Khi kinh doanh nhà hàng, bạn phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hồ sơ và lưu trữ tại cơ sở kinh doanh để chứng minh hoạt động đúng pháp luật. Vậy danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng gồm những gì? Trong bài viết này, bePOS sẽ giúp bạn tìm hiểu A-Z về hồ sơ pháp lý của nhà hàng, theo dõi ngay nhé!
Tại sao nhà hàng cần có đủ danh mục hồ sơ pháp lý?
Để mở nhà hàng, bạn cần xin giấy phép kinh doanh và nhiều giấy phép khác như Giấy chứng nhận VSATTP, phòng cháy chữa cháy,… Ngay cả khi đã vào giai đoạn hoạt động, cơ quan nhà nước vẫn yêu cầu nhà hàng lưu trữ các giấy tờ này và kiểm tra định kỳ.
Lý do tại sao nhà hàng cần có đủ danh mục hồ sơ pháp lý là:
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Việc lưu trữ danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng chứng minh bạn đang hoạt động hợp pháp. Trong quá trình kinh doanh, nhà hàng vẫn luôn tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường, các quy tắc tài chính và thuế,…
- Bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng: Giấy chứng nhận VSATTP chỉ có thời hạn là 3 năm, sau đó nhà hàng phải chứng minh đủ điều kiện để xin cấp lại giấy phép. Hồ sơ pháp lý lưu tại nhà hàng đảm bảo rằng, cơ sở kinh doanh của bạn đã đáp ứng các tiêu chuẩn này và an toàn cho sức khỏe người dùng.
- Tăng độ uy tín và dễ tiếp cận vốn: Nhà hàng có đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu của pháp luật sẽ tạo được độ uy tín cao trong mắt cộng đồng, dễ dàng thu hút thêm khách hàng mới. Ngoài ra, nếu muốn vay vốn kinh doanh, thì chủ nhà hàng cũng phải có bộ hồ sơ đầy đủ để chứng minh năng lực hoạt động.
Danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng cần có
Hồ sơ pháp lý
‘Hồ sơ pháp lý gồm những gì?” là thắc mắc của nhiều chủ nhà hàng. Danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng chủ yếu bao gồm các giấy chứng nhận, giấy phép để mở nhà hàng. Trong đó, quan trọng nhất là:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,
- Giấy phép kinh doanh của một số mặt hàng nhất định (thuốc lá, rượu,…)
- Giấy phép phòng cháy chữa cháy cho nhà hàng
- Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm nhà hàng
Ngoài ra, hồ sơ pháp lý còn bao gồm một số loại hợp đồng như hợp đồng điện nước, Internet,…
>> Xem thêm: Mở nhà hàng cần giấy phép gì và hướng dẫn thủ tục từ A-Z
Hồ sơ gốc lưu ở bộ phận QA
Hồ sơ gốc lưu ở bộ phận QA chủ yếu liên quan đến hoạt động bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm tại nhà hàng. Bộ phận này phải lưu giữ Giấy chứng nhận đủ điều kiện VSATTP đang có hiệu lực và biên bản thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Loại giấy tờ thứ hai không kém phần quan trọng là Phiếu nhập khẩu thực phẩm. Mục đích lưu giữ Phiếu nhập khẩu là để chứng minh nguyên liệu tại nhà hàng có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng khi cơ quan nhà nước đến kiểm tra. Ngoài ra, nhà hàng cần lưu trữ những tài liệu khác liên quan đến an toàn nguồn nước, thu gom rác thải và bảo vệ môi trường,…
>> Xem thêm: Tổng hợp 20+ mẫu checklist công việc nhà hàng chuẩn và hiệu quả nhất
Hồ sơ về hành chính, nhân sự
Giấy tờ hành chính, nhân sự là mục không thể thiếu trong danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng. Trong thực tế, khi đi thanh tra, cơ quan nhà nước đã phát hiện nhiều sai phạm như thử việc lao động sai quy định, trả lương thấp hơn quy định, không ký hợp đồng lao động,… Để không bị cơ quan nhà nước xử phạt, bạn phải lưu trữ đầy đủ giấy tờ liên quan đến chế độ nhân sự tại nhà hàng.
Cụ thể, nhà hàng phải lưu trữ hợp đồng lao động của nhân viên, bảng lương, bảng chấm công. Nhà hàng phải ban hành nội quy lao động, nếu có 10 lao động trở lên thì phải ban hành dưới dạng văn bản. Văn bản này phải được lưu trữ trong danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng để nhà nước kiểm tra.
Một số tài liệu, hồ sơ khác
Ngoài ra, danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng còn bao gồm một số tài liệu như:
- Tài liệu đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn nhà hàng.
- Tài liệu kỹ năng làm việc nhân viên, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và phòng cháy chữa cháy.
- Các loại giấy nộp tiền ngân hàng, quyết toán bán hàng của nhà hàng.
- Các loại chứng từ liên quan đến việc nhập hàng của nhà hàng.
Một số lưu ý về danh mục hồ sơ pháp lý trong nhà hàng
Khi lưu trữ danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng, bạn cần lưu ý một số điểm như sau:
- Linh hoạt theo mô hình kinh doanh: Danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng sẽ linh hoạt theo đặc thù kinh doanh. Chẳng hạn, nhà hàng có rượu trong menu thì phải xin giấy phép kinh doanh rượu, nếu không bán thì không cần xin. Nếu là bộ phận pháp chế hay IC nhà hàng, bạn phải nắm rõ hồ sơ pháp lý gồm những gì để chuẩn bị kỹ càng.
- Cập nhật quy định mới: Chủ nhà hàng phải thường xuyên cập nhật quy định mới của pháp luật để đảm bảo hồ sơ của mình đúng, đủ và hợp pháp. Nếu không nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, thì chủ nhà hàng có thể thuê luật sư hoặc người có chuyên môn.
- Lưu trữ đủ các bản: Các tài liệu trong bộ hồ sơ pháp lý nhà hàng phải bao gồm bản gốc, bản photo và photo có công chứng để dễ dàng quản lý. Một số người còn scan tài liệu thành bản PDF để quản lý trên máy tính.
- Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ giúp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin. Hồ sơ có thể được chia thành các loại như hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng, hóa đơn, thực đơn, và các tài liệu pháp lý. Áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ để tự động phân loại và lưu trữ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Bảo mật thông tin: Thông tin kinh doanh, thông tin khách hàng và nhân viên cần được bảo vệ để tránh rò rỉ, xâm phạm quyền riêng tư. Bạn cần Xác định rõ quyền truy cập cho từng nhân viên, chỉ cho phép những người cần thiết mới có thể xem hoặc chỉnh sửa thông tin nhạy cảm.
Quản lý danh mục hồ sơ nhà hàng với beChecklist
Chủ nhà hàng nên tham khảo app beChecklist để quản lý danh mục hồ sơ pháp lý hiệu quả hơn. beChecklist là ứng dụng 4.0 do Công ty bePOS phát triển, giúp số hóa hoạt động kiểm tra chất lượng nhà hàng theo checklist. Một số tính năng nổi bật của app hỗ trợ hoạt động lưu trữ hồ sơ tại nhà hàng:
- Các tài liệu cần có sẽ được lưu thành một checklist chuẩn, nhân viên kiểm tra theo checklist đó để đảm bảo không bỏ sót tài liệu nào.
- Checklist được lập ngay trên app beChecklist mà không cần in ra giấy, đính kèm tiêu chuẩn, quy định của mỗi loại giấy tờ pháp lý.
- Nhân viên chấm điểm checklist ngay trên app, cập nhật tình hình lỗi cho ban lãnh đạo ngay lập tức.
- Tình trạng lỗi được theo dõi sát sao cho đến khi giải quyết triệt để.
Để xem mẫu checklist danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng chuẩn, cũng như biết thêm thông tin về app beChecklist, bạn hãy liên hệ hotline 0247 771 6889, nhắn tin Fanpage, Zalo, hoặc điền vào form dưới đây của bePOS nhé!
NHẬN TƯ VẤN NGAY
Câu hỏi thường gặp
Ai là người lưu giữ bộ hồ sơ pháp lý nhà hàng?
Mỗi loại giấy tờ sẽ do một phòng ban liên quan quản lý và lưu trữ. Chẳng hạn, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ do bộ phận pháp lý, các giấy phép quảng cáo do phòng Marketing lưu trữ,… Lưu ý, mỗi nhà hàng có cách tổ chức khác nhau, những nhà hàng nhỏ, ít người thì có thể do một bộ phận hành chính – nhân sự quản lý giấy tờ.
Giấy tờ pháp lý tại nhà hàng nên lưu trữ những bản nào?
Giấy tờ pháp lý nhà hàng nên lưu trữ bản gốc, bản photo công chứng, photo không công chứng, có thể scan thêm bản PDF để dễ quản lý.
Lưu trữ danh mục hồ sơ pháp lý nhà hàng là nhiệm vụ hết sức quan trọng, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và nâng cao độ uy tín trong mắt cộng đồng. Mong rằng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất về vấn đề này, hãy tiếp tục theo dõi bePOS để cập nhật kiến thức hữu ích nhé!
Follow bePOS:
