Với bất kỳ một cửa hàng hay doanh nghiệp nào, việc quản lý khách hàng sẽ khiến cho cửa hàng, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được doanh thu, lợi nhuận và nhiều vấn đề khác. Tuy nhiên, quản lý khách hàng như thế nào cho hiệu quả vẫn là bài toán khó khiến nhiều nhà bán hàng đau đầu. Lúc này đây, tìm đến giải pháp sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel được đánh giá là tiết kiệm, hiệu quả và dễ dàng sử dụng nhất.
Vậy file quản lý khách hàng bằng excel là gì? Sử dụng file excel để quản lý khách hàng có những lợi ích gì? Có những mẫu file quản lý khách hàng nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng bePOS tìm hiểu về phần mềm excel quản lý khách hàng ở bài viết sau đây nhé!
File quản lý khách hàng bằng excel là gì?
File quản lý khách hàng bằng excel hay quản lý thông tin khách hàng bằng excel tức là việc bạn thu thập, tổng hợp, ghi lại và lưu trữ các thông tin của khách hàng (Bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch,…) trên phần mềm excel quản lý khách hàng. Tất cả những thông tin này có thể được lưu trữ, quản lý tại cùng một file hoặc nhiều file khác nhau, tùy theo nhu cầu và mục đích của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp.
Việc quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại chi tiết về từng khách hàng, từ thông tin cá nhân cho đến lịch sử giao dịch. Các thông tin này sẽ có lợi khi doanh nghiệp cần phân tích, định hướng hay thực hiện các chiến dịch marketing, đồng thời có cách tổ chức bán hàng và chăm sóc khách hàng phù hợp nhất.
Các số liệu trong file quản lý khách hàng bằng excel cũng giúp chủ cửa hàng nắm được số lượng khách hàng theo từng ngày, từng tuần hay từng tháng, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm thu hút thêm lượng khách mua hàng, tăng doanh thu hiệu quả.
Thực tế rằng, hiện nay có rất nhiều app hay các phần mềm quản lý danh sách khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, các phần mềm này đều mất phí nên thường chỉ phù hợp với những doanh nghiệp, cửa hàng lớn. Quản lý thông tin khách hàng bằng file excel vẫn là phương pháp được nhiều nhà bán hàng ưa chuộng bởi vừa miễn phí, dễ sử dụng lại đạt hiệu quả cao.
Ưu nhược điểm của file quản lý khách hàng bằng excel
Ưu điểm
Thay vì quản lý khách hàng thủ công bằng cách ghi chép vào sổ như trước đây, cách sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn hẳn cho các chủ kinh doanh về nhiều mặt.
Tích hợp và lưu trữ hiệu quả, tránh bỏ sót thông tin khách hàng
Thông tin của khách hàng được lưu trữ tập trung trong cùng một bảng tính với các cột dễ nhận biết như họ tên, địa chỉ, số điện thoại,… giúp bạn nhập các thông tin dễ dàng. Từ đó bạn có thể tối ưu được thời gian tổng hợp, tính toán những dữ liệu nhanh chóng và biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng.
Dữ liệu về khách hàng được lưu trữ một cách chi tiết và hiệu quả. Điều này giúp tránh tình trạng bỏ quên thông tin quan trọng về khách hàng
Dễ dàng tìm kiếm thông tin, tùy chỉnh linh hoạt
So với việc sử dụng sổ sách truyền thống, quản lý thông tin khách hàng trên Excel cho phép bạn tìm kiếm nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng lệnh tìm kiếm để truy xuất thông tin của một khách hàng cụ thể chỉ trong vài giây.
Với file quản lý khách hàng bằng excel, bạn cũng có thể tự do thiết kế ra một bảng biểu riêng của mình, sao cho tiện lợi và dễ dàng sử dụng nhất với bản thân.
Xóa bỏ nỗi lo sai số khi sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel
Thay vì phải cầm kè kè bên cạnh chiếc máy tính và gõ hàng chục con số dài dằng dặc mỗi khi tính toán, với việc tạo file quản lý khách hàng bằng excel, bạn có thể dễ dàng sử dụng các hàm tính có sẵn để tính chính xác một dãy với hàng trăm con số, giúp bạn tránh sai số khi tính toán số liệu.
Chỉ với một vài thao tác vô cùng đơn giản để nhập số liệu và đặt hàm, phần mềm excel sẽ tự động cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác nhất.
File quản lý khách hàng bằng excel được sử dụng miễn phí
Một lợi ích cực kỳ vượt trội nữa của cách quản lý khách hàng bằng Excel là bạn có thể sử dụng thoải mái mà không mất phí. Chỉ cần một chiếc laptop hoặc một chiếc điện thoại di động, sau đó download phần mềm excel về máy là bạn có thể ngay lập tức sử dụng mà không tốn bất cứ một khoản tiền nào để mua hay duy trì thường niên.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Dữ liệu lưu tại file excel không được an toàn và bảo mật: Khi người khác mở máy tính của bạn có thể đọc được file Excel đó dễ dàng. Ngoài ra, trong trường hợp máy tính bị nhiễm virus, bị hỏng khiến cho các file Excel bị mất, không phục hồi được, như vậy các thông tin khách hàng lưu trên file Excel biến mất, ảnh hưởng tới công tác thu chi. Bạn nên kết nối với Drive khi tạo file quản lý khách hàng bằng excel.
- Dữ liệu khi làm tại file excel quản lý khách hàng không được đồng bộ. Thay vì các bộ phận khác làm việc trên cùng file Excel thì bạn và người tại doanh nghiệp bạn cần kết nối với Drive mới có thể làm việc được.
- Không truy được lịch sử thao tác, mất dữ liệu khó tìm lại được.
- Chỉ dùng được trên máy tính, không dùng được bằng điện thoại.
- Các hàm trong file quản lý khách hàng bằng excel phức tạp. Chính vì điều này gây rắc rối cho những người không thông thạo khi sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel.
- Khi file Excel càng nặng, tốc độ xử lý thông tin sẽ diễn ra chậm hơn, từ đó tốc độ và hiệu quả làm việc sẽ chậm đi, không đạt được hiệu quả như bạn mong muốn bởi sự giới hạn dung lượng.
>> Xem thêm: File quản lý đơn hàng giúp kiểm soát bán hàng hiệu quả
Các mẫu file quản lý khách hàng bằng excel chuyên nghiệp
Sau khi tìm hiểu cách quản tạo form quản lý khách hàng bằng excel, bePOS sẽ giới thiệu một số mẫu file quản lý khách hàng bằng excel chuyên nghiệp được nhiều chủ doanh nghiệp, nhà quản lý bán hàng sử dụng hiện nay. Bạn có thể tham khảo hoặc download mẫu file excel quản lý khách hàng này về để sử dụng, bằng cách click vào các đường link đường gắn ở sau mỗi mẫu file nhé!
>> Tải mẫu file quản lý khách hàng bằng excel cơ bản TẠI ĐÂY
>> Tham khảo mẫu lập danh sách khách hàng thường sử dụng trên excel TẠI ĐÂY
>> Dowload mẫu file excel quản lý khách hàng chuyên nghiệp TẠI ĐÂY
>> Nhấn vào ĐÂY để tải file data khách hàng tiềm năng bằng excel
Cách tạo file quản lý khách hàng bằng excel
Với mẫu file quản lý danh sách khách hàng, chủ yếu sẽ được thiết kế theo mẫu khá đơn giản. Thông thường, khi sử dụng phần mềm excel quản lý khách hàng, một bảng tính sẽ gồm những thông tin cơ bản như:
- Họ và tên khách hàng
- Ngày sinh của khách hàng
- Mã khách hàng (Nếu có)
- Số điện thoại của khách hàng
- Địa chỉ
- Lịch sử giao dịch
Bên cạnh quản lý khách hàng, các chủ kinh doanh cũng có thể sử dụng file excel để quản lý hàng hóa; quản lý số lượng sản phẩm xuất, nhập, tồn; quản lý doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.
Cách lập danh sách khách hàng bằng excel vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện theo một số bước dưới đây là đã có ngay một file excel quản lý khách hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp:
- Bước 1: Bạn mở file excel, lưu file vào máy. Điều này sẽ giúp thông tin bạn tạo được lưu trữ trong suốt quá trình làm, phòng trường hợp đang thực hiện thì xảy ra sự cố như mất điện, mất mạng,…
- Bước 2: Tạo bảng trong file excel bằng cách vào Insert chọn Table. Tùy theo lượng thông tin bạn định phân bổ mà lựa chọn số hàng, cột cho phù hợp
- Bước 3: Nhập thông tin khách hàng vào từng hàng, cột tương ứng. Bạn nên sử dụng cỡ chữ lớn hơn hoặc sử dụng màu sắc khác ở các ô để thông tin phân loại như “Họ và Tên; Ngày sinh,…”
- Bước 4: Nếu bảng tính có số liệu cần tính toán, bạn chọn một ô bất kỳ, nhập hàm tính, chọn khoảng cần tính và nhấn enter để cho ra kết quả
Sau khi tạo bảng tính hoàn chỉnh, bạn có thể chèn thêm dòng hoặc cột nếu có thông tin phát sinh trong quá trình quản lý thông tin khách hàng bằng file excel.
>> Tham khảo: Các mẫu file quản lý thu chi bằng Excel tiện lợi nhất
Lưu ý khi sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel
Khi sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được quản lý một cách hiệu quả và an toàn:
- Sao lưu thường xuyên: Bạn nên sao lưu dữ liệu quản lý khách hàng của mình thường xuyên. Có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ dự phòng hoặc sao lưu dữ liệu trên máy tính của bạn để tránh mất mát dữ liệu do sự cố không mong muốn.
- Cập nhật thường xuyên: File data khách hàng cần được cập nhật thường xuyên để luôn phản ánh tình hình thực tế. Xóa thông tin không còn cần thiết và thêm thông tin mới khi có khách hàng mới.
- Kiểm tra tính toán: Nếu bạn sử dụng các công thức và hàm tính toán trong Excel, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo tính chính xác. Sai sót trong tính toán có thể dẫn đến thông tin sai lệch về doanh số bán hàng hoặc lợi nhuận.
- Bảo mật dữ liệu: Đối với các dữ liệu cá nhân của khách hàng, hãy tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và đảm bảo rằng thông tin này không bị tiết lộ cho bất kỳ ai không có quyền truy cập.
Không thể phủ nhận sự tiện lợi của việc sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel, với chi phí thấp cùng các hàm tính toán logic và khoa học sẵn có, giúp chủ cửa hàng làm việc một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc quản lý khách hàng trên excel cũng mang lại nhiều bất tiện.
Với những cửa hàng có quy mô lớn hơn và một lượng lớn khách hàng, việc quản lý thông tin khách hàng trên excel sẽ không đảm bảo tính linh hoạt, hiệu quả và độ chính xác cao. Vì thế, sử dụng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp là một lựa chọn thay thế hợp lý cho các chủ cửa hàng Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng bePOS là một trong những phần mềm hiệu quả đang được rất nhiều cửa hàng sử dụng trong và ngoài nước hiện nay.
Phần mềm quản lý bán hàng 4.0 bePOS không chỉ giúp chủ cửa hàng quản lý khách hàng nhanh chóng thuận tiện hơn thông qua việc lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, email, lịch sử mua hàng,…), tích hợp CRM hỗ trợ hoạt động chăm sóc khách hàng,… mà còn đưa đến rất nhiều tính năng hữu ích. Việc quản lý nhân viên, quản lý kho, hàng hóa, nguyên vật liệu, theo dõi báo cáo tài chính theo ngày, tuần, tháng,… trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với những thông tin trên đây, chắc hẳn bạn đã nắm được tất tần tật những điều cần biết về file quản lý khách hàng bằng excel. Đây quả thực là giải pháp tối ưu với những cửa hàng hay doanh nghiệp nhỏ cần tiết kiệm chi phí nhưng vẫn được trải nghiệm một phương pháp quản lý khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp và linh hoạt. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, đừng ngại liên hệ ngay với chúng tôi nhé!
FAQ
Lợi ích của việc sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel?
Khi bạn sử dụng File excel để quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại chi tiết về từng khách hàng, từ thông tin cá nhân cho đến lịch sử giao dịch. Các thông tin này sẽ có lợi khi doanh nghiệp cần phân tích, định hướng hay thực hiện các chiến dịch marketing, đồng thời có cách tổ chức bán hàng và chăm sóc khách hàng phù hợp nhất.
Ngoài ra, các số liệu trong file quản lý danh sách khách hàng cũng giúp doanh nghiệp nắm được số lượng khách hàng theo từng ngày, từng tuần hay từng tháng, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm thu hút thêm lượng khách mua hàng, tăng doanh thu hiệu quả.
Làm thế nào để bảo mật thông tin khi sử dụng file quản lý khách hàng bằng excel?
Để bảo mật thông tin khách hàng trong file excel, bạn có thể sử dụng mật khẩu để mã hóa tài liệu hoặc thiết lập quyền truy cập để chỉ cho phép người dùng cụ thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
Follow bePOS:
