Quản lý thu chi bằng Excel là công việc quen thuộc với bất cứ chủ kinh doanh nào. Nhưng liệu bạn đã biết một file Excel quản lý thu chi doanh nghiệp đơn giản và tối ưu sẽ có những nội dung gì? Trong bài viết này, bePOS sẽ giới thiệu đến bạn những mẫu file quản lý thu chi bằng Excel được nhiều người sử dụng nhất và hoàn toàn miễn phí. Hãy tham khảo ngay nhé!
Vai trò của việc quản lý thu chi đối với doanh nghiệp
Quản lý thu chi nội bộ có nghĩa là quản lý về nguồn thu, chi, vốn trong phạm vi một tổ chức. Hoạt động này bao gồm phân tích các thông tin phản ánh dòng tiền, từ đó đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Một số lợi ích của việc quản lý thu chi doanh nghiệp là:
- Dễ dàng quản trị rủi ro: Hoạt động thu chi nội bộ diễn ra hàng ngày, nếu không quản lý dòng thu chi thì tài chính doanh nghiệp sẽ gặp nhiều rủi ro, thất thoát, có thể dẫn đến thua lỗ.
- Đưa ra kế hoạch tương lai: Nếu biết cách quản lý thu chi nội bộ, chủ doanh nghiệp sẽ thu được nhiều dữ liệu có ích, cần thiết để xây dựng lộ trình phát triển trong tương lai.
- Nâng cao năng lực doanh nghiệp: Khi áp dụng quy trình quản lý thu chi hợp lý, bạn sẽ tạo được phong cách làm việc chuyên nghiệp trong nội bộ doanh nghiệp, cũng như nâng cao chuyên môn cho nhân viên, đem lại hiệu suất ngày càng cao.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng mẫu file quản lý thu chi bằng Excel?
Đặt cạnh sổ sách truyền thống, quản lý thu chi bằng Excel thực sự là một công cụ thông minh và tiện lợi, được nhiều cá nhân, doanh nghiệp SME lựa chọn bởi những lý do sau:
- Quản lý thu chi theo thời gian thực: Các khoản thu chi khác nhau được ghi chép theo ngày, tuần, tháng trên phần mềm Excel. Điều này giúp bạn nắm được diễn biến dòng tiền, đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại và hạn chế rủi ro có thể xảy ra.
- Đảm bảo tính chính xác: Các dữ liệu trong file Excel thu chi sổ quỹ nội bộ đảm bảo tính rõ ràng và chính xác. Từ đó, bạn có thể quản lý và kiểm soát chi phí của mình một cách hiệu quả.
- Dễ so sánh, đối chiếu và cập nhật: Bạn có thể dễ dàng so sánh, đối chiếu với báo cáo tài chính hàng tháng và hàng năm. Ngoài ra, những sự thay đổi dữ liệu cũng được cập nhật một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Phần mềm Excel miễn phí: Phần mềm văn phòng dùng miễn phí và không giới hạn dung lượng sử dụng.
>> Tham khảo: File Excel quản lý kho đơn giản, dễ dùng nhất
Những nội dung cần có trong file quản lý thu chi
Trước hết, để có thể sử dụng được các mẫu Excel quản lý thu chi một cách hiệu quả thì người dùng cần hiểu rõ những nội dung có trong file và cách làm bảng thu chi trong Excel. Một file quản lý thu chi bằng Excel sẽ được chia thành 4 bảng, bao gồm 2 bảng Excel thu chi, phiếu thu và phiếu chi.
Trong đó, phiếu thu chi chứa họ tên, địa chỉ, lý do nộp tiền và kèm theo chứng từ. Còn lại, bảng thu chi Excel đơn giản sẽ ghi nhận những nội dung như sau:
- Thông tin về chứng từ: Các thông tin về chứng từ bao gồm số thứ tự, ngày tháng năm của tất cả các khoản thu chi diễn ra tại cơ sở kinh doanh.
- Thông tin về giao dịch: Xác nhận họ tên người thực hiện khoản thu chi, nội dung thanh toán. Ví dụ, ghi chép xem đó là khoản thu tiền hàng tháng, chi tiền lương nhân viên, hay phí mặt bằng,…
- Thông tin về tài khoản phát sinh: Ghi nhận tài khoản phát sinh đó là thu hay chi, lý do phát sinh là gì và số tiền tương ứng.
Bảng tổng hợp thu tiền
Bảng tổng hợp thu tiền một trong những mẫu file Excel quản lý thu chi công ty rất quan trọng. Loại bảng này được sử dụng để kê khai, phân loại tất cả các khoản thu được ghi nhận trên biên lai thu tiền. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết số tiền thu của mình trong một thời hạn nhất định như tuần, tháng, hay quý. Bảng này sẽ bao gồm các thông tin như số biên lai, ngày tháng lập, bộ phận thu, số tiền thu và nội dung thu,…
>> Tải mẫu bảng tổng hợp thu tiền TẠI ĐÂY
Bảng tổng hợp chi tiền
Bảng kê chi tiền ghi nhận các chứng từ liên quan đến việc chi tiền của cơ sở kinh doanh. Về cơ bản, nội dung bảng tổng hợp chi tiền cũng không có quá nhiều điểm khác biệt so với tổng hợp thu tiền. Ở phần góc trên bên trái, bạn ghi rõ tên đơn vị, ở giữa là tên bảng, bên dưới ghi rõ họ tên, bộ phận, địa chỉ người chi tiền, cũng như nội dung chi. Các cột trong bảng ghi nhận chi tiết thông tin chứng từ như số thứ tự, số hiệu, ngày tháng, diễn giải nội dung,…
>> Tải mẫu bảng tổng hợp chi tiền TẠI ĐÂY
Phiếu thu
Phiếu thu là một loại chứng từ phải có khi tiến hành quản lý thu chi bằng Excel. Khi thu tiền mặt vào quỹ của doanh nghiệp, bạn phải lập phiếu thu, làm căn cứ để ghi sổ quỹ, ghi các khoản thu liên quan. Phiếu thu phải được đóng thành quyển, trên mỗi phiếu đều ghi số quyển để phân biệt. Những nội dung quan trọng nhất trong chứng từ này là ngày tháng lập, lý do nộp, số tiền,…
>> Tải mẫu phiếu thu TẠI ĐÂY
Phiếu chi
Phiếu chi có mục đích là xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ đã xuất quỹ, từ đó làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. Cũng như mẫu phiếu thu, phiếu chi cũng được đóng thành quyển, trên mỗi phiếu đều ghi số quyển để phân biệt. Trên phiếu chi, bạn phải ghi rõ họ tên người nhận, lý do chi, số tiền thực tế, số lượng chứng từ gốc,…
>> Tải mẫu phiếu chi TẠI ĐÂY
Các mẫu file quản lý thu chi bằng Excel tốt nhất
Như đã nói, quản lý thu chi đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một cơ sở kinh doanh, giúp người chủ đánh giá tình hình hoạt động của mình. Trong đó, phương pháp quản lý thu chi bằng Excel được rất nhiều người áp dụng, bởi sự tiện lợi và tính chính xác cao. Sau đây, bePOS sẽ giới thiệu các mẫu quản lý thu chi bằng Excel cơ bản, thường xuyên xuất hiện trong hoạt động kế toán doanh nghiệp.
Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty
Do mỗi ngày công ty thường có rất nhiều nghiệp vụ mới phát sinh nên quản lý thu chi giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt chặt chẽ nguồn thu – chi, chuyển động dòng tiền trong doanh nghiệp. Từ đó hạn chế tối đa các rắc rối và cân nhắc điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý.
Thông thường, công ty sử dụng file Excel đã được thiết lập sẵn để quản lý thu chi, dữ liệu qua các tháng tự động tính toán dựa trên các công thức sau khi bộ phận kế toán nhập thông tin về tổng thu và tổng chi.
>> Tải mẫu file Excel quản lý thu chi doanh nghiệp đơn giản TẠI ĐÂY
Mẫu file Excel quản lý thu chi cửa hàng
Việc quản lý thu chi bằng Excel cho cửa hàng sẽ khá phức tạp bởi tùy theo quy mô, mỗi ngày cửa hàng có thể có hàng chục, thậm chí hàng trăm giao dịch phát sinh. Chưa kể mỗi giao dịch có thể lại được thực hiện bởi một nhân viên khác nhau theo ca làm việc. Nếu cửa hàng không kiểm soát chặt chẽ các khoản thu chi thì rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên trục lợi, quản lý rối rắm, khiến cửa hàng thua lỗ thậm chí dẫn đến phá sản.
>> Các chủ cửa hàng quy mô vừa và nhỏ có thể tham khảo mẫu file quản lý thu chi bằng Excel TẠI ĐÂY
Mẫu file excel quản lý thu chi bán hàng
Để lập được một file quản lý thu chi bằng Excel bán hàng chính xác, chủ cửa hàng thường phải tốn rất nhiều thời gian và công sức mà đôi khi không đạt được hiệu quả như mong muốn. Dưới đây bePOS đã tổng hợp các mẫu file Excel thu chi bán hàng miễn phí cho tất cả các cửa hàng có thể tham khảo.
>> Tải ngay mẫu file Excel quản lý thu chi bán hàng TẠI ĐÂY
Mẫu file Excel quản lý thu chi nội bộ
File Excel quản lý thu chi nội bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết về các giao dịch tài chính, quản lý dòng thu chi hiệu quả, giảm thiểu thất thoát ngân sách. Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về kế hoạch chi tiêu và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
>> Tải ngay mẫu excel quản lý thu chi nội bộ TẠI ĐÂY
Mẫu file Excel quản lý thu chi tiền mặt
Các khoản thu chi bằng tiền mặt thường khó kiểm soát, vì thế việc sử dụng mẫu file Excel quản lý thu chi tiền mặt là điều cần thiết đối với các cá nhân hay doanh nghiệp. File quản lý thu chi bằng Excel hỗ trợ trong việc xác định nguồn gốc tiền thu và mục đích chi tiêu, đồng thời đưa ra báo cáo tài chính và bảng cân đối tiền mặt. File Excel quản lý thu chi tiền mặt có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp..
>> Tải ngay file Excel quản lý thu chi tiền mặt TẠI ĐÂY
Mẫu file Excel quản lý thu chi quán cafe
Quản lý thu chi bằng Excel cho quán cà phê có thiết kế đơn giản, giúp chủ quán dễ dàng theo dõi và kiểm soát các khoản thu chi hàng ngày tại quán, hạn chế nhầm lẫn và quản lý quán cà phê hiệu quả.
>> Tải ngay mẫu file Excel quản lý thu chi quán cafe TẠI ĐÂY
Mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân
Ngay cả bạn là chủ doanh nghiệp hay một nhân viên thì việc quản lý thu chi cũng là cần thiết để bạn có thể nắm bắt được tình hình chi tiêu, cân đối giữa thu nhập, chi tiêu và khoản tiết kiệm cho hợp lý. Mẫu file quản lý thu chi bằng Excel cho cá nhân đơn giản, ít trường thông tin hơn so với công ty nhưng mang lại hiệu quả cao cho người tạo.
>> Tham khảo mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân TẠI ĐÂY
Một số hạn chế khi quản lý thu chi bằng Excel
Quản lý thu chi bằng Excel giúp chủ doanh nghiệp quản lý số liệu một cách rõ ràng, khoa học, từ đó kiểm soát dòng tiền tốt hơn. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm nổi trội đã kể trên, bảng Excel thu chi vẫn còn nhiều hạn chế mà ít chủ kinh doanh cần nhìn nhận và tìm cách khắc phục:
- Đòi hỏi kỹ năng cao: Để sử dụng được các file Excel quản lý thu chi hiệu quả, chủ shop phải thật sự thành thạo, nhuần nhuyễn và am hiểu các thuật toán trên Excel. Lý do là bởi các hàm và công thức tính toán của Excel khá phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng cao.
