Lập kế hoạch và quản lý dự án là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện để hoạt động kinh doanh được diễn thuận lợi mà không bị gián đoạn. Tuy nhiên tại một số cơ sở/ công ty vẫn thường xuyên xảy ra kiểu làm việc không có sự gắn kết, “mệnh ai nấy làm”, kể cả khi làm việc theo nhóm. Vì vậy phần đông các nhân viên ít kinh nghiệm và không có trình độ cao thiếu các kỹ năng về lập tiến độ, khó giải quyết các vấn đề sâu xa trong nội tại và không giải quyết được phạm vi công việc được giao.  Do đó, để có một dự án thành công thì đông đảo doanh nghiệp đã lựa chọn và ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý dự án. Vậy phần mềm quản lý dự án là gì, hiệu quả mang ra làm sao? Tất cả sẽ được bePOS chia sẻ trong bài viết dưới đây!

Phan-mem-quan-ly-du-an
Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là công cụ hỗ trợ toàn diện cho mọi yêu cầu của dự án. Phần mềm được tạo bởi các chương trình đã thiết lập sẵn nhằm quản lý toàn bộ mọi hoạt động và tiến độ của mỗi cá nhân, nhóm, các phòng ban chức năng… giúp các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ mọi công đoạn làm việc ngay từ bước ban đầu. Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ quy trình dự án trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bằng cách cung cấp các tính năng làm việc như: lập kế hoạch kinh doanh, theo dõi lịch trình, quản lý tiến độ và lưu trữ thông tin dữ liệu.

Phan-mem-quan-ly-du-an-la-gi
Phần mềm quản lý dự án là gì

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án

Một phần mềm quản lý dự án tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích và giá trị to lớn cho doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở hiệu quả kinh tế và còn hình thành một bộ quy chuẩn và tinh thần làm việc tự giác cho nhân sự tại cơ sở. Đó là: 

  • Giúp quản lý chi tiết và toàn diện tiến độ làm việc của một hay nhiều dự án trên một hệ thống duy nhất, tăng sự linh hoạt và giảm thiểu tình trạng bị chống chéo, mất thông tin báo cáo
  • Giúp nhân viên nắm bắt được mọi công việc đã giao, chủ động lên kế hoạch kinh doanh và đảm bảo được tiến độ dự án
  • Hình thành một quy trình làm việc thống nhất, gắn kết tinh thần giữa các thành viên trong dự án hoặc từng bộ phận, dễ dàng chuyển và tiếp nhận thông tin mà không bị gián đoạn, tự động hóa công đoạn nhận/ giao việc.
  • Giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực làm việc và thành tích đạt được của nhân viên để có giải pháp khen thưởng, tăng lương kịp thời, phù hợp.
  • Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí dự án kinh doanh nhờ lên kế hoạch chi tiết, đo lường chính xác và giám sát liên tục khi thực hiện.
Loi-ich-cua-phan-mem-quan-ly-du-an
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý dự án

Các phần mềm quản lý các dự án chuyên nghiệp cần đáp ứng được những yêu cầu gì?

Nhờ những lợi ích to lớn mà phần mềm quản lý rủi ro dự án mang lại mà nhu cầu sử dụng, đầu tư các công cụ quản lý dự án ngày một tăng cao. Rất nhiều phần mềm được ra mắt trên thị trường với đa dạng các tính năng chuyên dụng và mở rộng, đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hoạt động quản lý dự án được vận hành hiệu quả và nhanh chóng hơn thì các doanh cần phải tham khảo và đánh giá toàn diện cách sử dụng phần mềm quản lý tiến độ công việc một cách chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp công tác quản lý diễn ra linh hoạt, hiệu quả hơn mà còn giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có, đảm bảo yêu cầu bảo mật cao.

Yêu cầu của phần mềm quản lý dự án đối với lãnh đạo

  • Tối ưu hóa thời gian lập kế hoạch, quản lý tiến độ dự án
  • Chủ động điều phối nhân sự/ phòng ban làm việc, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong dự án.
  • Theo dõi chặt chẽ, giám sát tiến độ làm việc của dự án nhanh chóng, tức thời
  • Bám sát mọi quy trình làm việc, dễ dàng kiểm tra và đánh giá năng suất làm việc của mỗi cá nhân.
  • Dễ dàng điều chỉnh và thay đổi thông tin phù hợp với điều kiện thực tế
  • Nhanh chóng truyền đạt thông tin, trao đổi công việc và dữ liệu giữa các thành viên trong dự án trên một hệ thống chung.

Những yêu cầu đối với nhân viên

  • Dễ dàng lập kế hoạch tiến độ công việc cá nhân bằng các công cụ hỗ trợ sẵn trên phần mềm quản lý dự án, thống nhất quy trình làm việc và đảm bảo tiến độ dự án mà không bỏ sót nhiệm vụ.
  • Tiếp nhận thông tin nhanh chóng và dễ dàng khi có thay đổi từ phía quản lý để kịp thời điều chỉnh.
  • Trao đổi liên tục, phối hợp nhịp nhàng giữa các cộng sự khi teamwork.
  • Toàn bộ báo cáo, cập nhật tiến độ, đánh giá kết quả, thời gian hoàn thiện,… được lưu chi tiết trên hệ thống chung
  • Phần mềm quản lý tiến độ công việc sẽ hỗ trợ sắp xếp và phân bổ nguồn lực hợp lý tùy theo mức độ quan trọng của công việc được giao.
Yeu-cau-doi-voi-phan-mem-quan-ly-du-an
Những yêu cầu cần đáp ứng của phần mềm quản lý dự án

Top 5 phần mềm các quản lý dự án tốt nhất 2021

Trello – phần mềm quản lý dự án miễn phí

Phần mềm quản lý dự án miễn phí Trello là công cụ quen thuộc và được sử dụng phổ biến nhất trên nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam. Đây là một phần mềm quản lý dự án online chuyên nghiệp, hiệu quả và tối ưu hóa nhất hiện nay. Trello không chỉ giúp bạn quản lý rủi ro dự án một cách chi tiết nhất, mà còn tổ chức hoạt động dễ dàng, linh hoạt và tối ưu trên mọi phương diện vận hành từ đơn giản đến dễ dàng bằng phương thức Agile. Do đó mà Trello luôn được hàng triệu khách hàng tin tưởng sử dụng, đặc biệt là ông trùm mạng xã hội Google. Trello có các chức năng chính sau: 

  • Thêm hoặc bớt nhân sự dễ dàng, nhanh chóng
  • Cho phép đánh giá, nhận xét từng tiến độ dự án, đính kèm tài liệu công việc quan trọng.
  • Tag tên người thực hiện nhằm theo dõi, nhắc nhở và đánh giá chất lượng làm việc
  • Có đầy đủ phiên bản tải về trên các thiết bị di động: IOS, Android, Window,…
  • Là phần mềm quản lý dự án miễn phí, hỗ trợ đầy đủ các tiện ích cho người dùng
Phan-mem-quan-ly-du-an-Trello
Trello

Faceworks

Faceworks là một trong những giải pháp quản lý rủi ro dự án tốt nhất mà các doanh nghiệp luôn tin dùng. Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ công việc Faceworks, người dùng có thể lập kế hoạch chi tiết, thực hiện nhiều thao tác phức tạp (lập bảng biểu, tạo lập dữ liệu chung…), tiết kiệm nhiều thời gian và công sức làm việc. Ngoài ra, Faceworks còn hỗ trợ phân cấp các mức độ ưu tiên của dự án, cân bằng công việc, tránh bị chồng chéo, tự động cảnh báo deadline giúp cho người dùng luôn hoàn thiện nhiệm vụ đúng tiến độ. Faceworks có các tính năng chính sau:

  • Hỗ trợ tạo list công việc, chỉ định thời gian hoàn thành dự án
  • Tính năng bảng tin: giúp cập nhật các báo cáo, thông tin thay đổi nhanh chóng, kịp thời
  • Lên lịch trình cho các nhiệm vụ cần ưu tiên
  • Tạo group chat trao đổi công việc giữa các thành viên
  • Đính kèm tài liệu quan trọng
Phan-mem-quan-ly-du-an-Faceworks
Faceworks

Basecamp – phần mềm quản lý hồ sơ dự án

Nói đến các phần mềm quản lý hồ sơ dự án thì không thể không nhắc đến Basecamp. Đây là phần mềm quản lý các dự án thông dụng dành cho các nhà đầu tư, giúp bạn quản lý từ xa mọi công việc, xử lý phân công nhiệm vụ và nâng cao năng suất làm việc trong nhóm/ ban ngành. Mục tiêu của Basecamp chính là hỗ trợ người dùng có theo dõi và đánh giá công việc một cách tiện lợi và thông minh nhất, tiết kiệm chi phí và nguồn lực bỏ ra. Một số tính năng mà Basecamp cung gấp: 

  • Quản lý các dự án một cách tập trung nhất, dễ dàng nhất
  • Quản lý dự án theo các nhiều dạng (dạng ô, dang lưới, dạng biểu đồ, danh sách…) nhằm hỗ trợ đưa ra các thông tin trực quan và chính xác nhất.
  • Đầy đủ các tính năng giao, nhận, theo dõi và nhận xét tiến tiến độ dự án
Phan-mem-quan-ly-du-an-Basecamp
Basecamp – phần mềm quản lý hồ sơ dự án

MyXTeam 

Công cụ quản lý dự án MyXTeam là thương hiệu “làm mưa làm gió” trên thị trường phần mềm hỗ trợ công việc hiện nay. Đây là phần mềm đã xuất hiện trên chương trình SharkTank nổi tiếng tại Việt Nam và được dự đoán có thể thay thế vị trí của Trello trong tương lai. Thực tế, MyXTeam được rất nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng nhờ nền tảng giao tiếp chuyên nghiệp và quản lý dự án online bằng sự hội của Cloud, Mobile va Social. Hệ thống này hiện đã được xây dựng và đồng bộ hóa trên mọi nền tảng xã hội như: IOS, Android, Window, Web App – nhằm tạo điều kiện sử dụng tốt nhất cho khách hàng. Các chức năng chính của MyXTeam:

  • Hệ thống báo cáo được chia nhỏ thành các đầu mục chi tiết, dễ dàng theo dõi và quản lý các khối lượng công việc 
  • Thiết lập quy trình làm việc theo dạng Worklow, hạn chế tình trạng chồng chéo và không thống nhất giữa các công việc
  • Phần quyền hợp lý cho nhân sự trong dự án 
  • Đầy đủ các chức năng tạo lập và theo theo dõi tiến độ công việc 
Phan-mem-quan-ly-du-an-MyXTeam
MyXTeam

Mona PMS 

Phần mềm Mona PMS là công cụ quản lý dự án toàn diện và thông minh nhất, được phát triển tương thích với mọi quy mô và mô hình kinh doanh, dễ dàng làm việc đa dạng các dự án trên nhiều lĩnh vực khác nhau. Đây là phần mềm dự án thuần Việt, phù hợp với mọi môi trường hoạt động, đáp ứng các nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp trong việc quản lý tiến độ dự án. Mona PMS có đội ngũ nhân viên lập trình chuyên nghiệp và có khả năng tích hợp nhiều nhiều công cự hỗ trợ tiện ích khác như: email, Files, Docs, Tickets,… Một số chức năng chính của Mona PMS được kể đến là: 

  • Đáp ứng nhiều tính năng cho việc hoạch định và lên phương án cho công việc một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng
  • Cung cấp các biểu đồ phân tích chiến lược cho dự án
  • Theo dõi và nhắc nhở các thành viên bám sát tiến trình làm việc, hoàn thiện đầu mục
  • Có thể trao đổi 2 chiều giữa người dùng và nhà cung cấp
Phan-mem-quan-ly-du-an-Mona-PMS
Mona PMS

TỔNG KẾT

Trên đây là những thông tin quan trọng về phần mềm quản lý dự án mà bePOS muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng rằng, qua bài viết trên, các bạn sẽ đưa ra được những lựa chọn, giải pháp và đánh giá khách quan nhất cho phần mềm quản lý các dự án, phù hợp với công việc kinh doanh và phát triển thị trường. Chúc các bạn thành công!

FAQ

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là công cụ hỗ trợ toàn diện cho mọi yêu cầu của dự án. Phần mềm được tạo bởi các chương trình đã thiết lập sẵn nhằm quản lý toàn bộ mọi hoạt động và tiến độ của mỗi cá nhân, nhóm, các phòng ban chức năng… giúp các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ mọi công đoạn làm việc ngay từ bước ban đầu.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý dự án online không?

Câu trả lời là Có. Vì không phải người quản lý nào cũng có thể theo dõi và giám sát chi tiết nhất từng công đoạn triển khai, không thể đánh giá sát sao năng suất làm việc của mỗi nhân viên; giải quyết các vấn đề từ xa. Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý dự án online lại giải pháp hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp

Bài viết liên quan

Kinh doanh nhà hàng nhượng quyền: không khó nhưng đầy thách thức

+20 More

Hướng dẫn cách viết content marketing thu hút với 11 chiến thuật đột phá

+20 More
Quản lý doanh nghiêp
-
28 Tháng Tám, 2021

Ship COD và những điều quan trọng cần biết!    

Ship COD và những điều quan trọng cần biết!    

+20 More

Tất tần tật những thông tin về Customer Service mới nhất 2021

+20 More

Thôi miên người đọc bằng Email bán hàng chuyên nghiệp

+20 More

Tìm hiểu về file quản lý khách hàng bằng excel chuyên nghiệp cho cửa hàng, doanh nghiệp

+20 More

Inside Sales là gì? – Tìm hiểu chiến lược bán hàng hiệu quả mùa Covid

+20 More

Tích điểm khách hàng – Bí quyết giữ chân khách hàng cũ hiệu quả

+20 More

Bí quyết mở quán bún đậu mắm tôm “chiều lòng” các thực khách

+20 More

Cách xây dựng kịch bản telesale hấp dẫn thu về triệu đơn cho doanh nghiệp 2022

+20 More