[MỚI] QA là gì? Vai trò, chức năng của phòng QA trong doanh nghiệp

QA là cụm từ được sử dụng rất nhiều tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu bản chất của thuật ngữ trên đặc biệt là những người mới tìm hiểu. Vậy QA là gì? QA và QC có giống nhau không? Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức quan trọng nhất về lĩnh vực này. Hãy theo dõi cùng bePOS nhé!

QA là gì?

QA, viết tắt của Quality Assurance, là thuật ngữ rất phổ biến trong ngành sản xuất và ngành dịch vụ, dùng để chỉ hoạt động đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm. Hiểu đơn giản, một sản phẩm do doanh nghiệp làm ra phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn nhất định, thì mới được đưa đến tay người tiêu dùng. 

Nhiều người nhìn nhận QA như một lời hứa với khách hàng và các nhà đầu tư, rằng sản phẩm sẽ ngày càng đạt chất lượng tốt hơn. Thông qua QA, trải nghiệm sử dụng sản phẩm được nâng cao, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, nhờ đó các chỉ số tài chính như doanh thu của doanh nghiệp cũng được cải thiện. 

Chức năng, nhiệm vụ của phòng QA

Vậy trong thức tế, QA là làm gì, có những công việc cụ thể nào? Để đạt được mục tiêu đề ra, phòng QA phải thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng như sau:

• Xây dựng quy trình phát triển sản phẩm: Khi doanh nghiệp có dự án, hoặc dự định ra mắt sản phẩm mới, nhân viên QA sẽ phải xây dựng một quy trình phát triển sản phẩm phù hợp. Quy trình này có thể dựa theo quy trình sẵn có của doanh nghiệp, hoặc tự nghiên cứu, sáng tạo và đề xuất. 
• Hướng dẫn các phòng ban liên quan thực hiện theo quy trình: Một sản phẩm chất lượng cao không chỉ phụ thuộc vào nhân viên QA, mà còn là sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả các bộ phận doanh nghiệp. Để đạt được điều này, nhân viên QA sẽ xây dựng các tài liệu hướng dẫn cụ thể cho các bên liên quan, nhằm đảm bảo quy trình đã đề ra.
• Kiểm tra việc tuân thủ quy trình: Nhân viên QA phải có những đánh giá khách quan về kết quả làm việc của các bên xem đã đúng quy trình chưa. 
• Điều chỉnh quy trình nâng cao chất lượng: Trong một số trường hợp, bộ phận QA phải thay đổi, điều chỉnh quy trình, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hoặc từ chính nhu cầu của doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Ứng dụng kỹ thuật bước đi số 8 trong quản lý chất lượng nhà hàng

Mô tả công việc của một nhân viên QA chuyên nghiệp

Sau khi đã biết được phòng QA là gì, và có những nhiệm vụ chính nào, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc vậy thì công việc QA mà một nhân viên sẽ làm gồm những đầu việc nào. Cùng bePOS tìm hiểu những công việc mà một QA chuyên nghiệp sẽ phụ trách dưới đây:

• Thiết lập và xây dựng quy trình: Tạo và phát triển các quy trình liên quan đến quản lý chất lượng, bảo đảm sự hiểu biết và tuân thủ từ mọi bộ phận trong công ty. Xây dựng sổ tay và tài liệu hướng dẫn về các quy trình, tiêu chuẩn chất lượng, đồng thời đảm bảo tính khả thi và thực tế của chúng.
• Đề xuất và triển khai áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế: Áp dụng và triển khai các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 và các tiêu chuẩn khác vào hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên QA cũng cần đảm bảo rằng mọi quy trình đều tuân thủ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
• Đề xuất quy trình phát triển sản phẩm: Tư vấn và đề xuất các quy trình phát triển sản phẩm phù hợp với từng dự án và đáp ứng đúng các yêu cầu cụ thể.
• Đánh giá nội bộ và điều chỉnh quy trình phù hợp: Thực hiện đánh giá nội bộ hàng năm về hoạt động quản lý chất lượng, từ đó đề xuất và thực hiện điều chỉnh quy trình để nâng cao hiệu suất và chất lượng.
• Đánh giá chất lượng của các đối tác cung ứng: Đánh giá chất lượng của các nhà cung cấp và nhà thầu, đảm bảo rằng mọi đối tác tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và đưa ra các biện pháp cần thiết nếu có sự không tuân thủ từ phía đối tác.
• Đào tạo và hướng dẫn về QA: Tổ chức các buổi đào tạo, chia sẻ kiến thức cho các bộ phận liên quan trong việc triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng. Hướng dẫn các nhân viên về cách áp dụng tiêu chuẩn chất lượng vào công việc hàng ngày.
• Thông thạo các công cụ và hệ thống chuyên môn: Để có thể hoàn thành tốt các công việc QA, nhân viên QA chuyên nghiệp cũng cần là người thông thạo việc sử dụng các công cụ và hệ thống quản lý chất lượng như 7 công cụ thống kê, 7 nguyên tắc quản lý chất lượng và hệ thống QMS để giám sát và đánh giá chất lượng.

Nhìn vào bản mô tả công việc QA trên, có thể thấy nhân viên QA chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi quy trình và sản phẩm đều đáp ứng các tiêu chuẩn cao về chất lượng của doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa QA và QC

Đây là hai thuật ngữ gây ra rất nhiều nhầm lẫn cho những người mới tìm hiểu. QC, viết tắt của Quality Control, tức là kiểm soát chất lượng. Hiểu đơn giản, QC là khâu cuối cùng trong quy trình quản lý chất lượng, với nhiệm vụ là kiểm tra sản phẩm lần cuối trước khi đưa ra thị trường.

Nếu bạn vẫn đang băn khoăn sự khác nhau giữa QC và QA là gì, bảng dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt sự khác nhau giữa hai khái niệm một cách chi tiết nhất.

Quy trình đảm bảo chất lượng

Để hiểu rõ hơn QA là gì, bạn cần tìm hiểu về quy trình thực hiện các công việc bảo đảm chất lượng. Một quy trình QA về cơ bản sẽ bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Lên kế hoạch QA. Bộ phận QA lập kế hoạch, bao gồm mục tiêu và quy trình cần thiết để cho ra sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng tốt nhất.
• Bước 2: Thực hiện kế hoạch QA đã đề ra. Đây là giai đoạn rất quan trọng trong công việc của QA. Các phòng ban liên quan phải thực hiện theo quy trình bộ phận QA đã xây dựng, dựa trên các bản hướng dẫn chi tiết.
• Bước 3: Kiểm tra tuân thủ quy trình. Bộ phận QA giám sát các phòng ban khác thực hiện theo đúng hướng dẫn.
• Bước 4: Thực hiện các hành động cần thiết. Bộ phận QA có thể điều chỉnh, thay đổi, hoặc đưa ra các hành động cần thiết khác để cải tiến quy trình, nhằm tối ưu chất lượng sản phẩm. 

>> Xem thêm: Mẫu phiếu khảo sát chất lượng dịch vụ nhà hàng đầy đủ và chi tiết nhất

Yêu cầu đối với một nhân viên QA là gì? 

Quản lý chất lượng sản phẩm là công việc quan trọng và có độ phức tạp không nhỏ. Vậy để thực hiện nhiệm vụ này, những tố chất cần có của một nhân viên QA là gì? Đó chính là:

• Khả năng giao tiếp tốt: Nhân viên QA phải truyền đạt, hướng dẫn các phòng ban khác thực hiện theo quy trình đề ra. Tuy nhiên, những quy trình này khá phức tạp. Vì vậy, nếu nhân viên QA không có khả năng giao tiếp tốt thì hiệu quả công việc sẽ không cao.
• Kỹ năng làm việc với số liệu: Các thông tin liên quan đến sản phẩm có thể được thể hiện thông qua những con số. Để đọc được vấn đề từ những thông tin này, nhân viên QA cần có kỹ năng phân tích số liệu.
• Kỹ năng tư duy Logic, làm việc với hệ thống: QA là công việc có tính chất kỹ thuật cao. Do đó, nhân viên QA cần có tư duy Logic, nhanh nhạy với hệ thống để nắm bắt vấn đề. 
• Có kiến thức sâu về sản phẩm: Mục tiêu cuối là sản phẩm có chất lượng tốt, nên nhân viên QA cần có am hiểu sâu rộng về sản phẩm, lĩnh vực đang làm.
• Khả năng quan sát tốt, tỉ mỉ: QA cần quan sát vấn đề một cách tỉ mỉ để nhận ra rủi ro. Đôi khi, chỉ một lỗi kỹ thuật dù rất nhỏ, nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến sản phẩm đầu ra.
• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Hoạt động QA sẽ đi theo toàn bộ quá trình phát triển sản phẩm. Vì vậy, nhân viên QA phải biết cách sắp xếp công việc, để đảm bảo quá trình này diễn ra trơn tru. 

Chuyển đổi số để nâng cao hiệu suất của QA trong doanh nghiệp

Việc số hóa quy trình QA đem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp, như là nâng cao độ chính xác và độ bảo mật của dữ liệu, tăng tốc độ truyền dữ liệu. Ví dụ, trước kia, nhân viên QA phải mất thời gian liên lạc với các phòng ban khác để thực hiện công việc. Nhờ áp dụng công nghệ, những thông tin này được đưa lên nền tảng chung thống nhất, đẩy nhanh tốc độ giao tiếp giữa các bên liên quan. 

Phần mềm đã được nhiều đối tác có tên tuổi trên thị trường F&B tin dùng để quản lý các chuỗi nhà hàng. Một trong những đối tác lớn của beChecklist là tập đoàn Goldsun Food – công ty mẹ của hàng loạt thương hiệu nổi tiếng như KingBBQ, ThaiExpress, Tasaki BBQ, Khao Lao, Hotpot,… Ngoài ra, chuỗi mỳ cay Hàn Quốc Sasin cũng đã ứng dụng phần mềm beChecklist vào vận hành và kiểm soát đồng nhất chất lượng trong tất cả các chi nhánh.

BeChecklist thật sự là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhân viên QA, QC, các quản lý cửa hàng trong việc đảm bảo chất lượng cho từng cửa hàng. Không chỉ là một công cụ quản lý chất lượng hiệu quả, BeChecklist còn là một giải pháp tổng thể, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình kiểm soát chất lượng, đồng thời nâng cao trải nghiệm của khách hàng, cụ thể như:

• Phần mềm cung cấp các mẫu checklist có sẵn về công việc của từng bộ phận, checklist kiểm tra chất lượng nhà hàng chuẩn và chi tiết, giúp thông tin được minh bạch, thông suốt giữa các bộ phận.
• BeChecklist tổng hợp mọi dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, giúp tất cả các bên liên quan có thể theo dõi và cập nhật thông tin một cách chính xác và nhanh chóng. 
• Phần mềm giúp các nhân viên QA dễ dàng đưa thông tin qua app, nhanh chóng tổng hợp Báo cáo tự động trên hệ thống cho Ban Giám đốc.
• BeChecklist giúp Ban Giám đốc nhận báo cáo chi tiết nhanh chóng chỉ sau 1 ngày, đồng thời tiếp nhận thông tin đã được các bộ phận trình ý kiến.
• Phần mềm giúp Quản lý Nhà hàng nắm bắt kịp thời các vấn đề của nhà hàng và đưa ra ý kiến giải quyết nhanh chóng đối với các sự việc cần xử lý gấp.

Trên đây, bePOS đã giúp bạn giải đáp câu hỏi QA là gì, QC và QA khác nhau như thế nào? Đảm bảo chất lượng là công việc không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào hoạt động trong ngành sản xuất, dịch vụ. Chính vì vậy, nhà quản trị cần nghiên cứu kỹ, nâng cao hiệu quả hoạt động QA, từ đó cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ trước khách hàng. 

FAQ

Trong ngành F&B, QA là làm gì? Nhà hàng ăn uống có cần QA không? 

QA ngành thực phẩm là lĩnh vực rất được quan tâm. Mục tiêu của QA thực phẩm là nhằm đảm bảo các sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn với sức khỏe người tiêu dùng. Chính vì vậy, hiện nay, các chuỗi nhà hàng F&B uy tín đều chú trọng hoạt động này, đặc biệt là sử dụng phần mềm QA. 

Những lợi ích của QA là gì?

Một quy trình QA tốt giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, tối ưu hiệu quả làm việc. Sản phẩm đầu ra tốt, đồng nghĩa với việc giành được thiện cảm của người dùng, từ đó tăng cao doanh thu. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để định giá sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.