- Am hiểu các thuật toán Excel: Quản lý thu chi bằng Excel nhanh hơn so với sổ sách truyền thống, nhưng bạn phải thuộc lòng các hàm tính toán thì mới có thể sử dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Nếu không thành thạo, thì thời gian xử lý số liệu thậm chí còn lâu hơn bình thường.
- Có thể bị chậm khi phải xử lý quá nhiều dữ liệu: Excel có thể được sử dụng miễn phí, tuy nhiên chủ shop sẽ cần khá nhiều thời gian để làm quen và thực sự làm chủ được công cụ tính toán này, đôi khi mất đến cả năm trời. Chưa kể hệ thống trang tính Excel còn có thể bị chậm, thiếu linh hoạt khi phải tải quá nhiều dữ liệu cùng một lúc.
>> Xem thêm: Từ A-Z về file quản lý khách hàng bằng Excel giúp kinh doanh hiệu quả
Quản lý thu chi đơn giản, hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng bePOS
Quản lý thu chi bằng Excel đem lại nhiều tiện lợi, nhưng vẫn không tối ưu bằng việc sử dụng phần mềm. Phần mềm quản lý bán hàng bePOS đã giải quyết những hạn chế còn tồn tại của Excel, giúp cửa hàng, doanh nghiệp quản lý sổ quỹ thu chi một cách chặt chẽ chặt chẽ. Mọi giao dịch thu chi, mua vào bán ra trong cửa hàng đều tự động cập nhật vào lịch sử bán hàng. Chủ shop có thể quản lý tiền mặt, tiền chuyển khoản qua ngân hàng, tổng quỹ trên tất cả các chi nhánh của cửa hàng cùng một lúc.
Ngoài ra, người chủ quán còn có thể tạo phiếu thu, phiếu chi nhanh chóng, quản lý thời gian tạo phiếu, người tạo, nhà cung cấp, tình trạng thanh toán,… Chính vì vậy, bạn sẽ không còn gặp tình trạng file Excel thu chi sổ quỹ nội bộ bị chỉnh sửa, tác động, mất thông tin,…
>> Tải ứng dụng bePOS tại App Store và Google Store
Trên đây là những mẫu file quản lý thu chi bằng Excel được nhiều người sử dụng nhất hiện nay và hoàn toàn miễn phí mà bePOS đã tổng hợp để gửi đến bạn. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ chọn được cho mình một phương pháp quản lý thu chi hiệu quả và phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại của cửa hàng. Chúc bạn thành công!
FAQ
File Excel thu chi tiền mặt cần có những nội dung gì?
File Excel thu chi tiền mặt cần có những nội dung cơ bản như sau:
- Chứng từ (số, ngày tháng năm)
- Họ tên người lập
- Số tiền thu
- Số tiền chi
- Số tiền phát sinh (nếu có)
- Mặt hàng
- Doanh số
- Thuế suất
- Thuế GTGT
- Diễn giải
Quản lý thu chi bằng Excel có phổ biến không?
Quản lý thu chi bằng Excel hiện nay vẫn đang được dùng phổ biến ở các cửa hàng nhỏ hoặc các công ty khởi nghiệp kinh doanh chưa được mở rộng thành chuỗi. Người chủ cần phải có kỹ năng sử dụng bảng tính Excel thuần thục thì mới có thể quản lý thu chi một cách nhanh chóng. Nếu không, việc sử dụng Excel sẽ gây nhiều khó khăn cho chủ quán, khiến việc tính toán thu chi hàng ngày/tuần/tháng/năm bị gián đoạn, dẫn đến việc không thể nắm bắt được tình hình kinh doanh.
Follow bePOS:
