Bạn đang thắc mắc “file excel quản lý kho là gì” Các rủi ro khi quản lý kho bằng excel là như thế nào? Tất cả những thắc mắc sẽ được giải đáp hết trong bài viết này. Sử dụng mẫu file Excel quản lý kho hàng hóa là một trong những phương pháp được nhiều chủ áp dụng khi quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. Hãy cùng bePOS tìm hiểu về file excel quản lý kho để hiểu rõ hơn về phương pháp này nhé.
File excel quản lý kho là gì?
File Excel quản lý kho là một công cụ kiểm soát xuất nhập tồn hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn khá nhiều người chưa biết cách sử dụng do ít thành thạo về Excel hoặc không quen thuộc các thuật toán. Nhận thấy được tình trạng này, bePOS xin giới thiệu một số mẫu file excel quản lý kho và các lưu ý để kiểm soát tốt nhất cho bạn đọc cùng tham khảo.
Những nội dung cần có trong file Execel quản lý kho
Một bảng file excel nhập xuất tồn hàng hóa thay thế phần mềm quản lý kho cần có:
Các danh mục chính:
Trong file Excel quản lý kho, danh mục chính thường được sắp xếp dưới dạng các sheet (hoặc tab) riêng biệt để tổ chức thông tin. Các danh mục chính thường bao gồm:
- Danh sách sản phẩm/kho hàng: Danh sách này chứa thông tin về tất cả các sản phẩm hoặc mặt hàng trong kho. Mỗi sản phẩm có thể có một dòng riêng biệt trong bảng này.
- Nhập kho: Danh sách các giao dịch nhập hàng vào kho. Thông tin bao gồm ngày nhập, số lượng, giá nhập, và thông tin liên quan.
- Xuất kho: Danh sách các giao dịch xuất hàng ra khỏi kho. Bao gồm ngày xuất, số lượng, giá bán, và thông tin liên quan.
- Tồn kho: Tổng hợp thông tin về số lượng tồn kho của từng sản phẩm sau mỗi giao dịch.
- Khách hàng/cơ quan Nhà nước cung cấp: Danh sách thông tin về khách hàng hoặc nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, và các thông tin khác.
Các thông tin cần có trên mỗi danh mục:
Mỗi danh mục trong file Excel quản lý kho cần có các trường thông tin cụ thể tùy theo mục đích sử dụng, ví dụ:
- Danh sách sản phẩm/Kho hàng: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, loại sản phẩm, giá nhập, giá bán, số lượng tồn, vị trí trong kho,…
- Nhập kho: Mã giao dịch, ngày nhập, mã sản phẩm, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp,…
- Xuất kho: Mã giao dịch, ngày xuất, mã sản phẩm, số lượng, giá bán, khách hàng,…
- Tồn kho: Mã sản phẩm, số lượng tồn, giá trị tồn,…
- Khách hàng/Cơ quan Nhà nước cung cấp: Mã khách hàng/nhà cung cấp, tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…
Các hàm phổ biến trong file Excel quản lý kho:
Trong file Excel quản lý kho, các hàm phổ biến thường được sử dụng để tính toán và hiển thị thông tin một cách tự động. Các hàm này bao gồm:
- SUM: Để tổng hợp các số liệu, ví dụ: tính tổng số lượng tồn kho.
- VLOOKUP: Để tra cứu thông tin từ danh sách sản phẩm hoặc khách hàng/nhà cung cấp dựa trên mã sản phẩm hoặc khách hàng/nhà cung cấp.
- IF: Để tạo điều kiện và thực hiện các hành động khác nhau dựa trên giá trị của một ô cụ thể.
- DATE: Để làm việc với ngày tháng, ví dụ: tính số ngày tồn kho.
- PivotTable: Để tạo bảng tổng hợp và biểu đồ từ dữ liệu trong các danh mục.
- Concatenate (CONCATENATE hoặc &): Để kết hợp thông tin từ nhiều ô thành một chuỗi văn bản, ví dụ: kết hợp tên và địa chỉ khách hàng.
File excel quản lý kho cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho gồm những thứ sau: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Các nội dung này cung cấp cơ sở cho việc tạo và quản lý cơ sở dữ liệu quản lý kho bằng Excel, giúp tổ chức dữ liệu và thực hiện các tính toán cần thiết để quản lý kho hàng hiệu quả.
Hướng dẫn tạo file Excel quản lý kho đơn giản
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho quá trình tạo một bảng tính Excel để quản lý kho theo các bước:
Bước 1: Mở Một File Mới
- Mở ứng dụng Excel và tạo một file mới để bắt đầu.
Bước 2: Tạo Các Sheet Mới và Đặt Tên Cho Chúng
- Tạo 5 sheet mới bằng cách chọn “Sheet” và đặt tên cho chúng như sau: “HOME,” “NHAP,” “XUAT,” “DANH MUC,” và “BAO CAO.”
Bước 3: Nhập Dữ Liệu Cho Từng Sheet
Với Sheet “NHAP”
Trong sheet “NHAP,” bạn sẽ nhập các thông tin sau đây:
- Ngày tháng.
- Mã hàng.
- Tên hàng.
- Đơn vị tính (ĐVT).
- Số lượng nhập.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
- Nhà cung cấp.
Có thể bạn sẽ cần thêm thông tin như số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.
Với Sheet “XUAT”
Trong sheet “XUAT,” bạn sẽ nhập các thông tin sau đây:
- Ngày tháng.
- Mã hàng.
- Tên hàng.
- Đơn vị tính (ĐVT).
- Số lượng bán.
- Đơn giá bán.
- Doanh thu.
- Giá vốn.
- Khách hàng.
Có thể bạn sẽ cần thêm thông tin như số chứng từ, mã khách hàng, số điện thoại khách hàng, địa chỉ khách hàng, ghi chú.
Với Sheet “DANH MUC”
- Trong sheet “DANH MUC,” bạn sẽ lưu trữ thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, v.v.
- Khi nhập hoặc xuất hàng, bạn chỉ cần nhập mã hàng, các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị. Ví dụ, nếu bạn nhập mã “ABC,” thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được tự động lấy từ danh mục.
Với Sheet “BAO CAO”
Trong sheet “BAO CAO,” bạn thường sẽ tạo các báo cáo quan trọng như sau:
- Báo cáo Bán hàng: Bao gồm tên hàng, số lượng bán, và doanh thu.
- Báo cáo Nhập xuất tồn: Bao gồm tên hàng, tồn đầu, nhập, xuất và tồn cuối.
Trong các phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp, bạn có thể nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:
- Xem báo cáo bán hàng trong khoảng thời gian cụ thể.
- Lãi/lỗ từng mặt hàng.
- Tồn kho hiện tại.
- Tồn kho tối thiểu.
- Cảnh báo khi hàng hóa sắp hết khi xuất kho.
Tóm lại, việc tạo và quản lý một bảng tính Excel để quản lý kho cần được thực hiện bằng cách tạo các sheet riêng biệt với các thông tin cụ thể và hàm tính toán để giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả.
Các mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí
Để thay thế được phần mềm quản lý kho miễn phí bạn có thể quản lý kho bằng Excel, điều đầu tiên người dùng cần làm đó là phải thiết kế và nhập số liệu trong file Excel.
Số liệu cần có trong file excel quản lý xuất nhập tồn kho:
- Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
- Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu file quản lý kho bằng excel miễn phí:
- File excel quản lý kho MẪU 1
- File excel quản lý kho MẪU 2
- File excel quản lý kho MẪU 3
- File excel quản lý kho MẪU 4
- File excel quản lý kho MẪU 5
Các rủi ro khi quản lý kho hàng bằng excel
Ưu điểm
Excel là một trong những công cụ văn phòng đa năng với khả năng thống kê và báo cáo dữ liệu một cách linh hoạt. Trong quản lý kho, Excel mang đến những lợi ích quan trọng sau đây:
Thống kê dữ liệu chi tiết
- Excel cho phép thống kê chi tiết về hoạt động quản lý kho hàng. Điều này bao gồm thông tin về sản phẩm, thời điểm nhập kho, xuất kho, tồn kho, kích thước, trọng lượng, và nhiều thông tin khác.
- Các tính năng đơn giản của file Excel quản lý xuất nhập tồn kho cung cấp các bảng tính với các hàm số đa dạng, giúp quá trình nhập dữ liệu và theo dõi số liệu trở nên đơn giản và dễ dàng.
Báo cáo thống kê
- Để theo dõi và báo cáo tình hình quản lý kho hàng, Excel cung cấp các định dạng bảng biểu và sơ đồ. Người dùng có thể tùy chỉnh biểu đồ theo mục đích thống kê cụ thể để tạo báo cáo chi tiết.
- Điều này giúp doanh nghiệp thu được báo cáo rõ ràng và dễ đọc về tình hình quản lý kho.
Không mất phí sử dụng
- Lợi ích lớn nhất khi sử dụng Excel trong quản lý kho là phần mềm này hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp không cần phải trả bất kỳ khoản chi phí nào để sử dụng Excel.
- Điều này khác biệt với một số phần mềm quản lý kho khác, mà thường yêu cầu chi trả các khoản phí hàng tháng khi sử dụng.
Nhược điểm
File Excel quản lý kho đơn giản miễn phí được xem là một giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng đã và đang sử dụng. Mặc dù đem lại nhiều lợi ích đến vật thì file excel quản lý kho này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho chủ chủ cửa hàng như”
File Excel quản lý kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian
File Excel quản lý kho đòi hỏi nhân viên phải nhập liệu từng con số, thông tin một cách chính xác. Bởi có thể khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể dễ dàng nhập liệu nhầm lẫn kéo theo sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ra ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng và kho.
Chính vì vậy để chắc chắn các thông tin nhập vào file excel quản lý kho là chính xác, nhân viên cần phải có bước kiểm tra lại nhiều lần nên gây tốn kém nhiều thời gian. Ngoài ra nếu quy mô kinh doanh cả cửa hàng bạn quá lớn, cách thức quản lý kho bằng file Excel có thể cần nguồn nhân lực dồi dào hơn, gây ra lãng phí tiền của doanh nghiệp.
File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất
File Excel quản lý kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho một hệ thống cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối 100%. Đặc biệt, mẫu file quản lý kho nhập xuất tồn trên excel chưa có tính năng phân quyền cụ thể cũng như chưa thể hiện được lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu cửa hàng dễ bị điều chỉnh mà không phục hồi được.
Ngoài ra, không ít những trường hợp máy tính gặp sự cố sẽ gây ra tình trạng file chưa được lưu hoặc người dùng vô tình làm mất dữ liệu. Lúc này, cửa hàng bạn không những không lấy lại được mẫu quản lý kho bằng Excel sản xuất mà chủ shop cũng không thể truy cứu trách nhiệm đến một cá nhân cụ thể nào vì không hiện được lịch sử ai là người chỉnh sửa.
File Excel quản lý hàng tồn kho dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ
Khi có quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng 1 mẫu file Excel quản lý kho và công nợ sẽ gây ra việc khả năng cao sẽ có trường hợp nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp của cửa hàng. Đây là tình trạng phổ biến của nhiều người dùng Excel đã vô tình gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cho cửa hàng.
File Excel quản lý kho khó cập nhật số liệu liên tục với các phòng ban khác
Mẫu quản lý kho bằng Excel không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet nên bạn không thể đồng bộ số liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi cửa hàng bạn có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho sẽ cần kiểm kê lại mới có thể báo cáo số lượng chính xác với phòng ban khác. Do tình trạng thông tin không kịp thời này đôi khi sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện cho việc quản lý.
File quản lý kho bằng Excel miễn phí khó có thể báo cáo kinh doanh
Khi cửa hàng của bạn sử dụng file quản lý kho hàng bằng Excel miễn phí, chủ shop không thể theo dõi được báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem được một số bảng tính và những biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được xem là một nhược điểm lớn khi sử dụng file quản lý kho bằng Excel.
>> Xem thêm: Các phần mềm quản lý hàng hóa hiệu quả nhất hiện nay
Lưu ý khi sử dụng file Excel quản lý kho
Tính nhất quán và chính xác của dữ liệu
- Cấu trúc dữ liệu: Để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu, quan trọng là thiết kế cấu trúc dữ liệu logic và dễ quản lý. Bạn có thể sử dụng các cột để lưu trữ các thông tin như mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng tồn, giá nhập, giá bán, ngày nhập, ngày hết hạn (nếu cần), vị trí lưu trữ, nhà cung cấp, và nhiều thông tin khác về sản phẩm.
- Học cách sử dụng Excel hiệu quả:Để duy trì tính nhất quán giữa dữ liệu trong file Excel và thực tế trong kho, bạn cần cập nhật thông tin thường xuyên. Việc này đặc biệt quan trọng khi có các giao dịch nhập và xuất hàng hằng ngày.
- Tránh công thức phức tạp: Hạn chế việc sử dụng các công thức quá phức tạp trong Excel, vì chúng có thể gây ra lỗi và khó kiểm tra. Thay vào đó, nên tạo các bước trung gian và sử dụng các công thức đơn giản hơn để tính toán và xử lý dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro lỗi trong quá trình quản lý kho.
Bảo mật và sao lưu dữ liệu
- Bảo vệ bằng mật khẩu: Để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu, hãy sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của Excel, đặc biệt cho các thông tin nhạy cảm như giá nhập, giá bán, lịch sử giao dịch, và nhiều dữ liệu quan trọng khác. Điều này giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào tệp Excel.
- Sao lưu thường xuyên: Để đảm bảo an toàn dữ liệu và tránh mất mát do sự cố kỹ thuật hoặc lỗi không mong muốn, hãy thường xuyên sao lưu file Excel của bạn. Sao lưu này nên được lưu trữ tại một vị trí an toàn, như một ổ đĩa ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
- Kiểm tra lỗi và tính chính xác: Hãy thực hiện kiểm tra lỗi và kiểm tra tính chính xác của dữ liệu thường xuyên. Điều này giúp phát hiện và sửa lỗi một cách nhanh chóng và đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn đáng tin cậy trong quá trình quản lý kho.
Học cách sử dụng Excel hiệu quả
- Để sử dụng Excel hiệu quả, hãy tìm hiểu và nắm vững các tính năng và công cụ có sẵn trong Excel. Học cách tạo và tùy chỉnh bảng tính, sử dụng công thức và hàm tính toán, và tạo biểu đồ và sơ đồ để biểu diễn dữ liệu.
- Tham khảo tài liệu hướng dẫn, khóa học trực tuyến hoặc tìm kiếm trực tuyến để tìm hiểu thêm về cách tối ưu hóa việc sử dụng Excel trong quản lý kho hàng.
>> Xem thêm: File Excel quản lý bán hàng quần áo tốt nhất
Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng
Vì những điểm hạn chế của file excel quản lý kho đơn giản nên các phần mềm quản lý kho miễn phí ra đời, giúp cho các chủ cửa hàng quản lý dễ dàng hơn, chặt chẽ hơn. bePOS giới thiệu tới bạn ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí bePOS – Siêu App bán hàng hiệu quả, đang được rất nhiều cửa hàng sử dụng trong và ngoài nước hiện nay.
Quản lý kho bằng ứng dụng bePOS sẽ giúp bạn kiểm soát được thông tin sản phẩm, ngày xuất nhập sản phẩm và số lượng sản phẩm còn hay đã hết, giá vốn giá bán sản phẩm và báo cáo tồn kho theo từng ngày, từng tháng. Quản lý kho bằng excel sẽ không thể linh hoạt như bạn quản lý ngay trên điện thoại của mình bằng ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng bePOS, bạn có thể kiểm tra thông tin mọi lúc mọi nơi và dễ dàng để các phòng ban khác cùng cập nhật.
Ngoài ra khi sử dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn miễn phí:
- Quản lý khách hàng: Phần mềm bePos cho phép bạn lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và thông tin liên hệ khác. Bạn có thể tạo hồ sơ khách hàng để theo dõi lịch sử mua sắm của họ và tạo các chương trình khuyến mãi đặc biệt dành riêng cho từng khách hàng.
- Quản lý nhân viên: bePOS giúp bạn tạo và quản lý hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, chức vụ và lịch làm việc. Bạn có thể theo dõi hoạt động của từng nhân viên và kiểm tra lịch làm việc để quản lý thời gian làm việc của họ.
- Quản lý doanh thu: Tự động ghi nhận doanh số bán hàng hàng ngày, hàng tháng và hàng năm. Bạn có thể xem báo cáo doanh thu chi tiết để biết được nguồn doanh thu chính, sản phẩm bán chạy nhất và thời gian kinh doanh hiệu quả nhất.
- Quản lý thu – chi: Ghi nhận và theo dõi các giao dịch thu và chi tiền mặt. Bạn có thể tạo hóa đơn cho khách hàng và quản lý việc thanh toán hoặc xem xét các khoản chi tiêu cần phải trả.
- Quản lý hàng hóa: Phần mềm bePos giúp bạn quản lý danh mục hàng hóa với thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, và tình trạng tồn kho. Bạn có thể tạo mã SKU, tải lên hình ảnh sản phẩm, và xem các báo cáo tồn kho để đảm bảo rằng bạn luôn có đủ hàng để cung cấp cho khách hàng.
- Tạo đơn hàng: Bạn có thể dễ dàng tạo đơn hàng cho khách hàng, thêm sản phẩm vào đơn hàng và tính tổng giá trị đơn hàng. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình mua sắm và tạo hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của bePOS, bạn sẽ biết cách sử dụng file excel quản lý kho và hiệu quả, tạo được mẫu file excel quản lý kho đơn giản phù hợp với cửa hàng của mình và tham khảo được một ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí cũng như một phần mềm kho tốt giúp việc kinh doanh cửa hàng của bạn thuận lợi và phát triển hơn.
FAQ
Sử dụng file excel quản lý kho miễn phí có khó khăn không?
Câu trả lời là CÓ. Việc sử dụng file quản lý kho bằng excel miễn phí có thể gây ra những rủi ro sau:
- File quản lý kho bằng excel xuất nhập tồn kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian
- File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất
- File Excel quản lý kho hàng tồn dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ
- File Excel quản lý kho sẽ khó cập nhật số liệu liên tục với các phòng ban khác
- File Excel quản lý kho không thể báo cáo kinh doanh
Kỹ năng sử dụng quản lý kho hàng như thế nào để khắc phục được rủi ro?
Sử dụng ứng dụng phần mềm quản lý kho bePOS. Với siêu app quản lý bán hàng này, bạn sẽ không lo những lỗi sai thường gặp phải cũng như tiết kiệm thời gian, công sức hơn so với sử dụng file quản lý bán hàng bằng excel miễn phí.
Follow bePOS:
