File quản lý khách hàng bằng excel là gì? Sử dụng File excel để quản lý khách hàng có những lợi ích gì? Có những mẫu File quản lý khách hàng nào cho doanh nghiệp? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây. 

Với bất kỳ một cửa hàng hay doanh nghiệp nào, việc quản lý khách hàng sẽ khiến cho cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được doanh thu, lợi nhuận và nhiều vấn đề khác. Tuy nhiên, quản lý khách hàng như thế nào cho hiệu quả vẫn là bài toán khó khiến nhiều cửa hàng, doanh nghiệp đau đầu.

Lúc này đây, tìm đến giải pháp sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel được đánh giá là tiết kiệm, hiệu quả và dễ dàng sử dụng nhất. Hãy cùng bePOS tìm hiểu về phần mềm excel quản lý khách hàng ở bài viết sau đây nhé!

File quản lý khách hàng bằng excel là gì?

File quản lý khách hàng bằng excel hay quản lý thông tin khách hàng bằng excel tức là việc bạn thu thập, tổng hợp, ghi lại và lưu trữ các thông tin của khách hàng (Bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch,…) trên phần mềm excel quản lý khách hàng. Tất cả những thông tin này có thể được lưu trữ, quản lý tại cùng một file hoặc nhiều file khác nhau, tùy theo nhu cầu và mục đích của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp.

file-quan-ly-khach-hang-bang-excel-1

Quản lý thông tin khách hàng bằng excel được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Việc quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại chi tiết về từng khách hàng, từ thông tin cá nhân cho đến lịch sử giao dịch. Các thông tin này sẽ có lợi khi doanh nghiệp cần phân tích, định hướng hay thực hiện các chiến dịch marketing, đồng thời có cách tổ chức bán hàng và chăm sóc khách hàng phù hợp nhất.

Các số liệu trong file quản lý danh sách khách hàng cũng giúp doanh nghiệp nắm được số lượng khách hàng theo từng ngày, từng tuần hay từng tháng, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm thu hút thêm lượng khách mua hàng, tăng doanh thu hiệu quả.

Thực tế rằng, hiện nay có rất nhiều app hay các phần mềm quản lý danh sách khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, các phần mềm này đều mất phí nên thường chỉ phù hợp với những doanh nghiệp, cửa hàng lớn. Quản lý thông tin khách hàng bằng file excel vẫn là phương pháp được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng bởi vừa miễn phí, dễ sử dụng lại đạt hiệu quả cao. 

Ưu điểm vượt trội của file quản lý khách hàng bằng excel:

File-quan-ly-khach-hang-bang-excel-10

Thông tin khách hàng được lưu trữ nhanh chóng và thuận tiện

– Thông tin khách hàng của bạn được lưu trữ tập trung trên cùng một sheet, được chia theo từng cột thông tin: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại … giúp bạn nhập các thông tin dễ dàng, từ đó bạn có thể tối ưu được thời gian tổng hợp, tính toán những dữ liệu nhanh chóng và biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng.

– Thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ hiệu quả, chi tiết, tránh tình trạng bỏ quên khách

– Khi sử dụng thuật toán của Excel, bạn có thể nhanh chóng phân loại được các tệp khách hàng khác nhau dựa vào những tiêu chí mà bạn đặt ra ngay từ đầu phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

– Sử dụng File quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí, không cần kết nối với Internet vẫn có thể làm việc trực tiếp với file excel. 

– File excel có khả năng kết nối được với Drive, giúp bạn cũng như doanh nghiệp của mình có thể làm việc trực tuyến cùng lúc dễ dàng và kịp thời cập nhật thông tin nhanh chóng. 

Nhược điểm của file quản lý khách hàng bằng excel:

file-quan-ly-khach-hang-bang-excel-11

File quản lý khách hàng bằng excel giới hạn dung lượng

– Dữ liệu lưu tại file excel không được an toàn và bảo mật: Khi người khác mở máy tính của bạn có thể đọc được file Excel đó dễ dàng. Ngoài ra, trong trường hợp máy tính bị nhiễm virus, bị hỏng khiến cho các file Excel bị mất, không phục hồi được, như vậy các thông tin khách hàng lưu trên file Excel biến mất, từ đó công tác thu chi, các số liệu đều bị mất kiểm soát. Như vậy, khi bạn làm trên file Excel, bạn nên kết nối với Drive.

– Dữ liệu khi làm tại file excel không được đồng bộ: Thay vì các bộ phận khác làm việc trên cùng file Excel thì bạn và người tại doanh nghiệp bạn cần kết nối với Drive mới có thể làm việc được.

– Các hàm trong file Excel phức tạp: Chính vì điều này gây rắc rối cho những người không thông thạo khi sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel.

– Khi file Excel càng nặng, tốc độ xử lý thông tin sẽ diễn ra chậm hơn, từ đó tốc độ và hiệu quả làm việc sẽ chậm đi, không đạt được hiệu quả như bạn mong muốn bởi sự giới hạn dung lượng.

Có những loại mẫu quản lý thông tin khách hàng nào?

Quan-ly-khach-hang-bang-file-excel

Mẫu quản lý khách hàng bằng file excel

Với mẫu file quản lý danh sách khách hàng, chủ yếu các cửa hàng, doanh nghiệp sẽ thiết kế theo mẫu khá đơn giản. Thông thường, khi sử dụng phần mềm excel quản lý khách hàng, một bảng tính sẽ gồm những thông tin cơ bản như:

  • Họ và tên khách hàng
  • Ngày sinh của khách hàng
  • Mã khách hàng (Nếu có)
  • Số điện thoại của khách hàng
  • Địa chỉ
  • Email
  • Lịch sử giao dịch

Bên cạnh quản lý khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng file excel để quản lý hàng hóa; quản lý số lượng sản phẩm xuất, nhập, tồn; quản lý doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.

3 Lợi ích của file quản lý khách hàng bằng excel

Thay vì quản lý khách hàng thủ công bằng cách ghi chép vào sổ như trước đây, cách sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn hẳn cho các cửa hàng và doanh nghiệp về nhiều mặt.

File quản lý khách hàng bằng excel dễ dàng tìm kiếm

file-quan-ly-khach-hang-bang-excel-2

File quản lý khách hàng bằng excel tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin

Khi sử dụng sổ sách để quản lý khách hàng, doanh nghiệp sẽ phải tốn hàng giờ để tra soát, tìm kiếm lại thông tin của khách hàng đó khi cần. Với cách quản lý này, dù người ghi chép có cẩn thận đến đâu đi nữa cũng khó mà lưu lại và phân chia thông tin một cách hệ thống. Do đó, việc tìm kiếm khách hàng trong một quyết số dày hàng trăm trang dường như là điều không thể.

Ngược lại, với cách quản lý khách hàng trên excel, người quản lý có thể dễ dàng nhập thông tin khách hàng dưới dạng bảng tính, thống kê từng mục thông tin vào các hàng, các cột khác nhau. Khi tìm kiếm thông tin, bạn có thể sử dụng lệnh tìm kiếm, gõ chính xác bất kỳ thông tin nào của khách hàng đó là phần mềm sẽ tự động truy soát ra những người có thông tin trùng khớp một cách nhanh chóng.

Hơn nữa, với file quản lý khách hàng bằng excel, bạn cũng có thể tự do thiết kế ra một bảng biểu riêng của mình, sao cho tiện lợi và dễ dàng sử dụng nhất với bản thân.

File quản lý khách hàng bằng excel xóa bỏ nỗi lo sai số

file-quan-ly-khach-hang-bang-excel-3

File quản lý khách hàng bằng excel giúp quản lý hiệu quả, dễ dàng, chính xác trên từng con số

Thay vì phải cầm kè kè bên cạnh chiếc máy tính và gõ hàng chục con số dài dằng dặc mỗi khi tính doanh thu, số liệu, với cách quản lý khách hàng trên excel, bạn có thể dễ dàng sử dụng các hàm tính có sẵn để tính chính xác một dãy với hàng trăm con số. Với file excel, bạn sẽ không còn phải lo lắng những sai số khi tính toán bằng sổ sách cũng không mất thời gian vì phải ghi chép, quản lý thông tin khách hàng thủ công trên giấy.

Chỉ với một vài thao tác vô cùng đơn giản để nhập số liệu và đặt hàm, phần mềm excel sẽ tự động cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác nhất. Điều bạn cần làm chỉ là nhập chính xác số liệu theo từng ngày, từng tháng và chọn hàm chuẩn nhất theo mục đích tính toán, mọi vấn đề còn lại sẽ có excel lo.

File quản lý khách hàng bằng excel sử dụng thoải mái không mất phí

File-quan-ly-khach-hang-bang-excel-8

File quản lý khách hàng bằng excel sử dụng không phải trả phí

Một lợi ích cực kỳ vượt trội nữa của cách quản lý khách hàng bằng Excel là bạn có thể sử dụng thoải mái mà không mất phí. Chỉ cần một chiếc laptop hoặc một chiếc điện thoại di động, sau đó download phần mềm excel về máy là bạn có thể ngay lập tức sử dụng mà không tốn bất cứ một khoản tiền nào để mua hay duy trì thường niên. Đây thực sự là công cụ vô cùng hữu ích với những ai chưa sẵn sàng để chi trả một khoản tiền lớn cho việc mua phần mềm quản lý đắt đỏ.

>>> Xem thêm: SỬ DỤNG FILE EXCEL QUẢN LÝ BÁN HÀNG SAO CHO HIỆU QUẢ? 

Cách tạo form quản lý khách hàng bằng excel

 File-quan-ly-khach-hang-bang-excel-9.

Cách tạo form quản lý khách hàng bằng excel chuyên nghiệp – hiệu quả

Cách tạo form quản lý khách hàng bằng excel vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo một số bước dưới đây là đã có ngay một file quản lý khách hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp:

  • Bước 1: Bạn mở file excel, lưu file vào máy. Điều này sẽ giúp thông tin bạn tạo được lưu trữ trong suốt quá trình làm, phòng trường hợp đang thực hiện thì xảy ra sự cố như mất điện, mất mạng,…
  • Bước 2: Tạo bảng trong file excel bằng cách vào Insert chọn Table. Tùy theo lượng thông tin bạn định phân bổ mà lựa chọn số hàng, cột cho phù hợp
  • Bước 3: Nhập thông tin khách hàng vào từng hàng, cột tương ứng. Bạn nên sử dụng cỡ chữ lớn hơn hoặc sử dụng màu sắc khác ở các ô để thông tin phân loại như “Họ và Tên; Ngày sinh,…”
  • Bước 4: Nếu bảng tính có số liệu cần tính toán, bạn chọn một ô bất kỳ, nhập hàm tính, chọn khoảng cần tính và nhấn enter để cho ra kết quả

Sau khi tạo bảng tính hoàn chỉnh, bạn có thể chèn thêm dòng hoặc cột nếu có thông tin phát sinh trong quá trình quản lý thông tin khách hàng bằng file excel.

TOP Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng file excel cho doanh nghiệp

Trên đây là cách quản tạo form quản lý khách hàng bằng excel. Để dễ dàng hơn cho bạn, chúng tôi sẽ giới thiệu đến doanh nghiệp một số mẫu quản lý khách hàng bằng file excel chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể copy, download mẫu file quản lý khách hàng này về để sử dụng.

Cách lưu trữ data khách hàng bằng file excel – Mẫu file 1:

File-quan-ly-khach-hang-bang-excel-4

Download mẫu file quản lý khách hàng bằng excel 1

Cách lưu trữ data khách hàng bằng file excel – Mẫu file 2:

File-quan-ly-khach-hang-bang-excel-5

Download mẫu file quản lý khách hàng bằng excel 2

Cách lưu trữ data khách hàng bằng file excel – Mẫu file 3:

File-quan-ly-khach-hang-bang-excel-6

Download mẫu file quản lý khách hàng bằng excel 3

Tải file quản lý chăm sóc khách hàng

Trên đây là một số mẫu file quản lý khách hàng bằng excel chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Để tải file quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel về sử dụng, bạn hãy click vào các đường link đường gắn ở sau mỗi mẫu file phía trên nhé. Ngoài ra, bạn có thể tải file quản lý chăm sóc khách hàng khác tại đường link sau:

File-quan-ly-khach-hang-bang-excel-7

Mẫu file quản lý khách hàng bằng excel cho doanh nghiệp

Tổng kết

Với những thông tin trên đây, chắc hẳn bạn đã nắm được tất tần tật những điều cần biết về file quản lý khách hàng bằng excel. Đây quả thực là giải pháp tối ưu với những cửa hàng hay doanh nghiệp nhỏ cần tiết kiệm chi phí nhưng vẫn được trải nghiệm một phương pháp quản lý khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp và linh hoạt. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, đừng ngại liên hệ ngay với chúng tôi nhé!

FAQ

1. Lợi ích của việc sử dụng File quản lý khách hàng bằng excel?

Khi bạn sử dụng File excel để quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại chi tiết về từng khách hàng, từ thông tin cá nhân cho đến lịch sử giao dịch. Các thông tin này sẽ có lợi khi doanh nghiệp cần phân tích, định hướng hay thực hiện các chiến dịch marketing, đồng thời có cách tổ chức bán hàng và chăm sóc khách hàng phù hợp nhất. 

Ngoài ra, các số liệu trong file quản lý danh sách khách hàng cũng giúp doanh nghiệp nắm được số lượng khách hàng theo từng ngày, từng tuần hay từng tháng, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm thu hút thêm lượng khách mua hàng, tăng doanh thu hiệu quả.

2. Sử dụng File excel để quản lý khách hàng có lo sai số hay không?

Thay vì phải cầm kè kè bên cạnh chiếc máy tính và gõ hàng chục con số dài dằng dặc mỗi khi tính doanh thu, số liệu, với cách quản lý khách hàng trên excel, bạn có thể dễ dàng sử dụng các hàm tính có sẵn để tính chính xác một dãy với hàng trăm con số. Khi sử dụng file excel, bạn sẽ không còn phải lo lắng những sai số khi tính toán bằng sổ sách cũng không mất thời gian vì phải ghi chép, quản lý thông tin khách hàng thủ công trên giấy.

Chỉ với một vài thao tác vô cùng đơn giản để nhập số liệu và đặt hàm, phần mềm excel sẽ tự động cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác nhất. Điều người dùng cần làm chỉ là nhập chính xác số liệu theo từng ngày, từng tháng và chọn hàm chuẩn nhất theo mục đích tính toán, mọi vấn đề còn lại sẽ có excel lo.

3. Sử dụng File excel để quản lý khách hàng có mất phí không?

Một lợi ích cực kỳ vượt trội khi doanh nghiệp của bạn sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel đó là hoàn toàn không mất phí. Bạn có thể sử dụng thoải mái trong thời gian vô hạn mà không mất phí. Chỉ cần một chiếc laptop hoặc một chiếc điện thoại di động, sau đó download phần mềm excel về máy là bạn có thể ngay lập tức sử dụng mà không tốn bất cứ một khoản tiền nào để mua hay duy trì thường niên.

File quản lý khách hàng bằng excel thực sự là công cụ vô cùng hữu ích với những ai chưa sẵn sàng để chi trả một khoản tiền lớn cho việc mua phần mềm quản lý đắt đỏ.

 

Bài viết liên quan

Việc làm tại nhà -Giải pháp thông minh trong mùa dịch!  

+20 More

Mẫu phiếu khảo sát ý kiến khách hàng đầy đủ, chính xác nhất

+20 More

Logo spa – từ logo tới xây dựng vẻ đẹp trong lòng khách hàng!

+20 More

Inside Sales là gì? – Tìm hiểu chiến lược bán hàng hiệu quả mùa Covid

+20 More

Nhượng quyền Highlands Coffee – Cơ hội phát triển “khủng”

+20 More

Top phần mềm bán hàng điện thoại uy tín hàng đầu việt nam

+20 More
Chăm sóc khách hàng
-
28 Tháng Tám, 2021

Customer Value là gì? Tại sao Customer Value quan trọng?

Customer Value là gì? Tại sao Customer Value quan trọng?

+20 More

Google Adsense là gì? “Bí kíp” kiếm tiền cực dễ với Google Adsense 2021

+20 More
Quản lý doanh nghiêp
-
8 Tháng Chín, 2021

Tìm hiểu đặc tính mô hình kinh doanh B2C

Tìm hiểu đặc tính mô hình kinh doanh B2C

+20 More

Seeding -“Gieo mầm” thành công cho kế hoạch marketing

+20 More