IC, viết tắt của Internal Control, là hoạt động không thể thiếu trong các nhà hàng, nhằm kiểm soát sự tuân thủ nội bộ, hạn chế thất thoát và sai sót. Vậy IC checklist trong nhà hàng gồm những nội dung như thế nào? Cùng bePOS tìm hiểu A-Z về mẫu IC checklist được sử dụng phổ biến trong ngành F&B nhé!
Vai trò của IC checklist trong nhà hàng
IC, hay còn gọi Kiểm soát nội bộ, là điều cần thiết để đảm bảo nhà hàng tuân thủ tốt các quy định pháp luật, hoàn thành tốt các mục tiêu kinh doanh và hạn chế xảy ra sai sót. Một nhà hàng kiểm soát nội bộ kém có thể làm giảm năng suất lao động của nhân viên, thất thoát tài sản và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
Thực tế, không ít nhà hàng gặp rắc rối do không triển khai IC đúng cách. Ví dụ, báo cáo tài chính sai, dẫn đến không nộp đủ thuế cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp mất có thể bị chính quyền địa phương xử phạt. Nói tóm lại, IC là hoạt động quan trọng khi kinh doanh, đảm bảo mọi thứ diễn ra chính xác, nghiêm túc và hiệu quả.
Các tiêu chí cần kiểm tra trong IC checklist nhà hàng
Kiểm tra hoạt động doanh thu
Tài chính là một mảng cần đặc biệt chú ý khi triển khai IC checklist trong nhà hàng. Ghi nhận sai doanh thu có thể bị chính quyền xử phạt, nhất là khi phần doanh thu tính sai đó làm ảnh hưởng đến mức thu thuế.
Kiểm soát doanh thu trong nhà hàng thường sử dụng đến các phần mềm kế toán tài chính, máy POS bán hàng, ngăn kéo đựng tiền,… Nhiệm vụ của nhân viên IC là kiểm tra các giao dịch thực hiện trên máy bán hàng phải khớp với thực tế, tránh gian lận, thất thoát,…
Kiểm tra thủ tục của nhà hàng
Tiêu chí tiếp theo cần có trong IC checklist trong nhà hàng là kiểm tra thủ tục. Thủ tục trong nhà hàng là quy trình giải quyết công việc theo các bước nhất định, gồm các nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhau để đạt tới kết quả mong muốn. Ví dụ, khi xuất nhập hàng nhân viên phải lập các chứng từ gì, trên chứng từ phải có nội dung gì, từ đó tránh thất thoát hàng hóa trong kho.
Kiểm tra tình trạng nhân viên
Mẫu IC checklist trong nhà hàng phải có tiêu chí đánh giá tình trạng nhân viên. Bộ phận IC kiểm tra nhân viên xem có được tổ chức đúng với quy định từ trước không. Điều này nhằm đảm bảo, nhà hàng bố trí đủ nhân sự cho các vị trí, từ đó vận hành trơn tru và mượt mà, không gặp bất cứ trục trặc nào.
Kiểm tra an toàn, an ninh trong nhà hàng
An toàn, an ninh nhà hàng là yếu tố không thể bỏ qua trong IC checklist nhà hàng. Mục đích của tiêu chí này là đảm bảo nhà hàng tuân thủ đúng quy định pháp luật phòng cháy chữa cháy. Không chỉ vậy, nhân viên cũng được làm việc trong một môi trường an toàn, tránh các rủi ro không đáng có.
>> Xem thêm: Các giải pháp thực hiện an ninh an toàn trong nhà hàng hiệu quả nhất
Kiểm tra thực phẩm và hàng hóa
Mẫu IC checklist trong nhà hàng tập trung vào hoạt động kiểm soát giấy tờ kiểm kê kho hàng. Một số giấy tờ liên quan đến kho hàng có thể kể đến là phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu báo vật tư, biên bản mua hàng, bảng phân bổ NVL,… Nhiệm vụ của bộ phận IC là đảm bảo thông tin ghi nhận trong các biên bản này đúng và đủ so với thực tế.
Kiểm tra các chương trình Marketing
Chương trình Marketing cũng là một hạng mục kiểm tra của IC checklist trong nhà hàng. Bộ phận IC cần đảm bảo các chương trình Marketing đang thực hiện tại nhà hàng diễn ra chính xác như kế hoạch đã xét duyệt từ trước. Ví dụ, phòng Marketing gửi memo kế hoạch đặt tờ rơi quảng cáo combo trên mỗi bàn ăn, thì thực tế nhà hàng đã triển khai đúng theo memo đó chưa.
Tổng hợp các mẫu IC checklist trong nhà hàng phổ biến nhất
Một mẫu IC checklist trong nhà hàng tiêu chuẩn bao gồm các cột nội dung, tham chiếu và chấm điểm. Nội dung chính là các tiêu chí kiểm tra mà bePOS đã nêu ở trên. Phần tham chiếu là cơ sở để đánh giá xem các giấy tờ, số liệu thu được có chính xác hay không. Nhân viên IC sẽ đánh giá Đạt, Không đạt và tính xem số điểm Đạt có đủ tiêu chuẩn hay không.
Mẫu IC checklist số 1
IC checklist trong nhà hàng mẫu số 1 bao gồm một số nội dung như:
- Kiểm tra doanh thu trên POS và thực tế
Bạn cần kiểm tra doanh thu xem có khớp với dữ liệu thực tế trên máy POS hay không. Mọi thông tin hủy đặt bàn, thay đổi thông tin đặt bàn phải được ghi nhận chính xác trên POS. Thông tin order trên máy và bill tính tiền cũng phải trùng khớp. Nếu có sai lệch, nhân viên IC xác định ngay xem nguyên nhân do đâu, do lỗi hệ thống hay do nhân viên.
Ngoài ra, tất cả bill thanh toán phải được đánh dấu theo tiêu chuẩn, có đầy đủ chữ ký theo quy định. Dòng tiền mặt hiện có trong két phải trùng với các báo cáo doanh thu tính được trên POS và trên bill.
- Kiểm tra thủ tục nhân viên
Sổ sách phải được cập nhật đầy đủ theo tình hình thực tế và trùng khớp thông tin với các tài liệu khác. Số liệu xuất – nhập – tồn nguyên vật liệu dùng để chế biến món ăn phải được cập nhật trên thẻ kho bếp, thẻ kho bar. Khi nhập hàng, xuất hàng hay hủy đơn, thì nhân viên phải lập biên bản theo quy định.
Ngoài ra, IC checklist trong nhà hàng còn liệt kê các loại giấy tờ pháp lý cần lưu trữ tại cơ sở kinh doanh. Chẳng hạn, Giấy chứng nhận VSATTP, Giấy chứng nhận tập huấn VSATTP, hợp đồng lao động nhân viên, Giấy chứng nhận PCCC,…
- Kiểm tra tình trạng nhân viên
Bộ phận IC kiểm tra xem số lượng nhân viên thực tế có trùng khớp với roster nhà hàng hay không. Roster là bản liệt kê danh sách nhân sự và công việc mà họ được phân công thực hiện.
- Kiểm tra an toàn an ninh nhà hàng
Nhân viên IC kiểm tra xem các loại thiết bị phòng cháy chữa cháy còn hạn sử dụng hay không, tại nhà hàng có trang bị các biên bản hướng dẫn cần thiết khi gặp sự cố không,… Hàng hóa ra vào nhà hàng phải được triển khai theo đúng quy trình, có niêm phong đầy đủ.
- Kiểm tra hàng hóa, thực phẩm
Nhân viên IC kiểm tra tem mác trên sản phẩm, ví dụ trên chai rượu bán cho khách phải có dán tem công ty. Phiếu nhập, xuất kho hàng phải khớp với lượng hàng hóa thực tế, khớp với thẻ kho bếp, thẻ kho bar.
Mẫu IC checklist số 2
Về cơ bản, nội dung trong IC checklist trong nhà hàng mẫu số 2 khá giống mẫu số 1, khác ở một số điểm như sau:
- Kiểm tra doanh thu
Tiền lưu trữ trong két phải khớp với các báo cáo tài chính, ví dụ như báo cáo doanh thu cuối ngày. Số bill thực tế phải chính xác so với số bill ghi nhận trên máy POS, nhảy số liên tục, không bỏ số. Với những bill giảm giá, bill bị hủy do không hợp lệ, thì phải có chữ kỹ theo quy định.
- Kiểm tra thủ tục
Nhân viên IC phải kiểm tra xem các thẻ kho, sổ quỹ, sổ doanh thu, sổ banking có được cập nhật theo đúng thực tế hay không. Hoạt động nhập, xuất hàng phải có biên bản đầy đủ chữ ký, các khoản tạm ứng chi không quá 1 tháng,…
Mẫu IC checklist số 3
Mẫu IC checklist trong nhà hàng số 3 cũng tương tự như 2 mẫu trên. Tuy nhiên, ở mẫu này, nhân viên IC kiểm tra chi tiết theo số bàn bất kỳ, số lượng lớn hơn 50% tổng lượng bàn tại nhà hàng. Đối với hoạt động an ninh tại nhà hàng, nhân viên kiểm tra thêm hệ thống cửa trước, cửa sau, đảm bảo đóng mở theo thời gian quy định.
Mẫu IC checklist số 4
Mẫu IC checklist trong nhà hàng số 4 có một số điểm khác biệt so với 3 mẫu trên. Mẫu này áp dụng với những nhà hàng sử dụng vé mở chỗ. Cụ thể, nhân viên IC kiểm tra số lượng khách thực tế và vé mở chỗ xem có khớp không. Những khách hàng đang dùng món tại quán đều có vé mở chỗ đã được nhân viên đục lỗ, chưa bị đóng dấu “Đã sử dụng”, chưa bị gạch chéo, hay bị hủy theo quy định.
>> Xem thêm: Tổng hợp 20+ mẫu checklist công việc nhà hàng chi tiết và hiệu quả nhất
Lưu ý khi sử dụng IC checklist trong nhà hàng
Một số lưu ý khi sử dụng IC checklist trong nhà hàng đạt hiệu quả cao nhất:
- Bao quát mọi hoạt động nhà hàng: IC checklist nhà hàng phải được thiết kế để bao quát mọi công việc trong nhà hàng, nhất là những công việc cần sự chính xác trong giấy tờ, số liệu.
- Chi tiết, cập nhật theo thực tế: Checklist phải được mô tả chi tiết, rõ ràng để nhân viên dễ triển khai. IC checklist nên được cập nhật để phản ứng hoạt động kinh doanh thực tế của nhà hàng.
- Thiết kế dễ sử dụng: Mẫu checklist nên được trình bày một cách khoa học, có thể sử dụng nhiều mã màu khác nhau để dễ phân biệt các hạng mục hơn.
IC checklist trong nhà hàng có vai trò rất lớn, tuy nhiên nếu không biết cách triển khai thì bạn sẽ khiến hoạt động này trở nên thiếu hiệu quả. Nhiều nhà hàng vẫn dùng cách truyền thống, đó là nhân viên IC chấm điểm trên giấy, sau đó làm báo cáo trên Excel để gửi ban lãnh đạo.
Cách này tuy đơn giản, dễ áp dụng, nhưng độ chính xác không cao và mất thời gian, không phản ứng kịp thời với vấn đề phát sinh.
Để giải quyết khó khăn trên, bạn hãy tham khảo ngay app beChecklist. beChecklist là app số hóa hoạt động kiểm soát chất lượng nhà hàng do Công ty bePOS phát triển. Nhờ beChecklist, nhân viên IC có thể kiểm tra theo checklist một cách nhanh chóng, chính xác hơn:
- Tạo IC checklist trong nhà hàng và nhiều mẫu checklist khác, quản lý cùng lúc nhiều mẫu checklist và tùy chỉnh tiêu chí đánh giá theo nhu cầu kinh doanh.
- Nhân viên IC chấm điểm trên app beChecklist, ban lãnh đạo xem ngay kết quả mà không chờ gửi báo cáo qua email.
- Có dashboard trực quan, thân thiện người dùng, tổng hợp kết quả chấm điểm theo checklist.
- Theo dõi tình trạng lỗi sát sao, đốc thúc nhân viên xử lý lỗi cho đến khi hoàn thành.
Trải nghiệm ngay beChecklist và nhận các mẫu IC checklist trong nhà hàng chuẩn nhất bằng cách gọi hotline 0247 771 6889, nhắn tin tại Fanpage, Zalo hoặc điền vào form dưới đây! bePOS sẽ tư vấn mọi thông tin quan trọng và giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp nhất!
Trên đây là mẫu IC checklist trong nhà hàng chuẩn và chi tiết nhất. Bên cạnh QA, IC là hoạt động không thể thiếu khi kinh doanh F&B, giúp nhà hàng của bạn tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và nâng cao uy tín trong mắt cộng đồng. Tiếp tục ủng hộ bePOS trong thời gian tới để update nhiều kiến thức bổ ích nhé!
FAQ
Nhân viên IC và QA trong nhà hàng khác nhau thế nào?
Nhân viên QA xây dựng quy trình và giám sát tuân thủ quy trình để đảm bảo khách hàng được hưởng dịch vụ, sản phẩm chất lượng tốt nhất. Còn nhân viên IC kiểm tra sự tuân thủ của các giấy tờ nội bộ, đảm bảo nhà hàng vận hành đúng pháp luật, hạn chế rủi ro, thất thoát.
Nhân viên IC cần bằng cấp gì?
Nhân viên IC thường yêu cầu bằng cấp liên quan đến các ngành kế toán, kiểm toán, tài chính – ngân hàng, luật pháp,… Ngoài ra, nếu hoạt động trong lĩnh vực F&B, thì nhân viên IC cần kiến thức liên quan đến hoạt động kinh doanh nhà hàng, kinh doanh ẩm thực, bán lẻ,…
Follow bePOS:
