Công việc càng ngày càng nhiều và các deadline thì cứ nối đuôi nhau tới gần hơn. Điều này không chỉ gây áp lực lên nhân viên trong việc chạy deadline mà còn khiến các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát công việc. Để giải quyết bài toán trên và giúp gia tăng hiệu quả làm việc, một trong những công cụ hữu ích đó chính là checklist. Vậy checklist là gì? Cách để sử dụng hiệu quả checklist là gì? Các mẫu checklist công việc phổ biến nhất là gì? Hãy cùng bePOS tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Checklist là gì?
Checklist là một danh sách các công việc cụ thể cần được thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ lớn. Các công việc này sẽ có sự liên quan tới nhau theo kiểu một quy trình, hay theo kiểu một danh mục. Mỗi một đầu công việc được hoàn thành sẽ được đánh dấu lại trên checklist. Sau cùng người dùng checklist có thể kiểm tra xem danh sách công việc đã được thực hiện tới đâu? Mức độ hoàn thành cao hay thấp?
Mục đích sử dụng checklist công việc
Checklist là một công cụ dễ sử dụng với nhiều đối tượng, thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh thì checklist thực sự là một công cụ hữu hiệu và cần thiết.
Đối với nhân viên
Nhân viên là người trực tiếp triển khai công việc. Từ một yêu cầu của cấp trên, các nhân viên sẽ phải triển khai rất nhiều những công việc khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Vậy mục đích của các nhân viên khi sử dụng checklist là gì? Nhân viên sử dụng checklist với mục đích chính là để bám sát các công việc được giao, đảm bảo rằng không bỏ sót bất cứ một đầu việc nhỏ nào trong tiến trình thực hiện.
Đối với nhà quản lý, ban lãnh đạo
Công việc chính của các nhà quản lý, ban lãnh đạo là quản lý và kiểm soát công việc diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao nhất. Vậy mục đích của nhà quản lý khi sử dụng checklist là gì?
Để giám sát được công việc của nhân viên, kiểm tra được tiến độ làm việc thì các nhà quản lý sẽ sử dụng checklist như một trợ thủ đắc lực để hỗ trợ giải quyết vấn đề này. Thông qua đó các nhà quản lý, ban lãnh đạo có thể nắm bắt được tình hình thực hiện công việc của nhân viên, từ đó làm cơ sở để điều phối công việc và phân bổ nguồn lực hợp lý vào những đầu công việc quan trọng.
Phân biệt checklist công việc và to – do list
Nhiều người vẫn thường hay nhầm lẫn giữa 2 khái niệm checklist và to – do list. Vậy nên trong phần này, bePOS sẽ giúp các chủ kinh doanh phân biệt rõ được điểm giống nhau và khác nhau của to – do list và checklist là gì.
Điểm giống nhau
Cả checklist công việc và to – do list đều gồm các đầu mục công việc cần hoàn thành. Mỗi bản checklist hay to – do list cơ bản đều gồm 2 phần chính là cột các công việc cần làm và cột theo dõi tiến độ hoàn thành.
Điểm khác nhau
Do khá tương đồng về hình thức và cách sử dụng nên nhiều người không phân biệt rõ được bản chất của to – do list và checklist là gì? Thực chất điểm khác nhau giữa chúng khá đơn giản.
To – do list là danh sách những công việc cần phải làm, các công việc này không liên quan tới nhau. Mục đích chính của to – do list là để ghi nhớ các công việc cần làm.
Dưới đây là ví dụ về mẫu to – do list của 1 nhân viên văn phòng, bao gồm các công việc khác nhau cần hoàn thành.
Checklist công việc là một bộ các đầu công việc cần phải làm để hoàn thành một dự án lớn hơn.
Vậy điểm khác biệt giữa to – do list và checklist là gì? Khác biệt lớn nhất đó là các công việc trong checklist sẽ có liên quan tới nhau. Chúng có thể là một chuỗi các công việc của một quy trình, hoặc là một danh mục những đầu việc giống nhau về tính chất, chỉ khác nhau về đặc điểm nhận diện. Mục đích chính của checklist là để quản lý các công việc trong một dự án lớn.
Dưới đây là ví dụ về mẫu checklist đào tạo nhân viên mới với những công việc được sắp xếp theo quy trình đào tạo.
Ưu nhược điểm của checklist là gì?
Có thể thấy checklist được sử dụng khá rộng rãi với nhiều đối tượng, ngành nghề do những lợi ích mà nó đem lại. Song công cụ này vẫn còn tồn tại một số những điểm hạn chế. Cụ thể checklist có những ưu điểm và nhược điểm sau.
