Quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả, tránh thất thoát

Quản lý nguyên liệu nhà hàng là một trong những công việc quan trọng mà bất cứ chủ nhà hàng nào cũng cần phải nắm rõ. Trên thực tế, công việc này không hề dễ dàng, bởi nhiều khó khăn xảy ra trong quá trình thực hiện. Vậy làm thế nào để quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả và hạn chế thất thoát tối đa? Trong bài viết sau đây, bePOS sẽ giải đáp giúp bạn, đồng thời chia sẻ một số công cụ trợ giúp như mẫu file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, file excel tính cost món ăn, file excel tính cost đồ uống,… Cùng theo dõi nhé!

Khó khăn khi quản lý nguyên liệu nhà hàng

Không ít chủ kinh doanh hiện nay đang gặp phải nhiều khó khăn trong việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng và trở nên bối rối trước những con số cập nhật mỗi ngày. Có thể kể đến các khó khăn thường gặp sau:

Không dự tính được nguyên vật liệu cần thiết

Để nhà hàng hoạt động suôn sẻ thì việc kiểm soát số lượng nguyên liệu tồn kho, dự tính nguyên liệu nào sắp hết để nhập hàng đúng lúc là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc dự tính được số nguyên vật liệu cần thiết trong ngày không hề dễ dàng. Nếu không tính toán tốt sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt trong giờ cao điểm hoặc dư thừa khi không có khách.

Thêm vào đó, việc nhập quá nhiều nguyên liệu rồi để lại đến ngày hôm sau cũng gây ra tình trạng hàng hóa bị ôi thiu hoặc không còn hương vị tươi mới. Điều này đặc biệt ảnh hưởng tới các mô hình nhà hàng hải sản, lẩu nướng, fine-dining,… vì thực khách thường đánh giá chất lượng của nhà hàng dựa trên độ tươi ngon của nguyên liệu bên cạnh những yếu tố phục vụ khác.

Khi khách hàng gọi món mà phục vụ báo hết, điều này có thể làm phật lòng khách hàng, đồng thời nhà hàng cũng mất một khoản doanh thu.

Không quản lý chặt chẽ dẫn đến thất thoát nguyên liệu 

Thất thoát nguyên liệu gây ảnh hưởng rất nhiều đến tài chính của nhà hàng. Nếu không quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, nhà hàng sẽ đối mặt với tình trạng lãng phí, thất thoát dù thực tế chưa dùng đến là bao. Có hai nguyên nhân chính dẫn đến sự thất thoát nguyên liệu trong nhà hàng:

• Chủ quán không theo dõi chặt chẽ số liệu thu mua và chế biến: Nếu chủ quán không kiểm tra kỹ số liệu để nắm được doanh số từng món ăn thì khả năng cao là sẽ không xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần nhập mỗi lần. Nếu nhập quá nhiều thực phẩm, chúng sẽ mất vị tươi ngon hoặc hết hạn, trong khi nhập quá ít sẽ dẫn đến thiếu nguyên liệu không thể chế biến.
• Nhân viên thu mua nguyên vật liệu trong nhà hàng gian lận hoặc nhầm lẫn dẫn đến sai sót: Việc mua nguyên liệu thường được giao cho nhân viên hoặc người quản lý nhà hàng. Tại mỗi khâu, chỉ cần xảy ra những vấn đề như không kiểm tra hàng hóa, móc nối với nhà cung cấp tăng giá nguyên liệu, hoặc lỗi trong quá trình chế biến,… thì không thể tránh khỏi việc thất thoát nguyên liệu.

Rủi ro nguyên liệu tồn kho

Nỗi lo lớn nhất của người quản lý nguyên liệu nhà hàng là tình trạng hàng hóa trong kho tồn đọng quá nhiều, dẫn đến hư hỏng và dây ra tổn thất cho nhà hàng. Nhập xuất nguyên vật liệu trên thực tế cũng là một trong những công đoạn gây thất thoát lớn nhất cho nhà hàng.

Hiện nay, hầu hết các nhà hàng đều nhập lượng hàng hóa lớn để có được mức chiết khấu thấp từ phía đối tác cung cấp nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do chủ quán tính toán không hợp lý hoặc nhân viên kho không nắm được hạn sử dụng dẫn đến tình trạng số lượng hàng hóa trong kho ngày một nhiều lên, thậm chí hết hạn lúc nào không hay.

Nguyên liệu để trong kho quá lâu có thể bị mốc, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng, không chỉ gây lãng phí mà còn làm tăng các chi phí không đáng có. Nếu không quản lý kỹ lưỡng các vấn đề trên, nhà hàng sẽ đối mặt với thất thoát lớn không đáng có.

Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng chi tiết, đảm bảo không thất thoát

Việc đưa ra quy trình quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết và kỹ lưỡng sẽ tạo tiền đề cho hoạt động kinh doanh hiệu quả, gia tăng lợi nhuận. Mời bạn tham khảo 5 bước cơ bản trong quy trình quản lý nguyên liệu nhà hàng dưới đây:

Xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu dùng cho nhà hàng

Xây dựng định mức nguyên vật liệu nhà hàng bao gồm 3 bước cơ bản như sau:

Xác định Food Cost

Để tính toán chi phí nguyên liệu cấu thành món ăn (Food cost) thì đầu tiền cần định mức nguyên vật liệu nhà hàng. Chi phí nguyên liệu để chế biến món ăn được chia thành 4 nhóm chính như sau:

• Chi phí trực tiếp: Các loại chi phí nguyên liệu, gia vị, dụng cụ chế biến,… liên quan trực tiếp đến việc chế biến món ăn.
• Chi phí nhân công: Là chi phí trả cho nhân viên bếp, nhân viên phục vụ, vệ sinh, bảo vệ,,…
• Chi phí bổ sung: Bao gồm chi phí giá trị thương hiệu, độ ngon của món ăn, chất lượng dịch vụ,…
• Chi phí phát sinh: Bao gồm khấu hao mặt bằng, trang thiết bị, quảng cáo marketing, chi phí bán hàng,…

Bạn có thể tham khảo mức Food Cost thông thường để nhà hàng đạt được lợi nhuận ổn định dao động từ 25% – 45%. Tính toán giá Cost nguyên liệu nhà hàng một cách cẩn thận và hợp lý sẽ giúp nhà hàng đạt được lợi nhuận và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Cùng tham khảo cách tính cost món ăn trong excel, bảng tính cost đồ uống excel dưới đây:

>> Tải ngay File Excel tính Cost đồ uống, món ăn

Định mức nguyên vật liệu nhà hàng

Việc định lượng nguyên liệu cho các món ăn đòi hỏi sự thống nhất giữa chủ nhà hàng và đầu bếp hoặc nhân viên pha chế, để định mức chính xác cho các món trong thực đơn. Định lượng không thống nhất có thể ảnh hưởng đến chất lượng món ăn cũng như tài chính của nhà hàng. 

Do đó, cần phải tính toán và dự trù số lượng nguyên liệu cần thiết định kỳ theo ngày, tuần, tháng. Dựa vào đó để đưa ra kế hoạch kinh doanh cụ thể, quản lý số lượng nhập hàng và sử dụng nguyên liệu trong quá trình chế biến món ăn.

>> Xem thêm: Cách định mức món ăn nhà hàng chi tiết nhất 

Định giá bán món ăn

Có nhiều phương pháp để định giá bán món ăn, chẳng hạn như:

• Định giá dựa trên giá trị: Nhà hàng của bạn cần có những món đặc sản, món riêng đặc trưng với công thức chế biến đặc biệt. Khi đó, định giá món ăn tương ứng với những giá trị mà khách hàng nhận được khi chi trả.
• Định giá dựa trên phân khúc khách hàng: Nghiên cứu thị trường để xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là ai. Họ có thể là những người trung lưu có thu nhập khá, nhân viên văn phòng, học sinh sinh viên, lao động bình dân,… Đồng thời tìm hiểu giá cả của các đối thủ kinh doanh trong khu vực. 
• Định giá thâm nhập thị trường: Ban đầu, bạn có thể đưa ra một mức giá trung bình để thu hút khách hàng, sau đó tăng giá khi đã chiếm được một thị phần nhất định, đồng thời điều chỉnh nguyên liệu và món ăn để tối ưu hóa lợi nhuận.
• Định giá cao cấp: Phương pháp này thường được áp dụng cho các nhà hàng cao cấp, khi đã xác định đối tượng khách hàng hướng đến là ai, từ đó cung cấp những dịch vụ cao cấp tương xứng.
• Định giá dựa trên khả năng sinh lời: Chủ nhà hàng có thể biết được món ăn nào đang bán chạy, món nào khách hàng ít gọi. Từ đó, điều chỉnh tăng giá bán hoặc điều chỉnh nguyên liệu đảm bảo tối ưu nhất.

>> Tham khảo Lập bảng định lượng món ăn nhà hàng 

Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nhà hàng

Các chủ nhà hàng hiện nay thường lập kế hoạch mua nguyên liệu dựa theo các thông số trong phần mềm quản lý kho hàng, chẳng hạn như: báo cáo phân tích chuyên sâu về quá trình mua hàng, dự trữ hàng tồn kho, thông tin nhà cung cấp, thời gian đặt hàng, hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu,…

Sau khi tính toán Food Cost và định mức nguyên liệu nhà hàng, người quản lý cần tiến hành lập kế hoạch mua nguyên liệu cho nhà hàng theo các bước như sau:

• Bước 1: Thực hiện liệt kê danh sách tất cả các loại nguyên vật liệu cần dùng trong nhà hàng.
• Bước 2: Tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín.
• Bước 3: Mua sắm nguyên vật liệu theo nhu cầu hoặc theo số lượng lớn để được giá tốt nhất.
• Bước 4: Theo dõi, kiểm tra việc giao nhận nguyên liệu.
• Bước 5: Đánh giá kết quả quá trình thu mua nguyên liệu cho nhà hàng.

Xác định năng lực cung ứng của nhà cung cấp

Để đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu cho quán, bạn cần thiết lập một danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy và đánh giá khả năng cung ứng của họ, bao gồm việc có sẵn hàng ngày hay cần đặt hàng trước. Đặc biệt, xác định thời gian cụ thể cần đặt trước để đảm bảo đủ nguyên liệu cho bếp của mình.

Ngoài ra, lời khuyên là luôn có phương án dự phòng. Đề phòng tình huống khẩn cấp, nên chuẩn bị sẵn danh sách ít nhất 2-3 nhà cung cấp nguyên liệu dự phòng cho từng nhóm thực phẩm bạn cần.

Kiểm soát mức giá nguyên vật liệu đầu vào

Giá cả nguyên vật liệu đầu vào là một trong các yếu tố quan trọng cần có khi thiết lập kế hoạch quản lý nguyên liệu nhà hàng. Các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu có thể thay đổi mức giá liên tục, do đó cần để ý theo dõi để tránh mua nguyên liệu với chi phí quá cao. 

Để kiểm soát giá cả nguyên vật liệu đầu vào, bạn có thể thực hiện như sau:

• Thu thập báo giá từ các đơn vị cung cấp nguyên liệu cho nhà hàng.
• Theo dõi việc tăng giảm giá của các đơn vị đó.
• Tiến hành kiểm tra định kỳ hàng tháng mức giá nguyên vật liệu trên thị trường, sau đó so sánh với mức giá của các đơn vị cung cấp nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng.
• Kiểm tra tính chính xác về giá cả của đơn vị cung cấp với giá nguyên liệu mà nhà hàng đã mua từ bên ngoài.

Kiểm soát nguyên liệu xuất nhập tồn 

Để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, trước hết phải đảm bảo thực hiện quy trình nhập xuất hàng hóa nghiêm chỉnh. Chỉ nhập nguyên vật liệu khi số lượng tồn kho ở mức tối thiểu, không nên nhập quá nhiều hàng hóa sẽ làm giảm chất lượng. Đặc biệt, các loại thực phẩm tươi sống cần được nhập vào mỗi ngày để đảm bảo hương vị và chất lượng luôn tươi mới.

Cần định kỳ kiểm tra số lượng hàng hóa xuất nhập tồn, như thế sẽ giúp chủ nhà hàng nắm được được lượng tồn kho có đang ở mức an toàn hay không. Nếu đã chạm đến mức tối thiểu cần phải đặt thêm ngay để duy trì việc chế biến món ăn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Việc kiểm kê nguyên vật liệu hàng ngày là một cách hiệu quả nhằm đánh giá mức tiêu thụ hàng ngày của nhà hàng. Bên cạnh đó, hàng tháng quản lý cùng với thủ kho hoặc kế toán sẽ tiến hành kiểm kê số lượng hàng hóa tồn thực tế trong kho để nắm bắt con số cụ thể, tránh thất thoát nguyên vật liệu.

Luôn có phương án dự báo

Việc dự báo số lượng món ăn sẽ bán chạy trong thời gian tới (tuần, tháng) và xác định nguyên vật liệu nào có thể khan hiếm hoặc tăng giá là rất quan trọng. Những dự báo này nên dựa trên các số liệu bán hàng của nhà hàng qua các khoảng thời gian như tuần, tháng, quý, hoặc năm.

Khả năng phân tích và dự báo chính xác sẽ giúp bạn giảm thiểu tồn kho các nguyên liệu không cần thiết, từ đó giảm chi phí thực phẩm. Điều này cho phép bạn giảm giá bán hoặc triển khai các chương trình khuyến mại, ưu đãi, tăng cường lợi thế cạnh tranh của nhà hàng.

Lưu ý cần biết trong bảo quản nguyên liệu thực phẩm

Bảo quản nguyên vật liệu là một khâu vô cùng quan trọng trong việc quản lý bếp nhà hàng để tránh thất thoát, hư hỏng và lãng phí. Dưới đây là một số kinh nghiệm cần lưu ý khi bảo quản nguyên vật liệu trong bếp:

• Khi nhận hàng, bộ phận bếp cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hàng hóa so với phiếu giao hàng.
• Cần có nhân viên quản lý chất lượng thực phẩm kiểm tra cẩn thận từng lô hàng để đảm bảo không có hư hỏng hoặc vấn đề nào, từ đó nhập vào nhà hàng những nguyên liệu tốt nhất.
• Rau củ nên được rửa sạch, để ráo nước, sau đó bọc lại bằng màng bọc thực phẩm và bảo quản trong tủ lạnh.
• Nguyên vật liệu không được để dưới đất; nên để trên bàn hoặc kệ cao, ở những nơi khô ráo, thoáng mát.
• Thường xuyên kiểm tra số lượng nguyên liệu vào đầu ca và cuối ca.
• Giữ vệ sinh sạch sẽ khu vực chế biến và bảo quản nguyên liệu.
• Kiểm tra thường xuyên các nguyên vật liệu sắp hết hạn để kịp thời xử lý, tránh sử dụng đồ hết hạn trong chế biến thức ăn cho khách.

Gợi ý mẫu file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Việc quản lý nguyên vật liệu bằng file Excel là một trong những phương thức phổ biến được nhiều chủ kinh doanh sử dụng. Lập bảng Excel giúp chủ nhà hàng theo dõi các số liệu về nguyên vật liệu chế biến món ăn, xuất nhập tồn hàng hóa, giá thành,…

Các yếu tố cơ bản trong mẫu file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng gồm có:

• Dữ liệu nguyên liệu tạo nên thành phẩm/bán thành phẩm: tên, mã số, đơn vị tính, và đơn giá, số lượng của từng loại nguyên liệu
• Dữ liệu phiếu nhập/xuất: Bao gồm mã phiếu nhập, ngày nhập, nhà cung cấp, mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, số lượng nhập, mã phiếu xuất, ngày xuất, mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, số lượng xuất, đơn giá, tổng giá trị,….
• Dữ liệu bảng báo cáo xuất – nhập – tồn: Hiển thị tình trạng nhập, xuất và tồn kho của từng loại nguyên liệu theo thời gian (tuần, tháng, quý, năm).

Bạn có thể tham khảo mẫu file Excel quản lý nguyên liệu nhà hàng TẠI ĐÂY. 

>> Xem thêm: Quy trình quản lý kho nhà hàng chi tiết nhất 

Nên dùng phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng hay sổ sách Excel? 

Phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng hay ghi chép sổ sách Excel đều là những công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý bán hàng. Nếu như trước đây, Excel được xem là công cụ phổ biến thì ngày nay, ứng dụng phần mềm quản lý công nghệ hiện đại đang dần trở thành xu hướng. 

So sánh hai cách thức để quản lý nguyên vật liệu này có thể nhận thấy những điểm khác biệt như sau:

Có thể thấy, việc quản lý nguyên liệu nhà hàng bằng phương pháp thủ công truyền thống mang lại khá nhiều rủi ro, khiến bạn tốn kém sức lực và thời gian rất nhiều. Những yếu tố này chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng đến việc phát triển quy mô kinh doanh nhà hàng của bạn.

Trong bối cảnh bùng nổ xu hướng bán hàng đa kênh tại Việt Nam hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng ăn uống bePOS là lựa chọn đáng tin cậy giúp các chủ nhà hàng quản lý nguyên vật liệu nhà hàng một cách hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí.

Tích hợp nhiều tính năng vượt trội, phần mềm quản lý nhà hàng bePOS có thể khắc phục những nhược điểm khi quản lý bằng Excel hay sổ sách. Tất cả mọi dữ liệu từ nguyên vật liệu trong nhà hàng, thông tin khách hàng, kho hàng,… đều được quản lý tự động. Người quản lý dễ dàng theo dõi các báo cáo chi tiết và quản lý mọi hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi mà không cần đến nhà hàng. 

>> Để được tư vấn phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn bePOS, bạn hãy liên hệ ngay hotline 024 7771 6889 hoặc đăng ký theo form dưới đây

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Quản lý nguyên liệu trong nhà hàng chưa bao giờ là dễ dàng đối với người quản lý hay chủ nhà hàng. Hy vọng những chia sẻ trên của bePOS có thể giúp ích cho bạn trong việc tìm kiếm cho mình phương pháp quản lý nguyên liệu trong nhà hàng phù hợp, giúp tối ưu chi phí hiệu quả nhất. Chúc các bạn kinh doanh may mắn khởi sắc!