Trang chủBlogs Kinh doanh F&BCách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả, đơn giản nhất dành cho chủ quán

Cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả, đơn giản nhất dành cho chủ quán

Cập nhật lần cuối: Tháng Ba 03, 2024
Trần Dung
Trần Dung
524 Đã xem

Thông thường, chủ quán cafe thường có rất nhiều việc, hay phải đi công tác và giải quyết các công việc từ xa. Do đó, các phương pháp để quản lý quán cafe từ xa sẽ giúp chủ quán làm việc hiệu quả ở bất kỳ đâu mà vẫn giám sát được công việc kinh doanh của mình. Cùng bePOS tham khảo các cách quản lý quán cafe từ xa tốt nhất. 

Các hoạt động cần phải quản lý từ xa 

Không khác gì những công việc khi trực tiếp tại cửa hàng, chủ quán vẫn phải vận hành toàn bộ công việc kinh doanh của quán với những công việc sau: 

Cách quản lý quán cafe từ xa – Quản lý nhân viên

Nhân sự quán là những người quan trọng, thực hiện các công việc hằng ngày trong quán. Do đó, bạn cần quản lý hiệu quả nhân sự nếu muốn quán hoạt động thành công. Để quản lý nhân sự từ xa, chủ quán nên lập bản mô tả công việc của từng vị trí, phân công công việc, trách nhiệm của từng nhân viên để nhân viên theo đó thực hiện. 

Với quán lớn hơn, bạn có thể phân ra thành nhiều bộ phận như thu ngân, phục vụ, pha chế, nhà bếp,… Sau đó phân công mỗi bộ phận có một trưởng nhóm, người này sẽ giúp chủ quán quản lý từng bộ phận. Ngoài ra, vị trí quản lý quán sẽ kiểm soát công việc chung của quán. Phân quyền công việc cho nhân viên giúp chủ quán chủ động hơn trong việc quản lý nhân viên của mình.

cach-quan-ly-quan-cafe-tu-xa-quan-ly-nhan-vien
Cách quản lý quán cafe từ xa – Quản lý nhân viên

Quản lý đơn hàng theo thời gian thực

Một quán cafe có rất nhiều đơn hàng, từ đơn hàng trực tiếp tới đơn hàng online. Mỗi kênh sẽ có cách quản lý khác nhau. Chủ quán phải kiểm soát đơn hàng hằng ngày mới có thể đánh giá được tình hình kinh doanh, doanh thu tài chính của cửa hàng. Nếu không có cách quản lý từ xa hiệu quả, khi không ở cửa hàng, chủ quán không thể nắm được tình hình kinh doanh của quán.

Quản lý kho nguyên liệu

Kho nguyên liệu của quán cafe thường có biến động hàng ngày, hàng tuần bởi lượng nguyên liệu cần nhập mỗi ngày. Vì vậy nếu ở xa, chủ quán có thể không kiểm soát được hoạt động xuất nhập tồn kho. 

Kiểm soát định lượng nguyên liệu trong mỗi thức uống tại quá cũng vô cùng quan trọng. Điều này ảnh hưởng tới chất lượng đồ uống, nếu không định lượng đúng có thể làm mất uy tín, mất khách hàng của quán. 

Nguyên liệu cũng cần nhập của nhà cung cấp uy tín. Nếu chủ quán không có mặt tại cửa hàng, nhân viên dễ dàng gian lận, nhập của nhà cung cấp không uy tín, rẻ tiền và ăn tiền chênh lệch. Vì vậy, chủ quán cần đưa ra cách quản lý nguyên vật liệu từ xa. 

quan-ly-nguyen-lieu-quan-cafe-tu-xa
Quản lý nguyên vật liệu quán cafe từ xa

Quản lý thu – chi hàng ngày

Hoạt động thu chi của một quán cafe khá phức tạp bởi mỗi ngày có hàng trăm khách hàng và các hoạt động nhập xuất kho. Đặc biệt là vào giờ cao điểm, nếu không quản lý tốt có thể dẫn tới nhầm lẫn trong thu chi. Một số vấn đề có thể xảy ra trong hoạt động thu chi mỗi ngày là: 

  • Nhân viên gian lận, không ghi đơn hàng vào sổ sách mà lấy tiền của khách 
  • Nhân viên quên không trả tiền thừa cho khách, cố tình không trả lại tiền cho khách 
  • Nhân viên quên thu tiền của khách lúc quán đông khách 
  • Nhân viên trả nhầm tiền cho khách. 

Những vấn đề sai sót thu chi có thể ảnh hưởng tới doanh thu của cửa hàng, gây thất thoát tiền, khiến kinh doanh thua lỗ. 

>> Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng cho các chủ kinh doanh

Cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả

Phân công công việc rõ ràng cho nhân viên 

Cách đầu tiên để có thể quản lý nhân viên từ xa đó là phân công, phân quyền công việc cho từng nhân viên. Bạn nên lập bản mô tả công việc cho từng vị trí để nhân viên có thể dựa theo đó biết được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của mình và thực hiện. Bạn cũng nên phân quyền quản lý cho từng trưởng bộ phận để giám sát, quản lý nhân viên bộ phận mình. 

quan-ly-nguyen-lieu-quan-cafe-tu-xa
Cách quản lý quán cafe từ xa là phân quyền công việc cho nhân viên

Cách quản lý quán cafe từ xa – Lắp đặt camera theo dõi để quản lý quán cafe

Đây cũng là một cách để theo dõi, quản lý nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, cách này thường có một số hạn chế đó là nhân viên cảm thấy không thoải mái, bị kiểm soát từ xa khi làm việc. Nhân viên đôi khi sẽ làm việc theo cách chống đối, lách luật khi chủ quán không có mặt tại quán.

Kinh nghiệm quản lý quán cafe từ xa – Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe từ xa

Đây là cách thức quản lý quán cafe từ xa hiệu quả nhất hiện nay. Một phần mềm quản lý giúp chủ quán kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh mà không cần tới cửa hàng. bePOS là một trong những phần mềm quản lý quán cafe được nhiều chủ kinh doanh lựa chọn nhất hiện nay. Chỉ với một phần mềm nhỏ, chủ quán không cần quản lý thủ công bất kỳ công việc nào. bePOS sẽ hỗ trợ chủ quán các công việc: 

  • Quản lý nhân sự từ xa: Phân quyền công việc cho từng nhân viên, kiểm soát các hoạt động bán hàng của nhân viên từ xa, chi tiết từng đơn hàng, tính doanh thu từng ca làm việc của nhân viên,… 
  • Quản lý doanh thu cửa hàng: Lưu lại lịch sử từng đơn hàng, thông tin khách hàng, doanh thu chi tiết từng đơn hàng, thể hiện doanh thu theo thời gian dạng biểu đồ trực quan để chủ cửa hàng có thể đánh giá tình hình kinh doanh 
  • Quản lý nguyên liệu: bePOS giúp quản lý định lượng nguyên liệu đồ uống, tình hình xuất nhập kho hàng, thông báo nguyên liệu sắp hết để có kế hoạch nhập kho.
quan-ly-quan-cafe-tu-xa-bang-bepos
Cách quản lý quán cafe từ xa bằng phần mềm bePOS

bePOS tích hợp với nhiều thiết bị như ipad, điện thoại, laptop,… nên chủ quán có thể làm việc, quản lý cửa hàng ở bất kỳ đâu, khi đi du lịch, công tác,… Ngoài ra, bePOS còn cho phép chăm sóc khách hàng tự động bằng CRM, phát hành các chương trình khuyến mại cho quán cafe nhằm gia tăng doanh số cho quán. Đây là phần mềm rất hữu ích cho các chủ quán thường xuyên phải làm việc và quản lý quán từ xa. 

>> Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý quán cafe đơn giản nhất

Trên đây là một số cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả cho các chủ cửa hàng cafe tham khảo. Sử dụng phần mềm quản lý là cách thức đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự tới 50%. Hãy tham khảo ngay nhé!

FAQ 

Một số kinh nghiệm quản lý quán cafe từ xa dành cho chủ quán là gì? 

Kinh nghiệm để quản lý quán cafe từ xa: Nên sắm các thiết bị tự động hóa quá trình bán hàng như máy chấm công, máy tính tiền, phần mềm quản lý tự động, thuê nhân viên quản lý cửa hàng,…

Một số phần mềm quản lý quán cafe khác trên thị trường là gì? 

Các phần mềm hỗ trợ quản lý quán cafe từ xa gồm: Sapo, KiotViet, PosApp, Pos365,…