Ưu điểm
Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi sử dụng checklist:
- Công việc diễn ra trôi chảy hơn: Checklist với những đầu mục công việc rõ ràng sẽ giúp các chủ kinh doanh có thể thực hiện công việc dễ dàng và trôi chảy hơn. Quá nhiều công việc phải hoàn thành trong một thời gian giới hạn sẽ có thể dẫn đến việc bỏ sót công việc hay quá chuyên sâu vào một công việc nào đó. Nếu các chủ kinh doanh xây dựng được một checklist cụ thể thì công việc sẽ được bám sát và tăng hiệu quả thực hiện hơn rất nhiều.
- Mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn: Checklist bao gồm một bộ nhiệm vụ có liên quan để thực hiện một mục tiêu lớn hơn. Bởi vậy thực hiện công việc theo checklist sẽ giúp các chủ kinh doanh đảm bảo rằng bản thân đang đi đúng hướng, không bị sa đà vào những việc không cần thiết. Từ đó các chủ kinh doanh sẽ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra đúng thời hạn hoặc sớm hơn.
- Dễ dàng kiểm soát công việc: Đặt vị trí là một nhà quản lý thì ưu điểm khi sử dụng checklist là gì? Với checklist các nhà quản lý sẽ dễ dàng giám sát và kiểm tra được các công việc của nhân viên. Checklist giúp nhà quản lý theo sát được tiến độ thực hiện công việc một cách hệ thống hơn cũng như đánh giá được hiệu suất làm việc của các nhân viên một cách khách quan và minh bạch hơn .
- Phân bố nguồn lực hợp lý: Nhờ có checklist, các chủ kinh doanh sẽ phân loại được những việc nào có thể thực hiện nhanh chóng, những việc nào cần đầu tư nhiều để hoàn thành. Từ đó làm cơ sở cho các chủ kinh doanh xây dựng kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, checklist vẫn còn một vài nhược điểm sau:
- Thiếu tính linh hoạt: Tuy rất rõ ràng và logic về mặt trình tự nhưng checklist lại tồn tại một nhược điểm liên quan đến tính linh hoạt. Việc quá phụ thuộc vào checklist sẽ có thể khiến các chủ kinh doanh thiếu đi tính ứng phó với những tình huống bất chợt; dễ trở nên thụ động và thiếu khả năng sáng tạo khi thực hiện công việc.
- Một mục tiêu có thể bị triển khai quá rườm rà: Dẫu biết rằng càng chi tiết càng tốt. Nhưng đôi khi việc quá chi tiết sẽ khiến cho mục tiêu có thể trở nên rối rắm để thực hiện. Hậu quả của việc xây dựng quá nhiều đầu công việc cho một mục tiêu trong checklist là gì? Một checklist với quá nhiều đầu công việc nhỏ lẻ sẽ làm cho các chủ kinh doanh thiếu đi tính bao quát và điều chỉnh. Bởi vậy các chủ kinh doanh cần lưu ý để xây dựng checklist một cách cẩn thận.
Các lĩnh vực thường ứng dụng checklist công việc
Checklist là một công cụ hiệu quả để quản lý công việc. Một số lĩnh vực thường ứng dụng checklist công việc là:
- Nhà hàng, khách sạn: Công việc trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn thường sẽ theo một quy trình. Để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, các nhân viên sẽ sử dụng checklist để thực hiện công việc theo đúng quy trình đã được xây dựng. Các nhà quản lý cũng sẽ sử dụng checklist để đánh giá tổng quát công việc của các bộ phận; kiểm soát thiếu sót của cá nhân, phòng ban để đánh giá năng lực, khắc phục khó khăn còn vướng mắc.
- Sân bay: Các thủ tục kiểm tra ở sân bay rất nghiêm ngặt. Vì thế nhân viên sân bay cần tuân thủ đúng quy trình và kiểm tra đầy đủ hành lý cũng như hành khách trước khi họ lên máy bay. Checklist sẽ giúp cho việc kiểm tra được đầy đủ và bảo đảm an toàn cho chuyến bay.
- Khám chữa bệnh: Tưởng rằng checklist sẽ chỉ được ứng dụng trong các ngành kinh doanh. Thế nhưng đây cũng là một công cụ đắc lực trong những lĩnh vực khám chữa bệnh. Vậy trong khám chữa bệnh, mục đích các y bác sĩ sử dụng checklist là gì? Chúng ta đều biết công việc khám chữa bệnh đòi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ và chuyên môn cao. Bất cứ một bước nào trong quy trình xét nghiệm bị bỏ qua cũng có thể khiến cho bác sĩ không thể chẩn đoán chính xác bệnh tình của bệnh nhân. Việc chữa bệnh cũng tương tự, checklist đảm bảo quá trình chữa bệnh diễn ra theo đúng pháp đồ điều trị và giúp dễ dàng theo dõi sự tiến triển của bệnh nhân.
- Đào tạo: Quy trình đào tạo luôn được soạn thảo từ trước. Đào tạo là khâu vô cùng quan trọng, là bước đầu tạo những nền tảng về kiến thức, kỹ năng cho người được đào tạo (có thể là nhân viên của một tổ chức, hay học viên của trung tâm,…). Vậy mục đích của người làm đào tạo khi sử dụng checklist là gì? Việc sử dụng checklist khi triển khai đào tạo sẽ giúp cho các kiến thức được truyền tải đầy đủ; đi đúng theo kịch bản giáo trình đã xây dựng cũng như giúp nhà đào tạo theo dõi được những tiến bộ của người học. Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu đào tạo cũng có thể gây nên những hiểu lầm khó thay đổi về sau, khi mà kiến thức đã đi sâu vào tiềm thức.
- Code: Code được hiểu là những ngôn ngữ lập trình cơ bản để đưa vào máy tính, nhờ đó máy tính có thể thực hiện các lệnh mà coder mong muốn. Trong lĩnh vực code, checklist cũng được sử dụng phổ biến để lập danh sách các chức năng mà Tester cần kiểm tra theo quy trình, giúp cho người thực hiện nắm được bao quát chức năng của đoạn code.
>> Xem thêm: 12 cách quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả nhất hiện nay
Các mẫu checklist công việc văn phòng phổ biến
Trong phần này bePOS sẽ cung cấp cho các chủ kinh doanh các mẫu checklist công việc văn phòng được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Nhìn chung về cơ bản, các mẫu checklist dưới đây đều sẽ có cấu trúc chung như sau:
- 1 cột ghi tên nhiệm vụ;
- 1 cột ghi thứ tự ưu tiên của nhiệm vụ để xác định nhiệm vụ nào nên thực hiện trước;
- 1 cột thời gian hoàn thành nhiệm vụ;
- 1 cột % hoàn thành để xác định tiến độ;
- 1 cột đánh dấu.
Để giúp các chủ kinh doanh dễ dàng phân loại và vận dụng được các mẫu checklist này, bePOS sẽ đưa ra thông tin theo 2 tiêu chí: Mẫu checklist này dùng để làm gì? Và điểm khác biệt của mỗi mẫu checklist là gì?
Mẫu checklist task dự án
Mẫu checklist task dự án dùng để theo dõi tiến độ thực hiện các dự án một cách chi tiết. Điểm khác biệt của mẫu checklist này là người dùng không chỉ biết được các nhiệm vụ đã được hoàn thành tới đâu mà còn xác định được ngân sách sử dụng cho từng nhiệm vụ; thời gian thực tế và dự kiến để hoàn thành nhiệm vụ đó; những ghi chú trong quá trình thực hiện;…
Mẫu theo dõi tác vụ
Mẫu checklist theo dõi tác vụ dùng để theo dõi tiến độ thực hiện công việc theo nhiệm vụ. Điểm khác biệt của mẫu checklist này nằm ở cách hiển thị thứ tự ưu tiên của nhiệm vụ. Thứ tự tư tiên được biểu thị qua màu sắc của các vòng tròn. Màu vòng tròn đậm tương ứng với nhiệm vụ quan trọng và màu vòng tròn sẽ nhạt dần xuống đối với những công việc ít quan trọng hơn.
Mẫu checklist theo biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang giúp người dùng theo dõi tiến độ thực hiện của các nhiệm vụ theo trục ngang. Điểm khác biệt của mẫu checklist biểu đồ Gantt là cách hiển thị tiến độ thực hiện nhiệm vụ theo kiểu thanh ngang và màu sắc của trạng thái. Trước khi sử dụng checklist biểu đồ Gantt, người dùng cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng và xác định thời gian hoàn thành để các số liệu có thể hiển thị chính xác nhất trên Gantt.
Thông thường một mẫu checklist sẽ có nhiều dự án được thực hiện, mỗi dự án sẽ có những nhiệm vụ con để triển khai. Vậy lợi ích của việc sử dụng các biểu đồ trục ngang trong checklist là gi? Nhờ cách hiển thị theo trục ngang, mà checklist biểu đồ Gantt giúp người dùng dễ dàng nhận định được hiệu suất của các dự án khác nhau cũng như tiến độ thực hiện giữa các công đoạn của dự án.
Mẫu theo dạng danh sách
Mẫu checklist theo dạng danh sách dùng để theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ một cách đơn giản. Checklist dạng danh sách có kết cấu theo mẫu checklist cơ bản. Vậy điểm khác biệt của kiểu hiển thị dạng danh sách khi sử dụng checklist là gì? Với mẫu checklist theo dạng danh sách, sau khi mỗi một công việc được hoàn thành thì dòng công việc đó sẽ được gạch phần chữ đi để giúp người dùng dễ dàng nhận biết các nhiệm vụ đã được giải quyết và chưa được giải quyết.
Mẫu checklist công việc hàng ngày
Ngay từ cái tên chúng ta cũng biết được mẫu checklist công việc hàng ngày dùng để đánh giá tiến độ giải quyết các công việc trong ngày. Mẫu checklist này được thiết kế khá giống với mẫu checklist theo dạng danh sách.
Vậy điểm khác biệt giữa 2 mẫu checklist là gì? Điểm khác biệt duy nhất nằm ở cột thời gian. Mẫu checklist công việc hàng ngày sẽ cập nhật thời gian hoàn thành nhiệm vụ theo giờ còn checklist dạng danh sách và hầu như các mẫu checklist khác sẽ cập nhật thời gian theo ngày.
>> Xem thêm: 20+ mẫu checklist công việc nhà hàng chuẩn, chi tiết nhất
Tối ưu checklist công việc với beChecklist
Checklist là một công cụ giúp theo dõi và thực hiện công việc hiệu quả hơn. Ngày nay với sự phát triển của công nghệ, checklist đã trở nên tối ưu hơn rất nhiều. Cụ thể những ứng dụng checklist sẽ giúp cho các chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi và tiếp nhận thông tin nhanh chóng; lập kế hoạch công việc sát với tình hình thực tế; quản lý công việc bao quát và xử lý tình huống kịp thời hơn.
Hiện bePOS đang cung cấp ứng dụng beChecklist – ứng dụng giúp chuyển đổi số các checklist công việc, từ đó kiểm soát chất lượng hiệu quả. beChecklist có thể áp dụng được với nhiều lĩnh vực khác nhau như nhà hàng, quán cafe, phòng khám, spa, bất động sản,… Ứng dụng beChecklist của bePOS đem tới nhiều lợi ích cho người sử dụng như:
- Dễ dàng chuyển đổi số các checklist công việc, đưa thông tin qua app, lưu hình ảnh, theo dõi tiến độ, cập nhật trạng thái công việc.
- Quản lý checklist công việc theo khu vực địa lý, chi nhánh, mẫu đánh giá, loại lỗi,…
- Nhanh chóng báo cáo lỗi, báo cáo tình trạng khắc phục và thống kê.
- Dashboard thống kê kết quả đánh giá hiệu quả, chất lượng công việc trực quan, chi tiết.
- Tùy biến cấu hình kết quả đánh giá theo nhu cầu.
Vừa rồi bePOS đã cùng các chủ kinh doanh giải đáp xem checklist là gì và cung cấp những thông tin quan trọng khi sử dụng checklist. Tuy checklist là một công cụ hữu hiệu giúp hiệu suất công việc được nâng cao nhưng checklist sẽ không thể phát huy hết công dụng nếu không được các chủ kinh doanh sử dụng đúng cách.
Mong rằng qua bài viết trên các chủ kinh doanh sẽ hiểu rõ được checklist là gì, nắm bắt được các thông tin cơ bản về checklist cũng như biết cách linh hoạt sử dụng các mẫu checklist phù hợp cho từng mục đích sử dụng để công việc trở nên hiệu quả hơn.
FAQ
Cách để chọn được mẫu theo dõi công việc phù hợp khi sử dụng checklist là gì?
Hiện có rất nhiều mẫu checklist đa dạng và với mỗi mẫu checklist lại có một tính năng điển hình. Để xác định được trong hoàn cảnh nào sẽ sử dụng mẫu checklist nào, các chủ kinh doanh cần lưu ý tới những điểm chính như: Mục đích của việc sử dụng checklist là gì? Sử dụng checklist trong lĩnh vực gì? Đối tượng sử dụng checklist là ai?
Cách để gia tăng hiệu quả khi sử dụng checklist là gì?
Trước tiên các chủ kinh doanh cần xác định tất cả các đầu công việc sẽ có mặt trên checklist là gì? Sau đó sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên cần hoàn thành. Kế tiếp để theo sát được tiến độ thực hiện công việc, các chủ kinh doanh cần lên deadline cụ thể cho từng đầu việc. Cuối cùng để quản lý các công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn thì các chủ kinh doanh nên sử dụng các ứng dụng checklist có tích hợp những tính năng đa dạng.
Follow bePOS:
