấn đặt món qua điện thoại, quản lý việc sắp xếp bàn ăn, thu thập phản hồi từ khách hàng và trình bày báo cáo cho ban quản lý,…
Vai trò của lễ tân nhà hàng
Trước đây, vai trò của lễ tân nhà hàng thường giới hạn trong việc đón tiếp khách hàng đến nhà hàng. Nhưng ngày nay, đây đã trở thành một vị trí chuyên nghiệp, yêu cầu thực hiện nhiều công việc hơn.
Lễ tân nhà hàng thực sự là trung tâm giao tiếp chính giữa khách hàng và toàn bộ dịch vụ của nhà hàng. Lễ tân nhà hàng đóng vai trò quan trọng nhất trong việc tiếp xúc ban đầu với khách hàng, là nơi tiếp nhận mọi nhu cầu, ý kiến, thông tin,… từ những người có mong muốn sử dụng dịch vụ ẩm thực hoặc tổ chức sự kiện tại nhà hàng.
Vì vậy, đội ngũ lễ tân không chỉ đơn thuần là gương mặt đại diện của một nhà hàng, mà còn là một phần quan trọng trong việc đánh giá chất lượng dịch vụ. Đây là một vị trí đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tài năng. Điều này giải thích tại sao nhu cầu về nguồn nhân lực xuất sắc cho vị trí này ngày càng gia tăng trong những năm gần đây.
Mô tả công việc của lễ tân nhà hàng
Hiện tại, vị trí nhân viên lễ tân nhà hàng có thể được tổ chức thành ba hình thức khác nhau: làm theo ca, làm toàn thời gian (full-time), và làm bán thời gian (part-time). Quản lý bộ phận sẽ điều chỉnh số lượng nhân sự tùy thuộc vào đặc điểm phục vụ và tình hình khách hàng trong từng giai đoạn cụ thể. Tuy nhiên, mô tả công việc lễ tân nhà hàng thường bao gồm các nhiệm vụ sau:
Quản lý yêu cầu đặt bàn và điều phối khách hàng
Trong thời đại hiện nay, việc đặt trước dịch vụ ẩm thực đã trở nên đa dạng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Khách hàng có thể thực hiện việc này thông qua nhiều kênh khác nhau như trang web của nhà hàng, trang Fanpage, ứng dụng đặt bàn, các đối tác quảng cáo, chiến dịch tặng voucher, hoặc thậm chí là cuộc gọi điện thoại trực tiếp và email.
Nhân viên lễ tân phải chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp tất cả các thông tin từ mọi nguồn để biết chính xác số lượng yêu cầu đặt bàn, dự đoán lượng khách, số bàn trống, thời gian dự kiến khách hàng tới. Điều này giúp họ cung cấp thông tin cơ bản cho các bộ phận khác như bếp và phục vụ, giúp tối ưu hóa sự chuẩn bị.
Công việc lễ tân nhà hàng là phải liên hệ với khách hàng trong trường hợp họ quên lịch hẹn hoặc đến muộn, cũng như xác nhận lại yêu cầu nếu khách hàng quyết định hủy đặt bàn.
Tiếp đón và sắp xếp bàn phục vụ
Đây là một phần quan trọng của công việc của nhân viên lễ tân nhà hàng. Khi bước vào một nhà hàng, khách hàng thường được đón tiếp bởi một người mặc đồ lịch sự hoặc áo dài, với nụ cười thân thiện. Họ là những người làm lễ tân của nhà hàng. Nhiều nhà hàng cao cấp yêu cầu nhân viên lễ tân mở cửa và chào đón khách hàng, điều này không chỉ tạo ấn tượng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của nhà hàng.
Đối với khách hàng đã đặt trước, nhiệm vụ của lễ tân nhà hàng là tiếp nhận thông tin, dẫn khách đến bàn nhanh chóng. Các đơn đặt trước sẽ được lễ tân thông báo cho bếp để chuẩn bị sẵn, tránh cho khách hàng phải chờ lâu.
Còn đối với khách hàng chưa đặt bàn, nhân viên lễ tân cần phải nắm rõ tình trạng bàn còn trống và bàn đã đặt để có thể hướng dẫn khách một cách linh hoạt. Sau đó, họ sẽ mời khách vào bàn, giới thiệu menu và lắng nghe yêu cầu của khách, đồng thời giải đáp mọi thắc mắc.
Một số nhà hàng có bộ phận riêng để tiếp nhận và đặt món, nhưng trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên lễ tân sẽ linh hoạt phối hợp để đảm bảo khách hàng được phục vụ một cách nhanh chóng.
Quản lý và điều phối khu vực sảnh lễ tân
Nhiệm vụ của lễ tân nhà hàng phải thực hiện tiếp theo đó là quản lý và điều phối khu vực sảnh. Với công việc này, lễ tân nhà hàng cần có cái nhìn tổng quan. Bàn hoặc quầy lễ tân cùng với khu vực hoạt động thường nằm ở vị trí quan trọng, ngay cửa ra vào hoặc trong đại sảnh, là nơi mà khách hàng thường tiếp xúc đầu tiên với nhà hàng.
Vì vậy, nhân viên lễ tân phải đảm bảo rằng khu vực này luôn sạch sẽ và bắt mắt. Trong số các vật dụng thường gặp ở đây có điện thoại bàn, máy tính, sổ ghi chép, menu và nhiều vật dụng khác.
Đối với những nhân viên làm theo ca, việc truyền đạt thông tin, tiếp nhận khách hàng, quản lý các tài liệu như thẻ hoạt động, giấy tờ, và sổ ghi chép là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo rằng mỗi ca làm việc đều được thông tin và nắm rõ tiến trình phục vụ.
Khi có sự cố, phàn nàn, ý kiến góp ý hoặc thắc mắc từ khách hàng, nhân viên lễ tân cần phải linh hoạt, khéo léo để giải quyết, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Cuối cùng, việc tổng hợp thông tin và báo cáo định kỳ tới cấp quản lý cao hơn là một phần quan trọng của công việc lễ tân. Bộ phận lễ tân thường được khuyến khích để đóng góp ý kiến và ý tưởng để nâng cao chất lượng dịch vụ của nhà hàng.
>> Xem thêm: Công việc của trưởng ca nhà hàng là làm gì?
Kỹ năng lễ tân nhà hàng cần có
Trong bất kỳ ngành nghề nào, cũng đều đòi hỏi sự sở hữu và phát triển những kỹ năng đặc biệt. Đối với công việc của lễ tân nhà hàng, những kỹ năng quan trọng sau đây là rất cần thiết:
- Kỹ năng giao tiếp: Đây là kỹ năng tối thiểu mà một nhân viên lễ tân xuất sắc cần có. Những người giỏi trong lĩnh vực này thường xây dựng được mối quan hệ thân thiết và trung thành với khách hàng, giúp thúc đẩy sự phát triển của nhà hàng.
- Kỹ năng tin học văn phòng và sử dụng máy tính: Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong ngành nhà hàng, việc sử dụng máy tính và các phần mềm hỗ trợ là không thể thiếu. Đặc biệt, việc đặt bàn và đặt món qua mạng đang trở nên phổ biến, vì vậy nhân viên lễ tân cần phải biết sử dụng máy tính hiệu quả để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
- Kỹ năng xử lý tình huống: Điều này liên quan đến sự linh hoạt trong công việc, khả năng dự đoán và xử lý tình huống khó khăn hoặc bất ngờ. Nhân viên lễ tân phải nhanh chóng và chuyên nghiệp khi đối mặt với các sự cố như phục vụ chậm trễ hoặc lỗi đặt món.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Trong trường hợp nhà hàng phục vụ khách nước ngoài hoặc có thực đơn đa dạng về nguồn gốc, việc biết thêm ngoại ngữ có thể là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng mềm: Những kỹ năng mềm như cách bạn diễn đạt mình, giao tiếp không ngôn ngữ, tư duy tích cực, sự tỉ mỉ trong công việc, khả năng lắng nghe, kiên nhẫn, đồng cảm và thấu hiểu người khác cũng đóng một vai trò quan trọng trong tạo dựng trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Mức lương của lễ tân nhà hàng
Trong thực tế, thu nhập của nhân viên lễ tân đã trải qua sự thay đổi đáng kể so với nhiều năm trước. Nếu có những kỹ năng xuất sắc và làm việc chuyên nghiệp hiệu quả, thì thu nhập của vị trí này cũng có thể rất hấp dẫn.
Thu nhập của nhân viên lễ tân nhà hàng thường được chia thành hai phần chính: thu nhập cố định và thu nhập gia tăng.
- Thu nhập cố định:
Bao gồm mức lương cố định và các khoản phụ cấp. Mức thu nhập này thường biến đổi tùy theo thâm niên làm việc, kinh nghiệm và vị trí công việc. Bên cạnh đó, thu nhập cố định của lễ tân nhà hàng còn phụ thuộc vào loại hình của nhà hàng (cao cấp hay phổ thông), độ phức tạp của công việc lễ tân, và yêu cầu về trình độ ngoại ngữ.
Theo thông tin tham khảo, mức lương cố định tối thiểu thường nằm trong khoảng từ 5 – 7 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, các nhà hàng cao cấp có thể trả mức lương cố định cao hơn, lên đến 15 – 20 triệu đồng cho các vị trí lễ tân cao cấp.
- Thu nhập gia tăng:
Bao gồm tiền tip từ khách hàng, tiền thưởng từ việc giới thiệu khách hàng mới đến nhà hàng, và thu nhập từ việc hỗ trợ bán các dịch vụ khác của nhà hàng. Một số nhân viên lễ tân còn có cơ hội nhận thêm hoa hồng khi giúp khách hàng sử dụng các dịch vụ khác sau bữa ăn, chẳng hạn như karaoke, massage, nghe nhạc, hoặc đồ uống.
>> Xem thêm: Mô tả công việc của nhân viên phục vụ nhà hàng
Cách quản lý nhân viên lễ tân nhà hàng hiệu quả
Quản lý nhân viên lễ tân nhà hàng hiệu quả là một phần quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và hài lòng của khách hàng.
Xây dựng đội ngũ lễ tân chất lượng
Chủ nhà hàng cần tuyển chọn những nhân viên lễ tân có kỹ năng giao tiếp tốt và phục vụ chuyên nghiệp. Nếu có thể, hãy xem xét trình độ ngoại ngữ của nhân viên, đặc biệt nếu nhà hàng phục vụ khách nước ngoài. Ngoài ra, chủ nhà hàng cũng nên tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên lễ tân phát triển và nâng cao kỹ năng của họ thông qua đào tạo, học hỏi liên tục.
Giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc
Chủ nhà hàng hoặc quản lý nhà hàng phải theo dõi hoạt động của nhân viên lễ tân để đảm bảo rằng họ tuân thủ tiêu chuẩn phục vụ của nhà hàng. Bên cạnh đó, thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu suất của nhân viên lễ tân và cung cấp phản hồi xây dựng để họ cải thiện.
Chủ nhà hàng cũng có thể tham khảo ý kiến đánh giá của khách hàng về thái độ làm việc, phục vụ của nhân viên lễ tân để có đánh giá và điều chỉnh.
Đào tạo và phát triển lễ tân
Nhà hàng nên cung cấp đào tạo chuyên sâu về quy trình làm việc của nhà hàng và cách tiếp cận khách hàng. Khuyến khích nhân viên lễ tân tham gia vào các khóa học đào tạo, phát triển nghề nghiệp để nâng cao kỹ năng và kiến thức của họ.
Là chủ nhà hàng, đừng quên khuyến khích nhân viên làm việc và đề ra lộ trình thăng tiến phù hợp để nhân viên có động lực phát triển.
Quy trình làm việc rõ ràng
Chủ nhà hàng cần thiết lập và quy trình làm việc chi tiết để nhân viên hiểu rõ về vị trí công việc của mình. Bên cạnh đó, hãy cung cấp hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ để giúp họ làm việc một cách hiệu quả, chuyên nghiệp. Đồng thời, đừng quên chia sẻ mức lương, thu nhập rõ ràng để nhân viên có động lực làm việc.
Sử dụng app beChecklist để quản lý chất lượng công việc nhân viên lễ tân
Ứng dụng công nghệ vào quản lý các công việc trong nhà hàng đang là phương pháp được nhiều chủ nhà hàng ưu tiên bởi tính tiện lợi, tiết kiệm thời gian, công sức và độ chính xác cao.
bePOS cho ra mắt ứng dụng beChecklist giúp quản lý chất lượng dịch vụ nhà hàng, đồng thời kiểm soát chất lượng các công việc của nhân viên lễ tân và các bộ phận vận hành khác, từ đó giúp chủ nhà hàng có thể quản lý nhân viên hiệu quả.
- Checklist kiểm tra công việc chi tiết:
beChecklist có sẵn các checklist kiểm tra công việc chi tiết dành cho nhân viên nhà hàng, bao gồm cả nhân viên lễ tân. Các công việc này được liệt kê một cách cụ thể theo các khung giờ như đầu ca, trong ca, cuối ca.
Checklist giúp đảm bảo rằng nhân viên lễ tân thực hiện đúng theo quy trình, không bỏ sót bất kỳ bước nào trong quá trình phục vụ khách hàng, cũng như đảm bảo chất lượng các công việc được thực hiện.
- Tự động hóa quy trình quản lý:
App beChecklist giúp tự động hóa quy trình quản lý chất lượng dịch vụ tại nhà hàng, từ đó kết hợp quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả. Thông qua các kết quả kiểm tra, chủ nhà hàng có thể theo dõi tiến độ của công việc của nhân viên từ xa và nhận thông báo về các vấn đề cần xử lý ngay lập tức.
- Báo cáo và phân tích:
beChecklist đưa ra tổng hợp các báo cáo cho chủ nhà hàng về kết quả đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà hàng theo checklist có sẵn (theo chi nhánh, thời gian,…). Chủ nhà hàng dựa vào báo cáo tổng kết để đánh giá chất lượng dịch vụ nhà hàng hiện tại, cũng như chất lượng làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra quyết định cải thiện dựa trên dữ liệu thực tế.
NHẬN TƯ VẤN NGAY
Trong bài viết nàới chủ nhà hàng vy, chúng ta đã khám phá công việc của lễ tân nhà hàng và những kỹ năng cần thiết để trở thành một lễ tân. Đối và người quản lý, quản lý nhân viên lễ tân hiệu quả sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tăng hiệu quả kinh doanh.
FAQ
Lễ tân nhà hàng đóng vai trò gì trong việc quảng bá thương hiệu nhà hàng?
Lễ tân nhà hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu nhà hàng. Họ là người đại diện cho nhà hàng, đón tiếp và giới thiệu về các dịch vụ, sản phẩm của nhà hàng đến khách hàng. Lễ tân có kỹ năng giao tiếp tốt, thân thiện và nhiệt tình sẽ tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng, nâng cao thương hiệu của nhà hàng.
Làm sao để trở thành lễ tân nhà hàng?
Để trở thành lễ tân nhà hàng sẽ cần có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng làm việc nhóm, sự tỉ mỉ và chủ động trong công việc. Lễ tân nhà hàng cũng cần có kiến thức về lĩnh vực nhà hàng, quản lý đặt chỗ, thu ngân, và xử lý các tình huống khó khăn trong quá trình phục vụ khách hàng.
Hiện nay cũng có nhiều khóa học hoặc trung tâm đào tạo về lễ tân nhà hàng để các ứng viên nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.
Follow bePOS:
