Các doanh nghiệp thường sử dụng biên bản kiểm kê hàng tồn kho như một công cụ quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Thông thường, biên bản này được tạo ra vào cuối mỗi kỳ hoặc khi doanh nghiệp thực hiện quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Cùng bePOS tìm hiểu 2 mẫu biên bản kiểm tra hàng tồn kho mới nhất, chuẩn nhất hiện nay.
Khái niệm biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một văn bản được lập bởi các bộ phận như kế toán, thủ kho và các bên liên quan. Văn bản này có mục đích xác định chính xác số lượng và giá trị của các vật liệu, công cụ và hàng hóa còn tồn tại trong kho tại thời điểm kiểm kê. Trong quá trình này, biên bản kiểm kê được coi là một chứng từ bắt buộc phải có.
Vai trò của biên bản kiểm kê hàng tồn kho là cực kỳ quan trọng, vì nó giúp xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho tại một điểm thời gian cụ thể trong doanh nghiệp. Biên bản này không chỉ đóng vai trò là một công cụ kiểm soát hàng tồn kho mà còn là căn cứ để so sánh với các số liệu kế toán.
Nếu phát hiện sự không khớp giữa thông tin trên biên bản kiểm kê và các số liệu trong sổ sách, kế toán sẽ phải thực hiện các biện pháp điều chỉnh tương ứng.
Lợi ích kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:
- Xác định chính xác tình trạng hàng tồn: Bằng cách kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể đo lường chính xác số lượng và chất lượng của hàng hóa và tài sản còn trong kho, từ đó có phương pháp giải quyết kịp thời cho các vấn đề phát sinh.
- Phát hiện chênh lệch giữa thực tế và sổ sách: Qua quá trình kiểm kê, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục các chênh lệch giữa thông tin thực tế với dữ liệu trong sổ sách, giúp phòng tránh rủi ro sai sót và gian lận trong quản lý kho.
- Chốt sổ tồn hàng hóa và tính giá thành sản phẩm: Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chốt sổ tồn hàng hóa, vật tư, nguyên liệu tại thời điểm kiểm kê, từ đó tính toán được giá thành sản phẩm một cách chính xác và nắm bắt thực trạng nguồn lực của doanh nghiệp vào cuối kỳ kế toán.
Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là văn bản chứa đựng thông tin chi tiết về quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Trong biên bản này, cần ghi rõ thời gian thực hiện kiểm kê, bao gồm giờ, ngày, tháng, và năm. Ban kiểm kê bao gồm Trưởng ban và các ủy viên tham gia.
Ở góc bên trái của biên bản, cần ghi rõ tên của đơn vị và bộ phận sử dụng. Mỗi kho được kiểm kê sẽ lập ra một biên bản kiểm kê riêng, bao gồm các cột sau:
- Cột A, B, C, D: Ghi đầy đủ số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, và đơn vị tính của các mặt hàng được kiểm kê tại kho.
- Cột 1: Ghi đơn giá của từng loại hàng hóa, căn cứ vào quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp.
- Cột 2, 3: Ghi số lượng và số tiền của từng loại hàng hóa theo sổ kế toán.
- Cột 4, 5: Ghi số lượng và số tiền của từng loại hàng hóa theo kết quả kiểm kê.
- Nếu có sự thừa hoặc thiếu so với sổ kế toán, ghi vào cột 6, 7 hoặc 8, 9 tương ứng.
Sau đó, số lượng hàng hóa thực tế được kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất: tốt 100%, kém phẩm chất, hoặc mất phẩm chất. Nếu có chênh lệch, cần trình giám đốc doanh nghiệp và ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này.
Biên bản sau khi lập xong sẽ được chia thành 2 bản, mỗi bản sẽ lưu trữ tại phòng kế toán và thủ kho. Cuối cùng, trưởng ban kiểm kê, thủ kho và kế toán trưởng sẽ cùng ký vào biên bản, ghi rõ họ tên của mình.
Tổng hợp 2 mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho chuẩn nhất
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133
>> Tham khảo Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 200
>> Tham khảo Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 200
Mẫu file excel quản lý xuất nhập tồn kho (Free Download)
Bên cạnh các mẫu Excel kiểm kê hàng tồn kho đã được cung cấp, dưới đây là 4 mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel cơ bản mà bạn có thể tham khảo thêm trong hoạt động kinh doanh của mình.
Mẫu kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mẫu kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa là một loại biểu mẫu được sử dụng để ghi lại thông tin chi tiết về các loại vật tư, công cụ, sản phẩm và hàng hóa trong quá trình kiểm kê kho. Biểu mẫu này thường bao gồm các cột để nhập thông tin như tên hàng hóa, mã số, số lượng tồn kho, giá trị, và các trường thông tin khác liên quan.
Mẫu file quản lý kho cơ bản
Mẫu file quản lý kho cơ bản là một loại biểu mẫu hoặc tập tin Excel được thiết kế để giúp quản lý và theo dõi hàng tồn kho của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Đây thường là một công cụ quan trọng trong quản lý kho hàng, cho phép ghi chép và tổ chức thông tin về các mặt hàng trong kho một cách có tổ chức và dễ dàng truy cập.
Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho cơ bản thường bao gồm các tính năng như:
- Danh sách hàng tồn kho: Liệt kê các mặt hàng, sản phẩm hoặc vật tư có trong kho, bao gồm tên hàng hóa, mã số, đơn vị đo lường, số lượng tồn kho, giá trị và các thông tin khác liên quan.
- Giao dịch nhập và xuất: Ghi chép các giao dịch nhập hàng và xuất hàng, bao gồm ngày, số lượng, giá trị, đối tác giao dịch và thông tin liên quan.
- Tổng kết hàng tồn kho: Tính toán và tổng hợp các thông tin về hàng tồn kho, bao gồm tổng số lượng, giá trị tồn kho, và các chỉ số quan trọng khác.
- Báo cáo và phân tích: Tạo ra các báo cáo tổng hợp và phân tích về tình trạng kho hàng, giúp quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả trong việc quản lý và vận hành kho.
Mẫu file quản lý kho tổng gồm nhiều kho nhỏ
Mẫu file quản lý kho tổng gồm nhiều kho nhỏ là một công cụ được thiết kế để quản lý và theo dõi hàng tồn kho của một doanh nghiệp hoặc tổ chức có nhiều kho hàng tại các địa điểm khác nhau. Điều này giúp tổ chức quản lý kho hàng một cách hiệu quả, tiện lợi và minh bạch hơn.
Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho của kho tổng thường bao gồm các tính năng như:
- Danh sách các kho hàng: Liệt kê các kho hàng của doanh nghiệp tại các địa điểm khác nhau, bao gồm tên kho, địa chỉ, thông tin liên hệ và các thông tin khác cần thiết.
- Danh sách hàng tồn kho trong từng kho: Ghi chép thông tin chi tiết về hàng tồn kho tại mỗi kho hàng, bao gồm tên hàng hóa, mã số, số lượng tồn kho, giá trị và các thông tin liên quan.
- Giao dịch nhập và xuất tại từng kho: Ghi nhận các giao dịch nhập hàng và xuất hàng tại mỗi kho, bao gồm ngày, số lượng, giá trị, đối tác giao dịch và thông tin liên quan.
- Tổng kết hàng tồn kho toàn bộ: Tính toán và tổng hợp thông tin tồn kho của toàn bộ hệ thống kho hàng, bao gồm tổng số lượng, giá trị tồn kho và các chỉ số quan trọng khác.
Mẫu kiểm kê vật tư hàng hóa
Mẫu kiểm kê vật tư hàng hóa là một loại biểu mẫu hoặc tập tin Excel được thiết kế để ghi chép và kiểm tra số lượng, chất lượng và giá trị của các loại vật tư và hàng hóa trong kho. Mẫu kiểm kê vật tư hàng hóa thường bao gồm các cột để nhập thông tin như tên hàng hóa, mã số, đơn vị tính, số lượng tồn kho, giá trị,…
TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY
>> Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay
Lưu ý các quy định pháp luật về biên bản kiểm kê tồn kho
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho trong một doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định pháp luật quan trọng mà cần lưu ý khi lập và xử lý biên bản kiểm kê hàng tồn kho:
- Quy định của Luật Kế toán: Luật Kế toán quy định rõ việc kiểm kê hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho phải tuân thủ các quy định của Luật Kế toán về việc ghi chép, bảo quản và báo cáo thông tin kế toán.
- Quy định của Luật Thuế: Luật Thuế có các quy định liên quan đến việc kiểm kê hàng tồn kho nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc khai thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về việc ghi nhận và báo cáo hàng tồn kho trong các tờ khai thuế.
- Quy định của Luật Doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp quy định về việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp và có thể bao gồm các yêu cầu về việc lập và bảo quản biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
- Quy định của cơ quan quản lý nhà nước: Ngoài các quy định của luật, các cơ quan quản lý nhà nước có thể ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về việc lập và xử lý biên bản kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp cần tuân thủ và thực hiện đúng theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
- Quy định của cơ quan kiểm toán: Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp niêm yết, các cơ quan kiểm toán có thể có các yêu cầu cụ thể về việc lập và xử lý biên bản kiểm kê hàng tồn kho để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong báo cáo tài chính.
>> Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn nhất hiện nay
Trên đây là những mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất dành cho các doanh nghiệp. Hy vọng các chủ doanh nghiệp có thể áp dụng hiệu quả vào công việc kinh doanh của mình.
FAQ
Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Có 2 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến là kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và kiểm kê thường xuyên.
Kế toán cần lưu ý gì khi kiểm kê hàng tồn kho?
Kế toán cần thường xuyên đối chiếu số liệu, hóa đơn, chứng từ với thủ kho, tránh chênh lệch khi không kiểm tra thường xuyên. Kế toán cũng cần ghi nhận hàng tồn kho khi có đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ, tránh thiếu sót hàng hóa.
Follow bePOS:
