Sử dụng file Excel cho các quá trình quản lý từ lâu đã được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, trở thành một công cụ phổ biến, dễ dùng và dễ kiểm soát. Trong bài viết này, hãy cùng bePOS thực hiện quản lý công nợ bằng Excel sao cho hiệu quả bạn nhé!
File quản lý công nợ bằng Excel là gì?
File QLCN bằng Excel là file theo dõi, kiểm soát công nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp thông qua các hàm tính toán và thống kê của Excel. Trong đó, công nợ là số tiền mà một cá nhân hoặc tổ chức phải trả cho người khác trong một khoảng thời gian nhất định. Công nợ có thể bao gồm nhiều loại khác nhau, như tiền mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, khoản vay ngân hàng, tiền lương chưa trả cho nhân viên, và nhiều khoản nợ khác. Công nợ thường phải được quản lý và thanh toán theo thời hạn và điều kiện đã thỏa thuận.
Để kiểm soát khoản công nợ này và tránh các tranh chấp về sau cũng như kiểm soát được dòng tiền và ngân sách của doanh nghiệp, người ta thường sử dụng hai phương pháp: sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý công nợ hoặc sử dụng một file Excel riêng biệt để quản lý công nợ. Như vậy, quản lý công nợ bằng Excel chính là theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ của khách hàng, nhà cung cấp bằng các file Excel, sử dụng các hàm tính toán và thống kê của công cụ này.
Ưu nhược điểm khi quản lý công nợ bằng Excel
Ưu điểm
Nhiều người khi sử dụng Excel để theo dõi công nợ hoặc để hỗ trợ trong quá trình quản lý khách hàng của doanh nghiệp đều có bài toán so sánh với các phần mềm quản lý khác. Không ít nhà quản lý lo ngại rằng Excel sẽ không đảm bảo được các nhu cầu thiết yếu trong việc theo dõi và quản lý công nợ của họ. Tuy nhiên, là một phần mềm được sử dụng phổ biến trên toàn cầu, file Excel có những lợi thế nhất định như sau:
Dễ dàng thống kê, phân loại dữ liệu
File Excel là dạng bảng tính, do đó bạn có thể dễ dàng thay đổi số cột, số hàng cũng như thêm các thành tố khác cần thiết và tuỳ biến file để phù hợp nhất cho quy trình quản lý của mình.
Ví dụ, khi cần quản lý công nợ phải thu từ khách hàng, chúng ta cần các yếu tố trong file Excel như số thứ tự, tên khách hàng, số tiền phải thu, thời gian,…
Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng
Nếu bạn từng rất mất thời gian và mệt mỏi với việc tìm kiếm dữ liệu thủ công từ các quyển số sách dày cộp, lại dễ gây nhầm lần thì sử dụng Excel quản lý công nợ chính là một giải pháp hữu hiệu. Mọi dữ liệu bạn cần đều có thể được liệt kê một cách nhanh chóng và chính xác dựa vào thuật toán của Excel.
Miễn phí
Thay vì sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý công nợ phải trả phí, thậm chí cần phải đặt nhà phát hành tuỳ biến một phiên bản dành riêng cho doanh nghiệp của mình thì với quản lý công nợ bằng Excel, bạn hoàn toàn không cần trả bất cứ chi phí gì. Điều này rất có lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các doanh nghiệp đang start up.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, quản lý công nợ bằng Excel có một số nhược điểm như sau:
- Phức tạp và thủ công: Quản lý công nợ bằng Excel đòi hỏi người sử dụng phải tự tạo và duy trì các bảng tính, công thức tính toán, và cập nhật thủ công. Điều này có thể tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót.
- Không hiệu quả về thời gian: Khi bạn có một số lượng lớn các hóa đơn và khách hàng, việc theo dõi và cập nhật thông tin trong Excel có thể trở nên rất mất thời gian và khó khăn.
- Khó quản lý lịch sử: Excel không thích hợp để theo dõi lịch sử thanh toán và nợ của các khách hàng một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc mất dấu về các giao dịch quan trọng.
- Khó khăn trong chia sẻ thông tin: Excel không cho phép dễ dàng chia sẻ thông tin với các thành viên khác trong tổ chức. Việc gửi và nhận các tệp Excel có thể gây ra sự rối rắm và có thể gây lỗi trong quá trình trao đổi dữ liệu.
- Rủi ro về bảo mật: Excel không cung cấp bảo mật mạnh mẽ cho dữ liệu. Các tệp Excel có thể dễ dàng bị truy cập hoặc sửa đổi nếu không được bảo vệ cẩn thận.
- Không có tích hợp hóa đơn và thanh toán tự động: Excel không thể tự động tạo hóa đơn hoặc quản lý các giao dịch thanh toán một cách tự động, điều này làm giảm tính hiệu quả của quá trình quản lý công nợ.
Những thông tin cần có trong file quản lý công nợ bằng Excel
Để theo dõi công nợ trong Excel một cách hiệu quả, người làm công việc cần phải nhập thông tin vào tệp theo cách tỷ mỉ và đầy đủ nhất. Hãy xem xét các thông tin quan trọng cần có trong tệp Excel để thực hiện công việc một cách chính xác nhất:
- Thông tin khách hàng, nhà cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, mã khách hàng/nhà cung cấp, số điện thoại.
- Thông tin công nợ phải trả: Nội dung công nợ; phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, giảm và cuối kỳ; ghi chú và tên người thực hiện.
- Thông tin về công nợ phải thu: Nội dung công nợ; phải thu đầu kỳ; phải thu tăng, giảm và cuối kỳ; ghi chú và tên người thực hiện.
Cách tạo file quản lý công nợ bằng Excel
Khi sử dụng Excel quản lý công nợ, một trong những bước quan trọng nhất chính là tạo file: Các thông tin có trong file sẽ quyết định thông tin được quản lý dưới cách nào? Có khoa học không? Các hàm tính toán thực hiện như thế nào? Dưới đây là các bước tạo file công nợ bằng Excel:
- Bước 1: Mở Microsoft Excel và tạo bảng tính.
- Bước 2: Nhập thông tin các cột STT, tên khách hàng/nhà cung cấp, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ.
- Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.
Mẫu file quản lý công nợ bằng Excel phổ biến
Để các bạn dễ hình dung, chúng ta có thể tham khảo một số mẫu file Excel quản lý bán hàng và công nợ sau đây, từ đó tìm được mẫu file phù hợp để áp dụng quản lý công nợ bằng Excel cho doanh nghiệp của mình.
Mẫu file quản lý công nợ bằng Excel trường hợp phát sinh, đến hạn và quá hạn
Mẫu theo dõi công nợ bằng Excel này sẽ giúp bạn quản lý được:
- Báo cáo chi tiết tình hình bán hàng, tình hình thu tiền.
- Báo cáo chi tiết tình hình mua hàng, nhập hàng của nhà cung cấp.
- Quản lý công nợ của từng khách hàng, đơn hàng vào từng thời điểm khác nhau.
Mẫu file Excel theo dõi công nợ phải thu và trả
File Excel quản lý công nợ phải thu khách hàng này hướng dẫn bạn cách tạo biểu mẫu để theo dõi công nợ phải thu và phải trả. Biểu mẫu này bao gồm thông tin quan trọng về khách hàng hoặc nhà cung cấp như tên, địa chỉ, mã khách hàng/nhà cung cấp, số điện thoại, và nhiều thông tin khác.
Ngoài ra, tệp Excel miễn phí này cũng sẽ giúp bạn kiểm soát, theo dõi công nợ bằng Excel các thông tin liên quan đến công nợ phải trả, bao gồm số dư đầu kỳ, tăng/giảm trong kỳ, và số dư cuối kỳ. Đây là một công cụ hữu ích để quản lý và theo dõi tình trạng tài chính của bạn một cách hiệu quả.
>> Xem thêm: Các mẫu file báo cáo công nợ chuẩn nhất, mới nhất
Lưu ý khi quản lý công nợ bằng Excel
Khi quản lý công nợ bằng Excel, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của quy trình quản lý. Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong cách làm công nợ trên Excel:
- Sắp xếp và cấu trúc dữ liệu cẩn thận: Thiết kế bảng tính Excel của bạn sao cho dữ liệu được cấu trúc một cách rõ ràng và dễ theo dõi. Sử dụng các tiêu đề cột và hàng để đặt tên các thông tin và đảm bảo tính liên quan giữa các dòng và cột.
- Nhập liệu cẩn thận: Hãy nhập dữ liệu vào Excel một cách cẩn thận và chính xác. Sai sót nhập liệu có thể dẫn đến các vấn đề lớn trong quản lý công nợ.
- Sử dụng công thức tính toán tự động: Excel cung cấp các công thức tính toán tự động để tính số dư, tổng số tiền, hoặc các chỉ số khác. Sử dụng chúng để giảm nguy cơ sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Sao lưu và bảo mật dữ liệu: Đảm bảo bạn thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để ngăn mất dữ liệu quan trọng. Hãy cân nhắc về vấn đề bảo mật để đảm bảo dữ liệu công nợ của bạn không bị lộ ra ngoài.
- Xác định chu kỳ cập nhật: Quy định một chu kỳ cụ thể để cập nhật dữ liệu công nợ. Điều này giúp bạn duyệt qua các giao dịch mới, điều chỉnh số liệu và đảm bảo rằng bạn luôn có thông tin cập nhật.
- Theo dõi nợ quá hạn: Tạo các cột hoặc biểu đồ để theo dõi các khoản nợ quá hạn và thực hiện các biện pháp cần thiết để thu hồi các khoản này.
- Xác định quy tắc thu hồi: Xác định quy tắc và quy trình cho việc thu hồi nợ bao gồm việc thiết lập thời hạn thanh toán, gửi thông báo nợ, và xem xét việc áp dụng các biện pháp pháp lý khi cần thiết.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng bạn tuân thủ tất cả các quy định pháp luật liên quan đến quản lý công nợ, bao gồm cả quyền riêng tư của khách hàng và nhà cung cấp.
- Sử dụng mẫu có sẵn: Nếu bạn không muốn xây dựng bảng tính từ đầu, có thể tìm kiếm các mẫu quản lý công nợ có sẵn trực tuyến và tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn.
- Học thêm về Excel: Nắm vững các kỹ thuật và công cụ của Excel để tối ưu hóa quá trình quản lý công nợ và tạo ra báo cáo hoặc biểu đồ nếu cần.
- Hướng dẫn và đào tạo nhân viên: Nếu bạn chia sẻ tệp Excel quản lý công nợ với nhóm làm việc, đảm bảo rằng họ được đào tạo để sử dụng nó đúng cách và hiệu quả.
- Sử dụng phần mềm quản lý công nợ: Nếu công việc quản lý công nợ trở nên phức tạp và lớn hơn, hãy xem xét sử dụng phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp, chúng có thể giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình và tối ưu hóa công việc của bạn.
>> Xem thêm: Các phần mềm quản lý công nợ chủ doanh nghiệp nên thử
Lưu ý rằng việc quản lý công nợ là một phần quan trọng của quản lý tài chính doanh nghiệp, và nó cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch để đảm bảo sự ổn định và sức khỏe của tài chính doanh nghiệp.
Như vậy, chúng ta thấy rằng quản lý công nợ bằng Excel hoàn toàn chứng minh được hiệu quả của mình nếu doanh nghiệp ứng dụng phương pháp này một cách phù hợp. Có lợi thế đơn giản, nhanh gọn và dễ sử dụng, Excel sẽ phát huy tối đa tính năng khi xử lý một lượng thông tin vừa đủ, hoặc xử lý một phần trong quá trình quản lý chung. Hãy thông minh lựa chọn các phương pháp quản lý phù hợp nhất với điều kiện doanh nghiệp bạn nhé.
FAQ
Có bao nhiêu cách theo dõi công nợ khách hàng?
Hiện nay có 3 cách theo dõi công nợ khách hàng: thủ công bằng sổ sách, sử dụng file Excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý. Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng, bạn hãy dựa vào tình hình của doanh nghiệp để lựa chọn cách theo dõi công nợ khách hàng.
Kiểm soát công nợ phải thu như thế nào?
Để kiểm soát công nợ phải thu, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, hoặc sử dụng file Excel. Hãy lựa chọn phương pháp tốt nhất để kiểm soát công nợ phải thu nhé.
Follow bePOS:
