Blog Tháng Mười 10, 2022

[MỚI] QA là gì? Vai trò, chức năng của phòng QA trong doanh nghiệp

QA là cụm từ được sử dụng rất nhiều tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu bản chất của thuật ngữ trên đặc biệt là những người mới tìm hiểu. Vậy QA là gì? QA và QC có giống nhau không? Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức quan trọng nhất về lĩnh vực này. Hãy theo dõi cùng bePOS nhé!

QA là gì?

QA, viết tắt của Quality Assurance, là thuật ngữ rất phổ biến trong ngành sản xuất và ngành dịch vụ, dùng để chỉ hoạt động đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm. Hiểu đơn giản, một sản phẩm do doanh nghiệp làm ra phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn nhất định, thì mới được đưa đến tay người tiêu dùng. 

Nhiều người nhìn nhận QA như một lời hứa với khách hàng và các nhà đầu tư, rằng sản phẩm sẽ ngày càng đạt chất lượng tốt hơn. Thông qua QA, trải nghiệm sử dụng sản phẩm được nâng cao, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, nhờ đó các chỉ số tài chính như doanh thu của doanh nghiệp cũng được cải thiện. 

qa-la-gi

Nhiều người chưa hiểu rõ bản chất của QA là gì?

Chức năng, nhiệm vụ của phòng QA

Vậy trong thức tế, QA là làm gì, có những công việc cụ thể nào? Để đạt được mục tiêu đề ra, phòng QA phải thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng như sau:

  • Xây dựng quy trình phát triển sản phẩm: Khi doanh nghiệp có dự án, hoặc dự định ra mắt sản phẩm mới, nhân viên QA sẽ phải xây dựng một quy trình phát triển sản phẩm phù hợp. Quy trình này có thể dựa theo quy trình sẵn có của doanh nghiệp, hoặc tự nghiên cứu, sáng tạo và đề xuất. 
  • Hướng dẫn các phòng ban liên quan thực hiện theo quy trình: Một sản phẩm chất lượng cao không chỉ phụ thuộc vào nhân viên QA, mà còn là sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả các bộ phận doanh nghiệp. Để đạt được điều này, nhân viên QA sẽ xây dựng các tài liệu hướng dẫn cụ thể cho các bên liên quan, nhằm đảm bảo quy trình đã đề ra.
  • Kiểm tra việc tuân thủ quy trình: Nhân viên QA phải có những đánh giá khách quan về kết quả làm việc của các bên xem đã đúng quy trình chưa. 
  • Điều chỉnh quy trình nâng cao chất lượng: Trong một số trường hợp, bộ phận QA phải thay đổi, điều chỉnh quy trình, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hoặc từ chính nhu cầu của doanh nghiệp. 

qa-quan-trong-trong-doanh-nghiep

QA có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp

Sự khác nhau giữa QA và QC

Đây là hai thuật ngữ gây ra rất nhiều nhầm lẫn cho những người mới tìm hiểu. QC, viết tắt của Quality Control, tức là kiểm soát chất lượng. Hiểu đơn giản, QC là khâu cuối cùng trong quy trình quản lý chất lượng, với nhiệm vụ là kiểm tra sản phẩm lần cuối trước khi đưa ra thị trường. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt sự khác nhau giữa QA và QC chi tiết nhất.

Tiêu chí QA QC
Điểm giống
  • Cả 2 đều có chung mục đích là đảm bảo sản phẩm đầu ra chất lượng cao.
  • Cả 2 đều thuộc lĩnh vực quản lý chất lượng.
Quy trình và sản phẩm QA hướng đến quy trình hơn so với QC. QC hướng đến kết quả sản phẩm cuối cùng hơn là quy trình.
Chủ động và bị động QA bao gồm việc thiết kế quy trình một cách chủ động. Cứ mỗi lần áp dụng quy trình này, sản phẩm đầu ra sẽ đạt chất lượng cao. QC kiểm tra sản phẩm cuối và phản ứng kịp thời với các lỗi có thể xảy ra, giải quyết nhanh trước khi sản phẩm được đưa đến tay khách hàng. 
Thời điểm QA đi theo toàn bộ quá trình phát triển sản phẩm. QC chỉ được thực hiện ở giai đoạn cuối, khi sản phẩm đã được hoàn thành và chuẩn bị đưa ra thị trường. 
Ngăn chặn lỗi QA xây dựng quy trình để đảm bảo sản phẩm không có lỗi. QC kiểm tra lại và xử lý các lỗi còn tồn tại.
Hoạt động đồng bộ QA đòi hỏi phải có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban khác nhau trong cùng doanh nghiệp. QC nhìn chung là nhiệm vụ của một số cá nhân trong giai đoạn cuối cùng, ít mang tính phối hợp phòng ban hơn so với QA. 

Quy trình đảm bảo chất lượng

Để hiểu rõ hơn QA là gì, bạn cần tìm hiểu về quy trình thực hiện các công việc bảo đảm chất lượng. Một quy trình QA về cơ bản sẽ bao gồm các bước như sau:

  • Bước 1: Lên kế hoạch QA. Bộ phận QA lập kế hoạch, bao gồm mục tiêu và quy trình cần thiết để cho ra sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng tốt nhất.
  • Bước 2: Thực hiện kế hoạch QA đã đề ra. Đây là giai đoạn rất quan trọng trong công việc của QA. Các phòng ban liên quan phải thực hiện theo quy trình bộ phận QA đã xây dựng, dựa trên các bản hướng dẫn chi tiết.
  • Bước 3: Kiểm tra tuân thủ quy trình. Bộ phận QA giám sát các phòng ban khác thực hiện theo đúng hướng dẫn.
  • Bước 4: Thực hiện các hành động cần thiết. Bộ phận QA có thể điều chỉnh, thay đổi, hoặc đưa ra các hành động cần thiết khác để cải tiến quy trình, nhằm tối ưu chất lượng sản phẩm. 

ke-hoach-quan-trong-trong-quy-trinh-dam-bao-chat-luong

Lên kế hoạch là bước quan trọng trong quy trình đảm bảo chất lượng

Yêu cầu đối với một nhân viên QA là gì? 

Quản lý chất lượng sản phẩm là công việc quan trọng và có độ phức tạp không nhỏ. Vậy để thực hiện nhiệm vụ này, những tố chất cần có của một nhân viên QA là gì? Đó chính là:

  • Khả năng giao tiếp tốt: Nhân viên QA phải truyền đạt, hướng dẫn các phòng ban khác thực hiện theo quy trình đề ra. Tuy nhiên, những quy trình này khá phức tạp. Vì vậy, nếu nhân viên QA không có khả năng giao tiếp tốt thì hiệu quả công việc sẽ không cao.
  • Kỹ năng làm việc với số liệu: Các thông tin liên quan đến sản phẩm có thể được thể hiện thông qua những con số. Để đọc được vấn đề từ những thông tin này, nhân viên QA cần có kỹ năng phân tích số liệu.
  • Kỹ năng tư duy Logic, làm việc với hệ thống: QA là công việc có tính chất kỹ thuật cao. Do đó, nhân viên QA cần có tư duy Logic, nhanh nhạy với hệ thống để nắm bắt vấn đề. 
  • Có kiến thức sâu về sản phẩm: Mục tiêu cuối là sản phẩm có chất lượng tốt, nên nhân viên QA cần có am hiểu sâu rộng về sản phẩm, lĩnh vực đang làm.
  • Khả năng quan sát tốt, tỉ mỉ: QA cần quan sát vấn đề một cách tỉ mỉ để nhận ra rủi ro. Đôi khi, chỉ một lỗi kỹ thuật dù rất nhỏ, nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến sản phẩm đầu ra.
  • Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Hoạt động QA sẽ đi theo toàn bộ quá trình phát triển sản phẩm. Vì vậy, nhân viên QA phải biết cách sắp xếp công việc, để đảm bảo quá trình này diễn ra trơn tru. 

nhan-vien-qa-tu-duy-logic-quan-ly-cong-viec

Nhân viên QA cần tư duy Logic để quản lý công việc

Chuyển đổi số để nâng cao hiệu suất của QA trong doanh nghiệp

Việc số hóa quy trình QA đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp, như là nâng cao độ chính xác và độ bảo mật của dữ liệu, tăng tốc độ truyền dữ liệu. Ví dụ, trước kia, nhân viên QA phải mất thời gian liên lạc với các phòng ban khác để thực hiện công việc. Nhờ áp dụng công nghệ, những thông tin này được đưa lên nền tảng chung thống nhất, đẩy nhanh tốc độ giao tiếp giữa các bên liên quan.  

QA Power của bePOS là một trong những phần mềm quản lý chất lượng có uy tín hàng đầu tại Việt Nam. bePOS được thành lập vào năm 2016, bởi hai kỹ sư máy tính có chuyên môn cao tại Australia. Với QA Power, doanh nghiệp có thể tăng gấp 10 lần hiệu suất quản lý chất lượng trong hoạt động kinh doanh, dịch vụ, cụ thể như:

  • QA Power tổng hợp mọi dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, giúp tất cả các bên liên quan có thể theo dõi và cập nhật thông tin một cách chính xác và nhanh chóng.
  • Ban giám đốc, nhà quản lý có thể dễ dàng phân quyền nhân sự trên QA Power, đồng thời đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
  • Phần mềm giúp đẩy nhanh tốc độ liên lạc giữa các bên. Ví dụ, nhân viên QA đưa thông tin, hình ảnh lên App từ xa và Ban giám đốc có thể nhận được ngay.
  • QA Power giúp nhân viên lên báo cáo tự động trên hệ thống chung. Cấp trên có thể nhận các báo cáo này rất nhanh chóng, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời. 

phan-mem-qa-duoc-nhieu-doanh-nghiep-chon

Phần mềm QA được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Trên đây, bePOS đã giúp bạn giải đáp câu hỏi QA là gì, QC và QA khác nhau như thế nào? Đảm bảo chất lượng là công việc không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào hoạt động trong ngành sản xuất, dịch vụ. Chính vì vậy, nhà quản trị cần nghiên cứu kỹ, nâng cao hiệu quả hoạt động QA, từ đó cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ trước khách hàng. 

FAQ

Trong ngành F&B, QA là làm gì? Nhà hàng ăn uống có cần QA không? 

QA ngành thực phẩm là lĩnh vực rất được quan tâm. Mục tiêu của QA thực phẩm là nhằm đảm bảo các sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn với sức khỏe người tiêu dùng. Chính vì vậy, hiện nay, các chuỗi nhà hàng F&B uy tín đều chú trọng hoạt động này, đặc biệt là sử dụng phần mềm QA. 

Những lợi ích của QA là gì?

Một quy trình QA tốt giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, tối ưu hiệu quả làm việc. Sản phẩm đầu ra tốt, đồng nghĩa với việc giành được thiện cảm của người dùng, từ đó tăng cao doanh thu. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để định giá sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.