Cùng với CV xin việc thì viết Mail ứng tuyển cũng cần được phải chuẩn bị và thiết kế sau cho thật chuyên nghiệp nghiệp nhất nếu bạn muốn tạo được ấn tượng tốt trước nhà tuyển dụng. Vì vậy, nắm vững được những quy định tối thiểu và cách viết mail ứng tuyển đúng chuẩn thì sẽ giúp bạn tránh gặp phải những sai lầm không đáng có và tiết kiệm tối đa thời gian khi có nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người chưa biết cách viết mail ứng tuyển sao cho phù hợp, còn sơ sài và không tạo được thiện cảm với các nhà tuyển dụng. Vậy viết Mail ứng tuyển như thế nào mới tạo được sự chuyên nghiệp, thuyết phục và thu hút mọi người khi đi xin việc? Hãy cùng bePOS tham khảo một vài hướng dẫn trong bài viết dưới đây nhé!
Mail xin việc là gì?
Mail xin việc là phần nội dung mà bạn cần phải viết trực tiếp trên Email khi muốn gửi CV hoặc hồ sơ xin việc cho các nhà tuyển dụng. Mail xin việc của bạn cần phải viết rõ ràng, ngắn gọn và đảm bảo đầy đủ những thông tin cần thiết để thể hiện được tính chuyên nghiệp của bản thân. Từ đó nhà tuyển dụng dễ dàng xem hồ sơ xin việc của bạn mà không mất quá nhiều thời gian để đọc và xem xét, đồng thời tạo được thiện cảm nhất định.
Để trả lời cho câu hỏi “email xin việc là gì và cần có những gì” thì bạn không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì tất cả nội dung chính đã được trình bày cụ thể trong đó rồi. Vì vậy, Mail xin việc là phần mở đầu và giới thiệu sơ qua để giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn được mong muốn xin việc và ứng tuyển vào vị trí nào.
Những lưu ý khi viết mail ứng tuyển
Những lưu ý khi viết Mail ứng tuyển mà bạn cần phải ghi nhớ, cụ thể:
- Khi gửi Mail, cần đặt rõ tên File gửi rõ ràng trong CV để nhà tuyển dụng dễ dàng nhìn thấy, nhận biết thông tin và lưu trữ. Bạn nên lưu File theo quy tắc: “CV – tên người ứng viên – vị trí ứng tuyển”
- Đính kèm những giấy tờ và hồ sơ liên quan khi viết mail ứng tuyển cho nhà tuyển dụng
- Luôn gắn dấu thư quan trọng để mail ứng tuyển của bạn không bị đưa vào mục Spam, khiến mọi người khó nhận biết và tìm kiếm
- Hãy sử dụng email có tên nghiêm túc, rò ràng để gửi CV. Tránh sử dụng những trên email quá dài dòng hoặc “đáng yêu”, ví dụ như: congchuaxinhdep@gmail.com
- Tạo tiêu đề email gây được ấn tượng và sự thu hút đến người đọc
- Phần nội dung thư không được trùng lặp 100% so với CV của bạn
- Luôn trình bày nội dung thư thật ngắn gọn, dễ hiểu, rõ ràng và mạch lạc
- Không được phép quên lời chào hỏi tối thiểu và lời cảm ơn khi kết thư đến nhà tuyển dụng
- Để lại địa chỉ và phương thức liên hệ ở phần cuối thư để người tuyển dụng có thể dễ dàng nắm bắt và thông báo cho bạn khi có quyết định.
- Trình bày nội dung khi viết mail ứng tuyển đủ ý và khoa học, luôn thận trọng và kiểm tra chi tiết với lỗi chính tả
Cách viết Email ứng tuyển chuẩn và thu hút nhất
Phần mở đầu
Để viết email ứng tuyển chuẩn, bạn cần phải mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi…”. Đây là cách tốt nhất để bạn thể hiện sự tôn trọng và thái độ đúng đắn của mình đối với nhà tuyển dụng. Đừng nên sử dụng “Gửi hoặc chào anh/ chị…”, bạn rất có thể bị trừ điểm và gây mất thiện cảm với người đọc ngay từ dòng đầu tiên.
Nếu như bạn biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, hãy soạn “Kính gửi anh/chị + Tên người nhận + chức vụ của họ” để mở đầu email ứng tuyển nhé.
Tuy nhiên, nếu như bạn bạn vẫn chưa biết được người nhận, hãy viết theo quy tắc: “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.
Phần nội dung chính
Cách viết thư ứng tuyển hay thì phần nội dung chính trong email của bạn phải luôn đảm bảo đã bao gồm những ý chính dưới đây:
- Thông tin cơ bản về bản thân: Họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, địa chỉ cư trú, nơi đang học hoặc vị trí đang công tác…
- Bạn gửi mail này để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải trên đâu (nơi bạn biết đến thông tin tuyển dụng)
- Giới thiệu chi tiết và ngắn gọn về kinh nghiệm và kỹ năng làm việc mà bạn có được
- Đính kèm CV, thư ứng tuyển, thư giới thiệu hoặc Portfolio và những hồ sơ liên quan (nếu có)
Phần kết email
Khi kết thúc email, bạn đừng đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành cho các nhà tuyển dụng vì họ đã dành thời gian đọc mail ứng tuyển của bạn. Đồng thời, hãy nói cho nhà tuyển dụng biết là bạn cũng rất mong chờ phản hồi từ họ. Do đó, bạn đã hoàn thành được nội dung email tới 90% rồi.
Chữ ký email
Để viết mail ứng tuyển chuẩn và hoàn hảo nhất, bạn có thể cân nhắc tạo một chữ ký điện tử nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và sâu sắc trong cách viết mail tuyển dụng hay của bạn. Những thông tin cần có trong chữ ký email gồm:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Các thông tin liên hệ như: Mạng xã hội (Facebook, Zalo,…) và Website cá nhân (nếu có)
- Vị trí nghề nghiệp đang đảm nhận (nếu có)
Mẫu viết mail ứng tuyển thu hút và chuẩn xác nhất hiện nay
Tiêu đề thư: [tên của bạn] hồ sơ ứng tuyển vị trí [tên vị trí mà bạn ứng tuyển]
Nội dung thư:
Kính gửi phòng tuyển dụng của công ty XYZ,
Tên tôi là Nguyễn Văn A, tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí làm việc ABC theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại website…
Theo như mô tả chi tiết về công việc trong trang thông tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi tin rằng bản thân mình có thể đáp ứng được 100% các yêu cầu năng lực và nhiệm vụ cho vị trí công việc này, đồng thời có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên tốt, làm việc hiệu quả, đúng với yêu cầu mà Quý công ty đang tìm kiếm và mong muốn.
Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:
- CV
- Thư ứng tuyển
- Bảng điểm
- Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty
Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét.
Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.
Trân trọng
Ký tên (nếu có)
TÊN CỦA BẠN
- Số điện thoại
- Thông tin liên hệ
Cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Việt
Một mẫu viết mail ứng tuyển thu hút, ấn tượng và chuyên nghiệp cần phải đáp ứng các tiêu chí nội dung sau:
- Tiêu đề mail
Với tiêu đề email sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
+) Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi có yêu cầu về tiêu đề mail xin việc
Trong trường hợp này, bạn chỉ cần sao chép lại những thông tin yêu cầu trước đó và thay tên của mình vào, vị trí cần ứng tuyển và tên công ty là được. Bạn cần làm đúng theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng vì điều này có thể giúp họ dễ dàng sàng lọc mail xin việc và thuận tiện hơn cho công tác tuyển dụng.
+) Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không nêu cụ thể tiêu đề mail
Trong trường hợp này, bạn hãy cố gắng trình bày ngắn gọn, khoa học và đầy đủ các thông tin cơ bản như: Họ tên, vị trí ứng tuyển, ngày tham gia ứng tuyển.
- Nội dung email
+) Phần mở đầu: Bạn bắt đầu bằng cụm từ “kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và thái độ đúng đắn đối với nhà tuyển dụng. Bạn không nên sử dụng các từ như “Gửi anh/ chị” hoặc “Thân ái gửi…” vì như vậy bạn đang thể hiện sự thiếu lịch sự, chuyên nghiệp và gây mất thiện cảm cho người nhận. Nếu phía người nhận là một cá nhân cụ thể thì bạn cần trình bày theo đúng quy tắc: Kính gửi Anh/ chị + Tên bộ phận + Tên công ty”
+) Phần nội dung: Cần đáp ứng các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân.
- Mục đích gửi email
- Trình bày kinh nghiệm và kỹ năng làm việc nổi bật
- Bày tỏ mong muốn của bản thân tại vị trí công việc và có thể đáp ứng được gì cho công ty mà bạn ứng tuyển.
- Không nên viết mail ứng tuyển theo khuôn mẫu, kho khan và copy sẵn. Bạn cần phải cá nhân hóa nội dung của thư, trình bày email một cách sáng tạo và khoa học nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ những thông tin cơ bản mà nhà tuyển dụng cần.
- Kết thúc email
Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc thư và đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển vào vị trí đó. Đồng thời, bạn cần phải để lại chữ ký của bản thân và đính kèm các tài liệu liên quan (giấy giới thiệu, bảng điểm, giấy chứng nhận thành tích, bằng cấp…)
Lưu ý: Nên lưu các tài liệu và hồ sơ liên quan dưới dạng file PDF để đảm bảo mọi thông tin của bạn sẽ không bị sai lệch và hỏng Font chữ trước khi gửi đến nhà tuyển dụng
- Kiểm tra nội dung mail ứng tuyển trước khi gửi
Để tránh sai sót không đáng có xảy ra, bạn cần kiểm tra mail ứng tuyển trước khi gửi với những nội dung, tiêu chí sau:
- Tên email ứng tuyển.
- Tên hiển thị trên Email.
- Địa chỉ phòng ban tuyển dụng hoặc của người nhận mail ứng tuyển.
- Nội dung email.
- Các tài liệu đính kèm.
- Về hình thức, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau: Nội dung phần “kính gửi” cần được in đậm; Văn phong trang trọng, nghiêm túc, lịch sự và không nên sử dụng nhiều câu biểu cảm; Không mắc sai chính tả.
Cách viết email ứng tuyển bằng tiếng anh
Một số công ty và doanh nghiệp có thể yêu cầu ứng viên viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh. Vậy cách viết thư ứng tuyển như thế nào? Viết email ứng tuyển bằng tiếng Anh có điểm gì khác so với cách viết email ứng tuyển bằng tiếng Việt? Hãy cùng bePOS tìm hiểu nhé!
- Lời mở đầu
Bạn cần phải xác định rõ người nhận thư là ai để có lời chào chính xác và chuyên nghiệp nhất. Cụ thể:
+) Nếu xác định được tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể viết các cụm từ thân mật và trang trọng để mở đầu bức thư: Dear + tên người nhận,…
+) Nếu không biết chính xác tên nhà tuyển dụng, bạn có thể viết theo cấu trúc như sau: Dear + tên công ty hay Dear Hiring Manager…
- Đoạn mở đầu
Bạn cần đề cập đến mục đích viết thư với mong muốn được ứng tuyển vào vị trí nào trong công ty bằng 1 – 2 câu ngắn gọn và cụ thể nhất
- Nội dung chính
Để có thể viết mẫu email ứng tuyển thu hút, bạn cần trình bày khoảng 2 – 3 đoạn với đầy đủ các nội dung sau:
- Tại sao bạn cảm thấy mình phù hợp và có thể đảm nhận được với vị trí công việc cần ứng tuyển này?
- Kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể mà bạn đạt được có liên quan đến công việc.
- Vì sao bạn muốn ứng tuyển vào công ty?
- Đoạn cuối thư
- Tóm gọn lại lý do mong muốn được ứng tuyển vào công ty (bằng 1 câu)
- Cung cấp các thông tin cá nhân cần thiết để nhà tuyển dụng có thể liên hệ ngay sau đó như: địa chỉ nơi ở, số điện thoại, email cá nhân, tài khoản mạng xã hội (Facebook, Zalo, Twitter…)
- Đính kèm tài liệu liên quan: bằng cấp, chứng chỉ. Giấy giới thiệu, CV,…
- Gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian quan tâm và tạo cơ hội làm việc.
Bí quyết viết thư ứng tuyển như thế nào để chuyên nghiệp?
Để có cách viết thư ứng tuyển hay và chuẩn xác, bePOS sẽ chỉ dẫn giúp bạn một số bí quyết sau:
- Tiêu đề phải đúng trọng tâm và rõ ràng: Đây chính là yếu tố quan trọng quyết định đến việc nhà tuyển dụng có mở thư hay không. Vì vậy, hãy luôn lưu ý thật kỹ điều này nhé!
- Dùng một địa chỉ email chuyên nghiệp: Hãy tạo cho mình một địa chỉ email thật đơn giản, dễ nhìn với tên thật của bạn cùng những con số…
- Suy nghĩ nội dung thư thật kỹ trước khi viết: Bạn hãy chọn lọc những th những thông tin nổi bật và tiêu biểu nhất của bản thân để của bản thân để trình bày. Tuyệt đối không quá lan man, dài dòng,… gây cảm thấy chán nản, không tìm được trọng tâm khiến nhà tuyển dụng dễ dàng bỏ qua hồ sơ của bạn.
- Viết mở đầu mail ứng tuyển thật chuyên nghiệp: Lời chào mở đầu luôn là cách gây ấn tượng tốt và nhanh nhất với bên tuyển dụng. Bạn cần hạn chế sử dụng lời chào có nhiều sắc thái biểu cảm hoặc thân mật quá mức cần thiết. Nên đề cập đến tên người nhận trong lời mở đầu (nếu có) và tuyệt đối không tự ý rút gọn bớt tên của họ, dễ gây mất thiện cảm.
- Hạn chế hoặc không cần thiết dấu chấm than: Dấu chấm than được dùng để thể hiện cảm xúc phấn khích của người viết. Vì vậy, nếu bạn lạm dụng nó có thể khiến người đọc nhìn nhận về bạn là chưa thực sự trưởng thành trong cách viết và không biết cách kiềm chế cảm xúc khi làm việc.
- Loại bỏ sự hài hước không cần thiết khi viết mail ứng tuyển vì đây là công việc thể hiện sự nghiêm túc cao độ
- Lời chào cuối email rất quan trọng: Bạn lựa chọn những câu văn và từ ngữ thể hiện sự chân thành, lịch sự và trang trọng đối với nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc thư của mình; không được viết quá thân mật.
- Hình thức Email: giữa các đoạn văn nên viết cách nhau 1 dòng để bức thư trông dễ nhìn, thoáng mắt, gọn gàng và tạo thiện cảm với người nhận.
- Kiểm tra và rà soát lại mail ứng tuyển trước khi gửi.
- Tuyệt đối không mắc phải các lỗi sau khi viết mail ứng tuyển: viết lỗi chính tả; sai tên nhà tuyển dụng; viết không đúng trọng tâm, nội dung thư lan man, khoe quá nhiều về bản thân; quên không đính kèm CV, sai địa chỉ người nhận, Mail ứng tuyển viết quá dài hoặc quá ngắn…
>>> Xem thêm: Nghệ thuật giải quyết phàn nàn của khách hàng tại nhà hàng
Tổng kết
Trên đây là những hướng dẫn của bePOS về cách viết thư ứng tuyển hay, thu hút và tạo sự chuyên nghiệp nghiệp của bản thân đối với nhà tuyển dụng. Hy vọng rằng, bằng kinh nghiệm của chính mình cùng những bí quyết về “cách viết mail ứng tuyển thu hút” chắc chắn sẽ không có trở ngại nào quá lớn để bạn có thể thực hiện ước mơ và mong muốn. Chúc bạn thành công.
FAQ
Mail xin việc là gì?
Mail xin việc là phần nội dung mà bạn cần phải viết trực tiếp trên Email khi muốn gửi CV hoặc hồ sơ xin việc cho các nhà tuyển dụng. Đây là phần mở đầu và giới thiệu sơ qua để giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn được mong muốn xin việc và ứng tuyển vào vị trí nào.
Làm thế nào để viết phần mở đầu mail ứng tuyển thu hút và chuyên nghiệp nhất?
Để có mẫu viết mail ứng tuyển thu hút, bạn cần phải mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi…”. Đây là cách tốt nhất để bạn thể hiện sự tôn trọng và thái độ đúng đắn của mình đối với nhà tuyển dụng. Đừng nên sử dụng “Gửi hoặc chào anh/ chị…”, bạn rất có thể bị trừ điểm và gây mất thiện cảm với người đọc ngay từ dòng đầu tiên.
Nếu như bạn biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, hãy soạn “Kính gửi anh/chị + Tên người nhận + chức vụ của họ” để mở đầu email ứng tuyển nhé.
Tuy nhiên, nếu như bạn bạn vẫn chưa biết được người nhận, hãy viết theo quy tắc: “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.
Follow bePOS:
