Trang chủBlogs Kinh doanh F&BCách quản lý nhân viên quán cafe từng vị trí chi tiết, hiệu quả nhất

Cách quản lý nhân viên quán cafe từng vị trí chi tiết, hiệu quả nhất

Cập nhật lần cuối: Tháng Ba 03, 2024
Avatar
Chu Hanh
464 Đã xem

Một quán cafe cũng như một tổ chức, công ty thu nhỏ. Để hoạt động hiệu quả phải có sự làm việc nghiêm túc, trách nhiệm của từng nhân viên, từng vị trí. Là một người quản lý, một chủ quán cafe, bạn phải nắm rõ nhiệm vụ của từng nhân viên để có thể giám sát, đào tạo, điều phối nhân sự hợp lý. Bài viết hôm nay bePOS xin giới thiệu tổng quan về các bộ phận nhân sự trong một mô hình kinh doanh cafe cũng như cách quản lý nhân viên quán cafe sao cho hiệu quả nhất. 

Tại sao chủ quán cafe cần quản lý nhân viên chặt chẽ?

Ngoài chất lượng đồ uống thì nhân sự là yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của một quán cafe. Chất lượng đồ uống ngon đi kèm với thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tình, nhân viên làm việc có trách nhiệm, tác phong nhanh nhẹn sẽ giúp quán cafe của bạn hoạt động trôi chảy, kinh doanh hiệu quả. 

Ngược lại, nếu không quản lý nhân sự chặt chẽ, dễ gây ra việc nhân viên làm việc hời hợt, không đúng trách nhiệm, thậm chí có trường hợp gian lận tài chính, hàng hóa sẽ gây thiệt hại cho quán. Vì vậy, quản lý chặt chẽ nhân viên là công việc quan trọng của mỗi chủ quán cafe cần làm khi mở quán. 

cach-quan-ly-nhan-vien-quan-cafe
Cách quản lý nhân viên quán cafe

Cách quản lý nhân viên quán cafe cho từng vị trí 

Cùng tìm hiểu cách quản lý từng vị trí nhân viên cụ thể trong quán cafe. 

Cách quản lý nhân viên quán cafe – Vị trí quản lý quán cafe 

Đối với những quán cafe nhỏ, có lượng nhân viên ít, người quản lý có thể trực tiếp là người chủ quán. Tuy nhiên, nhiều quán cafe kinh doanh theo chuỗi, hoặc chủ quán kinh doanh nhiều mô hình từ quán cafe tới nhà hàng, cửa hàng,… lượng công việc nhiều không thể quản lý được hết các công việc thì việc thuê một người quản lý quán cafe là điều cần thiết. 

Vị trí quản lý quán cafe là những người trực tiếp tham gia vào quán trình quản lý từng nhân sự trong quán, họ cũng phải nắm bắt được các công việc quan trọng như nhập nguyên vật liệu, làm việc với nhà phân phối, quản lý doanh thu, tài chính, lập kế hoạch kinh doanh từng giai đoạn,… 

quan-ly-nhan-vien-quan-ly
Cách quản lý nhân viên quán cà phê vị trí quản lý

Người quản lý cần có kỹ năng phân tích khách quan, quan sát, lên kế hoạch để kiểm soát toàn bộ quá trình vận hành kinh doanh của một quán cafe. Vị trí quản lý cũng cần kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc với nhân viên, đàm phán với đối tác, nhà cung cấp. Vì vậy, lựa chọn được một người quản lý quán cafe có năng lực là điều không hề dễ dàng. 

Chủ quán cần đánh giá, phân tích, định hướng lộ trình nghề nghiệp, kiểm tra nghiệp vụ, năng lực của ứng viên để tìm được vị trí phù hợp. Nếu tuyển dụng không thành công sẽ dẫn tới sự thất bại của cả một quán cafe. Ngoài ra, bạn cũng cần nắm được tất cả các đầu việc của người quản lý để có thể quản lý họ bao quát, mà vẫn phân quyền công việc hiệu quả cho người quản lý quán cafe. 

Trong quá trình làm việc, bạn nên phân quyền công việc rõ ràng, những công việc nào người quản lý có quyền ra quyết định và những công việc nào cần sự quyết định của chủ quán. Từ đó, người quản lý sẽ có bản mô tả công việc chi tiết, quy trình làm việc cụ thể và chỉ cần áp dụng vào thực tế công việc. 

Vị trí nhân viên phục vụ quán cafe 

Nhân viên phục vụ quán là một trong những vị trí quan trọng nhất trong quán cafe. Đây là vị trí trực tiếp tiếp xúc, phục vụ khách hàng, vì vậy đòi hỏi nhiều kỹ năng quan trọng. Nhân viên phục vụ cần có kỹ năng giao tiếp cơ bản, nhiều quán cafe còn đòi hỏi tiếng anh giao tiếp. Ngoài ra, nhân viên phục vụ cần giữ thái độ vui vẻ, niềm nở với khách hàng, tác phong phục vụ nhanh nhẹn, khéo léo, không để khách khó chịu. 

Chủ quán cần đề ra các tiêu chí khi tuyển dụng nhân viên phục vụ, không thể tuyển bừa những nhân viên không có kinh nghiệm, thậm chí không có tố chất và khó đào tạo. Tiếp đến, chủ quán đưa ra lộ trình đào tạo các kỹ năng, nghiệp vụ cho nhân viên. Bên cạnh đó, hãy xây dựng bản mô tả công việc, nội quy quán quy định quy tắc ứng xử, làm việc giữa khách hàng và nhân viên phục vụ sao cho hiệu quả. 

Khi làm việc, nhân viên phục vụ cần mặc đồng phục, đầu tóc gọn gàng, đi giày, quần áo sạch sẽ, không để móng tay quá dài, luôn nở nụ cười khi khách tới và ra về. Bạn cũng cần xây dựng chế độ lương thưởng rõ ràng, lộ trình thăng tiến đầy đủ cho nhân viên để tạo động lực làm việc cho họ. 

cach-quan-ly-nhan-vien-quan-cafe-vi-tri-phuc-vu
Cách quản lý nhân viên quán cafe vị trí phục vụ

>> Xem thêm: Cách quản lý quán cafe hiệu quả 

Cách quản lý nhân viên quán cafe – Vị trí nhân viên pha chế 

Nhân viên pha chế hay còn gọi là Barista hoặc nhân viên pha chế rượu Bartender là những người tạo nên thức uống thơm ngon để phục vụ khách hàng. Vị trí này sẽ quyết định chất lượng đồ uống có ngon không, khách hàng có hài lòng và giữ chân được khách hàng hay không. 

Nhân viên pha chế cũng giống như những người nghệ sĩ, đôi khi họ làm việc theo cảm hứng và đam mê để sáng tạo nên những thức uống chất lượng. Do đó, bạn không nên kiểm soát họ 24/24. Bạn có thể thay bằng cách lắp camera trong quầy pha chế để xem cách thức họ làm việc, định lượng đồ uống, quy trình pha chế. 

Quán cafe cũng nên xây dựng bộ công thức pha chế như một tài liệu nội bộ, vừa giúp quản lý được chất lượng đồ uống, quá trình làm việc của nhân viên pha chế, vừa như một tài liệu để đào tạo nhân viên mới. 

Ngoài ra, tiêu chí lựa chọn nhân viên pha chế phải là những người có kinh nghiệm, đã có sản phẩm chất lượng, tính tình cẩn thận, kỹ lưỡng và đảm bảo sạch sẽ bởi đồ uống phải đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là vị trí quan trọng nên người quản lý hoặc chủ quán cần ưu tiên tuyển dụng kỹ càng, ưu tiên những người định hướng gắn bó lâu dài với quán, tránh việc nghỉ việc rồi đổi nhân viên liên tục, ảnh hưởng tới chất lượng đồ uống, công việc của quán. 

quan-ly-nhan-vien-pha-che
Cách quản lý nhân viên quán cà phê vị trí pha chế

Vị trí nhân viên order 

Nhân viên order là người tiếp nhận các yêu cầu gọi đồ, là người tiếp xúc với khách hàng đầu tiên. Các kỹ năng cần có của nhân viên order là khả năng ghi nhớ tốt, tương tác với khách hàng, biết cách tư vấn khách chọn món, giải quyết thắc mắc của khách hàng. Nhân viên order cũng cần có khả năng giải quyết vấn đề, hỗ trợ khách hàng khi cần thiết.

Hiện nay tại nhiều quán cafe đã sử dụng các phần mềm giúp order dễ dàng, chính xác bằng ipad, điện thoại, vì thế nhân viên order cần có khả năng sử dụng công nghệ, giúp khách hàng gọi món nhanh chóng. 

quan-ly-nhan-vien-order
Quản lý nhân viên order quán cafe

Cách quản lý nhân viên quán cafe – Vị trí bảo vệ quán cafe 

Đừng xem nhẹ vị trí tưởng chừng không quan trọng này trong quán cafe. Nhiều khách hàng  vì không ưng ý bởi thái độ của nhân viên bảo vệ mà không quay lại quán lần hai. Nhân viên bảo vệ quán cafe cần làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ khách hàng dắt xe, bảo quản xe cộ, tài sản của khách hàng, luôn niềm nở và nhiệt tình. 

Là chủ quán, bạn nên chọn những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, đã có kinh nghiệm, có thể chọn những người của các công ty bảo vệ, họ đã được đào tạo và nắm được quy trình làm việc, thái độ tốt. 

quan-ly-nhan-vien-bao-ve
Cách quản lý nhân viên quán cafe vị trí bảo vệ

Bộ 3 quy tắc chủ quán cần nắm trong cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả

Quy tắc tính lương thưởng cho nhân viên 

Chế độ đãi ngộ, lương thưởng là một trong những yếu tố tác động lớn tới hiệu quả làm việc của nhân viên. Chủ quán cần chọn cho mình cách tính lương hợp lý, công bằng cho tất cả các vị trí, làm hài lòng từng nhân viên. Bạn nên dùng máy chấm công để hỗ trợ quá trình tính lương. 

Máy chấm công có độ chính xác cao, tính được thời gian nhân viên làm việc, ra về so với chấm công thủ công. Bên cạnh đó, máy chấm công cũng giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí thuê một nhân sự chấm công, đồng thời khiến nhân viên chủ động hơn, nghiêm túc về thời gian làm việc. 

Ngoài ra, bạn nên đề xuất cách tính lương. Ví dụ với nhân viên fulltime sẽ có lương cứng, theo thỏa thuận kinh nghiệm của từng vị trí. Vị trí nhân viên partime sẽ tính theo giờ. Nhân viên fulltime sẽ có mức lương theo từng vị trí. 

Ví dụ: 

  • Vị trí quản lý: Có mức lương dao động từ 8 – 15 triệu, kinh nghiệm 1 – 2 năm hưởng mức lương 8 – 9 triệu, kinh nghiệm 3 – 4 năm lương 10 – 12 triệu, từ 5 năm có mức lương 15 triệu trở lên. Ngoài ra còn có lương theo KPI, hoa hồng của quán 
  • Vị trí nhân viên phục vụ fulltime: Mức lương 5 triệu (từ 0 – 1 năm kinh nghiệm), mức lương 6 – 7 triệu (từ 1 – 2 năm kinh nghiệm), từ 8 triệu trở lên (kinh nghiệm từ 2 năm trở lên). Ngoài ra còn có mức thưởng theo hiệu quả làm việc. 
  • Nhân viên Partime: Tính lương từ 16,000 – 25,000đ/giờ, thưởng theo hiệu quả công việc. 

Ngoài ra bạn nên giữ lương nhân viên từ 1 – 2 tuần để phòng bị khi nhân viên nghỉ đột xuất. Bạn cũng xây dựng mức phạt khi nhân viên vi phạm các quy định của quán như đi muộn, nghỉ không báo trước, làm hỏng, mất tài sản của quán, thái độ không chuẩn mức với khách,…. 

quy-tac-trong-cach-quan-ly-nhan-vien-quan-cafe
Quy tắc trong cách quản lý nhân viên quán cafe

Quy tắc đào tạo nhân viên 

Bạn nên tạo bản mô tả, lộ trình công việc giúp nhân viên tiến bộ, thăng tiến trong công việc. Bất kỳ nhân viên nào khi vào làm đều được đào tạo, điều này thể hiện được sự chuyên nghiệp của quán và giúp nhân viên làm việc hiệu quả, gắn bó với quán của bạn hơn. Chương trình đào tạo nên được xây dựng rõ ràng, quy củ, chuyên nghiệp.

>> Xem thêm: Mẫu nội quy nhân viên quán cafe đầy đủ nhất

Cách quản lý nhân viên quán cafe – Tạo môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên 

Môi trường làm việc lý tưởng giúp nhân viên làm việc thoải mái, thỏa sức sáng tạo và phát triển. Bạn nên xây dựng các quy tắc quy định chung, xây dựng chế độ đãi ngộ tốt, lộ trình thăng tiến rõ ràng sẽ giúp nhân viên gắn bó với quán. 

Ví dụ nhân viên làm việc từ 3 – 6 tháng fulltime sẽ được đóng bảo hiểm, đạt KPI sẽ được thưởng theo từng mức, hàng tháng có vinh danh nhân viên xuất sắc, nhân viên làm việc từ 2 năm và đạt thành tích tốt được thăng chức làm quản lý, tăng lương,…. 

Cách quản lý nhân viên quán cafe là công việc quan trọng, góp phần tạo nên thành công cho mô hình kinh doanh của bạn. Vì vậy, hãy dành thời gian để xây dựng bộ quy tắc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự của mình. 

FAQ 

Ngoài những vị trí trên, một quán cafe còn có thể có các vị trí nào khác? 

Tùy vào mô hình kinh doanh, quán cafe còn có một số vị trí khác như: Thu ngân, nhân viên kế toán, nhân viên kho,… 

Một số cách để quản lý quán cafe hiệu quả là gì? 

Bạn có thể áp dụng các cách sau: Thuê nhân viên quản lý chuỗi cafe, sử dụng phần mềm quản lý quán cafe,…