Nhân viên thu ngân là người trực tiếp thực hiện công việc thanh toán cho khách hàng đến dùng bữa. Nhiều người đã áp dụng checklist bộ phận thu ngân nhà hàng để đảm bảo quy trình này diễn ra chính xác nhất, hạn chế thất thoát doanh thu. Vậy checklist bộ phận thu ngân nhà hàng có những nội dung nào, lưu ý gì khi áp dụng? Cùng bePOS tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Tại sao nhà hàng cần có checklist công việc bộ phận thu ngân?
Đảm bảo tính chính xác
Checklist bộ phận thu ngân nhà hàng giúp mọi giao dịch và số liệu được ghi lại một cách chính xác, hạn chế nhầm lẫn. Chỉ cần làm đúng theo theo nội dung trong checklist, nhân viên có thể tự tin thực hiện đủ quy trình mà không bỏ sót bước quan trọng nào. Điều này giúp nhà hàng giảm thiểu rủi ro phát sinh từ hệ thống hoặc cách làm việc của nhân viên.
Kiểm soát, quản lý hiệu quả
Về phía nhân viên, checklist bộ phận thu ngân nhà hàng giúp họ kiểm soát thu chi và dòng tiền tốt hơn. Checklist được xây dựng để đảm bảo an toàn giao dịch tiền mặt, quá trình sử dụng máy POS – Point of Sale. Chẳng hạn, checklist yêu cầu nhân viên đối soát tiền thu cuối ca, xác nhận hóa đơn, giữ hóa đơn giao dịch,..
Về phía chủ nhà hàng, checklist giúp họ dễ dàng quản lý hoạt động nhân viên, hạn chế tình trạng gian lận tại bộ phận thu ngân. Ngoài ra, checklist công việc cũng là cơ sở để chủ nhà hàng training nhân viên mới vào, đảm bảo nhân sự có kỹ năng và cách làm chuẩn ngay từ đầu.
Tăng hiệu suất làm việc
Checklist bộ phận thu ngân giúp nhân viên thực hiện khâu thanh toán nhanh chóng, chính xác. Mọi giao dịch đều được thực hiện theo một quy trình chuẩn, không tùy hứng, tránh tình trạng nhầm lẫn. Điều này có thể đem lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng dùng dịch vụ, đồng thời tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu.
>> Xem thêm: Checklist là gì và các mẫu checklist công việc được sử dụng nhiều nhất
Các checklist bộ phận thu ngân nhà hàng chuẩn nhất
Mẫu checklist phân công công việc đầu ca cho nhân viên thu ngân
Checklist bộ phận thu ngân nhà hàng đầu ca nêu rõ các công việc cần thực hiện trước khi mở cửa đón khách. Checklist được chia thành 6 cột chính, là Số thứ tự, Công việc cần làm, Thời gian cần hoàn thành, Người thực hiện và Người kiểm tra. Nội dung công việc của bộ phận thu ngân vào đầu ca chủ yếu bao gồm:
- Kiểm tra két sắt, dụng cụ, máy móc tại quầy: Nhân viên kiểm xem két sắt có được niêm phong không, máy tính, máy POS, máy in hóa đơn có hoạt động bình thường không,.. Nếu có vấn đề gì, nhân viên phải báo cáo ngay cho cấp trên để có cách giải quyết.
- Kiểm tra hóa đơn: Nhân viên kiểm tra các loại hóa đơn tại nhà hàng vào ca hôm trước xem có đúng và đủ không.
- Kiểm tra các sổ sách: Nhân viên kiểm tra các loại sổ sách tại nhà hàng như sổ bàn giao tiền quỹ, sổ bàn giao hóa đơn,… Các loại sổ này phải được ghi chép đúng và đủ, có chữ kỹ của người thực hiện.
- Kiểm tra vệ sinh tại quầy: Quầy thu ngân phải ngăn nắp, sạch sẽ để đón khách vào. Trang phục nhân viên cũng phải chỉn chu, tươm tất, mặc đúng đồng phục của nhà hàng nếu có.
Nhìn chung, mỗi nhà hàng sẽ có checklist bộ phận thu ngân khác nhau, tùy theo quy mô kinh doanh, cách thức tổ chức. Bên cạnh công việc cần làm, checklist phải nêu rõ thời gian cần hoàn thành của mỗi nhiệm vụ. Điều này đảm bảo quy trình làm việc diễn ra một cách nhanh chóng, không bị trì trệ công việc.
Người thực hiện và người kiểm tra công việc đều phải ký vào checklist. Đây là cơ sở để chủ nhà hàng đánh giá hiệu suất công việc, cũng như truy cứu trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra.
Mẫu checklist kiểm tra bộ phận thu ngân Mở ca – Trong giờ phục vụ – Đóng ca
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo checklist thu ngân nhà hàng theo quy trình Mở ca – Trong giờ phục vụ – Đóng ca.
- Checklist bộ phận thu ngân nhà hàng vào đầu ca
Checklist công việc đầu ca cũng có nội dung tương tự như mẫu checklist trên, bao gồm kiểm tra két sắt, máy móc, hóa đơn, sổ sách và vệ sinh quầy.
- Checklist bộ phận thu ngân nhà hàng trong giờ phục vụ
Nhiệm vụ chủ yếu của thu ngân nhà hàng là trực điện thoại, order và thanh toán. Chẳng hạn, khi nhận đặt bàn cho khách hàng, nhân viên phải kiểm tra bàn trống, xin thông tin khách hàng và ghi lại thông tin trên hệ thống. Nếu không còn chỗ trống, thì nhân viên xử lý như thế nào, những nội dung này nên được nêu rõ trong checklist.
- Checklist bộ phận thu ngân nhà hàng khi đóng ca
Khi đóng ca, thu ngân nhà hàng phải kiểm tra lại két sắt tiền, ký niêm phong, ký vào sổ sách, kiểm tra hóa đơn,… Đây là cơ sở để người mở ca hôm sau kiểm tra lại và xác nhận mọi thứ thực hiện đúng quy trình. Nếu có sai sót, chủ nhà hàng sẽ phát hiện ngay và dễ dàng truy cứu trách nhiệm.
>> Xem thêm: Công việc của thu ngân nhà hàng, quán cafe gồm những gì?
Lưu ý để sử dụng checklist thu ngân nhà hàng hiệu quả
Tùy chỉnh và cập nhật theo thực tế
Checklist công việc xây dựng một quy trình làm việc chuẩn và chính xác. Thế nhưng, bạn không nên quá phụ thuộc vào chúng, mà cần có sự linh hoạt. Trong một số trường hợp khẩn cấp, checklist có thể quá rườm rà và nhân viên không thể phản ứng kịp thời. Với vai trò quản lý, bạn nên tính đến những tình huống như vậy và tìm ra phương hướng giải quyết phù hợp.
Ngoài ra, bạn nên cập nhật checklist bộ phận thu ngân nhà hàng định kỳ để không bị lỗi thời. Checklist phải được xây dựng theo nhu cầu thực của cơ sở kinh doanh, không thể áp dụng mẫu của nhà hàng này cho một nhà hàng khác.
Trong quá trình sử dụng, chủ nhà hàng phải đánh giá xem checklist còn những lỗ hổng nào, có nội dung nào thừa thãi gây mất thời gian không, từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp.
Thu thập phản hồi từ nhân viên thu ngân
Đây là điều cực quan trọng nhưng không phải chủ nhà hàng nào cũng nghĩ tới. Nhân viên chính là người trực tiếp làm theo checklist, họ sẽ biết rõ checklist đó có logic, thuận tiện hay không. Vào các đợt update checklist định kỳ, bạn nên tham khảo ý kiến nhân viên thu ngân để cải thiện mẫu mới tốt hơn, sát với quy trình làm việc thực tế.
Sử dụng công nghệ số hóa checklist nhà hàng – App beChecklist
Checklist bộ phận thu ngân nhà hàng giúp bạn giảm thiểu sai sót tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, hiện nay nhiều nhà hàng vẫn triển khai checklist theo cách truyền thống, đó là chấm điểm checklist trên giấy, sau đó mới nhập lên Excel báo cáo cấp trên. Cách này khá mất thời gian, hơn nữa vẫn tồn tại rủi ro sai dữ liệu, khiến checklist không thể phát huy hiệu quả.
Thấu hiểu điều này, Công ty bePOS đã phát triển ứng dụng beChecklist để số hóa checklist và nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng ngành F&B. Khi sử dụng beChecklist, chủ nhà hàng sẽ được trải nghiệm những tính năng như sau:
- Tạo checklist trên app beChecklist, quản lý đồng thời nhiều checklist mà không cần sử dụng tới sổ sách hay Excel.
- Nhân viên chấm điểm, đăng tải hình ảnh ngay trên beChecklist, ban lãnh đạo có thể xem ngay kết quả mà không cần chờ tổng hợp lên Excel.
- Tình trạng lỗi theo checklist được cập nhật nhanh chóng, hiển thị dưới trạng thái Đang khắc phục, Chưa khắc phục hoặc Đã khắc phục.
- Giao diện thân thiện người dùng, có thể triển khai theo chuỗi nhà hàng, đồng nhất chất lượng tại tất cả chi nhánh.
beChecklist là giải pháp hoàn hảo cho hoạt động kiểm soát chất lượng nhà hàng của bạn. Để biết thêm về app beChecklist, cũng như tham khảo mẫu checklist bộ phận thu ngân nhà hàng chuẩn nhất, bạn hãy liên hệ bePOS qua hotline 0247 771 6889, nhắn tin Fanpage, Zalo, hoặc điền nhanh vào form dưới đây nhé!
Trên đây là thông tin về mẫu checklist bộ phận thu ngân nhà hàng do bePOS tổng hợp. Không chỉ thu ngân, checklist còn được áp dụng với tất cả bộ phận khác của nhà hàng, như bếp/bar, nhân viên phục vụ, hay bộ phận vệ sinh, an ninh,… Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn và hãy theo dõi bePOS trong thời gian tới để cập nhật kiến thức về lĩnh vực F&B nhé!
FAQ
Thu ngân nhà hàng là làm những gì?
Thu ngân nhà hàng là người thực hiện các giao dịch tại nhà hàng, thu tiền mặt, quẹt thẻ, phát voucher. Ngoài ra, thu ngân còn chịu trách nhiệm kiểm soát sổ sách tài chính, thống kê tiền thanh toán, hóa đơn,…
Ai là người xây dựng checklist bộ phận thu ngân nhà hàng?
Chủ nhà hàng, hoặc quản lý nhà hàng sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng checklist công việc. Chủ nhà hàng có thể tham khảo ý kiến của nhân viên để điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đầy đủ kiến thức để lên checklist chuẩn, nên cần tham khảo ý kiến từ chuyên gia.
Follow bePOS:
