Quản lý kho hàng là một hoạt động vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp. Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những vấn đề liên quan tới việc thất thoát hàng hóa. Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả? Cùng bePOS tìm hiểu ngay trong bài viết sau.
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hay còn được biết đến là Warehouse Management, là hoạt động lưu trữ, bảo quản sản phẩm, hàng hóa trong kho với mục đích kiểm soát, cập nhật tình trạng kho một cách chính xác và chi tiết nhất.
Quản lý kho hàng là gì?
Lý do gì khiến doanh nghiệp cần quản lý kho hàng?
Dưới đây là những lý do chính khiến các doanh nghiệp cần thực hiện quản lý kho hàng:
Bảo quản hàng hóa và hạn chế tồn kho
Việc cất giữ hàng hóa không cẩn thận, đặc biệt là những mặt hàng dễ vỡ, hoặc sản phẩm dễ hư hỏng có thể gây ra tổn thất lớn cho cửa hàng. Quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi hàng hóa sẽ giúp chủ cửa hàng bảo quản hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
Ngoài ra, hoạt động quản lý kho còn có thể giảm thiểu tình trạng các sản phẩm rơi vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng. Qua đó giảm thiểu tối đa phát sinh không đáng có trong hoạt động kinh doanh.
Thúc đẩy kinh doanh
Một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi chính là quản lý kho hàng đúng cách. Nếu lượng hàng tồn kho được nắm rõ một cách chính xác, bạn sẽ có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh nguy cơ “cháy hàng”. Ngoài ra, chủ cửa hàng cũng có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh như giảm giá, khuyến mãi dựa trên thông tin hàng hóa.
Thúc đẩy doanh số bán hàng
Giảm chi phí cho doanh nghiệp
Việc quản lý kho giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang bán chậm hoặc khả năng tồn đọng lớn. Qua đó bạn có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt trong thời gian tiếp theo, giúp tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa. Sau đó bạn có thể sử dụng số tiền này để đầu tư vào những mặt hàng đưa đến lợi ích cao hơn cho cửa hàng.
Công việc thường thấy của nhân viên quản lý kho
Một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp chúng ta giảm thiểu chi phí lưu thông mà còn đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định. Những công việc cơ bản mà người quản lý kho cần làm là:
- Phân loại, sắp xếp các mặt hàng trong kho.
- Kiểm tra và đảm bảo các mặt hàng tiêu chuẩn trong kho.
- Xử lý thủ tục xuất nhập khẩu.
- Nhận và kiểm tra chứng từ nhập khẩu theo yêu cầu.
- Xuất/nhập hàng hóa.
- Ghi lại chứng từ nhập, xuất kho.
- Theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo lô hàng luôn ở mức tồn kho tối thiểu.
- Hỗ trợ và thực hiện công việc kiểm kê.
Nhân viên kho là người trực tiếp làm những công việc về quản lý hàng hóa trong kho, vậy để thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả thì người làm công việc này sẽ cần những kỹ năng gì?
- Kỹ năng check thông tin, lập phiếu nhập – xuất kho: Người làm công việc này sẽ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, tài liệu cần thiết cho việc xuất/nhập, lưu chuyển hàng hóa. Do đó, kỹ năng kiểm tra và lập phiếu là một vài hoạt động hết sức quan trọng.
- Kỹ năng bố trí, sắp xếp và quản lý hàng hóa: Việc quản lý và tiết kiệm diện tích trong kho giúp tăng hiệu quả cho nhân viên kho cũng như doanh nghiệp.
Nhân viên quản lý kho phải biết sắp xếp, quản lý hàng hóa
- Kỹ năng kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả: Để có thể kiểm kê hàng hóa một cách tốt nhất cũng như hạn chế sai sót xảy ra, bạn cần nắm vững quy trình kiểm kho. Số lượng hàng hóa lớn và quá trình xuất nhập hàng hóa diễn ra liên tục đòi hỏi nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng và chi tiết.
- Các kỹ năng mềm cần thiết khác: Khi quản lý kho, cần phối hợp với nhiều bộ phận do đó việc tích lũy và rèn luyện những kỹ năng mềm là điều rất cần thiết. Một số kỹ năng nhân viên quản lý kho cần có là: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lên kế hoạch, kỹ năng lãnh đạo,…
>> Xem thêm: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO HIỆU QUẢ NHẤT
3 bí quyết quản lý kho hiệu quả từ những sai lầm
Sau một khoảng thời gian làm việc trực tiếp với khách hàng, bePOS nhận thấy 3 sai lầm cơ bản mà các cửa hàng, doanh nghiệp thường mắc phải khi thực hiện quản lý kho như sau:
Sắp xếp hàng hóa không rõ ràng, thiếu khoa học
Để quản lý kho hàng hiệu quả cũng như tạo sự thuận lợi cho quá trình tìm kiếm sản phẩm bạn cần sắp xếp đồ đạc trong kho một cách hợp lý. Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp coi việc bố trí không gian kho là không cần thiết, điều này đã dẫn đến việc lãng phí thời gian tìm kiếm hàng hóa và tạo nên những cảm xúc tiêu cực không đáng có đối với người quản lý và nhân viên kho.
Để tránh xảy ra tình trạng này, người quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Tùy theo mức độ liên quan và tần suất sử dụng, hãy sắp xếp các sản phẩm và mặt hàng phổ biến ra phía ngoài để tìm kiếm dễ dàng hơn.
- Quản lý kho cần thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến với tất cả nhân viên Điều này giúp mọi người, đặc biệt là những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho sẽ hình thành ý thức tốt.
Không kiểm kê định kỳ
Kiểm kê kho định kỳ là một trong những hoạt động bắt buộc của người quản lý kho. Nếu hoạt động này không được diễn ra thường xuyên, bạn sẽ gặp phải một vài trường hợp như sau:
- Chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách.
- Không nắm được thực trạng kiểm kê cuối kỳ kế toán.
- Không biết được loại tài sản ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp giải quyết hàng tồn.
- Tạo sự khó khăn trong khi bàn giao, sang nhượng..
Toàn bộ kho nên kiểm kê lại để khớp các số liệu cùng với đó là tìm ra lỗi và sửa đổi sau một khoảng thời gian cố định (thường là một tháng). Qua đó, quá trình lưu kho sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần phải lưu ý một vài hoạt động sau để việc kiểm kê được thuận lợi hơn:
- Nên kiểm kê kho trong khoảng thời gian ít khách hàng.
- Phân loại hàng hóa cụ thể, rõ ràng để tránh đếm nhầm.
- Kiểm kê lần lượt từng sản phẩm, ghi lại số liệu chi tiết.
- Đảm bảo các số liệu đã được cập nhật trước khi kiểm kê.
Kiểm kê hàng hóa giúp việc quản lý kho thuận lợi hơn
Bỏ qua việc ứng dụng công nghệ
Việc kiểm kê hàng hóa và quản lý kho là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những thương hiệu, công ty có sở hữu lượng hàng lớn hay đa dạng các loại mẫu mã sẽ gây khó khăn cho việc quản lý hàng tồn. Đó chính là lý do các doanh nghiệp đang dần thay đổi việc quản lý kho bằng các ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa công việc này.
Bên cạnh những kinh nghiệm quản lý kho ở trên, doanh nghiệp cũng nên sử dụng phần mềm quản lý kho. Nhiều doanh nghiệp có lựa chọn những phần mềm quản lý kho đơn giản, dễ thao tác giúp nhân viên kho năm bắt được database quản lý kho hàng một cách dễ dàng hơn.
Tham khảo một số phần mềm quản lý kho hàng đầu
Để có thể nắm bắt được database quản lý kho hàng một cách tốt nhất, doanh nghiệp có thể cân nhắc tới việc áp dụng các công nghệ hiện đại vào hoạt động này. Hiện nay đã có rất nhiều chủ công ty, doanh nghiệp đã áp dụng các ứng dụng quản lý kho hàng trong các hoạt động công tác của mình.
Bạn có thể tham khảo một số ứng dụng như:
- bePOS
- Sapo POS
- Suno
Phần mềm quản lý kho bePOS
Thực hiện quản lý kho hàng là điều vô cùng cần thiết đặc biệt là với những doanh nghiệp có kho hàng lớn và số lượng sản phẩm đa dạng. Việc áp dụng phần mềm quản lý kho hàng và tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên kho trong kinh doanh sẽ giúp bạn kiểm soát và xử lý các tình huống tốt hơn rất nhiều.
FAQ
Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm có lợi ích gì?
Sử dụng công nghệ quản lý kho hàng sẽ giúp bạn:
- Nắm bắt được số lượng của từng loại sản phẩm trong kho.
- Tăng hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp.
- Kiểm soát được các quy trình nhập – xuất kho.
- Tiết kiệm nguồn lực quản lý kho.
Kỹ năng nào nên có dành cho người quản lý kho hàng?
Những người quản lý kho hàng cần phải được đào tạo thật kỹ những kỹ năng sau:
- Kiểm tra, thiết lập phiếu xuất – nhập kho.
- Bố trí, sắp xếp hàng hóa kho.
- Kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, chính xác.
Follow bePOS:
