Trang chủBlogs Kinh doanh F&BSơ đồ tổ chức quán cà phê đúng chuẩn – Mô tả chi tiết công việc từng vị trí 

Sơ đồ tổ chức quán cà phê đúng chuẩn – Mô tả chi tiết công việc từng vị trí 

Cập nhật lần cuối: Tháng Bảy 07, 2023
Thanh Ngoan
Thanh Ngoan
1473 Đã xem

Một quán cafe dù đơn giản hay quy mô phức tạp cần có sơ đồ tổ chức rõ ràng và khoa học, thể hiện được vị trí, trách nhiệm của từng người. Việc xây dựng sơ đồ tổ chức quán cà phê sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý quán dễ dàng hơn, việc kinh doanh vận hành hiệu quả hơn. Hôm nay bePOS sẽ giới thiệu với bạn sơ đồ tổ chức quán cà phê đúng chuẩn và chức năng của từng bộ phận, vị trí. 

Sơ đồ tổ chức quán cà phê chuẩn gồm có những vị trí nào?

Sơ đồ tổ chức quán cà phê là hệ thống tổ chức của một quán cafe gồm những bộ phận với từng chức năng, nhiệm vụ đảm nhiệm. Sơ đồ này giúp người quản lý và chủ cửa hàng dễ dàng trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh cũng như quản lý nhân viên trong quán cafe. 

Mỗi bộ phận trong quán cafe có những chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cần hỗ trợ, liên kết và làm việc với nhau để tạo thành một khối vận hành hoàn chỉnh. Trong sơ đồ tổ chức quán cafe gồm các bộ phận sau: 

  • Đứng đầu là chủ quán cafe 
  • Tiếp đến là vị trí quản lý quán cafe. Trong mô hình quán cafe vừa và nhỏ, chủ quán có thể vừa là người quản lý 
  • Tiếp đến là các bộ phận: Kế toán, thu ngân, phục vụ, pha chế, lao công, bảo vệ, thủ kho, giao hàng, truyền thông,…. Trong quán cafe nhỏ, thu ngân có thể kiêm kế toán, nhân viên phục vụ có thể kiêm nhân viên pha chế hoặc nhân viên kho,… 
so-do-to-chuc-quan-cafe-co-ban
Sơ đồ tổ chức quán cà phê cơ bản

Công việc từng vị trí trong tổ chức nhân sự của quán cafe

Cùng tìm hiểu từng vị trí công việc cụ thể trong quán cafe là gì và cách một quán cafe làm việc, phối hợp với nhau như thế nào.

Chủ quán – Người đứng đầu trong sơ đồ tổ chức quán cà phê 

Chủ quán là người sáng lập nên quán cafe, vì vậy chủ quán là vị trí quan trọng, có vai trò quyết định mọi hoạt động kinh doanh. Để mở một quán cafe, chủ quán phải là người có kinh nghiệm, hiểu biết trong lĩnh vực cafe và các vị trí trong quán, từ kinh nghiệm phục vụ tới pha chế, thu ngân,… để có thể quản lý toàn bộ hệ thống nhân sự trong quán của mình. 

Chủ quán thường sẽ phân quyền công việc cho cấp dưới để quản lý bộ máy nhân sự hiệu quả và khoa học hơn. Tuy nhiên, với những việc quan trọng như làm việc với nhà cung cấp nguyên liệu, lập kế hoạch kinh doanh tổng thể,… chủ quán phải là người ra quyết định cuối cùng. 

so-do-to-chuc-quan-cafe-chu-quan
Sơ đồ tổ chức quán cà phê đứng đầu là chủ quán

Quản lý – Vị trí quan trọng trong sơ đồ tổ chức nhân sự quán cà phê

Vị trí quản lý quản cafe cũng là vị trí quan trọng hàng đầu chỉ sau chủ quán. Với một quán cafe quy mô lớn, hoặc một chuỗi cafe thì các chủ quán cafe thường sẽ tuyển dụng một vị trí quản lý riêng, hỗ trợ chủ quán điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của quán hoặc chuỗi cafe. Đây là vị trí đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm quản lý, vận hành quán cafe. 

Nhiệm vụ của người quản lý quán cafe khá đa dạng và phức tạp: Từ nghiên cứu ra thực đơn, phát triển món mới cho quán, xây dựng bộ máy tổ chức, điều hành, giám sát, phân công công việc cho nhân viên, xây dựng các chương trình marketing bán hàng để thúc đẩy doanh số,… 

Người quản lý cũng cần nắm vững các kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ của từng vị trí để có thể quản lý và giao việc cho nhân viên. Quản lý quán cafe cũng là người đi xây dựng các mối quan hệ với nhà cung cấp, với chủ cho thuê mặt bằng kinh doanh hay những mối quan hệ khác,… 

Nhân viên thu ngân

Nhân viên thu ngân là vị trí kiểm soát tình hình tài chính, doanh thu bán hàng của quán cafe. Ngoài ra, một nhân viên thu ngân sẽ phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, vì vậy họ cần kỹ năng giao tiếp tốt, luôn thân thiện và niềm nở hỗ trợ khách hàng. 

Trong những quán cafe nhỏ, thu ngân có thể kiêm luôn vị trí kế toán. Tuy nhiên với những chuỗi cafe lớn sẽ cần riêng bộ phận kế toán để quản lý nhiều đầu mục tài chính như công nợ khách hàng, nhà cung cấp, thu chi hằng ngày,….

Nhân viên thu ngân, kế toán thường xuyên phải làm việc với các phần mềm quản lý nhà hàng cafe, các máy móc, thiết bị hỗ trợ bán hàng. Vì vậy, nhân viên thu ngân cần có kỹ năng nghiệp vụ thuần thục, biết thao tác trên phần mềm, in hóa đơn, thanh toán, lưu thông tin khách hàng,… 

nhan-vien-thu-ngan-quan-cafe
Nhân viên thu ngân quán cafe

Sơ đồ tổ chức quán cà phê – Nhân viên pha chế

Công việc của một nhân viên pha chế trong quán cafe là tạo nên những đồ uống ngon, đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm. Nhân viên pha chế cũng là người góp ý với chủ quán để hoàn thiện menu quán cafe sao cho phong phú, đa dạng và phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu nhất. Theo định kỳ, nhân viên pha chế cũng có thể đóng góp ý tưởng thêm món mới hợp gu, hợp trend cho quản lý và chủ cửa hàng. 

Khi tuyển dụng, chủ quán cần tuyển những nhân viên pha chế có tay nghề, chuyên môn và kinh nghiệm nhiều năm, hiểu biết về các loại đồ uống và những công thức pha chế đặc biệt, mới lạ, đem lại nhiều thức uống hấp dẫn thực khách. 

Khi có những tình huống yêu cầu riêng của khách hàng như bớt ngọt, ít đường, bớt chua, không đá,… nhân viên pha chế phải xử lý khéo léo, vẫn đảm bảo chất lượng đồ uống mà vẫn làm hài lòng khách hàng.

nhan-vien-pha-che-trong-so-do-to-chuc-nhan-su-quan-ca-phe
Nhân viên pha chế trong sơ đồ tổ chức nhân sự quán cà phê

Nhân viên order, phục vụ

Vị trí nhân viên order, phục vụ là vị trí cần làm việc với hầu hết các bộ phận khác trong cửa hàng như thu ngân, pha chế, quản lý. Với nhân viên order, phục vụ, cần ghi nhớ được hết các thông tin đồ uống, menu của quán để có thể tư vấn, giới thiệu với khách hàng. Nhân viên phục vụ sẽ chào đón khách và dẫn khách tới bàn trống, phục vụ đồ uống cho khách, tạm biệt và dọn dẹp khi khách ra về. 

Nhân viên phục vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, do đó họ phải có kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống khéo léo, đặc biệt là luôn niềm nở, thân thiện với khách hàng. Một nhân viên phục vụ tận tâm, nhiệt tình có thể ghi điểm cộng lớn, giữ chân khách hàng trong thời gian dài. 

Lịch làm việc và công việc của nhân viên phục vụ quán cafe cũng khá linh hoạt, không cố định trong giờ hành chính mà có thể làm tới tối. Nhân viên phục vụ cũng có những công việc đa dạng khác nhau như mở cửa đón khách, dọn dẹp, vệ sinh quán sạch sẽ trước khi khách tới, chuẩn bị nguyên liệu pha chế đối với quán nhỏ, nhân viên phục vụ có thể kiêm vị trí pha chế,…. 

nhan-vien-order-phuc-vu-quan-cafe
Nhân viên order, phục vụ quán cafe trong sơ đồ tổ chức quán cà phê

Nhân viên bảo vệ

Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ trông giữ xe, dắt xe và bảo quản xe cộ cho khách hàng. Quán cafe là nơi phục vụ nhiều đối tượng đa dạng, nhiều trường hợp, tình huống có thể xảy ra, vì vậy bảo vệ cũng cần hiểu tính chất công việc, có cách ứng xử khéo léo khi tình huống sự cố diễn ra. 

Nhân viên bảo vệ của quán cafe cũng có thời gian làm việc không cố định, có thể phải trực ca đêm, do đó bạn phải tuyển dụng những người có thể đáp ứng được nhu cầu công việc đặc thù. 

Sơ đồ tổ chức quán cà phê – Nhân viên tạp vụ 

Nhiều quán cafe với quy mô lớn sẽ có vị trí tạp vụ riêng, có nhiệm vụ dọn dẹp, giữ vệ sinh chung trong quán cafe như khu vực phục vụ khách, nhà vệ sinh, khu vực pha chế, khu vực khuôn viên quán cafe. Nhân viên tạp vụ cũng cần có chuyên môn nghề nghiệp riêng, đảm bảo hoàn thành công việc được giao. 

vi-tri-tap-vu-quan-cafe
Vị trí tạp vụ quán cafe

Nhân viên truyền thông

Nhân viên truyền thông là vị trí có trách nhiệm quảng bá thương hiệu, hình ảnh của quán tới khách hàng, tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn, từ đó gia tăng doanh số cho cửa hàng. 

Nhân viên truyền thông cần có kinh nghiệm, kỹ năng trong lĩnh vực truyền thông marketing, thường xuyên tham mưu, tư vấn cho quản lý và chủ cửa hàng các chương trình marketing thúc đẩy doanh số, tiếp cận khách hàng. 

Ngoài kênh bán trực tiếp, nhân viên truyền thông có thể phát triển đa dạng các kênh online như Fanpage, website, shopee food, baemin, grab food,…. Nhân viên truyền thông cần thường xuyên chăm sóc các kênh mạng xã hội như Fanpage, website, Tiktok, Instagram,… bởi đây là nơi tương tác trực tiếp với khách hàng, truyền bá hình ảnh, thương hiệu của cửa hàng.

>> Xem thêm: Cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả chủ quán cần tham khảo

Nhân viên tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Thông thường với những quán cafe nhỏ, người quản lý hoặc chủ quán sẽ kiêm nhiệm vị trí tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Tuy nhiên với những chuỗi cafe, cần có vị trí tuyển dụng và đào tạo nhân sự riêng bởi khối lượng công việc lớn và đòi hỏi khả năng chuyên môn cao. 

Nhân viên tuyển dụng có nhiệm vụ tuyển dụng những nhân sự có kinh nghiệm, đạt tiêu chuẩn đầu vào. Sau đó, nhân viên tuyển dụng sẽ thực hiện lộ trình đào tạo cho nhân viên mới, giao việc, truyền đạt văn hóa chuỗi cafe cũng như tư vấn cho quản lý và chủ cửa hàng xây dựng các quy chế nội quy quán cafe, lộ trình thăng tiến, chế độ lương thưởng, xử phạt dành cho nhân viên. 

nhan-vien-tuyen-dung-dao-tao-nhan-su-trong-quan-cafe
Nhân viên tuyển dụng, đào tạo nhân sự trong quán cafe

Trên đây là sơ đồ tổ chức quán cà phê và mô tả chi tiết công việc, nhiệm vụ, kỹ năng cần thiết của từng vị trí nhân sự trong quán cafe. Chủ quán cần tổng hợp rõ các vị trí, vai trò để xây dựng được hệ thống nhân sự làm việc hiệu quả, đạt kết quả kinh doanh cao. 

FAQ 

Tại sao cần xây dựng sơ đồ tổ chức quán cà phê? 

Sơ đồ tổ chức quán cafe có vai trò quan trọng, giúp chủ cửa hàng có thể hệ thống hóa mô hình kinh doanh của mình thành nhiều bộ phận với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Dựa vào đây, nhân viên có thể làm việc theo quy trình, hệ thống, chủ quán cũng quản lý được bộ máy kinh doanh hiệu quả hơn. 

Có thể chia quán cafe thành các bộ phận như thế nào? 

Quán cafe có thể chia thành nhiều bộ phận: 

  • Bộ phận tài chính (kế toán, thu ngân)
  • Bộ phận phục vụ khách hàng (nhân viên order, phục vụ)
  • Bộ phận phát triển thực đơn (pha chế, nhân viên kho nguyên liệu)
  • Bộ phận truyền thông (marketing, truyền thông)
  • Bộ phận nhân sự (tuyển dụng, đào tạo)
  • Bộ phận vệ sinh, hậu cần (tạp vụ, lao công, bảo vệ),…