Quản lý công nợ là một hoạt động thiết yếu trong kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào. Việc quản lý công nợ không hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát lớn do không thu hồi kịp các nguồn nợ, doanh nghiệp không sử dụng được tối đa nguồn vốn, gây ra nhiều bất lợi. Vì vậy mọi doanh nghiệp đều cần có một hệ thống quản lý công nợ của riêng mình.
Vậy quản lý công nợ là gì? Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng các công cụ truyền thống hay ứng dụng phần mềm quản lý công nợ? Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ miễn phí có tốt hay không? Hãy cùng bePOS giải đáp các thắc mắc này trong bài viết dưới đây nhé!
Công nợ là gì?
Công nợ hiểu đơn giản là các khoản cần phải thu từ khách hàng khi bán sản phẩm/dịch vụ, hoặc các khoản cần phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa. Công nợ thuộc một phần của kế toán tổng hợp. Việc theo dõi công nợ sẽ được gộp chung với công việc kế toán tổng hợp nếu công ty có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, hoặc sẽ được tách riêng đối với các công ty lớn.
Có hai loại công nợ phổ biến trong kinh doanh là công nợ phải thu và công nợ phải trả:
- Công nợ phải thu: Loại công nợ này xuất hiện khi khách hàng đã nhận được hàng hóa và có hóa đơn, nhưng khách hàng chưa thanh toán đầy đủ hoặc chỉ thanh toán một phần. Các khoản công nợ phải thu thường là tiền hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, đại lý, nhà bán lẻ,…
- Công nợ phải trả: Loại công nợ phát sinh khi doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp sau khi đã nhận hàng hoặc nguyên liệu, hoặc là công nợ nhà nước,… nhưng chưa thanh toán đầy đủ.
Nhiều doanh nghiệp luôn muốn thu hồi khoản nợ nhanh chóng để giảm lượng tiền bị chiếm dụng, đồng thời trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp càng lâu càng tốt nhằm tận dụng vốn của doanh nghiệp khác.
Quản lý công nợ là gì?
Quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải trả của doanh nghiệp trong quá trình bán, mua và sản xuất hàng hóa/dịch vụ được gọi là quá trình quản lý công nợ. Đây là một hoạt động cực kì quan trọng, có mối quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình quản lý và theo dõi công nợ theo hóa đơn bao gồm các bước sau:
Đối với công nợ phải thu:
- Bước 1: Thiết lập các thủ tục đăng ký tín dụng, trả sau
- Bước 2: Lập hóa đơn cho khách hàng
- Bước 3: Theo dõi tài khoản phải thu
- Bước 4: Quyết toán các khoản phải thu
Đối với công nợ phải trả:
- Bước 1: Hoàn thành đơn đặt hàng
- Bước 2: Cập nhật hồ sơ cho các hóa đơn
- Bước 3: Thanh toán đúng hạn
Mọi bước quản lý công nợ đều phải được tổng hợp thành một hệ thống để dễ dàng theo dõi.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ?
Công việc tính toán và kiểm soát công nợ yêu cầu mức độ chính xác cực cao. Đặc biệt với những công ty có lượng khách hàng lớn và loại hàng hóa đa dạng thì việc tính toán công nợ càng dễ nhầm lẫn và sai sót. Đây là lúc các chủ doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu về các phần mềm quản lý bán hàng công nợ. Dưới đây là một số lý do tại sao chủ doanh nghiệp nên sử dụng đến phần mềm quản lý công nợ.
Tiết kiệm thời gian và công sức
Việc ghi chép sổ sách truyền thống hay lập sổ chi tiết công nợ bằng Excel để theo dõi công nợ đều gây mất thời gian và công sức vì phải luôn cập nhật, theo dõi và tính toán công nợ một các chính xác nhất.
Thay vì làm mọi thứ bằng tay, các phần mềm quản lý bán hàng và công nợ sẽ giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và công sức. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động nhập hàng, bán hàng hay ship hàng. Nhờ vậy, chủ doanh nghiệp không cần tốn thời gian theo dõi và “đau đầu” khi tính toán từng con số.
>> Xem thêm: Quản lý công nợ bằng Excel như thế nào hiệu quả?
Hạn chế sai sót dữ liệu, nhập liệu chi tiết
Mọi đơn nhập hàng, bán hàng cả trực tiếp và online đều được nhập chi tiết về số lượng, số tiền của từng sản phẩm. Vì thế giá trị công nợ cũng luôn được ghi chính xác tại mọi thời điểm.
Đặc biệt hầu hết các phần mềm kể cả phần mềm quản lý bán hàng và công nợ miễn phí đều tự động lưu trữ thông tin về mặt hàng ngay trên phần mềm. Người dùng có thể xử lý và tiến hành thanh toán các khoản chi/thu phù hợp với từng công nợ, hạn chế sai sót ngay cả khi nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.
Dữ liệu được đồng bộ tự động
Sẽ ra sao nếu như bạn vẫn đang quản lý công nợ bằng ghi chép sổ sách hay lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel mà chẳng may làm mất hay chưa kịp lưu vào một hệ thống nào đó? Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng công nợ thì việc này sẽ không bao giờ xảy ra.
Tất cả mọi dữ liệu trên phần mềm quản lý bán hàng công nợ đều được tự động đồng bộ nhờ công nghệ điện toán đám mây. Vì thế, bạn không còn nỗi lo mất mát dữ liệu khi tính toán bằng tay trên sổ sách. Bất kể dữ liệu nào về công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, vận chuyển, giao hàng,… từ máy tính đến điện thoại đều được tự động đồng bộ mà không cần thao tác phức tạp nào.
Kiểm soát lãi lỗ dễ dàng
Thay vì lập sổ chi tiết công nợ bằng Excel, phần mềm quản lý bán hàng công nợ có thể tạo báo cáo định kỳ theo tuần, tháng, năm. Điều này giúp cho việc tính toán công nợ khách hàng, nhà cung cấp trở nên chính xác và rõ ràng hơn.
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ có thể giúp bạn giảm thiểu các chứng từ dư thừa. Tất cả các đơn nhập hàng, bán hàng, thông tin công nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng được đều được ghi chép lại trên hệ thống và quản lý tập trung giúp dễ dàng phân loại và tìm kiếm.
Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát tình hình lãi lỗ cụ thể, chi tiết từng thời điểm và đưa ra những chính sách điều chỉnh kinh doanh phù hợp.
>> Tham khảo: Mẫu báo cáo công nợ chi tiết, chính xác nhất
Top 5 phần mềm quản lý công nợ tốt nhất hiện nay
Mời bạn đọc cùng tham khảo 5 phần mềm quản lý công nợ hiệu quả và chính xác nhất hiện nay trong nội dung dưới đây:
Phần mềm quản lý công nợ Sapo
Với hơn 67.000 doanh nghiệp tin dùng, Sapo POS dần trở thành phần mềm được biết đến rộng rãi. Mọi công nợ của doanh nghiệp đều được quản lý chính xác trên phần mềm: công nợ của nhà cung cấp, đối tác ship hàng, công nợ khách hàng,… Mọi hoạt động nhập hàng, bán hàng sẽ được tự động ghi nhận khi có số liệu được nhập vào. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm khoảng thời gian theo dõi và tính toán công nợ.
Phần mềm Sapo POS cũng hỗ trợ theo dõi các đơn hàng online, tính toán tiền ship, tiền COD để dễ dàng đối soát công nợ vào cuối kỳ. Công nghệ điện toán đám mây giúp dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động trên phần mềm. Không còn lo lắng về tính bảo mật dữ liệu hay tính toán sổ sách. Phần mềm được thiết kế để dễ dàng sử dụng trên máy tính, điện thoại.
Phần mềm quản lý công nợ KiotViet
Đi đầu bằng việc tạo ra phần mềm quản lý bán hàng và công nợ, mọi thao tác trên phần mềm đều đơn giản và dễ sử dụng. Việc truy cập và theo dõi công nợ sẽ thuận tiện hơn, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị có cài đặt phần mềm. Với phần mềm bán hàng của Kiotviet bao gồm các tính năng: nhập file Excel công nợ vào phần mềm, xuất file công nợ ra excel, xuất nhập danh sách hàng hóa, thông tin báo cáo,…
Phần mềm quản lý công nợ Nhanh.vn
Với phần mềm Nhanh.vn, bạn có thể dễ dàng theo dõi công nợ nhà cung cấp theo từng ngày, tháng. Phần mềm cung cấp giải pháp cho các vấn đề kế toán và công nợ của khách hàng bao gồm thống kê công nợ khách hàng theo ngày và công nợ khách hàng theo nhân viên bán hàng.
Bạn cũng có thể dễ dàng quản lý công nợ của các đối tác vận chuyển như số tiền thu hộ (COD), chi phí vận chuyển,… thông qua phần mềm Nhanh.vn. Từ đó bạn kiểm soát chính xác công nợ từ các đơn hàng online, tránh được tình trạng thất thoát đơn cũng như chi phí vận chuyển cao.
Phần mềm quản lý công nợ POS365
POS365 cung cấp giải pháp quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp thông qua hệ thống hiển thị chi tiết và chính xác thông tin công nợ của khách hàng và nhà cung cấp. Từ đó cho phép bạn quản lý công nợ theo từng khách hàng theo ngày giờ giao dịch và giá trị đơn hàng.
Bạn có thể in phiếu thu và báo cáo dưới dạng file Excel để giải quyết công nợ hợp lý. POS365 theo dõi chi tiết từng giao dịch diễn ra tại cửa hàng và lịch sử thanh toán nợ của khách hàng. Với phần mềm này, mọi thứ đều được tự động hóa, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào kinh doanh.
Phần mềm quản lý công nợ bePOS
Phần mềm quản lý công nợ bePOS giúp bạn theo dõi chi tiết từng giao dịch và lịch sử thanh toán nợ của khách hàng theo ngày giờ và giá trị đơn hàng. Ngoài ra, phần mềm tự động thêm thông tin và phân bổ xuống từng đơn giúp bạn không cần phải lo lắng về việc thêm thông tin hoặc ghi chép như trước đây với sổ sách hoặc Excel.
Việc thiết lập công nợ dễ dàng và thu nợ đơn giản vì mọi thông tin hàng hoá khách đã mua, số lượng bao nhiêu, đã thanh toán bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu đều được lưu lại đầy đủ để bạn có được những phương pháp giải quyết hợp lý.
Chức năng phân quyền quản lý nhân viên giúp bạn theo dõi sát sao mọi hoạt động của nhân viên để đảm bảo chuẩn chỉnh trong từng bước quản lý và tránh được sự sai sót, gian lận. Hơn nữa, phần mềm quản lý công nợ bePOS hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán cho khách hàng bao gồm tiền mặt, thẻ ATM, ví điện tử Momo, mã QR,…
Giờ đây, bạn có thể đối soát chi tiết công nợ của khách hàng cũng như các khoản khách hàng đã thanh toán qua từng phương thức thanh toán khác nhau.
Hy vọng với những thông tin trên đã giúp bạn giải đáp được quản lý công nợ là gì, phần mềm quản lý công nợ có tốt không. Từ đó, bạn có sự chọn lựa phần mềm quản lý bán hàng công nợ phù hợp với quy mô doanh nghiệp để có thể quản lý công nợ một cách tốt nhất, tiện lợi và nhanh chóng.
FAQ
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công nợ hiệu quả là gì?
Để lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng công nợ tốt và phù hợp với tình hình và nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp, bạn có thể dựa theo các tiêu chí dưới đây:
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
- Giao diện phần mềm trực quan, thân thiện, dễ sử dụng.
- Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng công nợ có khả năng tích hợp cao, lưu trữ dữ liệu mạnh mẽ.
- Không giới hạn người dùng, cung cấp quyền truy cập mọi lúc, mọi nơi
- Khả năng theo dõi và thao tác công nợ trên nhiều danh mục, bộ lọc.
- Chức năng nhắc lịch thanh toán, tuân thủ thuế và giảm giá,….
- Bảo mật dữ liệu tốt.
- Mức chi phí phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Nên quản lý công nợ bằng Excel hay sử dụng phần mềm quản lý công nợ?
Dù lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel hay sử dụng phần mềm quản lý công nợ đều sẽ có những ưu, nhược điểm riêng. Vì thế các doanh nghiệp cần hiểu rõ về từng cách thức quản lý để có được sự lựa chọn phù hợp.
| Tiêu chí | Excel | Phần mềm quản lý công nợ |
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
Trong quá trình sử dụng sẽ có lúc gặp lỗi kỹ thuật, tuy nhiên nhanh chóng được hỗ trợ khắc phục từ nhà cung cấp. |
Như vậy, so về nhược điểm thì phần mềm quản lý công nợ vẫn đem lại được nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp lớn, có một lượng khách hàng khổng lồ cũng như các giao dịch phức tạp. Tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp cũng như số lượng đơn hàng, độ phức tạp của đơn hàng để đưa ra lựa chọn phù hợp.
Follow bePOS:
